Kostenartenrechnung

Definition - Kostenartenrechnung

Kostenrechnung ist generell ein relativ komplexes Thema, weshalb wir nun zu Beginn vorab genau klären, was eigentlich die Kostenartenrechnung ist.

Was ist die Kostenartenrechnung?

Die Kostenartenrechnung stellt die Frage, welche Kosten grundsätzlich angefallen sind. Die entstandenen Kosten im Unternehmen sollen weiter im Detail nachvollzogen werden können. Zu diesem Zweck werden sie nach Kostenarten aufgeteilt. Es geht also hier noch nicht darum, wo die Kosten entstanden sind, sondern welche Kosten angefallen sind. Die Kostenartenrechnung bildet somit die Grundlage für die generellen, weiterführenden Berechnungen Kostenrechnung. Sie erfasst Kosten, grenzt diese ab und bringt somit System in die Gesamtmasse der entstandenen Kosten. Erst anschließend können Einzelkosten direkt Kostenträgern zugeordnet werden bzw. die Kostenstellenrechnung durchgeführt werden. Gemeinkosten werden zu einem späteren Zeitpunkt, nämlich bei der Erstellung der Kostenstellenrechnung, über Gemeinkostenzuschlagssätze in die Kostenträgerrechnung übernommen. Diese Aneinanderreihung der verschiedenen Schritte zu verstehe ist wichtig, damit du den Prozess der Kostenrechnung ganzheitlich im Blick hast und nicht nur die Kostenartenrechnung alleine betrachtest.

Was macht die Kostenartenrechnung?

Vereinfacht gesagt sortiert die Kostenartenrechnung die Gesamtkosten in verschiedene Bereiche, sodass diese zuordenbar werden und nachvollziehbar ist, welche Kosten genau angefallen sind. Jeder Kostenbetrag muss einer Kostenart zuordenbar sein, wobei es wichtig ist, die Kostenarten exakt zu definieren, damit es zu keinen Überschneidungen oder Auslassungen kommt.

Welche Ergebnisse und Erkenntnisse liefert die Kostenartenrechnung?

Die Kostenartenrechnung liefert schlussendlich eine Gliederung der Kosten. Die Systematisierung der Kosten kann etwa so aussehen, dass zwischen Materialkosten, Personalkosten und Dienstleistungskosten unterschieden wird. Andererseits ist es auch möglich, nach Einzelkosten und Gemeinkosten zu gliedern. Auf die verschiedenen Optionen zur Gliederung der Kosten wird in weiterer Folge noch im Detail eingegangen.

Die ermittelten Ergebnisse können anschließend genutzt werden um weitere Berechnungen der Kostenrechnung darauf aufzubauen, Erkenntnisse hinsichtlich der Kostenstruktur im Unternehmen zu erlangen und erste Ansatzpunkte für Verbesserungspotential erkennbar zu machen.

Schema der Kostenartenrechnung

Die Kostenartenrechnung funktioniert je nach dem, wie die Kosten gegliedert werden. Das bedeutet, dass du unterschiedliche Möglichkeiten hast, um die Kosten in Gruppen einzuteilen. Wie das am meisten Sinn macht, hängt von deinem unternehmen und davon, wie du die Daten in weiterer Folge sonst noch verwenden möchtest, ab. Wir sehen uns daher nun unterschiedliche Optionen genauer an:

Option 1: Gliederung der Kosten nach der Art verbrauchter Produktionsfaktoren

Mit dieser Form der Gliederung der entstandenen Kosten ergeben sich folgende Kostenarten:

• Personalkosten
• Materialkosten
• Dienstleistungskosten
• Kapitalkosten
• Raumkosten
• Kalkulatorische Kosten

Bei dieser Vorgehensweise steht somit im Fokus, welche Produktionsfaktoren (Faktor Arbeitszeit, Faktor Material etc.) genutzt wurden. Auch kalkulatorische Kosten werden als eigene Kategorie berücksichtig.

Option 2: Nach betrieblichen Funktionen

Diese Strukturierung der Kosten wird häufig genutzt und zielt nicht auf die Produktionsfaktoren, sondern die betrieblichen Bereiche ab. Die einzelnen Positionen sind daher:

• Materialkosten
• Fertigungskosten
• Verwaltungskosten
• Vertriebskosten
• Steuern

Bei dieser Vorgehensweise wird hinsichtlich der Erstellung der Produkte somit zwischen den Materialkosten und den Fertigungskosten unterschiedlichen. Ebenso sind die Kosten für die Verwaltung des Unternehmens und die Vertriebskosten voneinander getrennt angeführt und last but not least werden steuerliche Belastungen in eine eigene Kategorie zugeordnet.

Option 3: Gliederung nach Art der Kostenerfassung

Diese Vorgehensweise ist vergleichsweise stark vereinfacht. Sie unterscheidet nur dahingehend, ob kosten kalkulatorisch sind oder es sich um aufwandsechte Kosten handelt.

Option 4: Nach Herkunft der Kostengüter

Dieser Unterscheidung kommt trotz ihrer Einfachheit wieder größere Bedeutung zu. Hier geht es um die Entscheidung, ob es sich um Primärkosten oder Sekundärkosten handelt. Was bedeutet das konkret? Primäre Kosten ergeben sich durch den Verbrauch von Produktionsfaktoren (Material, Personalkosten etc.) und auch extern einbezogenen Produktionsfaktoren. Sekundärkosten hingegen entstehen beim Verbrauch selbsterstellter Güter und sind somit in einem ganz anderen Bereich angesiedelt.

Option 5: Gliederung nach Zurechenbarkeit

Bei der Gliederung nach der Zurechenbarkeit der Kosten wird zwischen Einzelkosten und Gemeinkosten unterschieden. Eine Differenzierung, die auch für weitere Berechnungen besonders relevant sein kann. Einzelkosten können direkt einem bestimmtenKostenträger zugerechnetwerden. Es ist somit nicht nötig, diese zuerst auf eine Kostenstelle umzulegen, da sie eindeutig zuordenbar sind. Gemeinkosten hingegen lassen sich nicht klar einem Kostenträger zurechnen. Sie entstehen so, dass nicht eindeutig nachvollziehbar ist, welcher Kostenträger sie verursacht hat. Deshalb werden sie über die Kostenstellenrechnung anteilsmäßig auf die Kostenträger umgelegt. So wird sichergestellt, dass auch nicht klar zuordenbare Kosten am Ende des Tages im Kostenträger kalkulatorisch berücksichtigt werden können.

Option 6: Gliederung nach dem Verhalten bei Beschäftigungsschwankung

Eine simple Unterteilung der Kosten kann erfolgen, indem zwischen fixen Kosten und variablen Kosten unterschieden wird. Im Falle einer Beschäftigungsschwankung, sprich wenn etwa bei einem produzierenden Betrieb die Nachfrage zurückgeht und Maschinen und Arbeiter vorübergehend weniger gebraucht werden, reduzieren sich variable Kosten. Das kann beispielsweise Strom sein, dessen Verbrauch sinkt, da eine Maschine nicht genutzt wird. Fixe Kosten hingegen bleiben bei Schwankungen trotzdem bestehen, etwa die Miete für die Halle, in der die Maschine steht. Bei den Fixkosten ist somit egal, welche Auslastung gegeben ist oder zu welchen Schwankungen es gerade kommt.

Unterscheidung zwischen primären und sekundären Kosten

Nun sehen wir uns kurz den Teilbereich der primären und sekundären Kosten etwas genauer an, da diese Unterscheidung in der Praxis häufig besonders relevant ist. Wichtig ist, dass die Kosten klar zuordenbar sind. Primäre Kosten fallen an, wenn externe Leistungen bezogen werden, eigene Leistungen erbracht werden oder Produktionsfaktoren verbraucht werden, also beispielsweise zugekaufte Rohstoffe und sonstiges Material. Das heißt, es entstehen Kosten, weil in irgendeiner Form Leistungen erbracht (intern) oder bezogen werden (extern) oder Güter verbraucht werden. Sekundäre Kosten hingegen entstehen dann, wenn selbsterstellte Güter verbraucht werden. Das bedeutet, dass eigene, selbst erschaffene Güter weiterverwendet und somit aufgebraucht werden. Der zentrale Unterschied liegt also darin zu erkennen, welche Ressourcen warum verbraucht wurden.

Ergebnistabelle der Kostenartenrechnung

Welche Ergebnisse liefert die Kostenartenrechnung schlussendlich? Der zentrale Punkt ist auf jeden Fall die korrekte Zuordnung der Kosten innerhalb der verschieden, definierten Kostenarten. So ist es etwa möglich, den Anteil der Fixkosten in einzelnen Kostenstellen zu ermitteln. Faktoren, die Kosten in die Höhe treiben, können an unterschiedlichen Punkten erkannt werden: womöglich ist es ein bestimmter Prozess oder es handelt sich um eine konkrete Kostenstelle. Umgekehrt ist es auch möglich, die einzelnen Bestandteile der einfließenden Kosten pro Produkt aufzugliedern. So kannst du etwa ermitteln, wie viel Materialkosten oder auch wie viel Energiekoste in ein bestimmtes Produkt fließen. Wozu kannst du dieses Wissen nutzen? Stell dir vor, du hast ein Produkt, bei dem der Preiskampf mit Konkurrenten besonders hoch ist. Dieses Produkt hat an sich schon nur eine geringe Marge, also ist es wichtig, die Kosten zu minimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Du siehst dir daher im Detail an, wie sich die Kosten zusammensetzen, die in diesem Produkt eingeflossen sind. Wenn du dann etwa feststellst, dass hier vergleichsweise hohe Kosten bei der Lagerung anfallen, kannst du entsprechende Schlüsse ziehen. Womöglich können die anteiligen Lagerkosten reduziert werden, wenn hier Optimierungen wie Just-In-Time-Produktion vorgenommen werden oder das Lager schlichtweg besser angeordnet wird. Die praktischen Anwendungsbereiche sind vielfältig und das Schöne ist, dass Verbesserungen, die basierend auf der Kostenrechnung erfolgen, sich immer direkt in finanzielle Ergebnisse umlegen lassen. Du merkst also sofort konkrete Auswirkungen der eingeleiteten Maßnahmen und kannst somit deine Rendite steigern.

Grundsätze der Kostenartenrechnung

Für die Kostenartenrechnung gibt es vier zentrale Grundsätze, die bei der Gliederung der Kosten immer beachtet werden müssen, egal für welche Form der Unterteilung der Kosten du dich gerade interessierst. Diese Grundsätze lauten:

1. Grundsatz der Überschneidungsfreiheit Einheitlichkeit: Es dürfen sich keine Überschneidungen einschleichen, durch die Kosten dann in verschiedenen Kostenarten zu finden wären. Außerdem sollte die einmal entwickelte Struktur der Kostenarten so selten wie nur irgendwie möglich geändert werden. So wird sichergestellt, dass durch die gleichbleibende Struktur der Kosten auch eine Vergleichbarkeit verschiedener Perioden gegeben ist. Außerdem muss im gesamten Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise zur Einteilung der Kostenarten gegeben sein, damit Daten passend zusammengeführt werden können.
2. Grundsatz der Eindeutigkeit bzw. Kostenreinheit: Alle Kostenarten müssen eindeutig sein. Es darf keinen Zweifel geben, der zu Vermischungen verschiedener Kostenarten führen könnte. Nur wenn dies gegeben ist, können alle Kosten eindeutig zugeordnet werden. Außerdem wird auf diese Weise vermieden, dass unterschiedliche Personen vielleicht durch verschiedene Auffassungen subjektiv Kosten anders gliedern.
3. Grundsatz der Vollständigkeit: Kostenartenrechnung und generell Kostenrechnung macht nur dann Sinn, wenn sie vollständig ist. Alle Kosten müssen erfasst sein, denn ansonsten ergibt sich kein ganzheitliches Bild und im schlimmsten Fall werden dann falsche Schlüsse gezogen und Entscheidungen, basierend auf unvollständigen Daten, getroffen.
4. Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Stell dir immer die Frage, welches Ausmaß an Kalkulation wirtschaftlich sinnvoll ist. Die Kosten-Nutzen-Relation muss immer gegeben sein. Es gilt also das Mittelmaß zu finden: genaue Berechnungen sind wichtig, doch in Details zu gehen, die nicht zu deiner Unternehmensgröße passen, kann sich auch negativ auswirken. Habe deine Kosten also stets genau im Griff, aber übertreibe es auch nicht.

Alle Grundsätze gelten generell für jedes Unternehmen, das Kostenrechnung betreibt. An sich sollte dies auch immer getan werden, doch gerade der vierte Grundsatz macht ebenso darauf aufmerksam, dass der Detaillierungsgrad der Kostenrechnung individuell zu entscheiden ist. Dabei ist es wichtig, stets Augenmaß zu bewahren, wenn du planst in deinem Unternehmen Kostenrechnung umzusetzen.

Kostenartenrechnung – Beispiel

Am besten lässt sich die Kostenartenrechnung anhand eines einfachen Beispiels erklären. Stellen wir uns vor, du gründest einen kleinen Betrieb, der Handtaschen produziert. Du hast somit verschiedene Kosten, diese sind beispielsweise:

• Materialkosten für Rohstoffe, die du einkaufen musst
• Diverses Kleinmaterial für die Weiterverarbeitung
• Eine kleine Produktionshalle, in der auch zwei Büros untergebracht sind
• Vier Produktionsmitarbeiter, einen Sales-Manager und du selbst kümmerst dich um die allgemeine Verwaltung des Unternehmens
• Dazu kommen weitere kalkulatorische Kosten, nämlich die Abschreibung für die genutzten Maschinen und Rücklagen, die du für unternehmerische Risiken bilden musst
• Nicht vergessen dürfen wir auch Nebenkosten der Miete, also etwa den Strom für deine Maschinen

Als erstes gliederst du also alle Kosten je nach Kostenart. Das bedeutet, das du etwa festlegst, welche Materialkosten für Tasche A anfallen und welche für Tasche B, bei der du weniger Stoff benötigst. Genauso gehst du mit allen Kosten weiter vor. Manche Kosten lassen sich nicht eindeutig umlegen, etwa die Energiekosten. Diese Kosten sind Gemeinkosten. Dazu gehört beispielsweise auch die Raummiete. Die kalkulatorischen Abschreibungen lassen sich eindeutig zuordnen, weil du die Taschen mit unterschiedlichen Maschinen erstellst. Es ist also klar, welche Abschreibungen welcher Produktgruppe zurechenbar sind. Kalkulatorische Wagnisse hingegen lassen sich nicht umlegen, sie gehen somit auch in die Gemeinkosten. Schon hast du nun eine komplette Gliederung der Kosten nach verschiedenen Arten aufgebaut. Diese Gliederung ist die Basis für weitere Kostenrechnungsmethoden. Der logische nächste Schritt wäre die Kostenstellenrechnung, bei der du dann die Frage beantwortest, wo die Kosten genau angefallen sind. Einzelkosten können direkt in die Kostenträgerrechnung überführt werden, da diese schließlich eindeutig zuordenbar sind. Die Gemeinkosten hingegen werden im Zuge der Kostenstellenrechnung dann in weiterer Folge über sogenannte „Gemeinkostenzuschlagssätze“ weiter verteilt. Du siehst also, dass die Kostenartenrechnung grundsätzlich recht einfach durchführbar ist. Wichtig ist die klare Abgrenzung der Kostenarten, damit es später keine Verwirrung gibt und die Unterscheidung, welche Kosten direkt zurechenbare Einzelkosten sind und bei welchen Kosten es sich um Gemeinkosten handelt.

Fazit

Die Kostenrechnung ist generell ein Thema, das möglichst ganzheitlich betrieben werden sollte. Wie sehr du ins Detail gehst, bleibt dir überlassen, aber wenn du deine Kosten im Griff haben willst, strategische Entscheidungen, z.B. hinsichtlich deines Sortiments, auf finanziellen Fakten begründen möchtest, dann benötigst du dazu ganzheitliche, strukturierte Kostenrechnung.

Die Kostenartenrechnung ist dabei ein wichtiger Teilbereich. Sie bildet gewissermaßen die Grundlage für weitere Berechnungen und gliedert zu Beginn das große Bündel an Kosten nun in einzelne Teilbereiche auf. Wichtig ist, dass bei dieser Einteilung der verschiedenen Kosten immer nach den vier beschriebenen Grundsätzen vorgegangen wird. So wird sichergestellt, dass alle Personen, die an der Kostenrechnung beteiligt sind, genau wissen, welche Kosten wie einzuteilen sind und wo die Grenzen der unterschiedlichen Kostenarten verlaufen.

Besonders wichtig scheint auch die Unterteilung in fixe und variable Kosten zu sein. Denn diesen einfachen Überblick sollten stets alle Unternehmen haben, ganz egal, ob sie ansonsten tiefergehende Kostenrechnung betreiben oder nicht. Durch diese Unterscheidung wird klar, welche Kosten bei Schwankungen nicht vermeidbar wären und weiterhin bestehen. So kann etwa ein finanzielles Worst-Case-Szenario kalkuliert werden.

Basierend auf der Kostenartenrechnung können in Folge generell weitere Berechnungen angestellt werden und bereits erste Erkenntnisse getroffen werden.