Erfolgsrechnung

Du bist Unternehmer und möchtest wissen, wie erfolgreich du eigentlich bist. Doch du weisst nicht, wo du da hinschauen musst. Reicht vielleicht der Blick auf dein Bankkonto? Nein er reicht nicht. Der Schlüssel ist die Erfolgsrechnung. Sie zeigt auf, ob dein unternehmerisches Handeln zu einem positiven oder negativen Ergebnis geführt hat.
Kurz gesagt, die Erfolgsrechnung ermittelt den Erfolg, aber auch den Misserfolg deines Unternehmens oder einer Unternehmensabteilung.

Das erwartet dich heute

• Vier unterschiedliche Arten der Erfolgsrechnung
• Warum ist eine Erfolgsrechnung notwendig?
• Die Gewinn- und Verlustrechnung
• Beispiel für das Umsatzkostenverfahren
• Beispiel für das Gesamtkostenverfahren
• Die interne Erfolgsrechnung
• Die externe Erfolgsrechnung
• Die steuerliche Erfolgsrechnung
• Die kurzfristige Erfolgsrechnung
• Abstimmung der kurzfristigen Erfolgsrechnung mit der GuV
• Der Unterschied zwischen der Bilanz und der Erfolgsrechnung
• Die mehrstufige Erfolgsrechnung
• Management Erfolgsrechnung
• Bilanz und Erfolgsrechnung Zusammenfassung

Es gibt vier unterschiedliche Arten der Erfolgsrechnung:

• Die handelsbilanzielle Erfolgsrechnung, die den Aufwand dem Ertrag gegen überstellt. Das ist die GuV-Rechnung.
• In der Kosten- und Leistungsrechnung ist es die kalkulatorische Erfolgsrechnung. Sie zeigt das Betriebsergebnis an, welches sich aus dem Saldo zwischen Kosten und Leistungen ergibt.
• Für die Vorlage bei dem Finanzamt, die Steuerbilanz.
• Die Einnahmen-/Ausgabenrechnung.

Jede dieser Rechnungen führt zu einem anderen Ergebnis, da die Berechnungsart jeweils eine Andere ist.

Warum ist eine Erfolgsrechnung notwendig?

Natürlich kannst du auch anhand deines Bankkontostands erahnen, ob dein Geschäft gut oder schlecht läuft. Aber eine sichere Aussage kannst du damit nicht treffen, denn der Bankkontostand zeigt dir nur eine Momentaufnahme. Die Erfolgsrechnung ist das wichtigste Instrument im Controlling und dient damit der fortwährenden Steuerung des Unternehmens, durch die Planung und Kontrolle der Unternehmensdaten. Darüber hinaus kann sie zur Ermittlung der Herstellungskosten, von Selbstkosten oder Angebotspreisen herangezogen werden. Die GuV-Rechnung (Gewinn- und Verlust-Rechnung) dagegen hat eine reine Informationsfunktion gegenüber zum Beispiel am Unternehmen Beteiligten.

Die Aufgabe der Erfolgsrechnung

Hauptaufgabe der Erfolgsrechnung ist die eindeutige und vollständige Erfassung, der im Zusammenhang mit deinen Dienstleistungen oder Produkten stehenden Kosten und Umsätze. Diese sind klar gegliedert darzustellen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) kennst du sicher als Teil des Jahresabschlusses, wenn du bilanzieren musst. Sie ist die große Schwester der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Sind die Aufwände höher als die Erträge, erwirtschaftest du einen Verlust. Im umgekehrten Fall einen Gewinn.

Die Gewinn- und Verlustrechnung wird in der Regel für ein Jahr erstellt. Ausnahmen bilden Unternehmensgründungen unterjährig, wenn kein abweichendes Wirtschaftsjahr gewünscht wird. Erträge werden im Haben gebucht, Aufwände im Soll. Am Ende des Geschäftsjahres werden Aufwand und Ertrag einander gegenübergestellt und ein Gewinn oder Verlust ermittelt. Ein Gewinn erhöht dein Eigenkapital. Ein Verlust mindert es.

Formen der Gewinn- und Verlustrechnung

Es wird unterschieden in Konten- und Staffelform:

Beispiel für die Kontenform:

Beispiel für die Staffelform:

Bist du Einzelunternehmer und hast du eine Personengesellschaft kannst du zwischen Konto- und Staffelform wählen. Eine Kapitalgesellschaft muss für den Jahresabschluss die Staffelform verwenden.

Die Vorschriften für die Gewinn- und Verlustrechnung finden sich im Handelsgesetzbuch. (§ 242 III HGB)

Neben der Darstellung der GuV in der Konten- oder Staffelform, kann auch das Gesamtkostenverfahren oder das Umsatzkostenverfahren angewendet werden. Hast du dich jedoch einmal für eine Form entschieden, musst du sie auch für die Folgejahre aufgrund der Vergleichbarkeit beibehalten.

Das Umsatzkostenverfahren wird aufgrund seiner höheren Aussagekraft von vielen Unternehmen bevorzugt. Es werden nur die Kosten berücksichtigt, die für die auch tatsächlich verkauften Dienstleistungen und Produkte entstanden sind. Es gliedert sich nach den unterschiedlichen Bereichen, wie Vertrieb, Produktion usw.. Das Gesamtkostenverfahren stellt die gesamten Kosten den Erlösen gegenüber. Warenbestandsminderungen werden als Aufwand und Erhöhungen als Ertrag gebucht.

Beispiel für das Umsatzkostenverfahren

Beispiel für das Gesamtkostenverfahren

Die interne Erfolgsrechnung

Der Kern der internen Erfolgsrechnung ist die Kosten-und Leistungsrechnung, die in erster Linie den Führungskräften als Entscheidungsgrundlage dient. Darüber hinaus zählen auch die Finanzplanung und die Investitionsrechnung zur internen Erfolgsrechnung.

Die externe Erfolgsrechnung

Im Gegensatz zur internen wendet sich die externe Erfolgsrechnung an Institutionen, wie zum Beispiel den Banken und das Finanzamt, die außerhalb des Unternehmens sind. Dazu gehören auch zum Beispiel die Aktionäre. Sie umfasst die gesamte Finanzbuchhaltung einschließlich des Jahresabschlusses und der steuerlichen Erfolgsrechnung.

Die steuerliche Erfolgsrechnung

Die steuerliche Erfolgsrechnung entspricht der Steuerbilanz. Diese wird benötigt, um die Steuerbemessungsgrundlage zu ermitteln.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung wird auch Kostenträger-Zeitrechnung genannt. Mit ihr werden die Erfolgsquellen des Unternehmens aufgezeigt. Das heißt die Produkte oder Dienstleistungen, die besonders erfolgreich sind oder eben weniger erfolgreich sind, können so ermittelt werden. Je detaillierter die Kostenträger-Zeitrechnung ist, um so besser kannst du den Erfolg deines Unternehmens planen.

In der betrieblichen Praxis werden zwei Verfahren in der kurzfristigen Erfolgsrechnung angewendet:

• das Gesamtkostenverfahren
• das Umsatzkostenverfahren

Beide wurden schon ausführlich behandelt. Du siehst also, so schwer ist es gar nicht. Die Qualität deiner Kostenträger-Zeitrechnung hängt von der Aussagekraft deiner Daten ab. Diese Daten erhältst du aus deinen monatlichen Gewinn- und Verlustrechnungen. Je genauer du deine Daten also buchst, umso besser kannst du deinen Erfolg planen und kontrollieren. In den Monatsabschlüssen sollten so wichtige Daten wie Abschreibungen, kalkulatorische Kosten und periodengerechte Abgrenzungen für Aufwände und Erträge enthalten sein.

Wozu wird die kurzfristige Erfolgsrechnung benötigt?

Eine der wichtigsten Aufgaben in der Buchhaltung ist die Ermittlung des Unternehmenserfolgs. Dies geschieht, in dem die Aufwände den Erträgen gegenübergestellt werden. Für eine wirksame Erfolgskontrolle reicht das jedoch nicht.

Zu den Gründen:

• Die Abrechnungsperiode von in der Regel einem Jahr ist für die kurzfristige Erfolgsanalyse einfach zu lang. Es braucht kürze Perioden, um den Erfolg aktiv beeinflussen zu können.
• Bei der kurzfristigen Erfolgsrechnung wird der Betriebserfolg ermittelt. Dafür werden neutrale Aufwände und Erträge aber nicht benötigt. Diese sind jedoch in der GuV enthalten.
• Der gesamte Aufwand wird in der GuV nicht aufgezeigt. Deshalb stimmen sie nicht mit den Gesamtkosten überein. Es fehlen zum Beispiel die kalkulatorischen Kosten.
• Anhand der GuV lässt sich nicht erkennen, welche Produkte Gewinn bringen und welche nicht. Die Produktion kann so nicht optimiert werden.

Deshalb gibt es die kurzfristige Erfolgsrechnung. Du kannst auch den Begriff Betriebsergebnisrechnung verwenden.
Sie erfolgt in der Regel monatlich, quartals- oder halbjährlich. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• die Gegenüberstellung von Kosten und Leistungen; die Differenz ist das Betriebsergebnis
• die Gegenüberstellung der Selbstkosten der verkauften Waren/Dienstleistungen und der Umsatzerlöse; die Differenz führt ebenfalls zum Betriebsergebnis.

Grundlage sind in jedem Fall die Zahlen aus deiner Buchhaltung, denn sie liefert die Kosten und die Umsatzerlöse eine zu definierende Periode. Doch auch die Kosten für Eigenleistungen sind in der Buchhaltung enthalten, denen jedoch keine Erlöse gegenüberstehen. Die Kosten müssen also mit den Erlösen vergleichbar gemacht werden. Dafür gibt es zwei Verfahren. Doch du kennst sie schon.

• Das Gesamtkostenverfahren – es erfolgt eine Berichtigung der Erlöse im Verhältnis zu den Gesamtkosten.
• Das Umsatzkostenverfahren – die gesamten Kosten der Periode werden dahin gehend berichtigt, dass sie mit den Umsätzen verglichen werden können. Dies kann entweder auf Voll- oder Teilkostenbasis geschehen.

Abstimmung der kurzfristigen Erfolgsrechnung mit der GuV

Das Ergebnis aus der kurzfristigen Erfolgsrechnung (KER) muss mit dem Ergebnis der GuV abgestimmt werden. Gibt es für beide unterschiedliche Abrechnungsperioden, so müssen die Ergebnisse gegengerechnet werden. Es werden sich dabei Abweichungen ergeben. Um eine eventuelle für das Unternehmen nachteilige Kostenentwicklung zu stoppen, muss das Management, also du, aktiv werden. Die kalkulatorischen Kostensätze, so vorhanden, müssen den jeweiligen Perioden angepasst werden. Das ist für die Aussagekraft der Kostenstellen (Abteilungen) und Kostenträger (Produkte/Dienstleistungen) besonders wichtig. Die Abstimmung der kurzfristigen Erfolgsrechnung und der GuV, findet über eine sogenannte Abstimmbrücke statt. Dabei werden die kalkulatorischen und die Ist-Kosten addiert und um die Ergebnisse des Finanz- und außerordentlichen -Bereichs ergänzt, sodass das Bilanzergebnis errechnet werden kann.

Der Unterschied zwischen der Bilanz und der Erfolgsrechnung

Der Jahresabschluss beinhaltet die Bilanz und die Erfolgsrechnung deines Unternehmens. Beide sind wichtig um die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens zu checken. Die Unterschiede stellen sich wie folgt dar:

• Die Bilanz stellt die aktuelle Finanzlage deines Unternehmens dar. Sie umfasst alle Vermögenswerte auf der einen Seite und die Verbindlichkeiten auf der anderen Seite. Die liquidesten Vermögenswerte, dein Anlagevermögen, wird zuerst aufgeführt. Es folgen die Vorräte, die Forderungen und die Bankbestände. Auf der anderen Seite steht an oberster Stelle dein Kapital, gefolgt von den Rückstellungen und den Verbindlichkeiten.
• Die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung), auch Gesamtergebnisrechnung genannt spiegelt die Gesamtperformance deines Unternehmens wieder. Sie zeigt dir auf, ob du einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hast. Die Hauptbestandteile sind die Aufwände und die Erträge.

Zusammengefasst kann man sagen

• Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz sind Bestandteil des Jahresabschlusses.
• Die Gewinn- und Verlustrechnung spiegelt die Entwicklung des laufenden Jahres in deinem Unternehmen wider. Die Bilanz gibt dir Informationen über Vermögenswerte, Forderungen und Schulden von Geschäftsjahresbeginn bis zum Geschäftsjahresende.
• Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dir die laufenden Gewinne und Verluste an, während die Bilanz die finanzielle Gesundheit deines Unternehmens aufzeigt.

Die mehrstufige Erfolgsrechnung

Die mehrstufige Erfolgsrechnung beinhaltet die ein-, zwei- und dreistufige Erfolgsrechnung. Um es etwas anschaulicher zu machen, schau dir bitte folgende Gliederung an:

Der Gewinn ist die wichtigste Größe. Er zeigt, ob du deine Aufwände mit Erträgen decken kannst. Das ist der sogenannte Deckungsbeitrag. Von diesem Gewinn werden anschließend die Kosten für die Löhne, Abschreibungen, Büromaterial usw. abgezogen. So erhältst du den Betriebsgewinn. Der Betriebsgewinn zeigt dir, wie viel Gewinn du mit deinem Kerngeschäft erzielt hast. Der Unternehmensgewinn zeigt dir, wie hoch der Erfolg deines Unternehmens insgesamt ist, also inklusive eventueller Nebengeschäfte, wie der Vermietung von Immobilien oder Anlagengeschäften.

Management Erfolgsrechnung

In einem Unternehmen werden in der Regel die Profit-Center-Rechnung bzw. die Ergebnisrechnung auch Management-Erfolgsrechnung (MER) genannt angewendet.

Die drei System-Teile der MER

• Der erste Teil der MER ist die Verkaufs-Erfolgsrechnung. Dieser Teil beinhaltet die stufenweise Beitragsrechnung. Darin enthalten sind auch die Ist-Rechnung und die Budgets.
• Der zweite Teil ist die Abweichungsanalyse. Mit ihr werden alle Abweichungen, von zum Beispiel dem Budget, aufgezeigt. Die MER kann sowohl im Rahmen einer Ist-Abrechnung als auch für eine Budgetabrechnung genutzt werden. Bei der Planung würden die Abweichungen und das Managementergebnis dann Null betragen.
• Der dritte Teil ist die Abstimmbrücke. Sie ist die Verbindung zwischen deinem internen Rechnungswesen und der Finanzbuchhaltung sowie der Bilanzrechnung.

In der Managementrechnung werden kalkulatorische Abschreibungen unter Berücksichtigung der Geschäftsziele erfasst. In der Bilanz dagegen erfolgt die Abschreibungsplanung nach steuerlichen Überlegungen. Also lineare, degressive oder Sonderabschreibungen.

Bilanz und Erfolgsrechnung Zusammenfassung

Du denkst jetzt sicher, bei so viel theoretischem Basiswissen bekomme ich glatt graue Haare. Der Gedanke ist gar nicht so abwegig. Doch es gibt Software, wie die von sevdesk die dir helfen wird, graue Haare zu vermeiden. Jedes Unternehmen muss eine Bilanz einschließlich der GuV, entsprechend dem HGB, aufstellen. Die Erfolgsrechnung ist von Unternehmen zu Unternehmen jedoch individuell verschieden. Für kleine Unternehmen und Start ups genügt in der Regel neben dem Monats-, Quartals- und Jahresabschluss eine Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung. Für einige Unternehmen genügt auch nur die Kostenstellenrechnung. Die Erfolgsrechnung kann kombiniert werden mit einem Soll/Ist-Vergleich oder der Budgetplanung. Auch die Liquiditätsplanung kann mit einbezogen werden. Jedes Unternehmen muss für sich bestimmen, welche Instrumente es zur Steuerung des Unternehmenserfolgs wirklich braucht.

Wenn dir das alles zu schwierig erscheint, nutze eine entsprechende Software und lass dich von einem Steuerberater unterstützen. Doch eines ist ganz wichtig zu wissen. 50% des Unternehmenserfolges hängen von einer guten MER ab. Deshalb solltest du ihr auch die nötige Zeit widmen. Und wenn alle Stricke reißen, fange klein mit der GuV an und füge langsam andere Instrumente hinzu. Dein Unternehmen sollte es dir wert sein!