Kassabuch

Unternehmen sind vom Gesetzgeber zur Kassenbuchführung verpflichtet, um zu verhindern, dass Umsätze unterschlagen werden oder es zu massenhaften Steuerhinterziehungen kommt. So musst du alle Ein- und Auszahlungen schriftlich oder digital im Kassenbuch festhalten. Es gibt also genau an, welcher Betrag sich aktuell in deiner Kasse befindet. Dies ist nicht nur für dich selbst, sondern vor allem auch für die Gläuiger deines Unternehmens und das Finanzamt interessant.

Das hängt ganz von der Art deines Unternehmens ab. Eine Kassenbuch-Pflicht besteht für alle Unternehmen mit Handelsregistereintrag, Firmen, die zu Bilanzierung und doppelten Buchführung verpflichtet sind und Betriebe, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern. Ausgenommen von einer Pflicht zur Kassenbuchführung sind Kleingewerbetreibende oder Freiberufler, deren Jahresumsatz kleiner als 600.000 Euro ist und deren Jahresgewinn max. 60.000 Euro beträgt. Zudem dürfen eben genannte keine Rechtsform gewählt haben, für die die Bilanzierungspflicht gilt.

In deinem Kassenbuch erfasst du als Unternehmer alle deine Bargeldgeschäfte. Sämtliche Ausgaben und Einnahmen werden darin registriert. Wenn du bei deiner Bank Geld für dein Unternehmen abhebst musst dies in deinem Kassenbuch vermerken. Privatentnahmen müssen ebenfalls notiert werden. Schecks gelten auch als Barzahlungsmittel und müssen folglich auch im Kassenbuch niedergeschrieben werden.

Wenn beispielsweise bei einer Betriebsprüfung bekannt wird, dass du dein Kassenbuch nicht ordnungsgemäß oder sogar überhaupt nicht geführt hast oder aber der Kassenbestand nicht mit dem Saldo übereinstimmt, dann kommen Konsequenzen auf dich zu. So drohen dir bei einer fehlerhaften Kassenbuchführung unter anderem: Geldstrafen, gewerberechtliche Sanktionen, Hinzuschätzungen deiner Umsätze von bis zu 10% (hierfür fallen dann wiederum zusätzliche Umsatz- und Ertragssteuern an) und im schlimmsten Fall Freiheitsstrafen, wenn die Annahme auf Steuerhinterziehung berechtigt war.

Ein, mit einer professionellen Buchhaltungssoftware erstelltes und geführtes Kassenbuch erfüllt die Vorgaben der GoBD. Die Software gewährleistet die Unveränderbarkeit der Einträge sowie die ordnungsgemäße Archivierung, die Auffindbarkeit und den Datentransfer mit dem Steuerberater und Finanzamt. Zudem ermöglicht sie Unternehmen eine enorme Zeitersparnis, da Summen und Überträge automatisch ermittelt werden und es möglich ist Vorlagen anzulegen für immer wiederkehrende Buchungen.

Die Antwort ist recht kurz und simpel: ja – dein Kassenbuch muss zwingend revisionssicher sein! Das bedeutet, dass es nachträglich nicht verändert werden kann. Daher sind sowohl Excel-Tabellen als auch Kassenbücher mit Bleistifteinträgen nicht GoBD konform. Unterläuft dir doch mal ein Fehler bei einer Eintragung, dann musst du eine Streichung vornehmen, sodass der ursprüngliche Eintrag noch lesbar ist.
Eine Archivierungssoftware erleichtert dir hierbei den Aufwand.