Inventur
Die Inventur dient der Erfassung aller vorhandenen Bestände in einem Unternehmen. Bei der Inventur werden Vermögenswerte und Schulden zu einem Stichtag erfasst und schriftlich dokumentiert. Das Inventar, die Inventurliste, ist das Ergebnis der Inventur. Es handelt sich dabei um ein Bestandsverzeichnis, in dem alle Vermögensteile und Schulden nach Art sowie mengen- und wertmäßig aufgeführt sind. Nach § 191 und § 192 UGB (Unternehmensgesetzbuch) sind Unternehmer zur Inventur verpflichtet, sie ist Teil der ordnungsgemäßen Buchführung.
Wird ein Unternehmen gegründet, übernommen oder geschlossen, ist eine Inventur erforderlich, ebenso sind Inventuren zum Ende eines Geschäftsjahres vorgeschrieben. Eine Inventur kann Abweichungen zwischen Soll- und Istbeständen aufzeigen. Treten derartige Abweichungen auf, ist eine Korrektur des Sollbestandes erforderlich. Inventurdifferenzen müssen erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung berücksichtigt werden.
Zeitpunkte für die Inventur
Die Inventur muss am Bilanzstichtag durchgeführt werden, das ist am letzten Tag eines Geschäftsjahres, zumeist am 31.12. Die Aufnahme der Bestände nimmt viel Zeit in Anspruch, auch viel Personal ist erforderlich. Für die Inventur von Gütern im Umlaufvermögen können daher Vereinfachungsverfahren mit flexiblen Terminen genutzt werden. Darüber hinaus können auch aus besonderen Gründen Inventuren an anderen Stichtagen im Jahr stattfinden, beispielsweise, wenn eine Liquidation oder ein Verkauf des Unternehmens erfolgen soll.
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Inventur der Vermögensgegenstände
Zur Stichtagsinventur müssen alle Vermögensgegenstände in einer körperlichen Bestandsaufnahme erfasst werden. Daher müssen folgende Wirtschaftsgüter gemessen, gezählt und gewogen werden:
- Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Konsignationswaren
- Handelswaren, die zum Wiederverkauf bestimmt sind
- fertige sowie unfertige Arbeiten und Produkte
- Material, das sich auf Baustellen befindet
- Materialien, die bei fremden Unternehmen zur Be- oder Verarbeitung gelagert sind
- Vorräte in Außen- und Zolllagern
- Waren, die veraltet oder nicht mehr bewertbar sind
- Verbrauchsmaterialien, dazu gehören Reinigungsmaterialien, Drucksorten und Büromaterial
Bei Gütern des Anlagevermögens ist eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme nicht zwingend notwendig. Allerdings muss der tatsächliche Bestand alle vier Jahre festgehalten werden. Auch bei der körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände bedarf es keiner Inventur, sofern ein Verfahren gemäß der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung Anwendung findet und gesichert ist, dass der Bestand nach
- Art
- Menge
- und Wert
auch ohne die körperliche Beschandsaufnahme zum Zeitpunkt der Stichtagsinventur festgestellt werden kann.
Körperliche Inventur und Buchinventur
Die körperliche Inventur erfolgt im Lager, dabei werden körperliche Vermögensgegenstände aufgenommen. Nicht alle Güter, die sich im Lager befinden, können durch Zählen erfasst werden. Für verschiedene Bestände ist daher die Bestandsaufnahme durch Wiegen oder Messen erforderlich. Ist das Messen oder Wiegen nicht möglich oder nicht zumutbar, kann auch eine Schätzung mit Bewertung erfolgen. Bestände des nicht körperlichen Vermögens, zu denen Forderungen, Verbindlichkeiten und Bankguthaben gehören, sowie Schulden, werden im Rahmen der Buchinventur erfasst. Die Grundlage bilden Auszeichnungen der Finanzbuchhaltung in Form von Quittungen und Belegen.
Arten von Inventuren
Die Stichtagsinventur erfolgt zu einem bestimmten Stichtag, dabei werden die Bestände mengenmäßig erfasst und in Inventurlisten aufgenommen. Die Bestandsaufnahme ist nicht direkt am Bilanzstichtag erforderlich, sie kann mit einer Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen. Anhand von Belegen werden Zu- und Abgänge zwischen Aufnahmetag und Stichtag, aber auch Bewegungen am Stichtag selbst mengen- und wertmäßig fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Die Waren werden zu den Anschaffungskosten bewertet. Ist eine Aufnahme zum Stichtag aufgrund von sehr großen Beständen oder aus anderen Gründen nicht möglich, kann eine verlegte Inventur erfolgen.
Die verlegte Inventur kann auch stattfinden, wenn die Voraussetzungen für die permanente Inventur nicht vorliegen. Eine körperliche Bestandsaufnahme kann an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor dem Bilanzstichtag oder innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Die Fortschreibung oder Zurückrechnung des am Aufnahmetag ermittelten Bestandes auf den Stichtag erfolgt nur wertmäßig, nicht mengenmäßig.
Bei der permanenten Inventur kann die Bestandserfassung zeitlich verteilt über das Geschäftsjahr erfolgen. Dafür müssen ein Lagerbuch sowie nachprüfbare Unterlagen für alle Zu- und Abgänge geführt werden. Eine körperliche Inventur ist mindestens einmal im Geschäftsjahr durchzuführen. Der Sollbestand der Lagerbuchführung muss mit dem tatsächlichen Ist-Bestand verglichen werden.
