Alles über die GuV: Aufbau, Abschluss & Vorschriften im Überblick

Keine Lust zu lesen? In unserem Youtube Video zum Thema Gewinn- und Verlustrechnung findest du ebenfalls die wichtigsten Infos:

GuV und Bilanz: Unterschiede und Zusammenhänge

Zunächst brauchst du ein Grundverständnis für die Bilanz. Stell sie dir wie ein großes T-Konto vor. Sie ist so aufgebaut:

Die Gewinn- und Verlustrechnung betrachtet nicht Vermögen und Kapital, sondern stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber. Sie ermittelt also konkret, wie viel du eingenommen und im Gegenzug ausgegeben hast. Daraus ergibt sich entweder ein Gewinn oder ein Verlust. Dieser wirkt sich auf das Eigenkapital deines Unternehmens aus.

Das Ergebnis der GuV fließt direkt in die Bilanz ein: Es erhöht oder mindert das Eigenkapital.

Wer muss eine Bilanz und GuV erstellen?

Ob du einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen musst, hängt von deiner Rechtsform und deinem Gewinn und Umsatz ab. Du kannst außerdem verpflichtet sein, deinen Jahresabschluss zu veröffentlichen (Publizitätspflicht). Die folgende Tabelle hilft dir, die Bilanzierungspflicht für dich zu klären:

Tipp: Als Kleingewerbetreibende oder Kleingewerbetreibender fällst du nicht unter die Bilanzierungspflicht, solange du die genannten Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschreitest. Du kannst ebenso wie Freiberuflerinnen und Freiberufler eine Einnahmenausgabenrechnung (EAR) einreichen.

Gliederung und Aufbau der GuV

Bei der Darstellungsform der Gewinn- und Verlustrechnung hast du mehrere Möglichkeiten. Kapitalgesellschaften müssen nach § 231 Abs. 1 UGB die sogenannte Staffelform wählen. Alle anderen Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie die Staffel- oder Kontenform bevorzugen.

Variante A): GuV in Staffelform

Bei der Staffelform listest du die einzelnen Positionen der GuV untereinander. Ausgehend von den Umsatzerlösen ziehst du nach und nach Aufwendungen und Erträge ab, bis du das Rohergebnis, Finanzergebnis oder Betriebsergebnis erhältst.

Variante B): GuV in Kontenform

Bei der Kontenform baust du die Gewinn- und Verlustrechnung auf wie ein T-Konto in der doppelten Buchführung. Links stehen im Soll die Aufwendungen deines Unternehmens, rechts auf der Haben-Seite die Erträge. Entsteht im Soll ein Saldo, hast du einen Gewinn erzielt. Steht der Saldo hingegen im Haben, verzeichnet dein Unternehmen einen Verlust. So könnte eine GuV in Kontenform aussehen:

In diesem T-Konto kannst du Ertragskonten und Aufwandskonten (z. B. Materialaufwand) sowie Abschreibungen wie in der doppelten Buchführung üblich mit Buchungssätzen verbuchen.

Gliederung der GuV nach Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren

Grundlage für die Darstellung deiner GuV sind stets die generierten Umsatzerlöse. Wie du den Rest der Erfolgskonten richtig präsentierst, hängt mit der gewählten Variante zusammen. Du kannst zwischen dem Gesamtkostenverfahren und dem Umsatzkostenverfahren wählen.

GuV mit Umsatzkostenverfahren (UKV)

Beim Umsatzkostenverfahren ziehst du von den Umsatzerlösen lediglich jene Kosten ab, die sich auf verkaufte Produkte beziehen. Ein weiterer Unterschied zum Gesamtkostenverfahren: Die restlichen Kosten verteilst du auf Funktionsbereiche wie Vertrieb oder Verwaltung.

Erfahre mehr dazu, wie du richtig vorgehst und finde Beispiele in unserem Ratgeber zum Umsatzkostenverfahren.

GuV mit Gesamtkostenverfahren (GKV)

Bei dieser Variante erlaubt das Handelsgesetzbuch, die gesamten Kosten einzubeziehen. Um eventuell nicht verkaufte Waren zu berücksichtigen, musst du beim GKV Bestandsmehrungen und -minderungen erfassen. Die Kosten gliederst du nach Kostenarten wie Personalaufwand, Materialaufwand oder Abschreibungen.

Erfahre mehr dazu, wie du richtig vorgehst und finde Beispiele in unserem Ratgeber zum Gesamtkostenverfahren.

GuV-Gliederung nach Brutto- oder Nettoprinzip

Das Netto- und das Bruttoprinzip unterscheiden sich im Hinblick auf die Verrechnung gleichartiger Erträge und Aufwendungen. Stell dir etwa vor, dein Unternehmen hätte Zinszahlungen von 3.000 Euro für Darlehen zu leisten und erhält 4.000 Euro Zinsen aus Geldanlagen.

So unterscheiden sich beide Verfahren

• Bruttoprinzip: Du darfst die beiden Beträge nicht miteinander verrechnen. In deiner Bilanz weist du die 3.000 Euro im Soll unter gezahlten Zinsen aus und die 4.000 Euro im Haben unter erhaltenen Zinsen.
• Nettoprinzip: Du darfst beide Beträge miteinander verrechnen und musst schließlich nur noch die Differenz von 1.000 Euro bei den Erträgen im Haben ausweisen.

Tipp: Das Bruttoprinzip ist der Standardfall. Das Nettoprinzip kommt nur selten zum Einsatz.