Barbeleg

Der Barbeleg, der auch als Quittung bezeichnet wird, ist ein Beleg für eine Zahlung, die geleistet wurde. Damit eine Zahlung quittiert werden kann, bietet der Handel Vordrucke an, in welche der Zahlungsvorgang eingetragen werden kann.
Auf dem Barbeleg ist zu vermerken, von wem und für welchen Zweck die Zahlung geleistet wurde und zudem auch die Währung, der Gesamtbetrag in Zahlen und Worten sowie der Nettowert und der anzuwendende Mehrwertsteuersatz. Des Weiteren gehören auch auf den Barbeleg, der Ort, das Datum der Zahlung ein Firmenstempel und die Unterschrift des Empfängers der Zahlung. Ansonsten können die Vordrucke für den Barbeleg mit fortlaufenden Nummern versehen werden. Auch eine Rechnung kann als Barbeleg (Quittung) aufgefasst werden, sofern es sich bei ihr um eine Zahlungsbestätigung handelt. In Hinsicht auf die gesetzlich geforderten Bestandteile eines ordentlichen Barbelegs sollte unterschieden werden, ob es sich dabei um eine Kleinbetragsrechnung handelt.

Ein fehlerhafter Barbeleg: Achtung Steuerfalle

Ein falschausgestellter Barbeleg kann sich schnell zu einer tückischen Steuerfalle gestalten und das gilt vor allem für die Unternehmen und Privatleute, die weiterhin auf die handgeschriebenen Barbelege schwören im Gegensatz zu den gedruckten Belegen, die in der Regel alle notwendigen Angaben steuerlich korrekt aufweisen.
Jeder der zum Quittungsblock greift muss wissen, dass er sorgfältig arbeiten muss. Den eine einzige fehlerhafte Angabe auf dem Barbeleg kann den Vorsteuerabzug gefährden. So beträgt der Vorsteuerabzug bei einer Quittung über 150 Euro 19 % Umsatzsteuer und das sind rund 24 Euro. Doch nicht nur hier heißt es Vorsicht, sondern auch bei den steuerfreien Umsätzen.
Denn nicht nur fehlende, sondern auch falsche Angaben stellen ein Risiko dar. So beispielsweise zum Steuerbetrag:
Kleinunternehmen, Unternehmer und Privatleute mit steuerfreien Umsätzen, wie beispielsweise Ärzte dürfen auf der Quittung keinesfalls einen Steuersatz angeben. Denn jeder der unberechtigt Steuern ausweist, der ist dem Finanzamt gegenüber Steuerpflichtig. Der Grund, der Empfänger der Quittung darf den Betrag als Vorsteuer geltend machen.
Damit diesem Risiko entgangen werden kann, sollten alle Steuerzahler für steuerfreie Umsätze die Zusätze wie „inkl. 19 % Mwst“ oder „inkl. 7 % Mwst“ vorab streichen. Denn so kann man sich als Aussteller im Falle einer Steuerbefreiung vor bösen Überraschungen schützen.

Tipps zum Barbeleg:

• Grundsätzlich sollte auf handschriftliche Barlege verzichtet werden und zudem sollten nur aktuell gültige Quittungs(Barbeleg)-Formulare genutzt werden.
• Vordrucke die überaltert sind, sollten vorsichtshalber entsorgt werden
• Unternehmern sollten ihre Mitarbeiter, die Barbelege ausstellen, für die genaue Einhaltung der Vorschriften im Bezug auf die einzuhaltende Form sensibilisieren.
• Empfehlenswert ist es, die Quittungen stichprobenartig zu kontrollieren, damit Folgefehler vermieden werden

Was tun, wenn ein Barbeleg fehlt?

Jeder der die Buchhaltungs-Regeln beherrscht, der weiss, keine Buchung ohne Beleg. Denn damit die Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, muss jede Ausgabe mit einem Beleg nachgewiesen werden. Aber was ist, wenn ein Barbeleg fehlt? In diesem Fall kann sich der Unternehmen einen sogenannten Eigenbeleg erstellen doch auch hier gibt es einiges zu beachten.
Zuerst ist zu wissen, dass der Unternehmen sich mit dem Ausstellen eines Eigenbelegs helfen kann im Bezug auf die Betriebsausgaben. Das heißt, er darf mit diesem Eigenbeleg, die Betriebsausgaben auch ohne Barbeleg geltend machen. ABER, das gilt nur für die reine Betriebsausgabe und nicht für den ursprünglichen Umsatzsteuer-Betrag. Das bedeute, der Umsatzsteuer-Verlust ist hier unumgänglich.

Damit das Finanzamt diesen „selbst ausgestellten Barbeleg“ als Betriebsausgabe anerkennt, müssen auch hier bestimmte Angaben gemacht werden.

• Anschrift des entsprechenden Dienstleisters, Einzelhandelsgeschäft bzw. Lieferanten.
• Das Datum der Leistung
• Der Rechnungsbetrag
• Bezeichnung und Menge der Ware oder der Umfang der Leistungen

Damit enthält der Eigenbeleg dann alle wichtigen Daten, genau wie der korrekte Barbeleg. Doch der Eigenbeleg sollte als solcher ausgewiesen werden und anschließend mit einem aktuellen Datum und einer Unterschrift versehen werden.