Reisekostenabrechnung
Wer als Unternehmer viel auf Reisen ist, für den fallen zumeist auch Reisekosten an. Doch oftmals stellt sich die Frage, wie wird diese Reisekostenabrechnung richtig erstellt, sodass es später zu keinen ärgerlichen Nachzahlungen im Falle einer Betriebsprüfung kommt.
Eine Reisekostenabrechnung zu erstellen ist nicht so einfach, wie manchen denken, denn es muss einiges beachtet werden, denn schon eine fehlende Kleinigkeit kann zur Folge haben, dass das Finanzamt, diese Ausgaben entweder nur zum Teil oder gar nicht mehr akzeptiert.
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Die Reisekosten werden in verschiedene Kategorien unterteilt und jede einzelne davon muss unterschiedlich behandelt werden:
- Die Fahrtkosten
Die Geschäftsreise kann mit dem Firmenfahrzeug, dem Privaten KFZ oder mit Bahn, Bus oder Flugzeug durchgeführt werden. Wird das Firmenfahrzeug genutzt, dann muss nichts Besonderes beachtet werden, außer selbstverständlich das ordentliche Führen des Fahrtenbuches – sofern dieses geführt wird oder geführt werden muss. Des Weiteren können die Kosten für die Fahrt mit Bus oder Bahn sowie der Flug in voller Höhe abgesetzt werden, dazu wird dann nur der dementsprechende Beleg (Rechnung) benötigt. Anders sieht es aus bei der Fahrt mit dem privaten KFZ, denn hier besteht die Möglichkeit entweder einen pauschalen oder einen individuellen km-Satz zu verwenden. Besonders für ein teures Fahrzeug kann es sich lohnen den individuellen Kilometersatz zu nutzen, auch wenn dieser etwas aufwendiger zu ermitteln ist.
- Den individuellen Kilometersatz berechnen.
Dafür müssen alle Kosten, die jährlich für das Fahrzeug anfallen, zusammengerechnet werden und dann durch die jährlichen Kilometer geteilt werden. Zu den Kosten zählen die Abschreibung, Zinsen, Steuer, Versicherung, Reparaturen & Wartung, Garagenmiete und die Treibstoffkosten. Der errechnete Kilometersatz wird dann für jeden gefahrenen Kilometer abgerechnet.
- Der pauschale Kilometersatz
Wenn sich für diesen Kilometersatz entschieden wird, dann wird für den PKW 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer angesetzt. Andere Fahrzeuge wie beispielsweise ein Motorrad unterliegen anderen Pauschalsätzen, diese werden aber kaum in der Praxis angewandt.
- Die Verpflegungsaufwendungen
Wer reist, dem entstehen höhere Verpflegungskosten und diese sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen werden steuerfrei erstattet. Wie hoch die pauschalen Sätze sind, kann im Paragraf 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EstG nachgelesen werden und diese sind zudem gestaffelt nach der Abwesenheitsdauer pro Kalendertag. Seit der Reisekostenreform ist die Abrechnung der Reisekosten ein wenig einfacher geworden, denn seit dem 01.01.2014 gibt es nur noch zwei Pauschalen zum Verpflegungsmehraufwand (bis dahin waren es drei) für die beruflichen Abwesenheitszeiten. Positiv ist bei der Neuregelung der Spesenabrechnung, dass die dienstlichen Kurzreisenden nun mehr Geld erhalten als in den Jahren zuvor, denn sie erhalten bei einer minimalen Abwesenheitszeit von 8 Stunden nun das Doppelte an Geld (vorher waren es 6 Euro). Zudem gelten die Pauschalsätze weiterhin für Auswärtstätigkeiten an der derselben Tätigkeitsstelle für maximal drei Monate. Diese betragen:
- Bei einer Abwesenheit von mindestens 8 – 12 Stunden: 12 Euro
- Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden 24 Euro
Wobei hier anzumerken ist, dass sich diese Werte lediglich auf Inlandsreisen beziehen.
Für Unternehmer, die ins Ausland reisen, gelten andere Sätze und diese fallen ja nach Reiseland unterschiedlich aus. In einem BMF-Schreiben werden diese Sätze in regelmäßigen Abständen veröffentlicht.
- Die Übernachtungskosten
Hier hat der Unternehmen bzw. der Geschäftsreisende zwei Möglichkeiten für seine Reisekostenabrechnung: entweder nach Beleg oder nach einem pauschalen Satz. Was den Pauschalbetrag für Auslandsreisen angeht, so wird auch dieser in dem BMF-Schreiben veröffentlicht und fällt je nach Land unterschiedlich aus. Für Deutschland beträgt der Satz derzeit 20 Euro.
Es ist zu beachten, dass bei den Übernachtungskosten oftmals die Kosten für das Frühstück mit enthalten sind und da das Frühstück ein Teil der Verpflegung ist, und in den Pauschalen der Verpflegungsaufwendungen enthalten ist, müssen diese Kosten aus den Übernachtungskosten herausgerechnet werden. Bei Inlandsreisen beträgt der Pauschalbetrag 4,50 Euro, bei Auslandsreisen wird ein Satz von 20% berechnet.
- Die Reisenebenkosten
Diese dürfen in voller Höhe abgerechnet werden. Zu diesen Kosten zählen die unterschiedlichsten Kosten wie beispielsweise Mautgebühren, Fährkosten, Parkgebühren, Gepäckkosten etc. Selbstverständlich muss für jeden Betrag der entsprechende Beleg vorliegen.
Was ist sonst noch zu beachten?
In der Reisekostenabrechnung muss unbedingt angegeben werden, wer die Geschäftsreise unternommen hat, das Datum, bzw. die Dauer, der Grund und das Reiseziel.
Im Anschluss erfolgt die Auflistung der einzelnen Kosten und dabei gilt der Grundsatz, dass alle Kosten, die nicht mit einem Pauschalbetrag angesetzt werden, der Beleg der Reisekostenabrechnung beigefügt werden muss.
Wie muss die Vorsteuer behandelt werden bei der Reisekostenabrechnung?
Wenn der Reisekostenabrechnung eine ordentliche Rechnung bzw. Quittung mit Vorsteuerausweis beiliegt, dann kann diese abgezogen werden. Hier richten sich die Pflichtangaben, wie bei allen Rechnungen nach dem Paragrafen 14 Abs. 4 UStG. Für Kleinbetragsabrechnungen bis 150 Euro reicht die Vorschrift nach R 185a U StR 2008 aus. Daraus ergibt sich, dass bei den Pauschalbeträgen der Vorsteuerabzug nicht möglich ist und daher ist das für die meisten der Kleinunternehmer die gängigste Vorgehensweise. Zudem kann auch bei der individuellen Berechnung des Kilometersatzes keine Vorsteuer geltend gemacht werden, denn der Reisende ist kein Unternehmer und ist somit nicht umsatzsteuerpflichtig, bzw. kann und darf diese nicht ausweisen.
