Kontenrahmen

Was ist ein Kontenrahmen?

Ein Kontenrahmen bezeichnet im betrieblichen Rechnungswesen das Grundgerüst für die Buchhaltung eines Unternehmens. Er umfasst eine Liste von Buchungskonten, die du für deine Buchführung benötigst. Aber wieso braucht es das überhaupt? Wenn du buchführungspflichtig bist, musst du jede Transaktion auf zwei Konten verbuchen. Das nennt sich auch doppelte Buchführung. Bleibt nur die Frage: Auf welche? Genau das beantwortet der Kontenrahmen bzw. später dein individueller Kontenplan. Du kannst ihn als eine Art Anleitung fürs Verbuchen verstehen. So stellst du sicher, dass du

• gleiche Transaktionen auch auf gleiche Konten buchst (auch, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind) und
• deine Buchungen alle ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfasst sind und kein Chaos entsteht.

Dank seiner standardisierten Struktur, leichten Verständlichkeit und logischen Anwendung behältst du damit stets den Überblick über alle deine Geschäftsvorfälle. 

Der Kontenrahmen folgt mit seinen Konten und Unterkonten einer klaren hierarchischen Ordnung. Das heißt, dass du jede finanzielle Transaktion, die du in deinem Unternehmen vornehmen kannst, nach klaren Regeln zuordnen und kategorisieren kannst. In Deutschland existieren bereits verschiedene Standards, aus denen du für dein Unternehmen auswählen kannst. Du musst also nicht von ganz vorn beginnen. Darüber hinaus nutzt du einen Kontenrahmen als Grundlage für die Erstellung deines individuellen Kontenplans. Hierbei kannst du nicht benötigte Konten streichen oder fehlende Buchungskonten hinzufügen, indem du existierende Konten um unternehmensspezifische Ergänzungen erweiterst.

Wie funktionieren Kontenrahmen?

Ein Kontenrahmen hilft dir hauptsächlich dabei, die verschiedenen Arten von Konten (Kontenklassen, Kontengruppen, etc.) zu definieren, zu ordnen und zu organisieren. Daraus kannst du wiederum einen individuellen Kontenplan ableiten, der genau die Konten enthält, die für deine Buchführungspraxis wichtig sind. Dazu musst du allerdings zuerst den für dich richtigen Kontenrahmen auswählen. Insbesondere die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die wir gleich nochmal im Detail besprechen, eignen sich für viele Branchen.  

Unabhängig davon, welche Kontenart du schlussendlich verwendest, müssen folgende Kontenklassen vorhanden sein:

• Anlage- und Umlaufvermögen
• Eigen- und Fremdkapital
• Erlöse und Aufwendungen
• Summen- und Saldenvorträge
• sowie statistische Konten

Basierend auf dem gewählten Kontenrahmen und dessen Regeln kannst du dann selbst die entsprechenden Kontenbezeichnungen für dein Unternehmen erstellen.

Welche Kontenrahmen gibt es?

In Deutschland kannst du, je nach Branche, in der du tätig bist, auf einen spezifischen Kontenrahmen zurückgreifen. Der Vorteil liegt darin, dass diese auf bestimmte Wirtschaftszweige und deren Bedürfnisse bei der Buchführung abgestimmt sind. Man unterscheidet dabei zwischen Standardkontenrahmen, Industriekontenrahmen und Gemeinschaftskontenrahmen:

1. Standardkontenrahmen (SKR)

Standardkontenrahmen, abgekürzt mit SKR, werden in Deutschland von der Datenverarbeitungsorganisation des steuerberatenden Berufs in Deutschland eG (DATEV) festgelegt. Diese sind für alle Branchen (inkl. Gründer und Kleinunternehmer) geeignet. Die zwei DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sind dabei am weitesten verbreitet. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in ihrer Struktur: 

SKR 03

Der SKR 03 Kontenrahmen folgt dem Prozessgliederungsprinzip. Die Reihenfolge der Konten orientiert sich an den Prozessen bzw. Abläufen deines Unternehmens, weshalb der Kontenrahmen hier den Geschäftsprozessen entspricht. Die Zuordnung der geschäftlichen Transaktionen zu den finanziellen wird im SKR 03 vom Geschäftsvorgang aus gesehen.

SKR 04

Der Kontenrahmen SKR 04 orientiert sich hingegen am Abschlussgliederungsprinzip und somit am Aufbau des Jahresabschlusses. Das bedeutet, die Kontenklassen sind darauf ausgerichtet, dass die entsprechenden finanziellen Transaktionen schon in den für den Jahresabschluss relevanten Kategorien (Bilanz + GuV) stattfinden.

Weitere relevante DATEV-Standardkontenrahmen

Für manche Branchen gibt es außerdem vordefinierte Kontenrahmen, die an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst sind. So findest du im Bereich Gaststätten- und Hotelgewerbe bspw. Konten zum Rohstoffeinkauf, während dieses Konto im Kfz-Gewerbe und in der Industrie keine Rolle spielt. Branchenspezifische SKR sind sinnvoll, um zu vermeiden, dass alle Unternehmen sämtliche, auch für sie irrelevante Konten anlegen und pflegen müssen. Außerdem erleichtern sie es Unternehmen im gleichen Wirtschaftszweig, ihre Finanzen miteinander zu vergleichen. 

Zu den gängigsten Branchen-SKR in Deutschland gehören:

• SKR 14 Land- und Forstwirtschaft
• SKR 30 Einzelhandel
• SKR 49 Vereine, Stiftungen und gemeinnützige Organisationen
• SKR 51 Kfz-Gewerbe
• SKR 70 Gaststätten- oder Hotelgewerbe
• SKR 80 Zahnärzte
• SKR 81 Ärzte
• SKR 99 Krankenhäuser und Heime

2. Industriekontenrahmen (IKR)

Der weit verbreitete Industriekontenrahmen, kurz IKR, folgt wie der SKR 04 der Gliederung gemäß der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (Abschlussgliederungsprinzip). Er wurde vom Bundesverband der Industrie (BDI) erstellt und ist für alle Industrieunternehmen in Deutschland anwendbar, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Er wurde 1971 veröffentlicht und 1986 an das Bilanzrichtliniengesetz angepasst. 

3. Gemeinschaftskontenrahmen (GKR)

Der Gemeinschaftskontenrahmen folgt wie der SKR 03 dem Prozessgliederungsprinzip. Das heißt, dass die zehn Kontenklassen den jeweiligen Geschäftsprozessen entsprechen.  Der GKR, der ebenfalls auf den BDI zurückgeht, existiert parallel zum IKR und steht allen Industrieunternehmen zur Verfügung. Eigentlich sollte er 1971 durch den IKR abgelöst werden. Seither bestehen beide Kontenrahmen nebeneinander. 

Wie ist ein Kontenrahmen aufgebaut?

Wenn du deine Buchhaltung selbst machst, stellst du schnell fest, dass im Kontenrahmen jedes Konto eine vierstellige Nummer hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Organisationsstruktur dem Abschlussgliederungsprinzip oder dem Prozessgliederungsprinzip folgt. Die einzelnen Kontonummern, die von 0001 bis 9999 reichen, sind nämlich immer den 10 Kontenklassen (von 0 bis 9) eines Kontenrahmens zugeordnet. Letztere unterteilen sich wiederum in Kontengruppen, Kontenuntergruppen und Einzelkonten. 

Anhand eines Beispiels für ein erfundenes Konto 1731 siehst du hier, wie ein Kontenrahmen grundsätzlich aufgebaut ist:

• Die erste Stelle steht für die Kontenklasse: Sie gibt einen Überblick über die verfügbaren Konten, wie bspw. Bestandskonten, Eigen- und Fremdkapital sowie Anlage- und Umlaufvermögen. In unserem Beispiel steht die 1 für das Anlagevermögen.
• Die zweite Stelle steht für die Kontengruppe: Sie definiert näher, welcher Zuordnung das Konto innerhalb der genannten Klasse angehört, beispielsweise 7 für Verbindlichkeiten.
• Die dritte Stelle steht für die Kontenuntergruppe: Sie spezifiziert, um welche Art Unterkonto es sich handelt. In unserem Beispiel um die 3 für Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaften.
• Die vierte Stelle steht für die Einzelkonten oder Kontonummern: Sie beschreibt konkret, welche Eigenschaft das Konto bezeichnet, beispielsweise 1 für die Restlaufzeit bis 1 Jahr.

Machst du dir diese Logik bewusst, kannst du in der Praxis sehr schnell das richtige Konto für eine gegebene Buchung finden.

Vierstellige Konten stehen für sogenannte Sachkonten, welche sich auf materielle oder objektbezogene Transaktionen beziehen. Buchst du beispielsweise die Kosten für deinen Firmenwagen, die Telefonrechnung, die Anschaffung eines neuen PCs oder die Miete deines Büros, dann geschieht das auf einem Sachkonto. Darüber hinaus gibt es noch Personenkonten, die im sogenannten Kontokorrentbuch abgebildet werden. In diesem Buch und den entsprechenden Konten ist aufgelistet, wer dir Geld schuldet (Debitoren bzw. Kunden) und wem du Geld schuldest (Kreditoren bzw. Lieferanten).

Wie du den richtigen Kontenrahmen auswählst

Als Einzelunternehmen, GmbH oder Aktiengesellschaft bist du dazu verpflichtet, Buch über deine Einnahmen und Ausgaben sowie über dein Vermögen und deine Verbindlichkeiten zu führen. Wenn du also buchführungspflichtiger Unternehmer und kein Kleinunternehmer mehr bist, dann musst du jedes Jahr – eventuell gemeinsam mit deinem Steuerberater – einen Jahresabschluss mit einer Gewinn- und Verlustrechnung und einer Bilanz erstellen. Um diese Arbeit zu strukturieren und von Seiten eines Wirtschaftsprüfers oder des Finanzamtes kontrollierbar zu machen, folgst du am besten einem DATEV-Standardkontenrahmen. 

Die Auswahl des richtigen Kontenrahmens ist dabei von mehreren Faktoren abhängig. Wenn du zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware verwendest, kannst du nur auf die dort angebotenen Konten zurückgreifen. Bist du in einer speziellen Branche wie Hotellerie oder KFZ tätig und möchtest unbedingt Branchen-Kontenrahmen verwenden, sollten diese dort auch zur Verfügung stehen. Daher solltest du schauen, dass deine bevorzugte Software mit deinen Bedürfnissen zusammenpasst und immer aktuell gehalten werden kann. 

In der Regel findest du in jeder Buchhaltungssoftware mindestens den SKR 03 und SKR 04. Welchen du letztlich auswählst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist nur, dass du dich bei der Nutzung wohlfühlst und bei deinen Buchungen einheitlich vorgehst.

Arbeitest du mit einem Steuerberater zusammen, solltest du vorab mit ihm besprechen, welche(n) Kontenrahmen du verwenden solltest. Dadurch garantierst du, dass er kompatibel zur Steuerberatersoftware ist. Die Wahl eines Standardkontenrahmens gewährleistet zudem, dass du nicht von einer einzelnen Person abhängig bist. Auf diese Weise stellst du sicher, dass deine Buchhaltung reibungslos funktioniert und abgewickelt werden kann, wenn du einmal nicht erreichbar bist.

Welche Vorteile bietet ein Kontenrahmen?

Auch wenn der Einsatz von Kontenrahmen in Deutschland nicht verpflichtend ist, bringt deren Verwendung einige Vorteile mit sich. Dazu gehören: 

• Die strukturierte Organisation der Buchungskonten erleichtert dir und deinem  Steuerberater die Buchführung und dem Wirtschaftsprüfer anschließend die Kontrolle deiner Finanzen.
• Die Buchführung wird standardisiert, wodurch du verschiedene Unternehmen und auch einzelne Wirtschaftsjahre miteinander vergleichen kannst. 
• Ein Kontenrahmen beschleunigt die Erstellung von Finanzberichten und Abschlüssen, was Zeit und Ressourcen spart und gleichzeitig die Effizienz erhöht.
• Durch die Verwendung eines Kontenrahmens wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einfacher.
• Der Einsatz einheitlicher Kontonummern ermöglicht die Vernetzung mit Softwareprogrammen.

Insgesamt trägt ein Kontenrahmen also dazu bei, deine Buchhaltung zu vereinfachen, die Genauigkeit deiner finanziellen Aufzeichnungen zu verbessern und die Effizienz deiner Buchhaltungsprozesse zu steigern.

Unterschiede zwischen Kontenrahmen und Kontenplan

Jetzt, wo du weißt, was ein Kontenrahmen ist, wie er funktioniert und wie er aufgebaut wird, widmen wir uns noch kurz dem Kontenplan. Du erstellst ihn nämlich aus dem Kontenrahmen heraus, weshalb er manchmal auch als Kontenrahmenplan bezeichnet wird. Obwohl der Kontenplan eng mit dem Kontenrahmen verbunden ist, gibt es dennoch einige Unterschiede. 

Der Kontenrahmen ist ein standardisiertes Verzeichnis der verfügbaren Buchführungskonten und umfasst sämtliche Konten zur Erfassung deiner Geschäftsvorfälle. Im Gegensatz dazu legt jedes Unternehmen seinen Kontenplan individuell fest.

Der Hintergrund ist, dass nicht jedes Unternehmen alle Konten eines Wirtschaftszweiges auch wirklich für seine Finanzbuchhaltung benötigt. Unternehmen ziehen daher den benötigten Standardkontenrahmen heran, reduzieren dessen Umfang (Kontonummern) aufs Nötigste und passen ihn auf ihre Besonderheiten bei der Buchhaltung an. Beispiele sind das Anlegen von Unterkonten oder die Änderung der Konto-Bezeichnungen. Daraus geht dann der individuelle Kontenplan hervor. 

Ein Kontenplan existiert zudem nur einmal, selbst wenn du mehrere Kontenrahmen in deinem Unternehmen einsetzt. Wichtig zu beachten ist, dass die hinterlegten Konten und Nummern nach wie vor eindeutig zugewiesen werden und identifizierbar sein müssen.

Fazit

Indem er deine Buchungskonten organisiert, gibt der Kontenrahmen der Buchhaltung deines Unternehmens eine klare Struktur. Durch die Auswahl eines passenden Standardkontenrahmens wie dem SKR 03 oder dem SKR 04 machst du dir die GoBD-konforme Erfassung von Transaktionen einfacher und eine Vergleichbarkeit mit anderen Unternehmen derselben Branche möglich. Die Nutzung eines Kontenrahmens macht deine Buchhaltungsprozesse insgesamt effizienter, was dir wiederum Zeit und wichtige Ressourcen spart. Und mit einem individuellen Kontenplan wird deine Buchhaltung noch schlanker, während du von einer verbesserten Organisation und Genauigkeit deiner finanziellen Aufzeichnungen profitierst.