Ordnungsgemäße Buchführung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) legen allgemeingültige Regeln fest, wie die Buchführung in einem Unternehmen auszusehen hat. Denn jeder Kaufmann und jeder kaufmännische Betrieb, der eine doppelte Buchführung einsetzt, muss eine ordnungsgemäße Buchführung nachweisen können. Die Grundsätze bestehen teilweise aus kodifizierten Richtlinien, zum anderen Teil aber auch aus nicht kodifizierten Regelungen, die sich aus der täglichen Praxis ergeben haben.
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – Definition
Übrigens haben die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung den Charakter einer Rechtsnorm. Das bedeutet, dass die Grundsätze dann angewendet werden, wenn die deutschen Rechnungslegungsstandards Grund zu Zweifeln aufkommen lassen, oder gar lückenhaft sind. Daher liest man auch häufig im Zusammenhang mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung von einem unbestimmten Rechtsbegriff und meint damit genau den beschriebenen Sachverhalt.
Die Grundzüge der ordnungsgemäßen Buchführung und das HGB
Die rechtlichen Vorschriften in Bezug auf die GoB sind im Paragraphen § 238 Abs. 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) geregelt. Der erste Grundsatz dabei lautet, dass eine Buchführung, um als ordnungsgemäß zu gelten, so gestaltet sein muss, dass sie eine nicht beteiligte, dritte Person ohne Probleme nachvollziehen kann. Was das im Einzelnen bedeutet, erläutern wir dir weiter unten ausführlich.
Die GoB und die Abgabenordnung (AO)
Die Abgabenordnung (AO) stellt eine Ergänzung zu dem o.g. Paragraphen des HGB dar. Konkret geht es hierbei um die Regelungen, wie du die einzelnen Belege und Dokumente aufbewahren und ordnen musst. Je nach dem, um welche Daten und Belege es sich handelt, können dabei ganz verschiedene Regelungen relevant sein.
Wie muss eine ordnungsgemäße Buchführung aussehen?
Damit die Buchführung als ordnungsgemäß gelten kann, muss sie sich an den Grundsätzen des Handelsrechts orientieren. Vereinfacht gesagt ist das der Fall, wenn die Bücher nach Form und Inhalt ohne Beanstandungen sind und die Buchführung eingereicht wurde. Dabei lassen sich die Anforderungen in verschiedene Gruppen einteilen:
Materielle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung
- gemachte Angaben sind richtig, entsprechen der Wahrheit und können aus den Büchern abgeleitet werden
- Angaben sind komplett und ohne Auslassungen (sog. Bilanzwahrheit)
- Buchungen sind übersichtlich und klar
- Buchungen sind nachvollziehbar
- alle Vermögensgegenstände sind einzeln bewertet, Gruppenbewertungen können trotzdem hin und wieder zugelassen werden.
- bei einer Buchhaltung in Papierform sind die Blätter fortlaufend nummeriert
- Buchungen sind chronologisch geordnet
Formelle Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung
- für jede Buchung gibt es einen Beleg
- Abkürzungen und Symbole müssen erklärt werden und immer der Erklärung entsprechend verwendet werden
- bei einer elektronischen Buchhaltung müssen alle Korrekturen oder Änderungen automatisch aufgezeichnet werden und jederzeit überprüfbar sein
- die Bilanz muss immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut sein (Bilanzkontinuität)
- Schlussbilanz und Eröffnungsbilanz müssen die gleichen Werte ausweisen
- Zwischenräume zwischen den einzelnen Buchungen sind verboten
- Aufzeichnungen und Unterlagen müssen gesichert und aufbewahrt werden
Bedeutung für die Rechnungserstellung
In Bezug auf die Rechnungsstellung können die Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung gerade für Freiberufler, Selbstständige mit Kleingewerbe oder Kleinunternehmerstatus zu einer echten Herausforderung werden. Denn die Vorschriften besagen, dass du elektronisch erstellte digitale Belege so aufbewahren musst, dass sie unveränderbar sind – und zwar 10 Jahre und länger.
Das bedeutet, dass das Finanzamt Word- und Excel-Dokumente, wie sie viele Freiberufler und Selbstständige nutzen, nicht akzeptiert. Jedenfalls dann nicht, wenn sie keine sogenannten Hashwerte, die die Unveränderbarkeit nachweisen, enthalten.
In der Regel akzeptieren die Behörden dagegen PDF-Dateien. Jedoch ist fraglich, wie lange das noch so ist, denn technisch begabte Menschen können auch diese Dateien mit wenig Aufwand verändern. Daher ist es gut möglich, dass das Finanzamt PDF-Dateien in einigen Jahren nicht mehr akzeptiert.
Aber das ist noch nicht alles. Auch die Speicherung und Aufbewahrungsfristen bei Geschäftsunterlagen kann ein echtes Problem darstellen. Denn die meisten Finanzämter erkennen Festplatten, USB-Sticks oder Cloud-Dienste wie Dropbox nicht an, da sie veränderbar sind. Selbst das Brennen auf eine CD-ROM muss in diesem Sinne nicht zwingend als korrekte Form der Speicherung gelten. Denn der Finanzbeamte kann nicht nachprüfen, wann die Rechnungen auf den Datenträger gebrannt wurden.
Der Unterschied zwischen GoB und GoBD
Neben den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) existieren auch noch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenschutz (GoBD). Vereinfacht gesagt besteht der Unterschied zwischen beiden darin, dass es sich bei den GoB um allgemeine Richtlinien in Bezug auf die Buchführung handelt.
Verstöße gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Verstöße gegen die ordnungsgemäße Buchführung können formeller und materieller Natur sein.
Zu den formellen Mängeln zählt es, wenn du das Kassen-, Inventar– oder Tagebuch, oder notwendige Belege nicht ausgedruckt hast. Wenn das Finanzamt die formellen Mängel als erheblich einstuft, kann es dazu führen, dass die Buchführung nicht mehr als ordnungsgemäße Buchführung gilt. Kleinere, vernachlässigbare Mängel haben in der Regel keine Auswirkungen auf die Buchführungspflicht. Jedoch solltest du nicht darauf hoffen, dass das Finanzamt die Mängel als vernachlässigbar einstuft.
Materielle Mängel liegen immer dann vor, wenn die sachliche Richtigkeit der Buchführung in Frage gestellt wird. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn du das Kassenbuch nicht chronologisch geführt hast oder bestimmte Einnahmen nicht erfasst hast.
Eine Buchführungssoftware ist u.a. ein hilfreiches Tool für eine korrekte Buchführung.
Die Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit
Sollte das Finanzamt zu der Einsicht kommen, dass die vorliegenden formellen und materiellen Mängel erheblich sind, kann das verschiedene, teils sehr unangenehme Folgen haben.
In Bezug auf die Steuerzahlungen kann das Finanzamt dazu übergehen, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen (Hinzuschätzung). Für dich kann das bedeuten, dass die Steuerlast viel höher liegt, als sie bei einer ordnungsgemäßen Buchführung wäre. Wenn du viele Buchungsnachweise nicht vorlegen kannst, streicht dir das Finanzamt die steuerlichen Vergünstigungen, die daran geknüpft sind.
Häufig bedeuten formelle und materielle Mängel in der Buchführung auch, dass die Beweislast umgekehrt wird, was mit einem erheblichen Mehraufwand für dich verbunden ist. Je nach Umfang und Ausmaß der Mängel kann das Finanzamt auch Zwangsmittel androhen, die bis hin zu einem Steuerstrafverfahren führen können.
Straf- und zivilrechtliche Folgen einer Nichtbeachtung der GoB
Straf- und zivilrechtlich kann eine nicht ordnungsgemäße Buchführung ebenfalls weitreichende Folgen haben. Dadurch gerät man in Verdacht, Steuerhinterziehung begangen zu haben. Je nach Umfang kann das sogar eine Freiheitsstrafe für den Geschäftsführer bedeuten. Denn juristisch betrachtet ist Steuerhinterziehung mit Diebstahl vergleichbar.
Die Finanzbehörde kann außerdem den Beweiswert der Geschäftsbücher anzweifeln, was schlimmstenfalls zu einem Insolvenzvergehen führen kann.
Für Kapitalgesellschaften kommt es noch dicker: Kann eine nicht ordnungsgemäße Buchführung nachgewiesen werden, wird sie aller Voraussicht nach ihren Bestätigungsvermerk nicht erhalten.
