Rechnungslegung

Rechnungslegung

Die meisten Unternehmer sind zu einer Rechnungslegung verpflichtet. Die Bedeutung der Rechnungslegung ist vor allem externen Zwecken geschuldet und soll in erster Linie als Information für einen bestimmten Personenkreis dienen. Dies können beispielsweise Kunden, Lieferanten, aber auch Stakeholder oder Gläubiger sein. Die Rechnungslegung ist aber auch für dich selbst als Inhaber wichtig. Alles, was du zum Thema Rechnungslegung wissen und beachten musst, kannst du im nachfolgenden Artikel erfahren.

Das erwartet dich heute:

Was ist Rechnungslegung?

Rechnungslegung hat nicht direkt etwas mit dem Schreiben von Rechnungen an deine Kunden zu tun. Die Definition Rechnungslegung beschreibt damit vielmehr eine Dokumentation von allen Vorgänge in deinem Unternehmen. Die Rechnungslegung ist in den meisten Fällen für externe Zwecke notwendig und dient als Information wie einem bestimmten Personenkreis, wie bereits in der Einleitung erwähnt. Die Rechnungslegung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet und gilt als Teilbereich vom Rechnungswesen. In erster Linie wird eine Rechnungslegung für die Erstellung von Steuerbilanzen und Handelsbilanzen benötigt.

Rechnungslegung
Rechnungslegung Definition

Die Rechnungslegungsvorschriften und -pflicht

Als Unternehmer wirst du in Österreich durch das Unternehmensgesetzbuch (UGB) und durch die Bundesabgabenordnung zu einer Durchführung der Rechnungslegungspflicht herangezogen. Bei der Rechnungslegung gelten für dich in Österreich ganz wesentliche Rechnungslegungsvorschriften und diese musst du zwingend einhalten. Geregelt ist diese Rechnungslegungspflicht im dritten Buch vom Unternehmensgesetzbuch. Alle diesen Vorschriften sind dort kodifiziert. Das Bilanzrecht in Österreich sieht vor, dass diese Rechnungslegungsvorschriften sehr umfassend sind. Du kannst in diesen Vorschriften und auch alles zum Thema Rechnungslegungspflicht ab § 189 UGB nachschlagen. Die wesentlichen Vorschriften zur handelsrechtlichen Rechnungslegung lauten:

  • Eröffnungsbilanz und Jahresabschluss
  • Buchführung, Inventar
  • Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften
  • Konzernabschluss
  • Prüfung von Konzernabschluss und Jahresabschluss
  • Rechnungslegung

Geregelt sind im UGB diese Vorschriften als:

  • Anwendungsbereiche für Kapitalgesellschaften
  • Anwendungsbereiche für Personengesellschaften
  • Für die Beachtung der Rechtsfolgen für die Schwellengrenzen
  • Wer ist nicht zur Rechnungslegung verpflichtet?
  • Wie müssen die Bücher geführt werden?
  • Beachtung der Frist für die Rechnungslegung in Österreich

In den Vorschriften zur Rechnungslegung sind eine Vielzahl unterschiedlicher Bereiche enthalten. Alle Unternehmen, welche von Rechnungslegungspflicht betroffen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Es gibt aber auch Fälle, in denen für dich zur Rechnungslegung auch die einfache Buchführung ausreichend ist. Für dein Unternehmen musst du eine Bilanz und eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen. Es muss aber auch klar gesagt werden, dass für eine Kapitalgesellschaft deutlich mehr Rechnungslegungsvorschriften bestehen. Der Grund dafür ist die für diese Unternehmensform bestehende Pflicht zur Erstellung von einem Lagebericht.

Ausnahmen von der Rechnungslegungspflicht

Nicht jeder Unternehmer unterliegt aber der Rechnungslegungspflicht. Von der Pflicht zur Rechnungslegung ausgenommen sind folgende Bereiche bzw. Berufsgruppen:

  • Keine Rechnungslegungspflicht besteht bei Freiberuflern
  • Landwirten und Forstwirten sind von der Pflicht zur Rechnungslegung ausgenommen.
  • Keine Rechnungslegungspflicht besteht bei Tätigkeiten, die Bereiche außerhalb eines Unternehmens betreffen. Dazu gehören beispielsweise Einnahmen aus Vermietungen, Verpachtungen oder Kapitalvermögen.

Überdies musst du beachten, dass es auch eine Verjährung auf Rechnungslegung gibt. Der Anspruch auf eine solche Rechnungslegung verjährt als bloßer Nebenanspruch mit dem Hauptanspruch.

Wer unterliegt der Rechnungslegungspflicht?

Verpflichtet zu einer Rechnungslegung sind folgende Unternehmen bzw. Unternehmensformen.

  • Rechnungslegung von Kapitalgesellschaften. Dazu gehören unter anderem die AG, eine GmbH oder eine SE.
  • Eine Rechnungspflicht besteht überdies für sogenannte verdeckte Kapitalgesellschaften, wie etwa eine GmbH & Co. KG.
  • Eine Rechnungslegung muss von Genossenschaften durchgeführt werden.
  • Auch neue Selbstständige sind zur Rechnungslegung verpflichtet, wenn du mit deinem Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet bist.

Außerdem muss bei der Rechnungslegungspflicht auch ein Schwellenwert beachtet werden. Liegen die Umsatzerlöse über einem Schwellenwert von 700.000 Euro aus Erlösen von Umsätzen, dann sind auch folgende Unternehmen betroffen. Voraussetzung ist aber, dass an zwei aufeinanderfolgenden Jahren dieser Schwellenwert überschritten wird.

  • Rechnungslegung von Einzelunternehmen.
  • Rechnungslegung von Personengesellschaften wie beispielsweise der KG oder OG

Aber auch eine Rechnungslegung als gemeinnütziger Verein ist erforderlich. Hier ist ein Vorstand gegenüber seinen Mitgliedern nach dem Ende seiner Amtszeit zur Rechnungslegung verpflichtet. Hingegen ist die Rechnungslegung als Privatperson und Kleinunternehmer keine Pflicht.

Grundsätze ordentlicher Buchführung (GOB)

Zu den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung gehören auch die Grundsätze zur Rechnungslegung. Ein Teil dieser sind der Anspruch auf Rechnungslegung und die Beachtung der Vorschriften zur Rechnungslegung. Die doppelte Buchführung stellt im Wesentlichen die Rahmenbedingung für das Gesetz zur Rechnungslegung dar.

Hinzu kommen die Grundsätze der ordentlichen Buchführung, kurz nur als GOB bezeichnet, in § 190 UGB. Betrachtest du diese Grundsätze in der Praxis, wirst du schnell feststellen, dass dies auf gesetzlichen Bestimmungen beruhen. Von einer ordentlichen Buchführung kann gesprochen werden, wenn alle Geschäftsvorfälle folgenden Grundsätzen entsprochen wird:

  • Wahrheit
  • Vollständigkeit
  • Klarheit
  • Stichtagsprinzip
  • Imparitätsprinzip
  • Realisationsprinzip
  • Stetigkeit
  • Einzelbewertung
  • Vorsicht
  • Aktivierungsverbot für selbst geschaffene immaterielle Werte bzw. originäre Firmenwerte

Nur wenn nach alle diesen Grundsätzen alle Geschäftsvorfälle erfasst worden sind, kann die Buchführung als ordnungsgemäß bezeichnet werden.

Mit den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung wird auch das Ziel von einem Gläubigerschutz verfolgt. Mit der Einhaltung der GOB stellst du sicher, dass aus deinem Unternehmen kein Kapital für die Haftung entzogen wird.

Wenn du als Unternehmer in Österreich gegen diese Grundsätze der ordentlichen Buchführung verstoßen solltest, sind unter Umständen einige folgenschwere Folgen damit verbunden.

  • Mögliche Aberkennung von steuerlichen Begünstigungen
  • Verwerfung der Aussagekraft deiner Buchführung durch das Finanzamt
  • Anerkennung der Bemessungsgrundlage für deinen Gewinn und damit die Steuerberechnung
  • Steuerschätzung durch das Finanzamt
  • Möglicherweise Verhängung von empfindlichen Geldstrafen

Die interne und externe Rechnungslegung

In der Praxis musst du beim Thema Rechnungslegung eine Unterscheidung treffen. Es wird unterschieden zwischen dem Bereich interne Rechnungslegung und dem Bereich externe Rechnungslegung. Beide haben unterschiedlich Schwerpunkte und Aufgaben zu erfüllen.

Interne Rechnungslegung

Die interne Rechnungslegung unterliegt im Gegensatz zur externen Rechnungslegung keinen bestimmten Vorschriften. Vielmehr musst du dich bei der internen Rechnungslegung mit der Koordination, der Planung und der Kontrolle von Unternehmensprozessen befassen. Mit der internen Rechnungslegung verfolgst du in deinem Unternehmen das Ziel, eine bestmögliche Maximierung deines Unternehmenserfolgs zu erreichen. Ein zentrales Teilgebiet in der internen Rechnungslegung stellt die Kostenrechnung dar. Diese wiederum wird in folgende Punkte unterteilt:

Mit der internen Rechnungslegung bist du in der Lage, durch nicht vorhandene Normen und Pflichten deine Zahlen innerhalb deines Unternehmens anders zu bewerten oder bestimmte zusätzliche Kosten mit anderen Möglichkeiten zu kalkulieren. Dafür stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung.

Externe Rechnungslegung

Die externe Rechnungslegung dient dir dazu, nach außen hin die finanzielle Situation deines Unternehmens abzubilden. Grundlage dafür stellt deine Finanzbuchhaltung dar. Mit der externen Rechnungslegung bildest du folgende Bereiche ab:

  • Vermögenslage deines Unternehmens
  • Ertragslage deines Unternehmens
  • Finanzlage deines Unternehmens

Die Darstellung dieser Bereiche wird gegliedert in die Bilanzrechnung und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. In Österreich bildet dafür das UGB die rechtliche Grundlage. Wichtige Instrumente zur Darstellung der genannten Punkte sind:

  • der Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz, Gewinn-und-Verlust-Rechnung und dem Anhang
  • das Inventar
  • die Buchführung
  • der Lagebericht
  • mögliche Sonderbilanzen und Zwischenbilanzen
  • der Konzernabschluss

Rechnungslegung nach IFRS, UGB und HGB

Eine Rechnungslegung kann nach unterschiedlichen und festgelegten Rechnungsstandards durchgeführt werden. Die wichtigsten Standards sind:

  • Rechnungslegung nach IFRS (International Financial Reporting Standards)
  • Rechnungslegung nach UGB (Unternehmensgesetzbuch Österreich)
  • Rechnungslegung nach HGB (Handelsgesetzbuch Deutschland)

Dabei musst du einige Punkte beachten, vor allem die Abgrenzung zum HGB und deren Unterschiede.

  • Rechnungslegung HGB = Gewinne dürfen hier erst bei einer Realisierung Berücksichtigung finden. Im Vordergrund steht der Gläubigerschutz
  • Rechnungslegung IFRS = Soll alle Informationen dem Kapitalmarkt und möglichen Investoren zur Verfügung stellen. Investorenschutz steht im Vordergrund.
  • Rechnungslegung UGB = Die Rechnungslegung UGB ist in ihren Kernpunkte der Rechnungslegung HGB sehr ähnlich. Allerdings gibt es seit dem im Jahr 2009 durchgeführten Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) größere Unterschiede

Nationale Rechnungslegung nach UGB

Die Rechnungslegung nach UGB erfolgt in Österreich nach den Vorschriften und Punkten, welche in dem Unternehmensgesetzbuch beschrieben und definiert sind. Mit dem UGB werden in unserem Land alle Fragen rund um das Unternehmensrecht geregelt. Der Vorgänger vom UHG war deutsche Handelsgesetzbuch, welches im Jahr 2007 den heutigen Titel Unternehmensgesetzbuch erhielt. In diesem sind alle zivilrechtlichen Sonderbestimmungen, aber auch Themen wie Firmenrecht und die Vorschriften für die nationale Rechnungslegung UGB enthalten. Für die Rechnungslegung nach UGB ist das dritte Buch des UGB ausschlaggebend, und zwar von den Paragrafen 189 bis 283.

Internationale Rechnungslegung IFRS

Bei der internationalen Rechnungslegung IFRS steht dieses Kürzel für die Bezeichnung „International Financial Reporting Standards“. Diese Standards wurden vom International Accounting Standards Boards (IASB) formuliert und aufgestellt. Die Rechnungslegung nach IFRS verfolgt das Ziel, dass die internationale Rechnungslegung in allen Unternehmen gewissermaßen harmonisiert wird. Damit soll ermöglicht werden, dass beispielsweise Anteilseigner an Unternehmen, aber auch Gläubiger und andere Zielgruppen Informationen erhalten, die leicht verständlich sind, auch wenn die Rechnungslegung in Englisch erstellt wurde. Überdies ist das Ziel, dass diese internationale Rechnungslegung Informationen liefert, welche einen Überblick über die finanzielle und wirtschaftliche Lage eines Unternehmens liefern, die absolut vergleichbar sind. Bei der Rechnungslegung nach IFRS besteht im Gegensatz zur nationalen Rechnungslegung UGB oder Rechnungslegung HGB kein in sich geschlossenes Regelwerk, welches allgemeingültige Vorschriften enthält. Vielmehr besteht der große Unterschied darin, dass sich IFRS mit wichtigen Einzelfragen beschäftigt.

Aufgaben der Rechnungslegung

Beim Thema Rechnungslegung werden natürlich bestimmte Aufgaben verfolgt. Diese Rechnungslegung Aufgaben bestehen aus drei Hauptaufgaben.

  • Rechnungslegung Aufgabe Dokumentation. Alle Geschäftsvorfälle sollen mit der Rechnungslegung dokumentiert werden.
  • Rechnungslegung Aufgabe Ausschüttungsbemessung. Diese Bemessungsgrundlage für Ausschüttungen sollen auch zum Gläubigerschutz beitragen.
  • Rechnungslegung Aufgabe Informationsvermittlung. Diese Aufgabe ist ein ganz wichtiger Punkt, damit du dein Unternehmen extern darstellen kannst.

Bei den Aufgaben der Rechnungslegung stellt die Dokumentation eine Basisaufgabe dar. Die beiden anderen Aufgaben ergeben sich daraus als zentrale Aufgaben. Alle sorgen dafür, dass die Rechnungslegung eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss darstellt. Mit diesem Jahresabschluss muss immerhin der rechnerische Abschluss von einem kaufmännischen Geschäftsjahr gemacht werden.

Die elektronische Rechnungslegung

Die elektronische Rechnungslegung ist eine im Rechnungswesen definiere Rechnung, welche die gleichen Rechtsfolgen erfüllt, wie dies eine Rechnung in Papierform macht. Bei der elektronischen Rechnungslegung müssen deshalb auch die gleichen Pflichtangaben enthalten sein. Die elektronische Rechnungsstellung ist vor allem als Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber zu verstehen. Aus diesem Grund musst du auch ganz bestimmte Vorgaben der EU beachten. Gültigkeit hat bei der elektronischen Rechnungslegung die Richtlinie 2010/45/EU und wird ergänzt durch die Richtlinie 2014/55/EU aus dem Jahr 2014.

Hier in Österreich gelten diese Vorgaben und Bestimmungen seit Jänner 2013. Seit Jänner 2014 gibt es überdies eine elektronische Rechnungslegung an Bundesstellen, welche du verpflichtend einhalten musst. Betroffen von dieser verbindlichen Verpflichtung sind in Österreich Bundesdienststellen, zu denen beispielsweise Ministerien, Polizeiinspektionen, Finanzämter und Zollämter, aber auch Bundessozialämter und weitere Behörden und Ämter in unserem Land zählen. Genau genommen betrifft dies rund 3.300 Dienststellen des Bundes. Am besten ist es, wenn du für die elektronische Rechnungslegung eine Rechnungslegung Software verwendest. Dann musst du dir um Vorgaben wie Format und elektronische Signatur keine Gedanken mehr machen.

Fazit

Mit der Rechnungslegung kannst du einen Eindruck über die wirtschaftliche und geschäftliche Lage deines Unternehmens vermitteln. Geregelt ist diese sogenannte Rechnungslegungspflicht mit allen seinen Rechnungslegungsvorschriften für Österreich im Unternehmensgesetzbuch, dem UGB. Die Rechnungslegung ist ein Teil vom Rechnungswesen und es wird zwischen interner Rechnungslegung und externer Rechnungslegung unterschieden. Überdies musst du den Unterschied zwischen Buchführung und Rechnungslegung beachten. Mit der Buchführung kannst du alle Geschäftsvorfälle in deinem Unternehmen erfassen, welche Finanz-relevant sind. Die Rechnungslegung hingegen dient zur Offenlegung und Darstellung deiner Betriebsergebnisse. Für die Rechnungslegung stehen dir mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Überdies musst du zwischen der nationalen Rechnungslegung nach UGB und der internationalen Rechnungslegung nach IFRS unterscheiden. Die Rechnungslegung stellt die Grundlage von deinem Jahresabschluss dar. Zur Rechnungslegung sind allerdings nicht alle Unternehmer verpflichtet.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.