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Kostenlose Mahnungsvorlagen mit Anleitung

Für Word und Excel zum Downloaden

Du bist auf der Suche nach einer Vorlage für deine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung, weil deine Kunden nicht pünktlich ihre Rechnungen zahlen? Dann bist du bei uns genau richtig – Wir bieten dir eine Word oder Excel Vorlage: kostenlos, individuell anpassbar und rechtssicher! Du kannst die Vorlage direkt übernehmen und musst somit nur die variabeln Daten austauschen.

 Mit der Mahnung/Zahlungserinnerung erinnerst du Kunden an die ausstehende Zahlung zu einer Rechnung und forderst Kunden höflich auf, ihre Rechnung zu begleichen.  

Achtung bei der Rechnungsstellung ins Ausland!

Alle generellen Informationen über Mahnungen, die Zahlungserinnerung und das Mahnwesen im Allgemeinen kannst du in unserem Ratgeberbeitrag zum Mahnwesen nachlesen. in unserem Ratgeber findest du auch weitere Informationen zum Thema Rechnung schreiben sowie viele weitere kostenlose Muster wie beispielsweise unsere Rechnungsvorlage.

Anleitung:

  1. Lade dir die Vorlage für Word oder für Excel herunter, je nachdem mit welchem Programm du lieber arbeitest.
  2. Gib links oben deine Firmenadressdaten und darunter die Adressdaten des Empfängers an.
  3. Rechts oben hast du Platz um dein Logo zu platzieren und folgende Felder auszufüllen:
    1. Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt verwendet werden. Sie sollte einem nachvollziehbarem System entsprechen, darf Zahlen, Buchstaben, Bindestriche, Slashs und und mehrere Reihen enthalten. Es wird empfohlen nicht bei Null anzufangen, damit niemand nachvollziehen kann, wie viele Rechnungen du monatlich ausstellst. Rechnungsnummern können auch den Monat beinhalten z.B.: 06/2015-1321 (Monat/Jahr/Nummer)
    2. Rechnungsdatum: Hier steht das Datum, an dem du die Rechnung ausgestellt hast.
    3. Lieferdatum: Zeitpunkt der Lieferung der Leistung
    4. Kundennummer: Es ist ratsam der Kundendatenbank Nummern zuzuordnen, so können die Kunden eindeutig unterschieden werden.
    5. Ansprechpartner: Hier kannst du einen Ansprechpartner für den Empfänger eintragen, an den er sich jederzeit wenden kann.    
  4. Die wievielte Mahnung es ist und zu welcher Rechnung die Mahnung gehört, schreibst du standardmäßig in die Betreffzeile. Z.B.: Mahnung 1 – Rechnung Nr. 1001.
  5. Unter dem Betreff ist Platz für einen Kopftext, in den schreibst du in einem Text das Datum für die Bezahlfrist und die Bitte den Betrag zu begleichen.
  6. Jetzt gibst du die Artikel und Dienstleistungen von der ursprünglichen Rechnung an. Dabei musst du die Bezeichnung, die Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis angeben. Die Summe ohne Umsatzsteuer und der Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer müssen auch angegeben werden.
  7. Unter den Positionen hast du nochmal Platz für Text und deiner Signatur.
  8. Am Ende der Mahnung befindet sich der Fußtext. Dort trägst du nochmal deine vollständigen Firmendaten mit Telefonnummer, ggf. Fax, Homepage und Email-Adresse ein. Weitere wichtige Daten, die in den Fußtext gehören, sind deine Kontodaten, Name der Bank, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl und die USt.-ID mit dem Namen des Geschäftsführers.
  9. Vorlage speichern oder ausdrucken. Zum verschicken per Email als PDF speichern. Für weitere Mahnungen als Word- oder Excel-Dokument speichern

Wenn du einen bequemeren Weg suchst eine Mahnung/Zahlungserinnerung zu schreiben, dann versuche es mit sevdesk, der Online-Rechnungssoftware. Damit kannst du in wenigen Klicks deine Mahnung schreiben und direkt versenden.

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