Warenwirtschaftssystem

Die Funktionen und Eigenschaften eines Warenwirtschaftssystems

Warenwirtschaftssysteme beziehen sich gleich auf mehrere Bereiche:

• Verkauf: Dieser erstellt mit der Hilfe des Warenwirtschaftssystem das Angebot, anschließend den Auftrag, dann den Lieferschein und schließlich auch die Rechnung. Dabei gibt es erweiterte Funktionen, zum Beispiel die Auftragsbestätigung, den Werkstattauftrag, den Lagerausgabebeleg, sowie die Kundenverfolgung. Auch die externe Erfassung von Daten zugunsten des Außendienstes ist vorhanden. Sämtliche Funktionen beim Verkauf haben den Zweck, einen validen Kaufvertrag zu schließen.
• Einkauf: Dieser braucht die Funktionen des Warenwirtschaftssystem zur Bedarfsermittlung sowie für die Bestellung. Mit der Hilfe der Verkaufsdaten sowie der Lagerhaltung ist es möglich, dass ein Warenwirtschaftssystem Bestellvorschläge automatisch ermittelt bzw. eine Order auslöst.
• Lagerhaltung: Diese überwacht mit der Hilfe des Warenwirtschaftssystem die unternehmensinterne Bestandsführung. Damit es möglich ist, alle Bewegungsdaten völlig automatisiert in die Lagerverwaltung zu übernehmen, gibt es für die für das Warenwirtschaftssystem eine Lagerverwaltungssoftware als integrierten Bestandteil. Dabei wird auch die Inventur unterstützt.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem bringt viele Vorteile mit sich und kann somit ausschlaggebend zum Unternehmenserfolg beitragen. Einige davon zeigen wir dir in folgender Auflistung auf:

• Zeitersparnis
  • bei der Erstellung von Rechnungen, Aufträgen und Angeboten
• Datenpflege
  • benutzerfreundlich & ordentlich in einem System
• Kompatibilität
  • Lagerverwaltung mehrerer Lager
• Transparenz
  • Echtzeit-Auswertungen
• Entdecken von Optimierungspotenzialen
  • Anordnung des Sortiments, Verkürzung Lagerwege, etc.

Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen
Sortimentsoptimierung aufgrund tagesaktueller Statistiken (Umsatzverteilung pro Produkt etc.)

Mögliche Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems

Es gibt noch einige weitere Bestandteile, von denen es möglich ist, dass sie Bestandteil von einem Warenwirtschaftssystem sind, zum Beispiel:

• Kassenschnittstellen
• Provisionsabrechnung
• Erstellung von Katalogen wie Online Shops
• Zeiterfassung
• Zeitverwaltung
• Finanzmanagement
• Verkaufsfilialen-Verwaltung
• Datenaustausch über Schnittstellen
• Datenauswertungen

Verschiedene Warenwirtschaftssysteme

Es gibt integrierte, geschlossene sowie offene Warenwirtschaftssysteme. Ein Warenwirtschaftssystem ist geschlossen, wenn alle im Folgenden erwähnten Module integriert sind:

• Wareneingangsmodul
• Warenausgangsmodul
• Bestellwesen- und Dispositionsmodul
• Ausgabe von Bestellvorschlägen und Dispositionshilfen
• Überwachung und Bestellschreibung
• Managementinformationsmodul

Sollte eines von diesen Modulen nicht vorhanden sein, wird das Warenwirtschaftssystem als ein sogenanntes offenes Warenwirtschaftssystem bezeichnet. Die Bezeichnung integriertes Warenwirtschaftssystem wird dann genutzt, wenn sämtliche oben genannten Bestandteile integriert sind und weiterhin noch Verbindungen beispielsweise zu Marktforschungsinstituten, Lieferanten oder Banken vorhanden sind.

ERP-Systeme abgegrenzt zu Warenwirtschaftssystemen

Es gibt keinen klaren Übergang zwischen ERP-Systemen und Warenwirtschaftssystemen. Eine Abgrenzung ist normalerweise möglich über den Funktionsumfang. Wenn beispielsweise Bestandteile und Funktionen aus den Bereichen Materialwirtschaft und Controlling enthalten sind, bezeichnet man dies nicht mehr wirklich als Warenwirtschaftssystem, sondern als ein ERP-System.
Die Anwendungssoftware eines Warenwirtschaftssystems ist aufgebaut auf der Grundlage von Datenbanken, welche die Bewegungsdaten und Stammdaten in einer bestimmten Datenbankstruktur verwaltet. In den Datensätzen werden zum Beispiel Kunden, Waren, Lieferanten oder Stücklisten verwaltet, es handelt sich dabei um die Stammdaten. Darauf bezogen werden dann die sogenannten Bewegungsdaten, die waren sowie die Geldtransaktionen in separaten Datensätzen erfasst.

Wann man ein Warenwirtschaftssystem einführen sollte

Ohne Frage ist ein Warenwirtschaftssystem ein Erfolgsfaktor eines Unternehmens. Das liegt daran, dass es für eine vollumfängliche Lagerverwaltung sorgt. Wenn ein Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem benutzt, ist der Lagerbestand zu jedem Zeitpunkt bekannt. Nützlich ist dabei zum Beispiel eine Kommissionierung, bei der ein Scanner zum Einsatz kommt. Damit werden dann sämtliche Produkte erfasst. Mit vielen Systemen ist es möglich, gleich mehrere Lager auf einmal zu verwalten, um den momentanen Bestand stets im Auge zu haben. Es ist auch möglich, Buchungen mit der Hilfe eines angeschlossenen Kassensystems oder eines elektronischen Shops unmittelbar im System zu verbuchen. Dabei können Unternehmen auch auswerten, welche Produkte sich wie gut verkaufen, um das Sortiment zu optimieren. Damit das Warenwirtschaftssystem tatsächlich einen Mehrwert bietet, muss es natürlich so gut wie möglich auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden und alle Prozesse im Unternehmen unterstützen.

Die steuerliche Vorlagepflicht bei einer digitalen Betriebsprüfung

Aktuell gibt es keine richterlichen Beschlüsse darüber, ob Unterlagen aus einem Warenwirtschaftssystem vorzulegen sind. Wenn ein Gewerbetreibender mehr Aufzeichnungen hat als er haben muss, muss er diese nicht herausgeben. Allerdings ergibt sich eine Vorlagepflicht, wenn die Daten daraus zur Fortschreibung einer ständigen Inventur gebraucht werden oder ein Nachweis für sogenannte Teilwertabschreibungen sind. Trotzdem darf das Finanzamt nicht schätzen, wenn der Unternehmer die Herausgabe von solchen Unterlagen verweigert.

ERP-Systeme

Zum Abschluss noch ein paar Worte zu den bereits angesprochenen ERP-Systemen. Es handelt sich hierbei um betriebswirtschaftliche Softwarelösungen, um Geschäftsprozesse zu steuern. Mit ihrer Hilfe werden verschiedene Ressourcen eines Betriebs, zum Beispiel Produktionsmittel und Kapital, so gut wie möglich verwaltet und auch gesteuert. ERP-Systeme kommen dabei in diversen Betriebsbereichen zu einem Einsatz. So können sie zum einen ganzheitlich gestaltet sein, aber auch für ein spezielles Gebiet. Die Aufgaben, die sie erfüllen, sind dabei vielfältig. Dabei stellen sie Informationen bereit und verarbeiten sie weiter. Auf diese Weise werden Arbeitsabläufe nicht nur deutlich erleichtert und automatisiert, sondern es ergeben sich für das Unternehmen Ersparnisse in Bezug auf Zeit, Kosten sowie Aufwendungen.

ERP-Software für unterschiedliche Bereiche des Unternehmens

ERP-Software kommt also in sehr verschiedenen Unternehmensbereichen vor, einige davon werden im folgenden genannt:

• Finanzwesen: Hier werden die Buchhaltung, das Risikomanagement, die Budgetierung, die Erstellung sowie Auswertung von Analysen unterstützt.
• Warenwirtschaft: Hier werden die Beschaffung, die Lagerhaltung, die Bedarfsermittlung, die Bestellabwicklung sowie die Bewertung unterstützt.
• Forschung und Entwicklung: Hier geht es um die Unterstützung des Wissensmanagements, die Projekt der Projektbewertung, der Budgetkontrolle, der Ressourcenplanung usw.
• Vertrieb: ERP-Software unterstützt auch die Auftragsbearbeitung, die Angebotssteuerung, das Preismanagement und vieles mehr.

Es gibt also viele Bereiche von Unternehmen, welche mit der Hilfe von ERP-Software unterstützt werden können. In Zeiten des Internets werden teilweise weitere Modelle in die Software integriert. Dabei ist es die Größe eines Unternehmens, welche die Anforderung an die Software bestimmt. Meistens haben kleinere und mittelständische Unternehmen keine Module, um das Controlling und Rechnungswesen zu integrieren.

Warum könnte ein Warenwirtschaftssystem für mich wichtig sein?

Ein Warenwirtschaftssystem (auch WWS oder WaWi) ist ein IT-Anwendungssystem. Es bildet die Mengen und die Werte von Waren eines Handelsunternehmen ab und steuert diese auf Basis dieser Daten. Dabei arbeiten mehrere Unternehmensbereiche zusammen.

Warenwirtschaftssysteme sorgen dafür, dass alle Handelsprozesse reibungslos ablaufen. Sie entlasten und unterstützen alle Unternehmensbereiche, die mit dem Warenfluss zu tun haben: das Lager, den Einkauf und die Disposition sowie die Produktion und den Verkauf.

Dabei erfüllt das System vielfältige Aufgaben:

• die Buchung von Wareneingängen,
• die Erfassung, Überwachung und Optimierung von Lagerbewegungen,
• die Kontrolle von Rechnungen,
• das Schreiben von Angeboten und
• die Abwicklung des Versands und die die Pflege von Kundenbeziehungen.

Wo werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?

Das Warenwirtschaftssystem wird vor allem in Handelsunternehmen eingesetzt. Mögliche Handelspartner sind dabei Endkunden (B2C-Handel), Firmenkunden (B2B-Handel) sowie Institutionen (B2A-Handel). Sie alle konzentrieren sich auf den Güteraustausch, ohne diese Güter selbst zu bearbeiten oder zu verarbeiten. Mitunter wird die Ware von den Handelspartnern allerdings veredelt, umverpackt oder zu einem Verkaufspaket zusammengestellt.

Für die wichtigen Kernaufgaben rund um die Beschaffung, die Lagerung und den Absatz von Waren benötigen sie leistungsfähige, IT-basierte Warenwirtschaftssysteme. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass die richtige Ware in der passenden Menge zur richtigen Zeit an den richtigen Ort gelangt.

Fazit: Ein Warenwirtschaftssystem bildet die Warenströme in Geschäftsprozessen ab

Es handelt sich bei einem Warenwirtschaftssystem also um ein Modell, welches sämtliche Warenströme in Geschäftsprozessen abbildet. Dieses EDV-unterstützte Modell ist für Unternehmen ab einer bestimmten Größe mittlerweile fast zur Pflicht geworden. Mit der Hilfe einer solchen Software ist es für Betriebe möglich, in sämtlichen Bereichen ständig aktuelle Daten abrufen zu können. Ein Warenwirtschaftssystem ist dabei auf einer Datenbank aufgebaut, welche sämtliche Stamm- sowie Bewegungsdaten verwaltet. Dazu gehören zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Waren und Stücklisten. Ein Warenwirtschaftssystem kann ein Erfolgsfaktor für ein Unternehmen sein. Es spart Geld, Zeit und Aufwand, wenn es richtig an das Unternehmen angepasst wurde.