Externe Inhalte
An dieser Stelle findest du externe Inhalte von YouTube. Durch Klick auf “Externe Inhalte laden” erklärst du dich damit einverstanden, dass dir externe Inhalte angezeigt werden. Dabei werden personenbezogene Daten an die Drittplattform übermittelt.
Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung und der Datenschutzerklärung von YouTube.

Fahrtenbuch führen - das musst du wissen

Aktualisiert am
26
.
02
.
2024
Aufgeschlagenes Notizbuch auf Landkarte

Wenn du dein Geschäftsauto oder einen Dienstwagen auch privat nutzt, solltest du dich mit dem Thema Fahrtenbuch auseinandersetzen. Denn damit kannst du erheblich Steuern sparen. Der Grund: Die Privatnutzung gilt als "geldwerter Vorteil“, den du versteuern musst. Ohne Fahrtenbuch wird das Finanzamt je nach CO2 - Ausstoß 1,5 % oder 2 % für die Besteuerung von Privatfahrten anwenden, die Dich oft teurer kommt, als wenn nach Fahrtenbuch abgerechnet wird.

In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige rund um das Thema Fahrtenbuch: Wann es Pflicht ist, wie es funktioniert und welche Pflichtangaben es gibt. Außerdem stellen wir dir verschiedene Fahrtenbuchmethoden vor und vergleichen die Vor- und Nachteile von Papierform und elektronischem Fahrtenbuch. Auch die Unterschiede zur prozentualen Besteuerung werden erläutert.

Keine Lust zu lesen? Dann schau dir einfach unser Video zum Thema Fahrtenbuch an:

Fahrtenbuch führen: Wann ist es Pflicht?

Prinzipiell steht es dir in Österreich frei ein Fahrtenbuch zu führen, jedoch wird man vom Finanzamt dazu angehalten dienstliche Fahrten mittels Fahrtenbuch nachzuweisen, vor allem, wenn du ein Firmenfahrzeug im Betriebsvermögen hast, das sowohl privat als auch dienstlich (mehr als 50 % betriebliche Nutzung) genutzt wird und du die prozentuale Besteuerung für den Privatanteil vermeiden möchtest. Das wird auch Fahrtenbuchmethode genannt, für welche Mindestangaben notwendig sind. Der Wechsel muss zu Beginn eines Kalenderjahres erfolgen.

Neben dem "Fahrtenbuch für das Finanzamt" nach dem Einkommensteuergesetz (Est) für den Dienstwagen kann es noch eine andere Fahrtenbuchpflicht geben: Ein Fahrtenbuch kann als Auflage nach § 31a StVZO dem Fahrzeughalter von Behörden angeordnet werden, wenn sich der Fahrer bei einem Verkehrsverstoß nicht eindeutig ermitteln lässt. Eine solche Fahrtenbuchauflage hat dann aber nichts mit dem Finanzamt zu tun. Bei lückenhafter Führung eines Fahrtenbuchs nach StVZO droht ein Bußgeld von 100 Euro. Gleiches gilt, wenn du das Fahrtenbuch gar nicht führst.

Ausführlich beleuchten wir das Thema im Artikel Fahrtenbuchpflicht.

Fahrtenbuch führen: So funktioniert es!

Mithilfe eines Fahrtenbuchs zeichnest du genau auf, welche Fahrten dienstlich oder privat veranlasst waren. Damit ist es möglich, den genauen Anteil der betrieblichen und Privatnutzung zu beurteilen und die anfallenden Kosten nach Dienstfahrten und Privatfahrten prozentual aufzuteilen.

Achte dabei ganz besonders auf die unterschiedlichen Kategorien an Fahrten, und zwar:

  • Dienstfahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (Arbeitsplatz)
  • Privatfahrten
  • Fahrten, welche mit anderen Einkünften zusammenhängen
  • Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung.

Halte das Fahrtenbuch immer aktuell und präzise. Es darf keine Lücken und nachträgliche Veränderungen geben. Du hast doch mal vergessen, eine Fahrt einzutragen? Was du dann tun musst, erfährst du im Ratgeber Fahrtenbuch nachträglich schreiben.

Zu Beginn und Ende jeder Dienstfahrt musst du folgendes notieren:

  • Datum
  • Zeitpunkt Abfahrt
  • Zeitpunkt Ankunft
  • Reiseweg (falls nicht direkter Weg)
  • Zweck der Fahrt (sowie gegebenenfalls Begründung des Umwegs)
  • km-Stand bei Abfahrt
  • km-Stand bei Ankunft -) gefahrene KM

Bei privaten Fahrten reicht es, die Kilometerangaben im Fahrtenbuch aufzuschreiben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt eine kurze Notiz, ebenso bei Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung

Es gibt verschiedene Formen von Fahrtenbüchern: Du kannst entweder ein Fahrtenbuch in Papierform (Tipp: Mit unserer kostenlosen Fahrtenbuch Vorlage) führen oder ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen.

Private und dienstliche Fahrten im Fahrtenbuch aufführen

Beim Führen eines Fahrtenbuchs ist es wichtig, sowohl private als auch dienstliche Fahrten genau aufzuzeichnen.

  • Private Fahrten umfassen beispielsweise den Weg zur Arbeit oder Einkaufsfahrten.
  • Dienstliche Fahrten sind alle Fahrten, die du im Rahmen deiner Arbeit unternimmst. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern. Für jede Fahrt müssen der Anfangs- und Endkilometerstand sowie der genaue Zweck der Fahrt dokumentiert werden.

Auf diese Weise lässt sich der Anteil der privaten und dienstlichen Fahrten später korrekt berechnen.

Firmenwagen mit Fahrtenbuch: Darauf musst du achten

Es ist wichtig, das Fahrtenbuch lückenlos und ordnungsgemäß zu führen. Eine vollständige Dokumentation ist entscheidend, damit das Finanzamt die Fahrtenbuchmethode später anerkennt und die steuerlich günstigere Berechnung möglich wird. Zwei Punkte sind besonders wichtig:

  • Die Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen und sollten nicht nachträglich geändert werden.
  • Den Begriff Buch solltest du wörtlich nehmen: Zettel oder Excel-Listen reichen nicht, denn das lässt sich nachträglich ändern. Wenn auf Papier, dann als ein gebundenes Buch (geschlossene Form). So etwas gibt es speziell für diesen Zweck im Fachhandel.

Eine Vorlage für ein Fahrtenbuch findest du hier:

Vorlage für ein Fahrtenbuch
Fahrtenbuch Vorlage

Normalerweise führt das Finanzamt eine Kontrolle des Fahrtenbuchs durch, häufig durch Stichproben.

Hierbei schaut das Finanzamt gerne auf folgende Dokumente:

  • Werkstattbelege
  • Termineintragungen
  • Tankbelege
  • Spesenabrechnungen

Die Angaben dort müssen zu den Angaben im Fahrtenbuch "passen". Wenn zum Beispiel eine Dienstfahrt im Fahrtenbuch eingetragen ist, aber ein entsprechender Termin im Kalender fehlt, wird das Finanzamt misstrauisch. Häufen sich Ungereimtheiten, wird das gesamte Fahrtenbuch verworfen - also nicht anerkannt. Dann erfolgt die Versteuerung von Privatfahrten nach der prozentualen Regelung.

Die Checkliste für das Fahrtenbuch

Damit dein Fahrtenbuch den Anforderungen des Finanzamtes entspricht, kannst du eine Checkliste verwenden. Diese hilft dir dabei, keine wichtigen Informationen zu vergessen, etwa der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt, das Datum und die Uhrzeit, der Abfahrtsort, das Ziel, der Zweck der Fahrt und die gefahrenen Kilometer. Zusätzlich sollten auch etwaige Zwischenziele und Umwege notiert werden.

Damit du bei der Führung deines Fahrtenbuchs nichts vergisst, haben wir hier eine Übersicht für dich:

Informationen einfach abhaken

Kennzeichen

Datum und Uhrzeit der Fahrt

Abfahrtsort und Zielort

Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft

Zweck der Fahrt (privat oder dienstlich oder Weg zur Arbeit)

Gesamtkilometer der Fahrt

Fahrstrecke

Kunde oder Geschäftspartner

Gut zu wissen: Es gibt Berufsgruppen, bei denen die Anforderungen an ein Fahrtenbuch weniger streng sind, etwa:

  • Handelsvertreter
  • Taxifahrer
  • Mietwagenunternehmer
  • Fahrschullehrer
  • Monteure

Arten von Fahrtenbüchern

Es gibt zwei gängige Methoden, um ein Fahrtenbuch zu führen: das Fahrtenbuch in Papierform und das elektronisches Fahrtenbuch. Beide haben ihre Vor- und Nachteile.

  • Das Fahrtenbuch in Papierform ist einfach zu führen und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Allerdings besteht die Gefahr von Fehlern oder Verlust des Fahrtenbuchs.
  • Das elektronische Fahrtenbuch hingegen, wie beispielsweise Vimcar, bietet den Vorteil einer automatischen Aufzeichnung der Fahrten. Es erfordert jedoch eine entsprechende Software und die korrekte Bedienung. Allerdings besteht bei manchen die Sorge, dass so ein elektronisches Bewegungsprofil entsteht.

Der Wechsel vom handschriftlichen zu dem elektronischen Fahrtenbuch ist nur zu Jahresbeginn möglich, unterjährig ist der Wechsel nur bei Wechsel des Firmenwagens möglich.

Ausführlich erklären wir das im Artikel „Elektronisches Fahrtenbuch

Unterschiede zwischen dem Fahrtenbuch und der prozentualen Regelung

Eine Alternative zum Führen eines Fahrtenbuchs ist die bereits erwähnte prozentuale Regelung. Dabei wird ein fester Betrag je nach CO 2 Ausstoß als geldwerter Vorteil für die private Nutzung des Dienstwagens angesetzt:

  • Monatlicher Sachwertbezug 1,5 % der tatsächlichen KFZ-Anschaffungskosten - maximal € 750,00 pro Monat - für besonders schadstoffarme KFZ laut WLTP-Tabelle (WLTP-Grenzwert ist aus dem Typenschein ersichtlich):
    • 1.4.2020 - WLTP-Wert 140 g / gefahrenen km
    • 2021 - WLTP-Wert 138 g / gefahrenen km
    • 2022 - WLTP-Wert 135 g / gefahrenen km
    • 2023 - WLTP-Wert 132 g / gefahrenen km
    • 2024 - WLTP-Wert 129 g / gefahrenen km
    • ab 2025 - WLTP-Wert 126 g / gefahrenen km
  • Monatlicher Sachwertbezug 2 % der tatsächlichen KFZ-Anschaffungskosten - maximal € 960,00 pro Monat - wenn die Schadstoffwerte obiger Tabelle überschritten werden.

Ein Beispiel:

Wenn der Bruttolistenpreis (neu) des Firmenwagens bei Anschaffung 30.000 Euro beträgt, beträgt der geldwerte Vorteil:

  1. a) bei schadstoffarmen Autos € 450,00 / Monat (= 1,5 % der Anschaffungskosten)
  2. b) bei Überschreitung der WLTP-Werte € 600,00 / Monat (= 2 % der Anschaffungskosten)

Die prozentuale Regelung ist einfacher und weniger aufwändig als das Führen eines Fahrtenbuchs. Sie ist sinnvoll, wenn der private Nutzungsanteil des Dienstwagens hoch ist. In vielen Fällen ist das Fahrtenbuch jedoch die günstigere Variante.

Im Artikel „Fahrtenbuchmethode“ erläutern wir genau die Unterschiede und wie du die beste Entscheidung triffst.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Erstelle deine Rechnung mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator und erhalte sie als PDF
  • Umfassendes Rechnungsmanagement
  • Automatisierte EÜR & UStVA
  • Integriere Online Banking und mehr
  • Nutze viele weitere Funktionen
sevdesk Dashboard auf einem Laptop.
Alle Beiträge zum Thema Fahrtenbuch
No items found.
Fahrtenbuch Pflicht
5.9.2023 4:21 PM
Elektronisches Fahrtenbuch
27.2.2024 11:44 AM
Fahrtenbuchmethode
27.3.2024 3:20 PM
Alle Kategorien
Noch mehr Steuerspartipps für Selbstständige!

Sichere dir jetzt unser kostenloses eBook "13 legale Steuerspartipps für Selbstständige" und spare bares Geld bei der nächsten Steuererklärung!