Buchhaltung lernen für Anfänger: dein einfacher Einstieg in die Welt der Buchführung
EAR oder GuV, einfache oder doppelte Buchführung, Angebote und Rechnungen korrekt ausstellen: Du willst mehr über Buchhaltung lernen und hast keine Ahnung, wo du anfangen sollst? Wenn du als Selbstständiger deine Buchhaltung selbst übernimmst, siehst du dich ohne Ausbildung eventuell rasch an deine Grenzen gebracht. Mühselig suchst du dir dann zusammen, was du gerade benötigst. Dennoch sitzt dir irgendwie immer die Angst im Nacken, etwas falsch zu machen und Ärger mit dem Finanzamt zu bekommen?
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du Buchhaltung lernen kannst und in fünf Schritten und ohne großen Aufwand die Buchführung in ihren Grundzügen verinnerlichst.
Was ist Buchhaltung?
Die Buchhaltung erfasst alle Geschäftsvorfälle innerhalb eines Unternehmens. Die Bezeichnung stammt von der früheren Praxis, diese handschriftlich und nach Belegen sortiert in Buchform aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen umfassen alle Geldbewegungen, wie Einnahmen (zum Beispiel Verkaufserlöse) und Ausgaben (wie Miete, Gehälter, Einkäufe). Heute lassen sich mithilfe von Buchhaltungssoftware Lohn- und Gehaltszahlungen, Einnahmen und Ausgaben, Bilanzierungen, Kosten- und Leistungsrechnungen sowie weitere Buchführungsaufgaben online schnell erledigen. Die Buchhaltung ermöglicht es auch, Jahresabschlüsse wie die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz zu erstellen.
Du willst alle Details zur Buchhaltung wissen? Dann verschafft dir unser Beitrag zur Buchhaltung einen guten Überblick.
Alles Wichtige zum Thema "Buchhaltung lernen" findest du auch in unserem Video. Schau es dir gleich an:
Buchhaltung lernen: die wichtigsten Teilbereiche
Wenn du die Buchhaltung lernst, solltest du dich mit einigen Grundbegriffen der Buchhaltung vertraut machen. So solltest du beispielsweise wissen, aus welchen 3 Bereichen die Buchhaltung besteht
- Finanzbuchhaltung: Hier geht um Geschäftsvorfälle rund um deine Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren), sowie deine Anlagegüter.
- Bilanzbuchhaltung: Hier wird bilanziert und es werden Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen aufgestellt.
- Lohnbuchhaltung: Hier dreht sich alles um die Löhne und Gehälter deiner Mitarbeiter.
Darunter gibt es noch viele weitere Teilbereiche, wie zum Beispiel die Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung.
Warum ist Buchhaltung für dich wichtig?
Jeder Selbstständige ist gesetzlich zur Buchführung verpflichtet. Allerdings in unterschiedlicher Art und Weise, denn man unterscheidet zwischen
- einfacher Buchführung (Freiberufler, Kleinunternehmer sowie Kleingewerbe, die bestimmte Umsatzgrenzen unterschreiten)
- doppelter Buchführung (Einzelunternehmen sowie Unternehmen mit einer bestimmten Umsatzhöhe oder Rechtsform, sogenannte „Vollkaufleute“)
Die Verpflichtung zur Buchführung ergibt sich grundsätzlich für jeden gewerblich Handelnden aus § 190 Unternehmensgesetzbuch. Hier ist zusätzlich festgelegt, dass die Buchführung so beschaffen sein muss, „dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“
Weitere Gesetze regeln die Buchführungspflicht, darunter das Einkommensteuergesetz und die Bundesabgabenordnung. Sie schreiben vor, wer in welcher Form buchführungspflichtig ist. Grundsätzlich sollte sich jedes Unternehmen unabhängig von der Buchführungspflicht von Anfang an einen Überblick verschaffen, ob und wie die Geschäfte laufen und wie sie sich optimieren lassen. Denn genau das ist ebenfalls Aufgabe der Buchhaltung.
Mehr über die einfache Buchhaltung kannst du dir auch auf Soundcloud anhören:
Buchhaltung lernen in fünf Schritten
Ob du also selbst die Buchhaltung übernimmst oder diese delegierst – es lohnt sich immer, sich mit den Grundlagen zu befassen, um Fehler zu vermeiden. Sonst merkst du vielleicht zu spät, dass du keinen ausreichenden Gewinn erwirtschaftest oder dir hohe Steuernachzahlungen ins Haus stehen. Mit der richtigen Anleitung und einer Buchhaltungssoftware, die dir die Routinearbeiten abnimmt, findest du dich sicher rasch in den Grundlagen der Buchhaltung zurecht.
Buchhaltung-Basics klären & lernen
Zunächst einmal solltest du dich mit einigen Grundlagen der Buchhaltung auseinandersetzen. Der folgende Überblick zeigt dir die wichtigsten Themen im Schnellabriss.
Buchführungspflicht
Die einfache Buchführung reicht aus, wenn du freiberuflich tätig bist oder dein Einzelunternehmen einen Jahresumsatz von weniger als 700.000 Euro erwirtschaftet. Bei Überschreitung dieser Grenzwerte und für bestimmte Rechtsformen (z. B. Kapitalgesellschaften) ist die doppelte Buchführung verpflichtend.
Kontenarten
In der doppelten Buchführung musst du jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten verbuchen (Soll und Haben). Sie bilden zusammen den jeweiligen Buchungssatz des Geschäftsfalls und ergeben sich aus einem allgemeinen Kontenrahmen oder einem speziellen Kontenplan für deine Branche. Wir unterscheiden verschiedene Arten von Konten:
Jahresabschluss
Wenn du eine einfache Buchführung erstellst, erfasst du in der Buchhaltung lediglich deine Einnahmen und Ausgaben, ähnlich wie in einem Kassenbuch. Für den Jahresabschluss darfst du eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, bei der du zur Gewinnermittlung einfach deine Ausgaben von deinen Einnahmen abziehst und so deinen Gewinn (oder Verlust) berechnest.
Bei der doppelten Buchführung hingegen besteht dein Jahresabschluss aus einer Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV):
- In der Bilanz weist du auf der Aktivseite (links) deine Vermögenswerte aus und auf der Passivseite (rechts) dein Kapital, das aus deinem Eigenkapital und Fremdkapital besteht. Die Werte ergeben sich aus den Salden der Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) sowie aus den Ergebnissen der Inventur, aus der du dein Inventar erstellst. Erfahre hier mehr über Aktiva und Passiva im Hauptbuch.
- Die Gewinn- und Verlustrechnung setzt sich aus den Salden der Erfolgskonten zusammen. Der Saldo der GuV ist entweder ein Gewinn oder ein Verlust und taucht wiederum in der Bilanz im Bereich Eigenkapital auf. Im Kontenrahmen findest du dazu passend das Eigenkapitalkonto.
GoBD kennen und in der Buchführung berücksichtigen
Mit dem Kürzel GoBD bezeichnet man die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Seit der Neufassung im Jahr 2014 darfst du deine Buchungsbelege und andere steuerrelevante Unterlagen auch in elektronischer Form archivieren.
Du bist als Unternehmer allein für die ordnungsgemäße Ausführung und Aufbewahrung deiner Buchungsbelege verantwortlich. In Sachen Buchführung musst du dich während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfristen von Unterlagen zudem an eine Reihe von Grundsätzen der GoBD halten. Diese betreffen deren:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- Richtigkeit
- zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
- Ordnung
- Unveränderbarkeit bezüglich der Buchungen und Dokumente
Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Beitrag zu den GoBD.
Du willst dir nicht den Kopf über die GoBD zerbrechen und stattdessen Frieden mit dem Finanzamt schließen? Dann nutze jetzt eine die GoBD-zertifizierte Buchhaltungssoftware von sevdesk. Damit erfasst du alle deine Belege korrekt und archivierst sie ganz so wie es sein soll!
Soll- und Ist-Versteuerung in der Buchhaltung
Sofern du mit deiner selbstständigen Tätigkeit nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällst, bist du zur Erhebung von Umsatzsteuer auf deine Produkte oder Dienstleistungen verpflichtet. Diese musst du in regelmäßigen Abständen in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt weiterleiten. Wann dies erfolgt, hängt von zwei Faktoren ab:
- von der Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer
- von der Frage, ob du der Soll- oder Ist-Versteuerung unterliegst
Rhythmus der Umsatzsteuervoranmeldung
Die Höhe der eingenommenen Umsatzsteuer entscheidet darüber, in welchem Rhythmus du dein UStVA beim Finanzamt anmelden und überweisen musst:
Soll- oder Ist-Versteuerung?
Der Normalfall bei der Abführung der Umsatzsteuer ist die Soll-Versteuerung. Du musst die Umsatzsteuer dann stets in der Periode beim Finanzamt anmelden, in der du die Rechnung ausgestellt hast – auch wenn du die Zahlung von deinem Kunden noch nicht bekommen hast.
Bei der Ist-Versteuerung hingegen spielt der Zeitpunkt der Rechnungsstellung keine Rolle. Du führst die Steuer erst ab, wenn du eine Zahlung erhalten hast.
Die Ist-Versteuerung hat für dich Vorteile bei der Liquidität. Lässt sich dein Kunde nämlich lange Zeit mit der Bezahlung, musst du die Umsatzsteuer in der Zwischenzeit nicht vorstrecken. Das Finanzamt gewährt die Ist-Besteuerung auf Antrag nur:
- Angehörigen freier Berufe
- Selbstständigen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind
- Unternehmen, deren Umsätze weniger als 800.000 Euro jährlich betragen
Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen
Ein wichtiger Teil der Arbeit von Selbstständigen besteht in der Angebotserstellung. Darin legst du mindestens fest:
- Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Beginn und Ende der Leistung
- einen Gesamtpreis oder ein Stundenhonorar, den/das du berechnest
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- den berechneten Umsatzsteuersatz
Achte auf die Gültigkeit deiner Angebote. Am besten gibst du ein Ablaufdatum an oder bezeichnest sie als freibleibend. Ansonsten bist du rechtlich daran gebunden. Nimmt der Kunde das Angebot an, kommt damit ein verbindlicher Vertrag zustande. Idealerweise fasst du dessen Bedingungen dann noch einmal in einer Auftragsbestätigung zusammen.
Eine professionelle Rechnung schreiben
Während es zur Form des Angebotsschreibens kaum rechtliche Vorgaben gibt, sieht dies bei der Rechnungsstellung anders aus. Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Die Umsatzsteuer-ID bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen. Bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen die persönliche Steuernummer und ein Hinweis, dass nach §19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wurde.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung, Leistungsdatum oder Termin beziehungsweise Zeitraum der Dienstleistung
- Art und Menge des Produktes beziehungsweise Umfang/Dauer der Dienstleistung
- Preisangaben (Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag brutto)
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, sofern mit der Rechnung steuerliche Vorgaben verbunden sind
Ist deine Rechnung unvollständig oder falsch ausgestellt, könnte es dazu kommen, dass deine Rechnungen vom Finanzamt nicht anerkannt werden und Steuernachzahlungen drohen.
Mit dem sevdesk Rechnungsprogram schreibst du in Sekundenschnelle eine Rechnung. Außerdem kannst du dir sicher sein, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Wiederkehrende Rechnungen (z.B. für Abos) werden sogar ganz automatisch erstellt.
Buchhaltung lernen – diese Möglichkeiten gibt es
Wenn du unseren Ratgeber bis hierhin durchgelesen hast, dann weißt du jetzt schon eine ganze Menge über Buchhaltung, Buchführung, Aktivkonten und Passivkonten sowie die gesetzlichen Vorgaben. Vielleicht schwirrt dir vor lauter Geschäftsvorfällen und Buchungssätzen schon der Kopf und du fragst dich, wie du das alles umsetzen sollst. Aber bleib einfach dran – du wirst die Buchhaltung lernen und in deine neue Aufgabe hineinwachsen. Darüber hinaus kannst du dich auf vielen Wegen fortbilden.
Buchhaltung lernen in einem Buchhaltungskurs
Willst du dich umfassend in das Thema Buchhaltung einarbeiten und mehr über Buchungssätze, Kontenrahmen, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Bilanzierung lernen, dabei aber Zeit und Ort des Lernens selbst bestimmen, kommen die Fernlehrgänge verschiedener Online-Akademien in Betracht. Sie sind meist eher generell angelegt und geben dir einen breiten Überblick über die wichtigsten Bereiche der Buchhaltung.
Interessieren dich nur einzelne Aspekte und lernst du lieber mit anderen gemeinsam vor Ort, könnten Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten von Bildungsträgern wie der IHK (Industrie- und Handelskammer) oder der VHS (Volkshochschule) die bessere Wahl sein. Hier wählst du Thema und Dauer der Kurse nach deinen Interessen und deinen Vorstellungen aus. Zudem ist hier häufig der Praxisbezug höher.
Auch bei den Volkshochschulen findest du Crashkurse, Kurse oder Zertifikatslehrgänge, die dich auf deine Aufgaben gut vorbereiten. Da sich die Angebote regional jedoch stark unterscheiden, informierst du dich am besten auf der Website oder im Katalog deiner örtlichen VHS.
Buchhaltung lernen mit Online-Tutorials
Bist du eher ein audio-visueller Lerntyp und schaust dir gern hilfreiche Videos an, findest du auf YouTube zahlreiche Tutorials zu den Grundlagen der Buchführung. So entdeckst du auch auf dem Account von sevdesk eine Vielzahl an hilfreichen Informationen, Erklärvideos und Anleitungen. Sie helfen dir, die Buchhaltung zu lernen und dein Wissen direkt umzusetzen.
Buchhaltung mit Lern- und Übungsbüchern lernen
Möchtest du deine Kenntnisse im Selbststudium vertiefen und bist eher der Büchertyp, können wir dir das Übungsbuch „Buchführung für Dummies“ empfehlen. Bücher aus der Dummie-Reihe sind für Laien gedacht, die sich unterhaltsam, aber auch anspruchsvoll mit einer Thematik befassen wollen.
Speziell auf die Themen Buchhaltung und Jahresabschluss zugeschnitten ist auch das Lehr- und Arbeitsbuch der Professoren Döring und Buchholz, das sich ebenfalls an Anfänger richtet und neben den Aufgaben einen Lösungsteil umfasst.
Fazit
Buchhaltung ist nicht so kompliziert wie viele vielleicht denken und auch Laien können die wichtigsten Basics schnell lernen. Für Selbstständige und Gründer sind diese Kenntnisse Gold wert – egal, ob du deine Buchhaltung selbst erledigst oder sie an einen Steuerberater auslagerst. Mit den Grundlagen, die wir dir hier vorgestellt haben, bist du gut vorbereitet, deine Finanzen richtig zu organisieren.
Und das Beste? Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk kannst du viele Aufgaben automatisieren und sicherstellen, dass deine Buchhaltung den GoBD entspricht.
