Finanzbuchhaltung leicht gemacht: So verbuchst du deine Vorgänge richtig
Die Finanzbuchhaltung stellt die Erfassung aller Zahlungsvorgänge eines Unternehmens sowie die nötigen Bewertungen der Zahlungsvorgänge dar. Sie gehört neben der Planungsrechnung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der betriebswirtschaftlichen Statistik zum betrieblichen Rechnungswesen. In diesem Beitrag erfährst du, welche Aufgaben die Finanzbuchhaltung hat, aus welchen Teilbereichen sie besteht und nach welchen Grundsätzen sie funktioniert.
Definition und Funktion der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung (oder abgekürzt Fibu) ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung und umfasst alle Buchungen und Zahlungsvorgänge, die im Unternehmen anfallen. Sie hilft dir dabei, einen Überblick zu bekommen über
- den derzeitigen Vermögensstand,
- Außenstände und offene Forderungen sowie
- eigene Zahlungsverpflichtungen.
Das Ziel einer guten Finanzbuchhaltung besteht immer darin, die Gesamtergebnisse der Firma darzustellen. Du weißt direkt nach dem Ansehen der Zahlen, auf welchen Konten wie viel Vermögen ist und was sich auf den Konten verändert hat.
Die Finanzbuchhaltung gliedert sich in mehrere Teilbereiche, von denen die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung am wichtigsten sind. Ganz einfach gesagt befasst sich die Kreditorenbuchhaltung mit den Lieferanten und bezahlt die Rechnungen und die Debitorenbuchhaltung mit den Zahlungen von Kunden.
Jedes Unternehmen muss in irgendeiner Art und Weise seine Einnahmen und Ausgaben erfassen. Insbesondere bei kleineren Unternehmen sowie bei Freiberuflerinnen und Freiberuflern reicht dafür die einfache Buchführung. Größere Unternehmen müssen bilanzieren. In jedem Fall ist die Finanzbuchführung die Grundlage für den Jahresabschluss. Je nach Rechtsform und Gewinn bzw. Umsatz besteht dieser entweder aus einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Auf Basis deines Jahresabschlusses werden dann deine Steuern berechnet und dein Unternehmen bewertet. Eine der Aufgaben der Finanzbuchhaltung ist es, die entsprechenden Finanzberichte zu erstellen.
Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung
Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen (§ 238 Abs. 1 HGB, § 140 AO). Es gibt laut § 141 AO jedoch einige Ausnahmen, die von der Buchführungspflicht befreit sind:
- Unternehmen mit Umsätzen pro Kalenderjahr unter 700.000 Euro (laut § 189 Abs. 1 Ziff. 3. UGB) – dies gilt auch für Land- und Forstwirtschaftliche Betriebe
- Bewirtschafter von Land- und Forstwirtschaftsflächen mit einem Wert von unter 25.000 Euro
- Gewerbeunternehmen sowie Land- und Forstwirtinnen und -wirte mit einem Gewinn von unter 35.000 Euro im Wirtschaftsjahr
Freiberuflerinnen und Freiberufler sind ebenfalls nicht buchführungspflichtig.
Die Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch, dem Einkommensteuergesetz und der Abgabenordnung. Außerdem musst du je nach Rechtsform die Vorgaben spezifischer Gesetze beachten, etwa das GmbH-Gesetz, Aktiengesetz und Genossenschaftsgesetz.
Aufgaben der Finanzbuchhaltung
In der Finanzbuchhaltung laufen alle betrieblichen Zahlen zusammen. Entsprechend vielfältig sind ihre Aufgaben:
- Ermittlung der Bestände und Bestandsveränderungen von Vermögensgegenständen und Schulden
- Bereitstellung der Grundlage für den Jahresabschluss und die Erstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
- Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen
- Aufbereitung von Zahlen für die Preiskalkulation (Ermittlung der Selbstkosten und Gewinnspanne bzw. Marge)
- Statistiken und Auswertungen für das innerbetriebliche Controlling
- innerbetriebliche Kontrollfunktion
- Erstellung und Versand von Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt
- Bildung von Rückstellungen, z. B. für spätere Investitionen
- Ansprechpartner für das Finanzamt, Investorinnen und Investoren, Anteilseignerinnen und Anteilseigner sowie Gläubigerinnen und Gläubiger
Sind all diese Aufgaben erledigt, ergibt sich ein komplettes Bild der finanziellen Situation des Unternehmens. Auf dieser Basis können dann Entscheidungen für die Zukunft mit mehr Sicherheit getroffen werden. Zum Beispiel, ob sich eine neue Investition stemmen lässt oder nicht.
Klingt ganz schön viel, was? Die gute Nachricht ist: Du musst das nicht alles selbst erledigen. Nutze eine gute Software, die dich bei all diesen Aufgaben der Buchführung unterstützt. Teste jetzt kostenlos das Online-Rechnungsprogramm von sevdesk und spare jede Menge Zeit.
Teilbereiche der Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung besteht aus verschiedenen Teilbereichen mit jeweils eigenen Schwerpunkten. Wir stellen sie euch hier im Detail vor.
Kreditorenbuchhaltung
Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich mit Lieferanten und Dienstleistern des Unternehmens, den sogenannten Kreditoren. Hier buchst du alle Eingangsrechnungen ein, prüfst sie, behältst die offenen Posten im Blick und sorgst für pünktliche Zahlungen. So kannst du Skontoabzüge optimal ausnutzen und Mahngebühren vermeiden. Erfahre in unserem gesonderten Beitrag, wie die Kreditorenbuchhaltung funktioniert.
Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung als Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung umfasst alle Geschäftsvorfälle in Zusammenhang mit Kundinnen und Kunden (Debitoren) und behandelt entsprechend die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Diese entstehen aus den Rechnungen, die du deinen Kundinnen und Kunden stellst.
Die Debitorenbuchhaltung verbucht die Ausgangsrechnungen, behält die offenen Forderungen im Blick und kümmert sich um das Mahnwesen, um ausstehende Zahlungen zeitnah einzutreiben. Erfahre in unserem Artikel mehr darüber, wie die Debitorenbuchhaltung abläuft.
Anlagenbuchhaltung
Die Vermögensgegenstände, die zum langfristigen Betriebsvermögen gehören, werden zum Anlagevermögen gerechnet. Dafür gibt es eine separate Buchhaltung, die sich mit Grundstücken und Gebäuden, Anlagen und Maschinen, mit dem Fuhrpark und langfristigen Geldanlagen befasst.
Am Ende eines jeden Geschäftsjahres wird ein Anlagenspiegel aufgestellt, der über die Entwicklung des Anlagevermögens berichtet und einen Überblick über die Zu- und Abgänge sowie über die Abschreibungen gibt. Zusätzlich lassen sich aus dieser Übersicht die Anschaffungskosten der einzelnen Vermögensgegenstände ablesen. Du hast Anlagevermögen in deinem Unternehmen? Dann liest du mehr zu diesem Teilbereich in unserem Artikel zur Anlagenbuchhaltung.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens. Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählen etwa:
- Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung
- Pflege der Mitarbeiterstammdaten
- Führen der Lohnkosten
- Auszahlung der Gehälter
- Erfüllung der gesetzlichen Meldevorschriften (Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise)
- Abführung der Beiträge an Finanzamt und Sozialversicherungsträger
Die Lohnbuchhaltung liefert dir außerdem Zahlenmaterial, um die Personalkosten im Auge zu behalten.
Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens
Die Finanzbuchhaltung mit all ihren Aufgaben gehört zum betrieblichen Rechnungswesen. Neben der Finanzbuchhaltung sind das die Planungsrechnung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die betriebswirtschaftliche Statistik. Dabei unterscheiden sich die Finanzbuchhaltung und die übrigen Teilbereiche stark.
Unterschied zwischen der Finanzbuchhaltung und der Betriebsbuchhaltung
Wie gerade gelernt untergliedert sich das betriebliche Rechnungswesen u.a. in die Finanzbuchhaltung und die auch als Kosten- und Leistungsrechnung bekannte Betriebsbuchhaltung. Das schauen wir uns jetzt einmal genauer an, denn die beiden Bereiche unterscheiden sich deutlich:
Die Grundsätze der Finanzbuchhaltung
Es gehört mehr zur Finanzbuchhaltung, als einfach nur Belege einzubuchen und die Zahlungseingänge zu überwachen. Vielmehr besteht sie aus einer Vielzahl von Einzelschritten, und damit du sie korrekt und rechtssicher durchführen kannst, musst du einiges wissen. Deshalb bekommst du hier einen Schnellabriss rund um die wichtigsten Themen der Finanzbuchhaltung.
Sammlung von Belegen in der Fibu
In der Finanzbuchhaltung gilt der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Er bedeutet, dass sich jeder Geschäftsvorfall mit einem Beleg nachweisen lassen muss. Zu den typischen Belegen zählen etwa Rechnungen und Mahnschreiben, Kontoauszüge und all die anderen Dokumente, aus denen sich Zahlungen herleiten lassen (z. B. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, Ausfuhrnachweise bei Auslandsgeschäften sowie Angebote und Mahnschreiben). Sollte einmal kein Fremdbeleg vorliegen, musst du einen Eigenbeleg ausstellen. Für alle Belege in der Fibu gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu sieben Jahren.
Ordnung der Belege
Deine Belege solltest du immer nach einem nachvollziehbaren System ordnen. Das kann zum Beispiel das Rechnungsdatum oder die Rechnungsnummer sein. Aber auch die Zuordnung zu Projekten kann sinnvoll sein. Achte bei der Ablage elektronischer Belege darauf, dass du die GoBD einhältst, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.
Aktiva und Passiva in der Fibu
Die Vermögensgegenstände, über die ein Unternehmen verfügt, werden als Aktiva bezeichnet. Sie zeigen in der Bilanz auf der linken Seite, wofür du dein Kapital verwendet hat (Mittelverwendung). Dazu gehören unter anderem Maschinen und Anlagen sowie flüssige Mittel.
Auf der Passivseite hingegen wird das Kapital der Firma geführt, das heißt, dass sich auf der rechten Seite der Bilanz die Summe der Vermögenswerte befindet (Mittelherkunft). Dazu zählen dein Eigenkapital und deine Schulden. Die Summe aller Aktiva entspricht immer der Summe der Passiva.
Soll und Haben in der Fibu
Soll und Haben werden gern als die wichtigsten Grundlagen für die Buchführung bezeichnet. Sie sind die zwei Seiten eines jeden Kontos in der Fibu. Auf Bestandskonten, die deine Vermögensgegenstände ausweisen, werden Mehrungen im Soll und Minderungen im Haben gebucht. Die zu bebuchenden Kontonummern kannst du aus einem Standard-Kontenrahmen entnehmen oder du verwendest einen speziellen Kontenrahmen für deine Branche.
Jeder Geschäftsvorfall wird in der Fibu mit einem bestimmten Buchungssatz abgebildet, der jeweils zwei Konten betrifft. Die Barzahlung eines Kunden beispielsweise bezieht die zwei Konten „Kasse“ (Geldeingang) und „Umsatzerlöse“ in den Buchungssatz ein. So werden Zahlungsströme im Unternehmen sichtbar gemacht.
Die Aufwendungen eines Unternehmens werden im Soll gebucht, wenn es sich um ein passives Konto handelt. Auf dem aktiven Konto hingegen ist die Sollbuchung ein Zahlungseingang. Der Eintrag im Haben bezeichnet einen Ertrag, wenn es sich um ein Ertragskonto handelt. Das Haben benennt dort einen Zahlungsabgang.
Buchungssätze in der Finanzbuchführung
Bei jeder Buchung eines Geschäftsvorfalls sind in der Fibu immer zwei Konten betroffen, egal, ob es sich um einen Geldein- oder Geldausgang handelt. Daraus bildest du einen Buchungssatz, dem immer das Prinzip „Soll an Haben“ zugrunde liegt. Kaufst du Waren ein, lautet der zugehörige Buchungssatz: „Waren an Verbindlichkeiten“ (bei Kauf auf Ziel). Bei einem Kauf, der bar bezahlt wird, lautet der Buchungssatz: „Waren an Kasse“.
Wenn das Unternehmen einen Kredit an die Bank zurückzahlt, lautet der Buchungssatz: „Langfristige Verbindlichkeiten an Bank“. Kauft ein Kunde Waren vom Unternehmen, so werden dessen Forderungen erhöht, gleichzeitig steigen aber auch die Umsätze. Der Buchungssatz dafür heißt: „Forderungen an Umsatzerlöse“. So lassen sich Buchungssätze für alle Geschäftsvorfälle in einer Rechnungsperiode festlegen.
Abschreibungen in der Finanzbuchhaltung
Wertverluste des Anlagevermögens werden je nach betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer auf mehrere Jahre verteilt. Dafür gibt es die AfA-Tabelle (Abschreibung für Abnutzung), angelehnt an die deutsche. Meist werden dazu die Anschaffungskosten linear auf die Anzahl der Jahre aufgeteilt. In jeder Rechnungsperiode kannst du einen Teil der Kosten als Aufwendungen ansetzen.
Jahresabschluss zur Erfolgsermittlung
Zum Ende des Geschäftsjahrs musst du einen Jahresabschluss erstellen. Dazu schließt du deine Konten in der Buchführung ab und übernimmst die Schlussbestände in die Bilanz. Im Vergleich mit dem Vorjahr werden so auch Bestandsveränderungen sichtbar. Zusätzlich musst du eine Gewinn- und Verlustrechnung für die Rechnungsperiode erstellen. Darin stellst du die Erträge den Aufwendungen gegenüber und machst Zahlungsströme sichtbar.
Was ist eine Rechnungsperiode?
Die Rechnungsperiode ist der Zeitraum, der zwischen zwei Abschlüssen liegt. Das heißt, dass eine Rechnungsperiode zwischen zwei Jahresabschlüssen liegen kann, es ist aber auch möglich, einen Quartals- oder Monatsabschluss zu machen. Dann beträgt die Rechnungsperiode nicht ein Jahr, sondern eben nur drei Monate oder auch nur vier Wochen.
Wichtig ist die Rechnungsperiode für die lückenlose und übersichtliche Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Ist eine Rechnungsperiode beendet, werden alle Konten geschlossen. Sie sind nun nicht mehr veränderbar. Ist die Rechnungsperiode beendet, werden die Daten an das Finanzamt oder an die Steuerkanzlei übermittelt. Entscheidend sind dabei bestimmte Fristen wie der 10. eines jeden Monats, wenn es um die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung geht. Ohne Dauerfristverlängerung müssen die Meldungen immer zum 10. des auf die Rechnungsperiode folgenden Monats beim Finanzamt eingegangen sein.
Es geht auch einfacher: Buchhaltungssoftware für die Finanzbuchhaltung
Ohne Frage – die korrekte Verbuchung aller Vorgänge in Zusammenhang mit Debitoren und Kreditoren ist keine ganz einfache Aufgabe. Nicht umsonst beschäftigen große Unternehmen speziell qualifizierte Buchhalter, um die umfangreichen Aufgaben des Rechnungswesens zu erfüllen. Mit der richtigen Unterstützung bekommst du das aber auch selbst hin. Du benötigst dafür lediglich eine professionelle Buchhaltungssoftware, die dir viele Aufgaben der Finanzbuchhaltung abnehmen kann.
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du den Aufwand für deine Buchführung deutlich verringern. Erfasse alle Geschäftsvorfälle spielend einfach, indem du sie mit dem Smartphone abscannst oder aus E-Mail-Anhängen hochlädst. Die automatische Texterkennung schlägt dir direkt eine passende Verbuchung deiner Vorgänge vor. Meist erstellen kleine und mittlere Unternehmen ihren Jahresabschluss nicht selbst. Deshalb hat die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle integriert, um die Daten der Finanzbuchhaltung auf Knopfdruck an die Steuerberaterin oder den Steuerberater zu übermitteln.
Eine gute Software für Rechnungswesen und Erfolgsermittlung bietet dir viele Vorteile:
- deutlich weniger Aufwand für die Finanzbuchhaltung
- intuitive Anwendung der Software ohne lange Schulung
- automatische Zuordnung von Zahlungen durch integriertes Onlinebanking
- Anwendung ohne Vorkenntnisse in der Finanzbuchhaltung möglich
- mehr Rechtssicherheit in der Buchführung
- Informationen aus der Finanzbuchhaltung jederzeit abrufbar und über die Suche leicht zu finden
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