Handlungsvollmacht

Handlungsvollmachten spielen in zahlreichen Branchen eine große Rolle im tagtäglichen Geschäftsalltag. Deshalb haben wir alle wissenswerten Fakten rund um diese Thematik für dich hier aufbereitet.

Definition

Eine Handlungsvollmacht ist eine auf bestimmte Geschäfte begrenzte Vollmacht, die keine generelle Prokura darstellt. Sie wird vom Prokuristen oder dem Kaufmann selbst erteilt und gibt der bevollmächtigten Person klar definierte, begrenzte Vertretungsmacht.

Handlungsvollmacht
Als rechtliche Grundlage für die Handlungsvollmacht dient der § 54 HGB.

Erteilung und Erlöschung

Die Handlungsvollmacht wird nicht im Handelsregister eingetragen. Sie erfolgt entweder ausdrücklich oder durch konkludente Handlung. Das bedeutet vereinfacht gesagt, dass eine Handlungsvollmacht entweder formell erteilt wird, oder sich aus dem Tagesgeschäft eine solche Vollmacht schlüssig ergeben kann.

Relevant ist, dass die Vertretungsmacht für Geschäftspartner erkennbar ist, damit sie wissen, mit wem sie welche Geschäfte abschließen können. Aus juristischen Gründen ist die Offenlegung nicht notwendig, im geschäftlichen Alltag kann es jedoch deutlich einfacher sein und Missverständnisse hinsichtlich Entscheidungsbefugnissen vorbeugen.

Je nach dem um welche Vollmacht es sich handelt, erlischt diese auf unterschiedliche Weise wieder. Eine Spezialvollmacht, die nur für ein bestimmtes Geschäft ausgestellt ist, erlischt, sobald das Geschäft vollzogen ist. Außerdem können Vollmachten jederzeit vom Vertretenen widerzogen werden. Darüber hinaus gibt es noch andere Situationen, die zum Erlöschen der Vollmacht führen, nämlich beispielsweise die Insolvenz des Unternehmens.

Rechtsgrundlage

Die rechtlichen Aspekte (und Grenzen) der Handlungsvollmacht sind im § 54 HGB geregelt. Hier heißt es, dass eine Person, der eine Handlungsvollmacht erteilt wurde, grundsätzlich alle Rechtsgeschäfte für das Unternehmen abschließen kann, die branchenüblich und für das Unternehmen typische Geschäfte sind. Ausgenommen sind somit andere Tätigkeiten, etwa die Vertretung des Unternehmens in einem Gerichtsprozess, da es sich dabei um keine branchenübliche, typische Tätigkeit handelt.

Vereinfacht gesagt kann die bevollmächtigte Person Entscheidungen des Tagesgeschäfts rechtsverbindlich treffen, jedoch nicht in sonstigen Situationen entscheiden. Wenn nun eine bevollmächtigte Person die eigenen Kompetenzen überschreitet und beispielsweise ein Geschäft abschließt, das nicht branchenüblich ist, so muss der Geschäftspartner die fehlende Vollmacht gegen sich gelten lassen, wenn er wusste oder wissen musste, dass keine entsprechende Vollmacht vorliegt.

Wenn du dir also in einem Rechtsgeschäft einmal unsicher bist, ob dein Geschäftspartner diesen Deal wirklich mit dir abschließen kann, obwohl er beispielsweise nicht der Geschäftsführer des Unternehmens ist, so solltest du nach der entsprechenden Vollmacht fragen, um auf Nummer sicher zu gehen.

Wichtig!

Als Unternehmer musst du viele Dinge beachten. Nicht nur die Handlungsvollmacht ist ein Thema mit dem du dich auseinandersetzen musst. Auch die Buchführungspflicht ist wichtiger Bestandteil deines Unternehmertums.

Haftung

Solange sich die bevollmächtigte Person an die Vorgaben hält, sprich nur gängige Geschäfte innerhalb der Vollmacht abschließt, so haftet dafür der Gewerbetreibende selbst. Der Bevollmächtigte hingegen haftet immer dann, wenn er sich eigentlich selbst falsch verhält – konkret also, wenn er beispielsweise seine Kompetenzen überschreitet und Geschäfte abschließt, die nicht durch die Vollmacht gedeckt sind.

Handlungsvollmacht Arten

Grundsätzlich können drei verschiedene Arten von Handlungsvollmachten unterschieden werden. Dabei handelt es sich um allgemeine Handlungsvollmachten, Arthandlungsvollmachten und Spezialhandlungsvollmachten.

Allgemeine Handlungsvollmacht

Bei der allgemeinen Handlungsvollmacht dürfen alle Geschäfte, die für die jeweilige Branche typisch sind, abgewickelt werden.

Arthandlungsvollmacht

Hier darf eine bestimmte Art von Geschäften durchgeführt werden, die auch eine Geschäftsart des ausgeübten Gewerbes darstellt. Diese Vollmacht ist also auf einen bestimmten Geschäftszweig beschränkt.

Spezialhandlungsvollmacht

Bei Spezialhandlungsvollmachten darf nur ein ganz konkretes Geschäft einmalig durchgeführt werden. Sobald eben dieses Geschäft abgeschlossen ist, erlischt auch die Vollmacht wieder.
Abseits dieser drei Kategorien gibt es auch noch andere Arten von Vollmachten. Relevant sind hier die Generalvollmacht, die Prokura und die Untervollmacht. Auf diese drei Kategorien gehen wir nun näher ein.

Weitere Arten von Vollmachten

Generalvollmacht

Die Generalvollmacht ist besonders weitreichend. Der Bevollmächtigte kann kurz gesagt alle denkbaren Geschäfte abschließen. Dementsprechend wichtig ist es, die Entscheidung eine Generalvollmacht zu erteilen – auch wenn es nur für Notfälle ist – gut zu überdenken.
Eine solche Vollmacht kann auch über den Tod hinaus gültig sein, doch wer eine solche Vollmacht erteilen möchte, sollte dies durch einen Notar beglaubigen lassen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise kann darin liegen, Erbstreitigkeiten zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass volle Handlungsfähigkeit hinsichtlich der Rechtsgeschäfte auch nach dem Tod gegeben ist.

Prokura

Im Geschäftsleben zählt die Prokura wohl zu den häufigsten Vollmachts-Arten. Dabei gibt es wieder verschiedene Spezifikationen und die Regeln, in welchen Bereichen der beauftragte Prokurist tätig werden darf.

Einzelprokura

Der Prokurist darf das Unternehmen nach außen vertreten, er darf also alleine Geschäfte abschließen.

Gesamtprokura

Der Prokurist ist nicht alleine zeichnungsberechtigt, er darf nur mit weiteren Prokuristen oder Geschäftsführern gemeinsam auftreten.

Filialprokura

Der Prokurist hat weitreichende Freiheiten innerhalb der Filiale, in der er tätig ist und darf hier entsprechende Entscheidungen treffen.

Handlungsvollmacht und Prokura – Unterschiede

Der zentrale Unterschied zwischen Prokura und Handlungsvollmacht ist der Gestaltungsspielraum des Kaufmannes. Bei der Prokura ist gesetzlich exakt geregelt, was genau der Prokurist darf und was nicht. Der Kaufmann hat also nur die Entscheidung darüber, wer die Prokura bekommt, er kann aber inhaltlich nichts abändern. Bei der Handlungsvollmacht hingegen hat der Kaufmann Gestaltungsspielraum und kann genauer definieren, welche Vollmachten er erteilt.
Die Art der Prokura und die Namen der Prokuristen müssen außerdem im Handelsregister eingetragen werden, was bei Handlungsvollmachten ebenso nicht der Fall ist.

Untervollmacht

Eine Untervollmacht besteht dann, wenn ein bereits selbst nur Bevollmächtigter wiederum einen Dritten mit einer Vollmacht beauftragt. Gültig ist eine solche Vollmacht nur dann, wenn der ursprüngliche Vollmachtgeber dieser Untervollmacht zustimmt. In der Praxis kommen Untervollmachten beispielsweise bei Rechtsanwälten vor. Der Rechtsanwalt bekommt eine Vollmacht erteilt und lässt jedoch einen anderen Anwalt den Mandanten vertreten. Hier ist eine Untervollmacht nötig und auch praktisch umsetzbar.

Handlungsvollmacht schreiben

Grundsätzlich kann eine Handlungsvollmacht formfrei erteilt werden. Empfehlenswert ist, dass die Handlungsvollmacht jedoch zumindest schriftlich festgehalten wird, denn mündliche Verträge – und das ist eine Handlungsvollmacht schlussendlich – können immer nachteilig sein, beispielsweise wenn es später darum geht, ob wirklich eine entsprechende Vollmacht erteilt wurde oder nicht.

Bei komplexen Sachverhalten lohnt es sich, für das Ausstellen der Vollmacht rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Generell kann man sagen, dass die Vollmacht möglichst eindeutig definiert werden sollte. Versuche also so klar als möglich zu regeln wer genau wozu bevollmächtigt wird, welche Handlungsgrenzen es gibt und wann und wie die Vollmacht auch wieder erlischt. Eindeutige Formulierungen sind hier das Wichtigste, damit es später nicht zu Streitigkeiten kommen kann.

Außerdem findest du online praktische Vorlagen für Handlungsvollmachten, die du nur noch entsprechend deiner eigenen Anforderungen ergänzen musst und somit schnell und flexibel verwenden kannst.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.