Firmenbuch

Das Firmenbuch ist eines der wichtigsten Verzeichnisse für Unternehmen in Österreich. Für manche ist es nur ein ärgerlicher Kostenfaktor, für andere, die wissen, welche wertvollen Informationen im Firmenbuch zu finden sind, ist es ein enorm hilfreiches Tool. Wir zeigen dir daher in diesem Beitrag, was du alles rund um das Firmenbuch wissen solltest, um es ideal nutzen zu können.

Das erwartet dich heute:

Firmenbuch – Definition

Das Firmenbuch ist ein zentrales Verzeichnis, in dem genaue Informationen über Unternehmen, die freiwillig im Firmenbuch eingetragen oder zur Eintragung verpflichtet sind, abrufbar sind. Geführt wird das Firmenbuch vom jeweiligen zuständigen Firmenbuchgericht, in Wien etwa dem Handelsgericht beziehungsweise in den Bundesländern die jeweiligen Landesgerichte.

Firmenbuch
Was ist das Firmenbuch?

Grundlagen zum Firmenbuch

Grundsätzlich ist es so, dass im Firmenbuch alle österreichischen Kapitalgesellschaften, also jede GmbH und Aktiengesellschaft, eingetragen wird. Auch Personengesellschaften wie OG und KG werden eingetragen und Genossenschaften stehen auch im Firmenbuch. Einzelunternehmen können sich freiwillig eintragen lassen, wobei dies mit Kosten verbunden ist. Dafür können diese Unternehmer dann den Zusatz „e.U.“ führen und auf die bessere Transparenz durch die Eintragung verweisen. Das Firmenbuch umfasst sehr breite Informationen, die immer freiwillig noch um weitere Daten angereichert werden können, wenn Unternehmen das wollen. Welche Informationen nun genau im Firmenbuch zu finden sind, werden wir später noch exakter beschreiben. Alle eingetragenen Unternehmen erhalten eine Firmenbuchnummer, die dann beispielsweise im Impressum der Website oder auch in der Mail-Signatur angegeben werden kann, um gleich aufzuzeigen, dass die Daten entsprechend transparent zugänglich gemacht werden.

Was ist das Firmenbuch?

Der Grundgedanke lautet, dass es wichtige Informationen über Unternehmen gibt, die andere Menschen oder andere Unternehmen kennen sollten, wenn sie sich für das Unternehmen in irgendeiner Form interessieren. Der klassische Fall ist, dass ein Unternehmen ein anderes Unternehmen beauftragen will, einen Vertrag abschließen möchte oder eine sonstige Zusammenarbeit bevorsteht. In dieser Situation möchte man das Gegenüber möglichst gut kennen. Um hier relevante Informationen zu erlangen, dient das Firmenbuch als Datenbank, in der alle eingetragenen Unternehmen abrufbar sind.

Wo liegt das Firmenbuch auf?

Das Firmenbuch kann grundsätzlich vor Ort eingesehen werden. In Wien ist das Handelsgericht im 3. Bezirk die Anlaufstelle, in den Bundesländern sind es die jeweiligen Landesgerichte. Um in das Firmenbuch Einsicht zu nehmen, musst du nun aber nicht unbedingt zum nächstgelegenen Firmenbuchgericht fahren, denn auch Notare, Anwälte und Wirtschaftstreuhänder können in das Firmenbuch Einsicht nehmen und dir die entsprechenden Abfragen zur Verfügung stellen. Alternativ dazu können Abfragen an sogenannten „Verrechnungsstellen“ des Bundesministeriums für Justiz erfolgen. Die einfachste Option ist, gleich online in das Firmenbuch Einsicht zu nehmen und so wann immer du willst und von wo aus du willst eine Abfrage zu starten. Zu beachten ist, dass für die Abfragen im Firmenbuch immer Gebühren zu zahlen sind, ganz gleich auf welchem Wege du Informationen aus dem Firmenbuch beziehen möchtest.

Firmenbuch online

Das firmenbuch ist auch online verfügbar. Einerseits kann hier ein einfacher Firmenbuchauszug abgerufen werden, der die allgemeinen Daten über das Unternehmen zeigt, andererseits ist es auch möglich verfügbare Dokumente wie den letzten Jahresabschluss einzusehen. Diese Abfragen können getrennt erfolgen und je nach Abfrage fallen Gebühren an. Dabei ist es besonders wichtig auf die Kosten der Online-Abfrage zu achten, denn diese sind teilweise je nach Anbieter doch sehr unterschiedlich. Für all jene, die häufig Firmenbuchabfragen benötigen, gibt es auch spezielle Angebote, bei denen eine Flatrate ermöglicht wird oder bei denen ein monatlicher Fixbetrag anfällt und dafür die Kosten je Abfrage geringer sind. Beliebte Anbieter sind hier beispielsweise ADVOKAT oder MANZ. Die reinen Gerichtsgebühren für die Abfrage eines aktuellen Firmenbuchauszuges liegen bei knapp 3,50 Euro.

Wer führt das Firmenbuch?

Wie zuvor bereits kurz angesprochen wird das Firmenbuch grundsätzlich von den zuständigen Firmenbuchgerichten geführt, wobei es sich dabei in den Bundesländern um die Landesgerichte handelt und in Wien um das Handelsgericht im 3. Bezirk. Die Abfragen des Firmenbuches können somit über Dritte, etwa Notare, Anwälte oder Online-Services erfolgen, jedoch obliegt die Führung des Firmenbuches immer dem zuständigen Gericht.

Firmenbucheintragung – welche Rechtsträger sind eingetragen?

Bei den Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, ist zwischen freiwillig eingetragenen Unternehmen und jenen, die verpflichtend eingetragen werden müssen, zu unterscheiden. Verpflichtend eingetragen werden alle Kapitalgesellschaften, also GmbH und AG und auch bestimmte Personengesellschaften, nämlich die OG und KG. Einzelunternehmer hingegen müssen nicht im Firmenbuch eingetragen werden, eine Eintragung einer GesbR ist sogar nicht einmal freiwillig möglich. Einzelunternehmen können sich allerdings freiwillig eintragen lassen, womit sie dann in weiterer Folge den Zusatz „e.U.“ für „eingetragenes Unternehmen“ führen dürfen. Der Vorteil der freiwilligen Eintragung liegt darin, dass das Unternehmen die Transparenz erhöht, was beispielsweise für die Teilnahme an bestimmten Ausschreibungen erforderlich sein kann. In vielen Fällen ist die freiwillige Eintragung für Einzelunternehmer schlichtweg unnötig und sie verzichten lieber darauf im Firmenbuch zu stehen, da die Eintragung doch auch mit Kosten verbunden ist.

Welche Informationen sind im Firmenbuch eingetragen?

Bei den Informationen, die im Firmenbuch ersichtlich sind, kann wieder unterschieden werden, ob es sich dabei um verpflichtend veröffentlichte Infos handelt oder um Daten, die freiwillig eingetragen wurden. Auch hier ist zu unterscheiden um welche Art von Unternehmen es sich handelt. Generell müssen Stammdaten eingetragen werden, also allgemeine Informationen über das Unternehmen. Das sind beispielsweise folgende Daten:

  • Firmenbuchnummer
  • Adresse des Unternehmens
  • Zweigniederlassungen
  • Firma und Rechtsform
  • Prokuristinnen und Prokuristen
  • Informationen zu laufenden Insolvenzverfahren
  • Eigene Angaben zum Geschäftszweig des Unternehmens

Bei Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmern werden außerdem das Geburtsdatum und der volle Name der Person angegeben. Einige Informationen befassen sich konkret mit den Eigenschaften der jeweiligen Gesellschaft. Diese Daten sind somit nie für Einzelunternehmen relevant. Dabei handelt es sich um folgende Informationen:

  • Name, Geburtsdatum und Anschrift vertretungsbefugter Organe
  • Beschreibung des Umfangs der Vertretungsbefugnis der Organe und Datum, seitdem die Befugnis besteht
  • Name, Geburtsdatum und Adresse der Gesellschafter
  • Informationen über den Gesellschaftsvertrag und die Satzung der Gesellschaft
  • Höhe des Stammkapitals und der geleisteten Einlagen
  • Veröffentlichte Jahresabschlüsse und Tag der Einreichung der Abschlüsse
  • Infos über den Aufsichtsrat, so es einen solchen gibt

Hier zeigt sich somit klar und deutlich, dass der Fokus des Firmenbuches darauf ausgelegt ist, Informationen über das Unternehmen und die beteiligten Personen bereitzustellen, die für Dritte im Geschäftsleben relevant sein könnten. Gerade der Vertretungsbefugnis kommt große Bedeutung zu. Durch einen Blick in das Firmenbuch lässt sich also klären, ob beispielsweise eine Person, die einen Vertrag für das Unternehmen unterschrieben hat, auch wirklich befugt ist das in rechtsgültiger Form zu tun.

Wie kannst du ein Unternehmen im Firmenbuch eintragen?

Wenn du dein Unternehmen im Firmenbuch eintragen lassen möchtest, musst du einen entsprechenden Antrag stellen. Dieser wird beim zuständigen Firmenbuchgereicht eingereicht, wobei das in klassischer Papierform oder auf elektronischem Wege, via ERV, erfolgen kann. Achtung: Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer müssen den Antrag in beglaubigter Form unterfertigen, also durch das Gericht oder einen Notar beglaubigt. In diesem Antrag musst du die Mindestangaben für die Eintragung anführen, also konkret:

  • Firma
  • Rechtsform
  • Sitz des Unternehmens
  • Anschrift
  • Geschäftszweig
  • Vollständiger Name und Geburtsdatum des Inhabers

Zusätzlich zu diesen Angaben muss eine Musterzeichnung in beglaubigter Form beigelegt werden. Das bedeutet konkret, dass typischerweise schon bei der Firmengründung notariell eine Musterzeichnung erstellt wird. Das heißt, du unterschreibst auf einem leeren Blatt Papier und der Notar bestätigt, dass dies deine Unterschrift ist. Abgesehen davon müssen die anfallenden Gebühren bezahlt werden und wenn du das erste Mal ein Unternehmen gründest, kannst du eine Bestätigung über die Erfüllung der Anforderungen für das Neugründungsförderungsgesetz beilegen, wodurch die Gebühren entfallen. Selbstverständlich betrifft dies nur die Gebühren des Gerichts, der Notar muss für die Beglaubigung trotzdem bezahlt werden und diese Kosten sind nicht zu unterschätzen.

Was kostet die Firmenbucheintragung?

Die Kosten hängen davon ab, ob du unter das Neugründungsförderungsgesetz, besser bekannt als NeuFöG, fällst. Darüber kannst du dich vorab online oder bei der Wirtschaftskammer informieren. Wenn du erstmals ein Unternehmen gründest, kannst du diese Förderung in Anspruch nehmen. Sie sorgt dafür, dass du diverse Gebühren nicht zahlen brauchst. So auch die Gebühren für die Eintragung im Firmenbuch. Ohne dieser Förderung fallen neben den Kosten für Notar und Rechtsanwalt auch Gerichtsgebühren an. Diese sind beispielsweise Eingabegebühren von 18 bis 38 Euro und einige weitere Eintragungsgebühren, die sich ebenfalls in dieser Größenordnung bewegen – es kommt also auch darauf an, was alles eingetragen wird.

Bist du für die Richtigkeit deines Firmenbucheintrages verantwortlich?

Ja, du musst immer dafür sorgen, dass alle Angaben im Firmenbuch korrekt sind, ansonsten können hohe Strafen verhängt werden. Diese Strafen können sogar wiederholt festgesetzt werden, wenn Angaben nicht rasch korrigiert werden. Das bedeutet, du solltest immer wieder prüfen, ob das Firmenbuch korrekt ist und ob es Dinge gibt, die du neu eintragen musst. Das ist etwa dann der Fall, wenn du den Sitz deines Unternehmens verlegst.

Wie kannst du einen Firmenbuchauszug einsehen?

Du kannst wie zuvor beschrieben direkt beim Firmenbuchgericht Einsicht nehmen oder über einen Notar oder Rechtsanwalt einen Firmenbuchauszug anfordern. Über sogenannte „Verrechnungsstellen“ sind ebenfalls Abfragen möglich – dazu zählen auch die oben genannten Anbieter für Online-Abfragen des Firmenbuches.

Was kostet der Firmenbuchauszug?

In den meisten Fällen wirst du einen Firmenbuchauszug einfach online abfragen. Dabei sind geringe Gebühren zu zahlen und natürlich auch für das Service entsprechende Kosten zu tragen, womit sich typischerweise ein Preis von knapp über 10 Euro pro Abfrage ergibt. Für häufige Abfragen kannst du Anbieter wählen, bei denen Flatrates möglich sind.

Fazit

Für dein eigenes Unternehmen musst du den Firmenbucheintrag stets aktuell halten und für deine unternehmerische Tätigkeit kann das Firmenbuch wertvolle Informationen über Geschäftspartner bieten. Es lohnt sich gerade bei großen Deals vorab einen Blick in das Firmenbuch zu werfen und so zu prüfen, wer befugt ist das Unternehmen zu vertreten und wie die letzten Bilanzen aussehen. Die Abfragen im Firmenbuch sind schnell und kostengünstig online möglich.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.