Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Das erwartet dich heute:

Definition: Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird eine Form der Gewinnermittlung bezeichnet. Diese Gewinnermittlungsmethode wird auch als EAR bezeichnet und wird innerhalb der einfachen Buchhaltung angewendet. Bei dieser Methode stellst du Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Im deutschen Einkommenssteuergesetz wird deshalb auch gerne von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gesprochen.

Wer kann eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abgeben?

Vom Grundsatz her bist du als Unternehmer verpflichtet, deinen Gewinn zu ermitteln. Aber nicht jeder Unternehmer unterliegt dabei der Pflicht einer doppelten Buchführung. Dies richtet sich einerseits nach der Unternehmensform und andererseits nach der Höhe von den erzielten Umsätzen bzw. Gewinnen.

Es gibt Unternehmer, welche zur Gewinnermittlung die einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung anwenden dürfen. Aus diesem Grund sind folgende Unternehmer zur Abgabe der EAR berechtigt:

  • Freiberufler
  • Gewerbetreibende (als Einzelunternehmen oder GbR geführt)
  • Kleinunternehmer mit einem Umsatz von bis zu 22.000 Euro im Jahr (nach Kleinunternehmerstatus).
  • Land- und forstwirtschaftliche Betriebe

Als Freiberufler hast du auf jeden Fall die Möglichkeit, eine EAR zu machen. Bei Gewerbetreibenden gelten bestimmte Umsatzgrenzen/Gewinngrenzen, die beachtet werden müssen. Diese Grenzen sind vom Gesetzgeber festgelegt und beziehen sich immer auf zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre.

Bist du Gewerbetreibender, musst du besonders auf diese Grenzen achten. Wird nur eine dieser beiden Grenzen überschritten, wirst du zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Unternehmensform Umsatzgrenze Gewinngrenze

Freiberufler

- - - -

- - - -

Gewerbe (als Einzelunternehmen oder GbR geführt)

600.000 Euro im Jahr

60.000 Euro im Jahr

Land- und forstwirtschaftliche Betriebe

- - - -

60.000 Euro im Jahr

Die Ausnahmeregelung bei Kleinunternehmern

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genießen alle Kleinunternehmer eine große Ausnahme. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch, so musst du im Gegensatz zu jedem anderen Unternehmer keine Umsatzsteuer und Vorsteuer aufzeichnen. Allerdings musst du auch beachten, dass du auf deinen Rechnungen ebenfalls keine Umsatzsteuer ausweisen darfst. Für dich als Kleinunternehmer bedeutet dies im Klartext, dass du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, im Gegenzug dafür aber auch nicht die Vorsteuer zurückerstattet bekommst.

Bis wann muss die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellt und abgegeben werden?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein Teil von deiner Einkommenssteuererklärung, welche du jedes Jahr abgeben musst. Aus diesem Grund musst du auch Fristen beachten und einhalten.

Ganz konkret heißt dies, dass du deine EAR bis zum Stichtag 31. Juli an das für dich zuständige Finanzamt übermitteln musst. Versäumst du diese Frist, musst du mit Versäumniszuschlägen rechnen.

Solltest du aber bereits frühzeitig wissen,  das du diese Frist zur Abgabe der EAR von dir nicht eingehalten werden kann, so bietet sich dir die Möglichkeit, eine Fristverlängerung zu beantragen. Der Aufschub kann theoretisch bis zum 31. Dezember erfolgen– das ist aber Ermessenssache des Sachbearbeiters. Eine Garantie, dass das zuständige Finanzamt dir diese Fristverlängerung gewährt, hast du daher auf keinen Fall. Bist du Unternehmer, der die Buchführung von einem Steuerberater machen lässt, genießt du hier ein Sonderrecht. In diesem Fall reicht es, wenn dein Steuerberater die Steuererklärung bis spätestens 28. Februar einreicht. 

Genauso musst du in diesem Zusammenhang alle gesetzlicht vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten und auch Aufbewahrungspflichten achten.

Die EÜR erstellen

Wie bereits erwähnt, stellt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Form der Gewinnermittlung für bestimmte Unternehmen dar. Aus der EAR kannst du entnehmen, wie oder besser, woraus sich der Gewinn deines Unternehmens zusammensetzt. Um deinen Gewinn und deinen finanziellen Ausgaben zu ermitteln, musst du alle Gesamtausgaben von deinen Gesamteinnahmen abziehen. Aus dieser Rechnung ergibt sich dann dein Gewinn bzw. auch ein möglicher Verlust.

Kurzanleitung: Step by Step die EAR erstellen

Um deine Gewinnermittlung per EAR durchführen zu können, sind in der Regel zu Beginn drei Steps bzw. Schritte notwendig. Im vierten und letzten Step kannst du dann ermitteln, welch finanzieller Ausgaben und Gewinn von dir erwirtschaftet wurde. Dazu gehst du wie folgend vor: 

  1. Im ersten Step muss du alle deine gesamten Einnahmen ermitteln. Achte dabei darauf, dass du die Nettoeinnahmen und die Umsatzsteuer gesondert voneinander erfasst.
  2. Nun im folgenden zweiten Step passiert das gleiche mit deinen Ausgaben. Auch hier bitte wieder auf die Trennung zwischen Nettoausgaben und Vorsteuer achten. Die von dir an das Finanzamt entrichtete Umsatzsteuer ist nämlich als Vorsteuer in allen deinen Ausgaben enthalten. Um deinen Gewinn ordnungsgemäß ermitteln zu können, musst du unbedingt auch alle Abschreibungen berücksichtigen. Diese kannst du über dein Anlagenverzeichnis errechnen bzw. ermitteln.

Der Gewinn setzt sich wie folgt zusammen:

Gewinn = Gesamteinnahmen – Gesamtausgaben – Abschreibungen

Der finanzielle Überschuss ergibt sich wie folgt:

Finanzieller Überschuss = Gewinn

+ Abschreibungen

+ Finanzierungen

+ Privateinlagen

– Investionen

– Tilgungen

- Privatentnahmen

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Was musst du beachten?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kannst du aber nur unter Einhaltung von bestimmten Regeln erstellen. Es gibt für dich zwei wichtige Regeln zu beachten.

  • Die Beachtung von Zulaufprinzip und Ablaufprinzip
  • Vorschriften bezüglich der Gliederung der EAR

Beim Zulauf- und Ablaufprinzip musst du beim Erstellen deiner EAR immer darauf achten, wann eine Rechnung von deinem Kunden bezahlt wurde und auf deinem Konto eingegangen ist. Ein Beispiel soll dir helfen, diese Thematik besser zu verstehen.

Beispiel: Du erledigst für einen Kunden im Dezember einen Auftrag und erstellst dafür im gleichen Monat eine ordnungsgemäße Rechnung. Bezahlt wird diese Rechnung aber vom Kunden wegen des Zahlungsziels erst im Januar. Nach dem Zuflussprinzip spielt in diesem Fall aber nicht das Rechnungsdatum die entscheidende Rolle, sondern das Datum, auf dem der Eingang dieses Rechnungsbetrages auf deinem Geschäftskonto stattgefunden hat.

Achtung:

Das bedeutet, dass dieser Vorgang erst in deiner EAR vom nächsten Geschäftsjahr auftaucht. Gleiches Prinzip gilt natürlich auch bei deinen Eingangsrechnungen. Dieses wird als Abflussprinzip bezeichnet.

Journal und Kassenbuch als Grundlage

In einem Journal musst du alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben einzeln auflisten. Überdies musst du sie gemäß der Anlage EAR immer der jeweils passenden Kategorie zuordnen. Du kannst dir durch diese Vorgehensweise das Ausfüllen der Anlage EAR viel einfacher machen. Dokumentieren musst du im Journal sowohl die Bruttobeträge als auch die Nettobeträge. Vom Grundsatz her spricht nichts dagegen, wenn du dein Journal in einer Excel-Tabellen führst. Mit einer entsprechenden EAR-Software ist es aber einfacher, weil automatisch alle Einnahmen und Ausgaben gleich in die EAR übertragen werden.

Im Gegensatz dazu steht das Kassenbuch. In diesem Kassenbuch musst du den gesamten Barbestand von deinem Unternehmen erfassen. Es gibt auch eine Kassenbuch-Pflicht, die gilt allerdings nur für bilanzierende Unternehmen. Darfst du hingegen eine EAR machen, bist du von dieser Pflicht befreit. Auch beim Kassenbuch kannst du auf kostenlose Kassenbuch Vorlagen zurückgreifen oder mithilfe eines Buchhaltungsprogramms wie sevDesk dein Kassenbuch online führen.

Bei den Themen Journal und Kassenbuch musst du Folgendes beachten:

Journal Kassenbuch
  • Einnahmen und Ausgaben getrennt nach Mehrwertsteuersatz erfassen
  • Anlageverzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter anlegen
  • Anlageverzeichnis für abnutzbare Wirtschaftsgüter anlegen
  • Aufzeichnung von geringwertigen Wirtschaftsgütern bis zu 800 Euro in getrenntem Verzeichnis erfassen
  • Fahrtenbuch muss getrennt im Journal und den Aufzeichnungen erfasst werden
  • In das Kassenbuch für die EAR musst du täglich alle Einnahmen und Ausgaben erfassen
  • Die Eintragung muss für alle Bareinnahmen und Barausgaben erfolgen
  • Der Barbestand muss immer mit dem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen

Wareneingangs- und Warenausgangsbuch

In diesen beiden Büchern findest du alle Waren und Rohstoffe, welche du eingekauft oder verkauft hast. Aufgezeichnet müssen folgende Daten werden: 

  • Liefer- oder Rechnungsdatum
  • Empfänger samt Anschrift
  • Ware
  • Preis
  • Hinweis auf Beleg

Tipp:

Wenn bereits aus deiner Buchführung hervorgeht, welche Waren rausgegangen sind, kann mit Zustimmung des Finanzamtes gemäß § 148 Abgabenordnung (AO) von der Aufzeichnung des Warenausgangs abgesehen werden.

Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Die Gewinnermittlung erfolgt im Rahmen der EAR durch den Abzug der Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen. Dazu musst du wissen, welche Einnahmen und Ausgaben du ansetzen kannst.

Betriebseinnahmen

Unter die Betriebseinnahmen fallen sowohl Honorare als auch Sachentnahmen. Du musst alle Betriebseinnahmen berücksichtigen, die zum normalen oder zum ermäßigten Umsatzsteuersatz anfallen und auch die, die gänzlich ohne Umsatzsteuer sind. Dazu kommt die private Kfz-Nutzung sowie die private Nutzung des Telefons, denn beide stellen ein Plus für dein Unternehmen dar. Zu den Einnahmen zählen des Weiteren die vereinnahmte Umsatzsteuer sowie aufgelöste Rücklagen.

Betriebseinnahmen im Formular EÜR
Betriebseinnahmen in der EAR, Quelle: Bundesfinanzministerium

Betriebsausgaben

Unter die Betriebsausgaben fallen Personalkosten und –nebenkosten, Abschreibungen und Investitionen. Auch Dienstleistungen, die du selbst beziehst, sowie Wareneinkäufe musst du mit ihrem Nettowert zu den Betriebsausgaben rechnen. Kosten für das Kfz, Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter und die abziehbare Vorsteuer sind ebenfalls betrieblich veranlasste Ausgaben. Mieten, gezahlte Umsatzsteuer und eingeschränkt abziehbare Ausgaben musst du ebenfalls hinzurechnen.

EAR in Excel erstellen

Für deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung brauchst du nicht zwingend eine Software. Unter bestimmten Umständen kannst du auch selbst deine EAR in Excel erstellen. Allerdings musst du Tabellen aus Excel vor allem in Bezug auf GoBD mit Vorsicht genießen. Willst du es dennoch versuchen, dann musst du dich auf eine sehr zeitraubende und fehleranfällige Arbeit einstellen.

EAR Vorlage zum kostenlosen Download

Wenn du es möglichst einfach haben möchtest und die EAR in Windeseile erstellen willst, kannst du unsere EAR Vorlage für Excel benutzen. Diese gibt es online für Kleinunternehmer und Freiberufler zum kostenlosen Download.

EÜR Einnahmen-Überschuss-Rechnung Vorlage Muster für Excel
Kostenlose EÜR Vorlage zum Download für Excel

Du kannst die Vorlage auf deinen Rechner laden. In der Vorlage für deine EAR findest du mehrere Spalten. Zur Vereinfachung befinden sich darin Demo-Daten. Anhand dieser kannst du sehr leicht erkennen, wo du deine eigenen Daten eintragen musst.

Die Anlage EAR

Die Anlage EAR in der Steuererklärung gibt es seit dem Jahr 2005. In diesem Jahr wurde vom Bundesfinanzministerium dieses Formular für die Gewinnermittlung eingeführt. Es soll dir als Unternehmer einfacher gemacht werden, alle deine Posten in Bezug auf Einnahmen, Ausgaben, Rücklagen und Entnahmen zu dokumentieren und zu erfassen. Damit kannst du, falls du nur zur einfachen Buchführung verpflichtet bist, deine Gewinnermittlung durchzuführen. Die Anlage EAR besteht aus drei Seiten. Du übermittelst diese Anlage EAR im Rahmen von deiner Einkommenssteuererklärung an das Finanzamt. Du kannst dies mit dem Online-Portal ELSTER vornehmen.

Mehr zur Anlage EÜR erfährst du auch in unserem Video dazu:

Der Aufbau der Anlage EAR

Die EAR weist einen bestimmten Aufbau vor. Diese Anlage EAR sieht deshalb von ihrem Aufbau auf den Seiten 1 bis 3 zur Gewinnermittlung wie folgt aus: 

    Aufbau Zeilen
    Informationen zum Betrieb Zeilen 5 – 10
    Betriebseinnahmen Zeilen 11 – 22
    Betriebsausgaben Zeilen 23 – 65
    Gewinnermittlung Zeilen 71 – 86
    Rücklagen und stille Reserven Zeilen 87 – 90
    Entnahmen und Einlagen Zeilen 91 – 92

    Bei der Anlage EAR musst du beachten, dass Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben  in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden:

    Als Betriebseinnahmen in der Anlage EAR gelten:

    • Netto-Einnahmen umsatzsteuerpflichtiger Betriebseinnahmen
    • vereinnahmte Umsatzsteuer
    • umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen
    • Entnahmen in Form von Sach- oder Barentnahmen
    • private Nutzung von Geschäftseigentum (Fahrzeuge, Telefon etc.)
    • Verkauf / Entnahme von Anlagevermögen
    • Einlagen
    • Auch stille Reserven beispielsweise in Form von Rücklagen dürfen nicht von dir vergessen werden

    Als Betriebsausgaben in der Anlage EAR gelten: 

    • Wareneinkäufe (Nettobetrag)
    • Dienstleistungen (Nettobetrag)
    • doppelte Buchführung mit GuV und Bilanz
    • Abschreibungen (AfA)
    • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
    • Abschreibungen (AfA)
    • Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
    • Miete
    • abziehbare Vorsteuerbeträge
    • Reisekosten
    • Personalkosten (Löhne, Gehälter, Versicherungsbeiträge, etc.)
    • Kosten für Strom, Gas und Wasser
    • Telefon-, Fax- und Internetkosten
    • Kfz-Kosten
    • Versicherungskosten
    • Werbungskosten
    • eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (Bewirtungskosten, Geschenke, etc.)
    • Reparatur- und Instandhaltungskosten
    • Zinsen
    • an das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer

    Gliederung und Bestandteile der EAR

    Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird grundsätzlich in eine dreiteilige Gliederung unterteilt. Diese Unterteilung findet für folgende Bereiche statt:

    • Gewinnermittlung: Der umfassendste Teil der EAR ist der Gewinnermittlung gewidmet. In diesem Bestandteil der EAR wird genau aufgeführt, wie sich dein Gewinn und voraus sich dein Gewinn zusammensetzt.
    • Ergänzende Angaben: In diesem Teil der EAR musst du ergänzende Angaben machen. Dazu gehören unter anderem Rücklagen und stille Reserven.
    • Zusätzliche Angaben: Zu diesen Angaben gehören vor allem Angaben, bei denen es sich um private Entnahmen oder private Einlagen handelt.

    Um deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung so genau wie möglich anzugeben, musst du unter Umständen auch ein Anlagenverzeichnis erstellen. Dieses Anlageverzeichnis wird auch als Anlage AVEAR bezeichnet. In dieses Anlageverzeichnis bzw. den Ausweis des Umlaufvermögens musst du folgende Angaben aufführen: 

    • nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
    • abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
    • bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens

    Handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine Personengesellschaft oder um eine größere freiberufliche GbR, dann musst du zur Gewinnermittlung mit der EAR das Anlageverzeichnis zur Anlage SE verwenden. Diese Anlage SE ist eine Sonderberechnung des Gewinns bestimmt, welche durch Sondereinnahmen oder Sonderausgaben von einem Gesellschafter einstanden sind. 

    Überdies gibt es bei diesen genannten Rechtsformen noch die Anlage ER. Hier handelt es sich um eine Ergänzungsrechnung zum Gesamthandsvermögen. Diese Ergänzungsrechnung und Vorlage ist immer dann notwendig, wenn einzelne Gesellschafter Korrekturen vornehmen müssen.

    Fazit

    Für die einfache Gewinnermittlung ist die EAR eine Form, mit der du deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben als Unternehmer gegenüberstellen kannst. Allerdings ist die EAR nur für nicht- buchführungspflichtige Unternehmen erlaubt. Bei diesen Unternehmen handelt es sich beispielsweise um Freiberufler, aber auch um Betriebe in der Land- und Forstwirtschaft, um Kleinunternehmer oder kleine Gewerbetreibende. Allerdings müssen diese bestimmte Umsatzgrenzen einhalten und dürfen diese Grenzen nicht überschreiten. Wenn du deine Betriebseinnahmen und deine Betriebsausgaben für die EAR erfasst, musst du dabei das Zufluss- und das Ablaufprinzip beachten. Für diese Form der Gewinnermittlung steht dir die Anlage EAR zur Verfügung. Diese Anlage EAR musst du ausfüllen und elektronisch an dein zuständiges Finanzamt übermitteln. Es klingt zwar relativ einfach und auch die 3-seitige Anlage EAR ist gut verständlich. Dennoch solltest du vor allem im Umgang mit der Vorsteuer oder der Umsatzsteuer, aber auch der Anlagenbuchhaltung vertraut sein.

    Nadine Höpf
    Nadine Höpf

    Nadine ist spezialisiert auf die Erstellung und Bereitstellung von hilfreichen Inhalten auf Blogs und Lexika im Business- und Finanzbereich. Durch intensive Recherchen und das Konsultieren von Experten stellt sie Fachwissen übersichtlich aufbereitet zur Verfügung.

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