RKSV (Registrierkassen-sicherheitsverordnung)

Die Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz „RKSV“ genannt, definiert hauptsächlich welche Anforderungen an Registrierkassen gestellt werden. Das bedeutet auch, dass sie sich primär an die Hersteller der Registrierkassen richtet. Als Unternehmer musst du selbst jedoch auch Sorge dafür tragen, dass deine Registrierkassa den Anforderungen entspricht. Deshalb haben wir uns genauer angesehen, was die RKSV an Auflagen vorsieht.

Das erwartet dich heute:

Definition – RKSV

Die Registrierkassenpflicht sollte dazu führen, dass keine Belege mehr vergessen oder absichtlich nicht ausgestellt werden. Dieses Vorhaben ist mit großen Sicherheits-Anforderungen verbunden, weshalb in der später erlassenen RKSV Spezifikationen definiert wurden, wie sichergestellt werden muss, dass die vorhandenen Daten nicht manipulierbar sind.

RKSV
Definition RKSV

Was bedeutet Registrierkassensicherheitsverordnung?

Die Verordnung verfeinert somit die Vorgaben, was genau eine Registrierkassa können muss. Es handelt sich dabei um Detailspezifikationen, die größtenteils sehr technisch sind und nicht durch die Unternehmen, die die Registrierkassa nutzen, sondern durch die Hersteller der Kassen umgesetzt werden müssen. Die RKSV wurde somit ab in Kraft treten am 1.4.2017 gewissermaßen zum neuen Standard, den Registrierkassen mindestens erfüllen müssen.

Warum gibt es die Registrierkassensicherheitsverordnung?

Ganz generell ist die Registrierkassenpflicht so gestaltet, dass sie auch vergleichsweise kleine Unternehmen erfasst. Schon ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro, von dem über 50 Prozent Barumsätze sind, wird eine Registrierkasse benötigt. Die Registrierkassenpflicht führte dazu, dass viele Unternehmerinnen und Unternehmer vor einem mittelgroßen Rätsel standen welche Registrierkasse sie nun anschaffen sollten. Die Anschaffung ist mit beträchtlichen Kosten verbunden. In weiterer Folge kamen Registrierkassen in allen Preislagen auf den Markt, deren Funktionen jedoch weit auseinander lagen. Deshalb wurde in weiterer Folge immer wieder spezifiziert, wie die Registrierkassenverordnung zu verstehen ist und welche Funktionen die Geräte nun genau haben müssen. Die RKSV stellt dabei die technischen Anforderungen in den Mittelpunkt, insbesondere den Faktor der späteren Manipulierbarkeit der erfassten Daten.

Ab Mai 2016 mussten außerdem die Vorgaben der Kassenrichtlinie KRL 2012 erfüllt werden. Für Unternehmerinnen und Unternehmer gilt es hinsichtlich der Registrierkassa somit laufend am aktuellen Stand der Dinge zu bleiben, um nicht womöglich unabsichtlich in Probleme mit dem Finanzamt zu schlittern.

Wer muss sich an die RKSV halten?

Die Richtlinie definiert überwiegend technische Details, die durch die Hersteller der Kassen umzusetzen sind. Gleichzeitig ist es aber so, dass alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die Registrierkassen verwenden müssen, verpflichtet sind solche Geräte zu nutzen, die den vorgegebenen Anforderungen gerecht werden. Wenn vorsätzlich eine Kasse genutzt wird, die diese Anforderungen nicht erfüllt, also beispielsweise nachträgliche Datenmanipulationen ermöglicht, sind Strafen von bis zu 5.000 Euro laut Finanzstrafgesetz möglich.

Grundlagen der RKSV

Während technische Details wohl weniger relevant sind, möchten wir dir nun einen Überblick zu den wichtigsten Eckpunkten der RKSV bieten.

Einzelaufzeichnungspflicht

Alle Ausgaben und Einnahmen des Betriebes sind laufend zu erfassen. Das bedeutet, dass wirklich jede einzelne Ein- und Auszahlung auch mit einem Beleg erfolgen muss. Alle Belege müssen aufgehoben werden bzw. gespeichert werden. Um hier gewisse Erleichterungen zu schaffen, gibt es durch die Barumsatzverordnung Ausnahmen. Gerade hinsichtlich dieser Aufbewahrung ist dann auch wieder die RKSV relevant, da sie sicherstellen möchte, dass Belege, die einmal erfasst wurden, dauerhaft gespeichert werden, ohne nachträgliche Veränderungen oder Löschungen zu ermöglichen.

Belegerteilungspflicht

Die Belegerteilungsflicht besagt, dass für jede Barzahlung ein Beleg erstellt und übergeben werden muss. Genau genommen muss dieser Beleg dann auch bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitgenommen werden, da es theoretisch zu einer Kontrolle durch die Finanzverwaltung kommen könnte. Die ausgestellten Belege müssen mindestens folgende Positionen enthalten:

  • Name des Unternehmens
  • Fortlaufende Belegnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Menge und Beschreibung der Ware oder Leistung
  • Zahlungsbetrag aufgesplittet nach Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag
  • Kassenidentifikationsnummer
  • Maschinenlesbare Signatur (Vorgabe der RKSV!)

Generell gibt es aber auch verschiedene Ausnahmen, beispielsweise für Buschenschanken, wenn sie pro Jahr weniger als 14 Tage geöffnet haben und unter 30.000 Euro Umsatz erzielen oder auch für Skihütten, wenn der Jahresumsatz unter 30.000 Euro liegt. Relevant ist hier auch die sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“ die besagt, dass Umsätze auf öffentlichen Wegen, Straßen und Plätzen nicht unter die Belegerteilungspflicht fallen, sofern das Unternehmen unter 30.000 Euro Jahresumsatz erzielt. Typischerweise ist das also beispielsweise für kleine To-Go-Kaffeeverkäufe eine praktische Erleichterung. Liegt der Jahresumsatz unter 30.000 Euro, so sind auch die Kantinen gemeinnütziger Vereine von der Belegerteilungspflicht ausgenommen.

Eine Besonderheit liegt vor, wenn ein österreichisches Unternehmen einen Barumsatz im Ausland erzielt. In diesem Fall besteht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht gemäß der BAO. Diese Umsätze zählen damit auch nicht zur Ermittlung der Umsatzgrenze für die Registrierkassenpflicht. Eintreten kann eine solche Situation beispielsweise dann, wenn ein österreichisches Unternehmen eine Messe im Ausland besucht und dort einzelne Produkte verkauft, die in weiterer Folge ins Ausland geliefert beziehungsweise direkt übergeben werden.

Was beinhaltet die RKSV?

Wie zuvor erwähnt regelt die RKSV Details zu den Anforderungen, die an die Registrierkassen-Systeme gestellt werden. Dabei steht im Fokus, dass jeder einzelne Verkauf mit einem Beleg verbunden werden muss und dieser Beleg dann gespeichert werden muss. Im Zuge der Erstellung erfolgt quasi eine digitale Signatur durch die Registrierkassen-Systeme. Die Speicherung selbst muss dann in weiterer Folge in unveränderbarer Form erfolgen. Das bedeutet, dass der Beleg nachträglich nicht geändert oder gelöscht werden kann. Wenn du nun beispielsweise eine Rechnung stornieren willst, so kannst du diese nicht einfach wieder löschen und die Rechnungsnummer neu vergeben, sondern musst dich an den korrekten Ablauf halten und einen Stornobeleg ausstellen und die alte Rechnung durch eine neue ersetzen. Die RKSV hat somit technische Detailfragen geklärt, die sich an die Hersteller der Kassen richten und gleichzeitig Vorgaben definiert, die Kassen erfüllen müssen, damit Unternehmerinnen und Unternehmer keine Strafen zahlen müssen.

Steuersätze

Bei unterschiedlichen Steuersätzen, wie sie etwa in der Gastronomie vorkommen, müssen Registrierkassen entsprechend erfasst werden. Die unterschiedlichen Steuerbeträge werden dann nach Steuersatz sortiert einzeln aufgelistet.

Technische Anforderungen an die Registrierkassa

Insgesamt soll die Registrierkasse vor allem eines sein: sicher. Und zwar für die Unternehmer, die sich darauf verlassen möchten, dass die Kassa funktioniert und umgekehrt auch für die Finanzbehörde, die sicherstellen will, dass wirklich jede einzelne Zahlung erfasst wird. Im Fokus steht deshalb, dass die Registrierkasse die Zahlungen nicht nur durch Belege erfasst, sondern diese auch direkt unveränderbar abspeichert. Die Sicherung der Daten erfolgt außerdem mit einer Signatur, die je Beleg einzeln erstellt wird. So ist es theoretisch möglich durch die Registrierkasse jederzeit genaue Einsicht in die Aufzeichnungen zu bekommen. Das bedeutet für die Unternehmen praktische Erleichterungen und für die Kontrollbehörden die Möglichkeit, de facto zu jedem Zeitpunkt eine Prüfung veranlasse zu können.

Tipp!

Mit einem Buchhaltungsprogramm kannst du nicht nur ein elektronisches Kassenbuch führen, sondern dank der intelligenten Belegerkennung auch einfach deine Belege erfassen und digitalisieren.

 
Im Zuge der Signatur jedes Beleges wird dieser mit dem vorherigen Beleg verknüpft. Das heißt wiederum, dass sichergestellt wird, dass es eine völlig lückenlose Belegkette gibt. Die Signaturerstellung erfolgt über die sogenannte „Sicherheitseinrichtung“ der Registrierkassa, in der auch ein Datenerfassungsprotokoll geführt wird. Dieses Protokoll erfasst die einzelnen Umsätze und summiert die Bareinnahmen konstant mit.

Ein weiterer technischer Aspekt ist, dass jede Registrierkasse eine individuelle Nummer haben muss. Über diese Identifikationsnummer wird die Kassa direkt beim Finanzamt oder via FinanzOnline angemeldet. Es entsteht also ein in sich geschlossener Kreislauf, in dem Belege erstellt werden, diese miteinander verbunden werden, eine dauerhafte Speicherung ohne Manipulationsmöglichkeit erfolgt und zusätzlich auch noch eine Verknüpfung zum Finanzamt gegeben ist.

Zusätzlich muss auf jeder Rechnung ein maschinenlesbarer Code angebracht werden. Typischerweise ist das oftmals ein Barcode oder eine Kette von Daten, die mit Unterstrichen getrennt werden. So wird eine automatisierte Auswertung der Daten ermöglicht.

Übrigens: Was passiert, wenn deine Registrierkasse einmal ausfallen sollte? Diese Situation musst du nicht nur umgehend beheben, sondern auch sofort dem zuständigen Finanzamt melden. Jeder Ausfall, auch wenn er nur kurzfristig ist, muss mitgeteilt werden.

Mustervereinbarung für das Registrierkassensystem

Wenn du nun für dein Unternehmen nach einer passenden Registrierkassa suchst, so ist schwer zu durchblicken, ob wirklich alle technischen Details eines Herstellers auch korrekt umgesetzt sind, sodass du später keine Schwierigkeiten mit dem zuständigen Finanzamt bekommst. Für diese Situation hat die Wirtschaftskammer an einer Lösung gearbeitet. Sie stellt nun eine Mustervereinbarung zum kostenlosen Download bereit. Mit dieser Vereinbarung wird zwischen dem Unternehmen und dem Registrierkassenanbieter definiert, dass die Registrierkasse den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden muss. Durch die Vereinbarung kannst du dich somit sehr einfach absichern und hast nochmal alle Punkte im Überblick, die der Anbieter erfüllen muss, damit du ganz auf der sicheren Seite bist und das richtige Kassensystem auswählst.

Fazit

Die Registrierkassa war zu Beginn ein großes Ärgernis für viele Unternehmerinnen und Unternehmer. Sie erweckte den Anschein der großen Bürokratie und führte zu zusätzlichen Kosten, die besonders für kleine Unternehmen eine relevante Belastung darstellten. In weiterer Folge sorgte dann die RKSV für zusätzliche Klarheit, wenn es darum geht, was genau eine Registrierkassa können muss. Wichtig ist, dass die technischen Anforderungen erfüllt werden. Dazu zählt insbesondere, dass die Belege unveränderbar und mit einer entsprechenden Signatur gespeichert werden. Die erwähnten Mindestangaben, die auf der Rechnung vorhanden sein müssen sind ebenso relevant wie automatisierbar lesbare Codes, sprich typischerweise QR-Codes.

Insgesamt ist die RKSV somit eine Spezifikation zur Registrierkassenpflicht. Du als Unternehmer musst dich damit nicht bis ins letzte Detail beschäftigen, aber du solltest wissen, dass es diese Verordnung gibt. Besonders dann, wenn du kurz davor bist ein Kassensystem anzuschaffen ist es wichtig, die genauen gesetzlichen Anforderungen zu kennen und dir auch bestätigen zu lassen, dass diese sicher erfüllt werden. Dabei hilft dir beispielsweise das kostenlose Muster der Wirtschaftskammer, mit dem du dich zusätzlich absichern kannst.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.