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Debitor

Aktualisiert am
11
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2023

Was ist ein Debitor?

Der Schuldner eines Unternehmens wird meistens als Debitor bezeichnet. In der Regel handelt es sich um einen Kunden, der von dir eine Dienstleistung oder eine Lieferung und entsprechend eine Rechnung bekommen hat. Diese Rechnung wurde vom Leistungsempfänger allerdings noch nicht bezahlt und somit hat dein Kunde bei dir praktisch Schulden. Das Gegenteil von einem Debitor wird als Kreditor bezeichnet. Debitor und Kreditor sind für die Buchhaltung in jedem Unternehmen vorhanden. Der Debitor und der Kreditor können eine einzelne Person als Kunde sein, aber auch ein Unternehmen.

Bedeutung des Begriffs Debitor

Das Wort Debitor leitet sich vom lateinischen „debita“, Schulden, ab. Debitoren sind demnach Schuldner. Der Begriff Kreditor hingegen kommt von „credere“, was glauben oder vertrauen bedeutet. Kreditoren sind daher jene, die darauf vertrauen, dass Debitoren ihre offenen Rechnungen begleichen.

Unterschied Debitor vs. Kreditor

Der Unterschied zwischen Debitor und Kreditor lässt sich ganz einfach erklären. Ein Schuldner, also jemand, der Geld schuldet, wird immer von dir als Debitor bezeichnet. Als Leistungserbringer bist du hingegen immer Kreditor.

Debitor Kreditor
  • Debitor ist schlicht und einfach ein Kunde.
  • Er hat von dir eine Leistung erhalten, welche bereits ausgeführt wurde, von ihm aber noch nicht bezahlt wurde. Es gibt also eine offene Forderung.
  • Durch den Erhalt einer Lieferung oder Dienstleistung und ausstehender Zahlung wird ein Kunde von dir zu einem Schuldner.
  • In deiner Buchhaltung werden Lieferanten auch als Kreditoren bezeichnet.
  • Bei einem Warenbezug und einer späteren Zahlung bekommst du einen sogenannten Lieferantenkredit.
  • Lieferanten werden durch diesen Lieferantenkredit zu Gläubigern.

Machen wir ein Beispiel: Du bekommst eine Rechnung von deinem Lieferanten und bist somit der Kunde bzw. Schuldner (= Debitor). Dein Lieferant ist dein Kreditor bzw. Gläubiger. Stellst du jedoch eine Rechnung an deinen Kunden, bist du der Kreditor und dein Kunde der Debitor. Dein Status hängt also immer von der aktuellen Situation ab.

Banken in der Doppelrolle als Kreditoren und Debitoren

Die Bank agiert als dein Kreditor, wenn sie dir Dienstleistungen zur Verfügung stellt, die bezahlt werden müssen. In diesem Fall hast du eine Schuld bei der Bank. Wird die Bank zum Debitor, so hast du zuvor Geld auf dein Konto eingezahlt und möchtest nun darüber verfügen. Kunden, die Geld von der Bank erhalten möchten, betrachten diese in diesem Zusammenhang als Debitor.

Kreditorische Debitoren

Der Begriff kreditorische Debitoren wird dir in der Buchhaltung immer wieder begegnen. Doch was ist das eigentlich? Es ist in deiner Debitorenbuchhaltung immer wieder der Fall, dass ein Debitor von dir eine Gutschrift bekommt. Gründe für diese Gutschrift können beispielsweise eine Reklamation durch mangelhafte Lieferung oder eine bestimmte Teillieferung erfolgt. In diesem Fall musst du dem Kunden aufgrund der Reklamation einen Teil vom Rechnungsbetrag gutschreiben. Somit wird er in deinem Debitorenkonto zum kreditorischen Debitor. Die Gutschrift verrechnest du in der Regel mit der nächsten Lieferung. Während eines laufenden Geschäftsjahres stellt dieser Vorgang aber kein Problem dar.

Wichtig:

Aufpassen musst du allerdings, wenn sich solch ein Vorgang in der Zeit vom Rechnungsabschluss ereignet. Die Gutschrift wird dann in zwei Kalenderjahren fällig. Es ist aber nicht erlaubt, dass auf deinem Debitorenkonto ein negativer Betrag entsteht. Du musst deshalb diesen Betrag in deiner Bilanz immer unter „Sonstige Verbindlichkeiten“ verbuchen.

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Welche Risiken hat der Debitor?

Als Debitor besteht für dich natürlich auch immer ein gewisses Maß an Risiko. Nie kannst du dir auch wirklich sicher sein, dass deine Kunden ihre Rechnungen für deine Lieferungen und Leistungen auch wirklich bezahlen. Zahlungsausfälle können sich jedoch negativ auf dein Unternehmen auswirken und deine Liquidität gefährden. Aus diesem Grund ist es eine wichtige Aufgabe im Rahmen deiner Debitorenbuchhaltung, dass das Debitorenrisiko immer gut eingeschätzt wird.

Für den Begriff Debitorenrisiko werden in der Praxis auch sehr oft Wörter wie Inkassorisiko, Zahlungsausfallrisiko oder auch Delkrederisiko verwendet. Einfach gesagt bedeutet es, dass für dich als Kreditor immer die Gefahr besteht, dass ein Debitor seine Rechnung gar nicht oder nur teilweise bezahlt. Aus diesem Grund wird dieses Risiko wie folgt durch bestimmte Faktoren definiert:

  • Zahlungsverzug: Die Rechnung wird vom Debitor, also dem Schuldner nicht pünktlich zum festgelegten Zahlungsziel beglichen und du musst Zahlungserinnerungen oder Mahnungen schicken.
  • Zahlungsunfähigkeit: Der Debitor kann durch eine Insolvenz seinen Pflichten zur Zahlung nicht mehr nachkommen.
  • Zahlungsunwilligkeit: Der Debitor verfügt zwar über die notwendigen Mittel, um deine Rechnung zu begleichen, verweigert diese aber ohne jeglichen Grund.

Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist dazu geschaffen worden, um sich mit allen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen von einem Unternehmen zu beschäftigen. Für dich als Unternehmer ist die Debitorenbuchhaltung sehr wichtig, denn nur so kennst du alle offenen oder bezahlten Rechnungen. Sie hilft dir aber auch dabei, dir einen guten Überblick und Rückschlüsse über deine Kunden zu verschaffen.

Das Gegenteil der Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Beide fließen in die Finanzbuchhaltung ein.

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Für den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens stellt die Debitorenbuchhaltung ein wichtiges Instrument dar. Folgende Aufgaben sind innerhalb dieser Art der Buchhaltung beheimatet:

  • Forderungsmanagement: Hier werden alle Debitorenkonten als Sammelkonto verwaltet. Es werden neuen Debitorenkonten angelegt, aber auch regelmäßig auf offene Forderungen überprüft. In der Regel findet im Rhythmus von 7 oder 14 Tagen eine Überprüfung statt, ob alle Rechnungen überwiesen worden sind. Diese Überprüfung kannst du als eine Art Vorarbeit für dein Mahnwesen sehen.
  • Mahnwesen: Auch das Mahnwesen, sowohl das außergerichtliche als auch das gerichtliche Mahnwesen hat seine Heimat innerhalb der Debitorenbuchhaltung.
  • Debitoren Scoring: Eine weitere wichtige Aufgabe ist das sogenannte Debitoren-Scoring. Mit diesem erstellst du eine Art Kundenhistorie und kannst mehr über die Zahlungsmoral deiner Kunden erfahren. So kannst du gewisse Debitorenrisiken besser ausschließen oder diesen vorbeugen.
  • Informationsmanagement: Für dich als Unternehmer ist es immer wichtig zu wissen, wie es wirtschaftlich um dein Unternehmen bestellt ist. Offene Zahlungen spielen dabei vor allem für deine Liquidität eine wichtige Rolle.

Was sind die Vor- und Nachteile der Debitorenbuchhaltung?

Als Unternehmer bringt dir die Debitorenbuchhaltung natürlich einige Vorteile. Es ist aber auch durchaus möglich, dass du auch einige Nachteile in Kauf nehmen musst.

Vorteile Debitorenbuchhaltung Nachteile Debitorenbuchhaltung
  • Vor allem für größere Unternehmen unverzichtbar.
  • Fällige bzw. überfällige Zahlungen werden schnell erkannt und es können weitere Schritte eingeleitet werden.
  • Konto kann bei Unstimmigkeiten schnell abgestimmt werden.
  • Schaffung einer Kundenhistorie über Zahlungsverhalten möglich.
  • Für kleinere Unternehmen aufgrund des Arbeitsaufwands nur bedingt empfehlenswert.
  • Für eine Debitorenbuchhaltung sollte eine Buchhaltungssoftware verwendet werden.

Du willst mehr Details, wie du mit Debitoren in deiner Buchhaltung umgehst? Stichwort: Debitorennummern und -konten? Dann lies jetzt unseren Detailartikel zur Debitorenbuchhaltung.

Effiziente Debitorenbuchhaltung mit sevdesk

Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware wird die Debitorenbuchhaltung übersichtlich und einfach. Offene Forderungen und zugehörige Debitoren sind auf einen Blick ersichtlich und Zahlungserinnerungen lassen sich mit nur einigen wenigen Klicks versenden. So kannst du Zahlungsausfällen vorbeugen und sicherstellen, dass du immer ausreichend Geld auf deinem Geschäftskonto hast, um deine Eingangsrechnungen zahlen zu können.

Fazit

Ein Debitor ist nichts anderes als ein Schuldner. Dein Kunde, der von dir eine Leistung oder Lieferung vollständig erhalten hat und seine Rechnung noch nicht bezahlt hat, wird als Debitor bezeichnet. Zur Überprüfung deiner offenen Posten, also deiner Forderungen gegenüber deinen Kunden, wird eine Debitorenbuchhaltung eingesetzt. Die Aufgabe reichen von der Überprüfung von Zahlungseingängen über das Mahnwesen bis hin zur Berichterstattung der Liquidität deines Unternehmens.

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