PDCA – Plan-Do-Check-Act

Es gibt viele unterschiedliche Faktoren, die über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Ständige Optimierung und Verbesserung gilt es, als selbstverständlich zu betrachten. Dies betrifft auch das Qualitätsmanagement einer Firma. Ein gutes Werkzeug dafür ist der PDCA Zyklus, auch PDCA-Methode genannt.

Das erwartet dich heute:

Was versteht man unter PDCA?

PDCA ist vielen auch unter den Begriffen Demingkreis oder Shewhart-Zyklus bekannt. Im Qualitätswesen stellt PDCA ein wichtiges Basiskonzept dar, um einen ständigen Verbesserungsprozess zu gewährleisten. Dies gilt sowohl für die Entwicklung von Produkten, als auch für Analyse von Fehlerursachen. PDCA ist eine Abkürzung und steht für Plan-Do-Check-Act. Übersetzt bedeutet dies Planen-Ausführen-Überprüfen-Anpassen. Mag etwas kompliziert klingen, lässt sich aber von dir in deinem Unternehmen recht leicht anwenden und vor allem sinnvoll nutzen. Der PDCA-Zyklus stellt einen Prozess zur Problemlösung in vier Schritten dar. PDCA ist für eine langfristige Anwendung ausgelegt und du verfolgst damit das Ziel, eine gute Basis für das Qualitätsmanagement in deinem Unternehmen zu schaffen.

Woher kommt der PDCA?

PDCA ist keine neumodische Erfindung. Vielmehr liegen die Ursprünge von diesem Ansatz schon rund 400 Jahre zurück. Ronald D. Moen und Clifford L.Norman konnten den Ursprung dieser Methode zurückverfolgen. Sie stießen dabei auf eine Verbindung von Experimenten von Galileo und auf Francis Bacon, der bekannt war für sein induktives Lernen. Endgültig fand PDCA dann seine Form durch Shewhart und seinen Schüler William Edward Deming. Deming nahm sich die Erkenntnisse von Shewhart vor und gestaltete damit seine Form der PDCA. Vorgestellt wurde diese von ihm in Japan im Jahre 1950. Die Japaner griffen diese Form auf und entwickelten daraus wiederum den heute bekannten Plan-Do-Check-Act-Zyklus.

Grundlagen des PDCA

Wie oben bereits erwähnt, zählt man Walter Shewhart als Vater dieses Konzeptes. Er schuf auch die Grundlagen. Aber erst Deming brachte die Erkenntnisse seines Lehrmeisters, der ein leidenschaftlicher Analyst von Daten und Qualitätsverbesserungen war, in seine heutige Form. Deming machte aus dem Modell einen richtigen Lern- und Verbesserungszyklus. Dies tat er auch aus gutem Grund. Nach dem Zweiten Weltkrieg versuchte man in Japan die Wirtschaft wieder aufzubauen. Federführend zeigte sich hierfür General Douglas MacArthur. Doch auch er konnte die starken Qualitätsdefizite nicht beheben. Er lud deshalb Deming als Experten für Qualitätssicherung nach Japan ein. Der deutlichste Unterschied zwischen den Grundlagen des PDCA von Shewhart und Deming ist, dass letzterer dem Prozess seines Lehrmeisters eine weitere Stufe hinzufügte. Er gab für seinen PDCA Zyklus auch das Motto aus.

„Always touch a running System“ anstatt „Never touch“

Und so entstand der PDCA-Zyklus, wie er heute bekannt ist und auch genutzt wird. Die PDCA-Methode mit ihren vier Phasen.

Die 4 Phasen des PDCA

Lange Zeit wurde in der westlichen Wirtschaft der Demingkreis mit seinen 4 Phasen nicht richtig verstanden bzw. nicht richtig interpretiert. Das mag vielleicht auch ein wenig an der Abstraktheit des Kreises liegen und viele Unternehmer der Meinung waren, das machen wir doch selbst schon lange so. Betrachtest du aber diese 4 Phasen genauer, dass es sich nicht wie allgemein angenommen um Nachbesserungen handelt, sondern ganz klar um Verbesserungen. Wenn du ständig nur Nachbesserungen durchführst, dann stellen diese lediglich einen Eingriff in einen operativen Regelkreis dar. Das Ziel liegt hier nur darin, bestimmte und deutliche Abweichungen zu korrigieren. Doch damit kannst du nicht eine langfristige und vor allem nachhaltige Verbesserung erreichen.

Der PDCA-Zyklus ist ein kontinuierlicher Prozess. Er dient dir als Unternehmer dazu, um folgende Punkte zu erreichen:

  • Verbesserung der Qualität sowohl von Produkten als auch Prozessen
  • Lösung von Problemen
  • Implementierung von Lösungen
  • Test von Verbesserungsmaßnahmen in einem kleinen Umfang vor der eigentlichen großen Umsetzung

Um dies zu erreichen, ist der PDCA-Zyklus in 4 Phasen unterteilt.

  1. Plan
  2. Do
  3. Check
  4. Act

Beschreibung der 4 Phasen

PhaseBeschreibung
Plan Um einen Verbesserungsprozess in Gang zu setzen, bedarf es im Vorfeld einer Planung und der Festsetzung von Zielen. Im ersten Schritt musst du deshalb den Status Quo analysieren. Dabei solltest du in deinen Gedankenspielen immer Fragen bedenken, wo es Potenzial für Verbesserungen gibt und wo möglicherweise die Ursachen für auftretende Probleme liegen.
DoIn der zweiten Phase hast du die Aufgabe, Strategien, welche du vorher identifiziert hast und die Vorgehensweisen umzusetzen. Du musst dabei aber beachten, dass nicht gleich überall diese Maßnahmen umzusetzen sind. Zunächst solltest du einen Test in einem kleineren Rahmen durchführen. In diesem Test kannst du dann Erkenntnisse sammeln, wie die getroffenen Maßnahmen wirken. Auf diese Weise kannst du auch ableiten, worauf es bei der gesamten Umsetzung im ganzen Unternehmen zu achten gibt und was ggf. anders gemacht werden muss.
CheckIst die Testphase beendet, beginnt neben der Kontrolle auch eine umfangreiche Analyse. Mach dabei aber nicht den Fehler, alles gleich positiv zu sehen. Wichtig ist, dass alles ehrlich und objektiv betrachtet wird.  Stellst du noch Dinge fest, welche deine Zielerreichung gefährden können, dann musst du jetzt nachjustieren. Erst dann kannst du dein OK für den gesamten Rollout geben.
ActIm vierten Schritt erfolgt die komplette Umsetzung und Einführung in allen Bereichen deines Unternehmens. Die Qualitätssteigerung, die du nun erreicht hast, muss von dir als Standard festgelegt werden. Die Arbeit ist aber mit dem Abschluss vom Verbesserungsprozess nicht getan. Es gilt nun eine kontinuierliche Erreichung der ausgegebenen Ziele zu kontrollieren. Nach einiger Zeit und guter Performance, kannst du den nächsten PDCA-Zyklus anstoßen, wenn du weiteres Potenzial entdeckst.

Was sind der operative und der evolutionäre Regelkreis

Wie bereits erwähnt wurde, muss der PDCA Zyklus mit seinen vier Phasen genau betrachtet werden. Bei oberflächlicher Betrachtung kannst du schnell dem Irrglauben verfallen, dass bei dir das doch alles schon umgesetzt und gemacht wird. Deshalb musst du zwischen dem operativen Regelkreis und dem evolutionären Regelkreis unterscheiden.

Der operative Regelkreis

In den operativen Regelkreis greifst du immer ein, wenn am Produkt Fehler oder Probleme, beispielsweise in Form von Abweichungen, auftreten. Für den Fertigungsprozess sind für solche Vorfälle schon im Vorfeld bestimmte Maßnahmen beschrieben. Diese kommen dann bei Abweichungen zum Einsatz. Damit kannst du verhindern, dass viele fehlerhafte Produkte oder Leistungen produziert werden. Aber alle Maßnahmen dienen nur diesem Ziel.

Der evolutionäre Regelkreis

Aus dem operativen Regelkreis heraus kannst du Erkenntnisse und Resultate ableiten, die nicht nur ein Eingreifen in den Fertigungsprozess notwendig machen, sondern dauerhaft zu beheben sind. Die können Verbesserungen der Konzeptionierung sein, Verbesserung von Prozessen oder auch Systemen. Später werden diese Maßnahmen dann wieder in den Regelkreis überführt. Mit dem evolutionären Regelkreis aber verfolgst du ganz zielsicher, Abweichungen oder sonstige Fehler in der Zukunft zu verhindern.

PDCA im Bereich Qualitätsmanagement

Im Bereich Qualitätsmanagement spielt PDCA für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle. Betrachtest du den evolutionären Regelkreis, dann musst du diesen als einen nie endenden Prozess verstehen. Es gibt weder einen Anfang, noch gibt es ein Ende. Dazu ist es hilfreich, wenn du dir den Deming Kreis als Spirale vorstellst. Eine Spirale, die immer weiter nach oben geht. Jede Verbesserung bringt dein Unternehmen auf ein neues, ein besseres Level. Wichtig dabei ist, dass du alles nicht aus einer individuellen Sicht betrachtest, sondern als Unternehmer immer sowohl in kleinen als auch großen Zyklen des PDCA denkst und auch entsprechend handelst. Für dich muss folgendes Motto immer im Vordergrund stehen:

„Überlege dich jeden Tag aufs Neue, ob es etwas gibt, was du noch besser gestalten kannst.“

Klingt jetzt vielleicht einfach, ist es aber nicht ganz. Denn um dieses Motto auch leben zu können, musst du drei wesentliche Faktoren bedenken.

  1. Du musst jede einzelne Aktivität in deinem Unternehmen so sehen, dass er ein Teil eines Prozesses ist. Und jeden dieser einzelnen Teile kannst du verbessern.
  2. Schnelle und pragmatische Lösungen für Probleme, sogenannte Quick Hits, sind zwar recht und schön, stellen aber nicht die Weichen für grundsätzliche Veränderungen.
  3. Du und auch dein ganzes Management muss eine Vorbildfunktion in Sachen Denken und Handeln ausüben. Übernimmst du nur passiv eine Verantwortung, reicht dies langfristig nicht aus.

PDCA für dein Zeitmanagement

Die Methode PDCA kannst du aber nicht nur im Qualitätsmanagement einsetzen. Du kennst sicher die Situation als Gründer oder junger Unternehmer auch, dass dein Arbeitstag einfach viel zu wenig Stunden zur Verfügung stellt. Jeden Tag bis spät abends manchmal bis in die Nacht hinein bist du mit deinem Unternehmen beschäftigt. Doch das muss nicht sein. Viele Stunden werden durch Tätigkeiten geopfert, die eigentlich gar nicht sein müssten. Mit PDCA kannst du an deinem eigenen Zeitmanagement arbeiten und dieses deutlich zu deinen Gunsten optimieren. Wende einfach den PDCA Zyklus an und beginne damit deinen Arbeitstag zu analysieren. Du wirst schnell feststellen, dass du einiges an Zeit sinnvoller nutzen kannst, als dies im Moment der Fall ist.

Tipp:

Eine dieser Tätigkeiten, die enorm viel Zeit kostet, ist die Buchhaltung. Als Unternehmer kommst du leider nicht an ihr vorbei. Um Zeit und Geld zu sparen, kannst du die Nutzung einer Buchhaltungssoftware in Betracht ziehen.

Beispiel PDCA Zyklus zum Thema Zeitmanagement

Zur Verbesserung von deinem Zeitmanagement durchläufst du ebenfalls die 4 beschriebenen Phasen. Dabei gilt für dich folgende Vorgehensweise.

  1. Analysiere deinen Ist-Zustand. Wie sieht dein Zeitmanagement aktuell aus? Für welche Tätigkeiten brauchst du besonders viel Zeit? Wofür fehlt dir am Ende des Tages die Zeit? Musst du alle Tätigkeiten wirklich selbst erledigen?
  2. Im nächsten Schritt musst du dich mit Möglichkeiten beschäftigen, wie du deinen Arbeitstag effizienter gestalten kannst. Kannst du Aufgaben delegieren? Befasse dich mal mit dem Pareto-Prinzip. Sicher kannst du hier etwas davon für dich ableiten. Überdies gibt es noch viele weitere Tipps, wie vor allem Gründer ihre Arbeit besser organisieren können. Schreibe alle Möglichkeiten wie in einem Brainstorming für dich auf.
  3. Hast du die wichtigsten möglichen Arbeitshilfen für dich und dein Zeitmanagement herausgefunden, dann versuche diese in den nächsten Tagen in deinen beruflichen Alltag zu integrieren. Nach wenigen Tagen ziehst du eine erste Bilanz. Hast du deine Zeit besser einteilen können? Sind deine Arbeitstage kürzer geworden? Gibt es noch etwas, was du verändern oder verbessern kannst?
  4. Wenn du selbst mit dem Ergebnis zufrieden bist, kannst du die neue Zeiteinteilung ab sofort nutzen. Der PDCA Zyklus wäre damit erst einmal beendet.

Weitere Einsatzmöglichkeiten für PDCA

Qualitätsmanagement oder Zeitmanagement sind nur zwei Beispiele, wo du die PDCA Methode anwenden kannst. Grundsätzlich kannst du dieses Werkzeug immer dann einsetzen, wenn du etwas verbessern oder langfristig optimieren möchtest. Hier ein paar weitere Beispiel für den Einsatz:

  • zur Verbesserung von Produkten oder Prozessen und Abläufen
  • bei der Entwicklung von neuen Produkten oder Dienstleistungen
  • zur Einführung von neuen Abläufen und Prozessen in deinem Unternehmen
  • als Unterstützung zur Einführung von Six Sigma-Projekten oder der Einführung von TQM, dem Total Quality Management
  • Methode um Lieferantenmanagement zu verbessern
  • als Test in einem einzelnen Bereich deines Unternehmens bevor Neuerungen für das ganze Unternehmen umgesetzt werden

Vorteile und Nachteile Plan-Do-Check-Act

Natürlich ist die PDCA Methode nicht die Lösung aller Lösungen. Wie viele Werkzeuge für die Verbesserung und Optimierung gibt es auch hier Vor- und Nachteile.

Die Vorteile auf einen Blick

Vorteile PDCA Beschreibung
QualitätsverbesserungDurch die iterative Art des Deming Kreises ist eine kontinuierliche Aufmerksamkeit möglich. Damit kann die Qualität stetig verbessert werden
IntegrationBei der PDCA Methode sind alle Mitarbeiter ein Teil des gesamten Prozesses. Dadurch wiederum gelingt dir die Integration der Mitarbeiter besser und dies kann sich durchaus positiv auf dein gesamtes Unternehmen auswirken
Vielseitig anwendbarDu kannst den Zyklus nicht nur zur Beseitigung von Problemen im Bereich Geschäftsführung einsetzen. Auch bei der Herstellung von Produkten ist es möglich, in der Produktion als auch bei der Kontrolle der Qualität entscheidende Verbesserungen anzustoßen
Unbegrenzt anwendbarMit dem Deming Kreis wird dir ein Werkzeug an die Hand gegeben, welches du durch seine klar definierten vier Phasen für jede Art von Situation und Ziel beliebig oft verwenden kannst
Im kleinen Rahmen testenÄnderungen, Verbesserungen und Optimierungen kannst du mit PDCA vorher in kleinen Tests auf Wirksamkeit hin überprüfen. Verläuft dieser Test, beispielsweise nur in einem Bereich erfolgreich, kannst du  es auf dein ganzes Unternehmen ausrollen

Die Nachteile auf einen Blick

Nachteile PDCA Beschreibung
Kein Platz für VariablenDer PDCA Zyklus funktioniert in der Regel am besten, wenn es perfekte Bedingungen gibt und für Variablen kein Raum vorhanden ist
Langsamer FortschrittDie PDCA Methode ist eine Problemlösung in 4 Phasen. Das braucht seine Zeit und der Fortschritt tritt nur langsam ein. Die Methode ist weniger geeignet wenn es schnell gehen muss
ProjektstillstandDurch eine zu lange Analyse kann es vor allem innerhalb von einem Projekt zu einem Stillstand kommen. Der PDCA Zyklus macht zwar eine genaue Planung möglich, die richtige Arbeit kommt aber erst in der letzten Aktionsphase
LeistungsbeurteilungEine Leistungsbeurteilung von Einzelnen ist für dich nur schwer möglich. Die Methode erfordert in jeder Phase Teamarbeit

Kritik an der PDCA-Methode

Einer der größten Nachteile des PDCA Zyklus ist auch gleichzeitig der größte Kritikpunkt. Um dieses Werkzeug bei dir anzuwenden, musst du viel Zeit einplanen. Kurzfristige Lösungen für Probleme kannst du mit dieser Methode nicht finden.

Fazit

Genau betrachtet weist der PDCA Zyklus einige Gemeinsamkeiten mit der japanischen Philosophie Kaizen auf. Mit dem Zyklus wird ein iterativer Prozess beschrieben, in dem du Ideen planen, umsetzen und analysieren kannst. Aus den Ergebnissen lassen sich einige Maßnahmen ableiten, die für den Prozess einer stetigen Verbesserung notwendig sind. Sehr gut ist dieses Werkzeug geeignet, um Produkte oder Prozesse neu zu entwickeln oder zu optimieren. Du darfst bei PDCA aber nicht den Fehler machen, diese als komplizierte Methode zu sehen. Vielmehr ist es als logisches Denken zu betrachten. Du überlegst dir Neuerungen, erstellst dafür ein Konzept, probierst es aus und kannst daraus lernen und weitere Maßnahmen ableiten.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.