Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen sind im Prinzip Abo-Rechnungen. Das heißt, du verschickst zum Beispiel monatlich, jährlich oder quartalsweise immer die gleiche Rechnung an deine Kunden. Das einzige, was sich hierbei ändert, ist das Datum und die Rechnungsnummer.
Gleichbleibend sind:

• Empfänger
• Rechnungsadresse
• Auftragsnummer
• die einzelnen Posten und Leistungsbeschreibungen

Wiederkehrende Rechnungen werden häufiger verwendet, als man denkt. Bereiche, in denen Produkte oder Dienstleistungen in regelmäßigen Abständen wiederholt werden, sind unter anderem folgende:

• Consulting im Bereich Marketing, SEO, Web
• Wartungsverträge
• Kurse und Coachings (wenn sie über mehrere Termine laufen)
• Webhosting
• Vermietung von Equipment
• Abonnements
• Mitgliedschaften

Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen selbst zu schreiben, ergibt wenig Sinn. Denn, wenn du auf Copy and Paste setzt, kann sich durchaus ein Fehler einschleichen. Diesen zu korrigieren kostet dich wieder unnötig Zeit. Wenn man dann auch noch den generellen Zeitaufwand für etwas bedenkt, das in regelmäßigen Abständen gleich ist, ist es hilfreich, wenn du die wiederkehrenden Rechnungen automatisierst. Dann musst du nur eine Vorlage erstellen und den Rest erledigt dein Programm für dich.

Du hast wiederkehrende Rechnungen bislang selbst geschrieben oder mit einer Rechnungsvorlage erstellt? Mit der richtigen Software hast du die Möglichkeit, deine wiederkehrenden Rechnungen unter Abo-Rechnung anzulegen. Das bedeutet, dass du alle Angaben nur einmal machen musst. Beachten solltest du allerdings, dass du bei der Beschreibung darauf achtest, deine Wörter klug auszuwählen. So kannst du vermeiden, diese bei jeder neuen Rechnung anpassen zu müssen. Und solche Arbeitsschritte sollen ja vermieden werden. Der Vorteil bei der Automatisierung ist, dass deine Rechnungen durch das Programm direkt versendet und gespeichert werden können. So musst du dich um nichts weiter kümmern.

Nicht nur für dich als Dienstleister gibt es die Möglichkeit, Zeit bei Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen zu sparen. Das gilt auch für deine Kunden. Gerade wenn monatliche Rechnungen anfallen, ist es anstrengend, immer daran zu denken. Im schlimmsten Fall vergisst dein Kunde die Zahlung. Bietest du aber angemessene Zahlungsmöglichkeiten an, kannst du Abhilfe schaffen.
Zum einen hat dein Kunde die Möglichkeit, online einen Dauerauftrag einzurichten. Zum Beispiel über Paypal. Dort heißt es dann Abo-Rechnung und lässt sich direkt mit deiner Seite verlinken. Oder aber du machst von dem Lastschriftverfahren Gebrauch. Wichtig ist nur, dass beide Zahlungsvarianten eine kleine Gebühr pro Buchung beanspruchen, welche sich allerdings auf Dauer rechnet.

Wie du Rechnungen für wiederkehrende Zahlungen in sevDesk anlegst, zeigen wir dir hier in einzelnen Schritten:

1. Unter Rechnungen wählst du wiederkehrende Rechnung aus.
2. Es öffnet sich das Formular, welches auch bei einer normalen Rechnung erscheint. (Zwei Felder sind hinzugekommen: „nächste Rechnung“ und „Intervall“).
3. Unter nächste Rechnung gibst du das Datum für die nächste Rechnung an.
4. In dem Reiter Intervall wählst du die Häufigkeit der Rechnungen aus.
5. Nun füllst du das Rechnungsformular mit allen notwendigen Angaben aus, wie bei einer normalen Rechnung.

Den Rest erledigt das Rechnungsprogramm von allein. Das einzige, was du zu tun hast, ist aus der wiederkehrenden Rechnung, die fällig ist, eine Rechnung zu erzeugen und diese zu versenden. Zu finden ist die Rechnung dann unter dem Punkt „Rechnungen“.