Dienstreise

Was gilt als Dienstreise?

Wer sich auf Dienst- bzw. auf Arbeitsreise begibt, reist aus beruflichen Gründen von A nach B. Doch was bedeutet dies eigentlich genau? Interessanterweise existieren hierzu keine gesetzlichen Regelungen. Inwieweit entsprechende Fahrten vom eigenen Betrieb als „Dienstreise“ deklariert werden, ist dementsprechend unternehmensabhängig. Einen klassischen Streitpunkt stellt es unter anderem oft dar, dass Reisezeiten manchmal nicht als Dienstzeit angesehen werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn die Strecke zum Beispiel im Flugzeug oder in der Bahn zurückgelegt wird und der betreffenden Mitarbeiter privat entspannen könnte. Im Gegensatz dazu werden Fahrten mit dem Auto im Allgemeinen als Dienstzeit anerkannt. Kurz: der Alltag zeigt, dass Unternehmen die Frage „Was ist eine Dienstreise?“ bzw. „Welche Zeiten können im Zuge einer Dienstreise abgerechnet werden?“ oft individuell beantworten.

Im Gegensatz hierzu existieren jedoch fix Vorgaben mit Hinblick auf die Überlegung, ob es sich bei der entsprechenden Tätigkeit um eine Dienstreise oder womöglich „nur“ um einen Dienstgang handelt. Wie die Bezeichnungen schon vermuten lassen, beschränken sich Dienstgänge auf kürzere Distanzen, zum Beispiel auf einen Kundenbesuch in derselben Straße. Hier greift weder eine etwaige Dienstreiseversicherung, noch müssen Kilometerpauschalen abgerechnet werden.

Klassische Beispiele für Dienstreisen

Diese stehen im Zusammenhang mit den Dienstreisekosten, die abgerechnet werden können:

• Termine mit Kunden in einer anderen Stadt
• ein Besuch in einer anderen Firmenniederlassung
• Messen
• Kongresse
• Tagungen (zum Beispiel im Ausland)
• Besuche auf Baustellen zu Projekten in einer anderen Stadt
• die Teilnahme an Schulungen

Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Öffentliche Verkehrsmittel

Während der Arbeitszeit ist es gemeinhin möglich, die verbrachte Reisezeit in öffentlichen Verkehrsmitteln als Arbeitszeit werten zu lassen. Dabei spielen die Aktivitäten, mit denen das Zeitfenster gefüllt wird, letztlich keine Rolle. Schläft ein Arbeitnehmer auf der Zugfahrt, die ihn am Vormittag wie vom Chef verlangt zum besagten Termin führt, so kann diese Zeit dennoch geltend gemacht werden. Fallen Zugfahrten oder Flüge nicht in die normale Arbeitszeit, so entscheiden die an den Angestellten gerichteten Aufgaben darüber, ob die verbrachte Zeit dennoch in Form von Überstunden angerechnet werden kann.

Fahrt mit dem privaten PKW

Sofern eine Genehmigung seitens des entsprechenden Unternehmens vorliegt, dürfen Dienstreisen auch mit dem eigenen PKW unternommen werden. In diesem Zusammenhang wird vor allem der Faktor der Kilometerpauschale interessant. Sollte sich das Unternehmen jedoch gegen das Zahlen dieser Pauschale entscheiden, ist es gegebenenfalls auch möglich, einen entsprechenden Betrag als Werbungskosten geltend zu machen und diesen Part der Dienstreise steuerlich abzusetzen. Wer hier auf der sicheren Seite bleiben möchte, sollte unter anderem auch immer die jeweils geltende Gesetzgebung beachten. Denn: die Erfahrung zeigt, dass sich die einschlägigen Regelungen hier schnell ändern können. Brachte beispielsweise früher noch das Mitnehmen eines Beifahrers eine höhere Kilometerpauschale ein, wurde dieser Faktor im Zuge einer Reform gestrichen.

Fahrt mit dem Firmenwagen

Wer sich jedoch dazu entschließt, seine Dienstreise mit dem Firmenwagen anzutreten, ist nicht dazu berechtigt, eine Kilometerpauschale abzurechnen. Immerhin entstanden dem Arbeitnehmer aufgrund der Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs auch keine Kosten. Hierbei muss klar von der privaten Nutzung von Firmenwagen unterschieden werden, in deren Zusammenhang bekanntermaßen die 1% Regelung und die entsprechende steuerliche Geltendmachung eine Rolle spielen.

Dienstreiseversicherung

Einmal am Ziel der Dienstreise angekommen, besteht der gesetzliche Unfallversicherungsschutz für den Arbeitnehmer nicht in jeder Situation. Entscheidend für die Absicherung ist der geschäftliche Anlass. Neben den klar vorgegebenen Tätigkeiten zählt dazu etwa auch das Erkunden der Örtlichkeit vor Ort oder das Tanken des zur Dienstreise verwendeten Wagens. Auf den Wegen, die während der Dienstreise zurückgelegt werden müssen, ist ebenfalls nur ein Teil versichert. Dazu zählen die Strecken nach und von der Unterkunft zum eigentlichen Ort der betrieblichen Tätigkeit. Je nachdem, ob du beispielsweise mit deinem eigenen Pkw unterwegs bist oder dich in einer gegebenenfalls gefährlicheren Umgebung bewegst, kann es sich lohnen, auf Zusatzversicherungen zurückzugreifen bzw. deren Abschluss mit dem Arbeitgeber zu besprechen. So schließen beispielsweise viele Außendienstmitarbeiter eine sogenannte Dienstreisekasko für ihr Privatfahrzeug ab. Zudem wenden sich mittlerweile auch viele Versicherungsanbieter an Arbeitgeber, indem sie nicht nur an deren Fürsorgepflicht für die betreffenden Mitarbeiter appellieren, sondern praktische Versicherungspakete schnüren, in deren Zusammenhang unterschiedliche Risiken, national und international, im Rahmen von Dienstreiseversicherungen abgerechnet werden.

Arbeitszeitgesetz und Schutz des Arbeitnehmers

Die Frage danach, wie eine Dienstreise im Zusammenhang mit dem Faktor Arbeitszeit behandelt wird, ist natürlich auch mit Hinblick auf das Arbeitszeitgesetz interessant. Dieses muss selbstverständlich, egal, ob im Betrieb oder außerhalb, eingehalten werden. Laut gesetzlicher Vorgabe darf eine Arbeitszeit von acht Stunden (abzüglich Pausen) hierbei nicht überschritten werden. In Ausnahmefällen wird auch eine Arbeitszeit von zehn Stunden pro Tag geduldet. Weiterhin besagen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, dass nach Feierabend eine ununterbrochene (!) Ruhezeit von elf Stunden gewährleistet sein muss. Auch hier gibt es jedoch wieder branchenspezifische Ausnahmen. Wer sich hier über seine Rechte und Pflichten (auch im Zusammenhang mit dem Arbeiten an Sonn- und Feiertagen) informieren möchte, sollte unbedingt vor dem Antritt einer Dienstreise abklären, wie sich Wegezeiten und Co. auf seine Arbeitszeit auswirken. Weiterhin ist es sinnvoll, die entsprechenden Tagesabläufe nachzuhalten. Im Rahmen einer eintägigen Dienstreise werden die gesetzlichen Bestimmungen in der Regel jedoch nur selten bzw. gar nicht verletzt. Die Gefahr steigt mit längeren Aufenthalten.

Vergütung der Reisezeit auf einer Dienstreise

Laut aktueller Gesetzgebung sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Reisezeiten, die im Zuge einer Dienstreise anfallen, auch zu vergüten. Um eine unkomplizierte Abrechnung zu gewährleisten, sind jedoch zwei Faktoren von Belang:

• Es dürfen ausschließlich Reisezeiten abgerechnet werden, die im Zuge der Dienstreise auch erforderlich waren. Etwaige Umwege und Co. sind hiervon dementsprechend ausgeschlossen.
• Aufgabe des reisenden Arbeitnehmers ist es, seine Reisezeiten im Zuge der Dienstreise-Abrechnung nachzuhalten. Er trägt hierbei die Beweislast.

Eine besondere Neuerung stellte hierbei eine gesetzliche Änderung aus dem Jahr 2018 dar. Diese besagt, dass Arbeitnehmer ihre Reisezeit auch dann abrechnen können, wenn sie während des Weges nicht im Sinne des Unternehmens gearbeitet haben. Interne Regelungen können dieser Änderung jedoch aus verschiedenen Gründen gegenüberstehen. Hier solltest du dich früh genug informieren.

Wie hoch ist das Tagegeld bei einer Dienstreise?

Per Gesetz wird im Zuge einer Dienstreise von einem Verpflegungsmehraufwand ausgegangen. Wie hoch dieser im Detail ist, ist vom jeweiligen Ziel der entsprechenden Dienstreise abhängig. Als Grundvoraussetzung zur Beantragung von Tagegeld gilt zudem, dass die jeweilige Dienstreise sich auf einen Zeitraum von mindestens acht Stunden erstrecken muss. Im Zuge der Berechnung von Tagegeld wird dann auf der Basis von Pauschalbeträgen gearbeitet. Die Höhe des Tagegeldes, welches im Rahmen eines Aufenthaltes in Deutschland abgerechnet werden kann, liegt bei 12 Euro (bei einer Dienstreisedauer zwischen acht und 24 Stunden). Im Zusammenhang mit Tagen und auf der dazugehörigen Basis einer 24stündigen Abwesenheit aus dem Betrieb wurden 24 Euro festgesetzt. Unter bestimmten Umständen, zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter vor Ort kostenlos verpflegt wurde, können besagte Pauschalen auch gekürzt werden. Wie hoch die Pauschalen im Zusammenhang mit Dienstreisen ins Ausland sind, ist vom jeweiligen Zielland abhängig.

Dienstreise steuerlich geltend machen

Nicht alle Kosten, die im Zuge einer Dienstreise anfallen, werden zwangsläufig vom Arbeitgeber übernommen. In diesem Fall haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, einen Teil im Zuge ihrer Steuererklärung wieder geltend zu machen. Doch wie lässt sich die Dienstreise eigentlich steuerlich absetzen? Im Zuge der jährlichen Steuererklärung können die Summen im Bereich der Werbungskosten geltend gemacht werden. Wichtig ist natürlich, dass der betreffende Arbeitgeber auch wirklich im Sinne seines Unternehmens bzw. seines Jobs unterwegs war. Klassische Beispiele für Werbungskosten sind in diesem Fall:

• Fahrten zu Kundenterminen
• Seminare, Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen
• Tagungen
• Messen

und andere unternehmensinterne Anlässe. Weiterhin können die entsprechenden Kosten nur dann als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn hierzu nicht der Firmenwagen genutzt wurde. Kosten, die jedoch seitens des Arbeitgebers bereits erstattet wurden, können natürlich nicht noch einmal im Zuge der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Gesetzliche Richtlinien zur Dienstreise

In den vergangenen Jahren dominierte eine einheitliche gesetzliche Regelung die Frage, ob die Reisezeit auch außerhalb der Kernarbeitszeit finanziell geltend gemacht werden kann. Nach diesem Prinzip, welches dem Arbeitgeber sehr zugute kam, konnte die Reisezeit außerhalb des angestammten Arbeitszeitraums nur dann als Arbeitszeit vergütet werden, wenn der Arbeitnehmer währenddessen arbeitete. Das Beantworten von Mails oder das Lesen einer Projektbeschreibung im Flugzeug oder Dienstwagen schaffte es nur dann in die geleistete Arbeitszeit, wenn die Aufgaben vom Chef selbst vorgegeben wurden. Wer zu dieser Zeit nur Musik hörte oder las, um die Zeit bis zum Eintreffen am Einsatzort zu überbrücken, musste diese Periode als Freizeit wahrnehmen. Ein neues Urteil des Bundesarbeitsgerichts brachte diese klaren Verhältnisse zuletzt ins Wanken. Kläger war ein technischer Mitarbeiter eines Bauunternehmens, welcher auf eine Dienstreise nach China geschickt wurde. Über den Zeitraum seiner Abwesenheit wurde ihm jedoch nur die normale tägliche Arbeitszeit von acht Stunden angerechnet. Da die Reise allein dem Interesse des Arbeitgebers folgte, ist sie nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wie Arbeit zu vergüten. Allerdings spielte in diesem besonderen Fall auch der Bautarifvertrag eine entscheidende Rolle.

Die Berechnung der Arbeitszeit vor Ort

Ist die eigentliche Destination der Dienstreise erreicht, so gelten für den Arbeitnehmer die normalen Arbeitszeiten. Füllen die Termine vor Ort die üblichen acht Stunden nicht aus, müssen diese vom Arbeitnehmer dennoch vergütet werden. Damit ist für den Arbeitgeber die Möglichkeit verbunden, den Angestellten während der freien Zeit mit weiteren Aufgaben zu betrauen.

Schwieriger gestaltet sich die rechtliche Lage, wenn die Dienstreise nicht in die eigentliche Arbeitszeit fällt. Findet diese etwa an einem Wochenende statt, an dem der Angestellte laut Arbeitsvertrag keinen beruflichen Pflichten nachkommen muss, so erfolgt die Trennung zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit. Das Treffen mit Kunden oder das Vorbereiten und Halten von Seminaren wird der Arbeitszeit angerechnet. Gibt es jedoch Leerlauf zwischen den Terminen, den der Arbeitnehmer für das persönliche Vergnügen nutzen kann, so fallen diese Stunden in den Bereich der Ruhezeit. Zum Streitfall können Geschäftsessen werden, die während der Dienstreise anberaumt werden. Dient das Treffen mit einem Kunden oder Geschäftspartner ganz klar den unternehmerischen Interessen, so ist das Essen zumeist als Arbeitszeit zu werten. Entscheidet sich der Angestellte aus freien Stücken und aus privatem Vergnügen dafür, mit dem Gegenüber zu speisen, so kann das Geschäftsessen aus juristischer Perspektive auch als Ruhezeit gewertet werden, deren Nutzung dem Angestellten schließlich freigestellt ist.

Dienstreise ins Ausland

Nicht jede Dienstreise führt „nur“ in ein anderes Bundesland. Mit Hinblick auf Reisen ins Ausland gelten mitunter nicht nur andere Dienstreiseversicherungen, sondern auch besondere Bestimmungen mit Hinblick auf die Höhe des Tagegeldes.

Tagegeld bei der Dienstreise im Ausland

Die Höhe des Tagegeldes, welches im Zuge einer Dienstreiseabrechnung berücksichtigt werden kann, richtet sich nach dem geschätzten Mehraufwand und wird in Form einer festgelegten Pauschale erstattet. Das Bundesministerium für Finanzen ist hier der richtige Ansprechpartner, wenn es um die entsprechenden Informationen geht. Da sich die Höhe der Pauschbeträge jedoch immer wieder ändert, ist es sinnvoll, die entsprechenden Werte regelmäßig zu kontrollieren.

Versicherungen bei der Dienstreise im Ausland

Führt die Dienstreise ins Ausland, so gibt es noch weitere Bestimmungen, die für den Erhalt des Versicherungsschutzes eingehalten werden müssen. So muss der Mitarbeiter im Rahmen eines deutschen Beschäftigungsverhältnisses entsand werden. Darüber hinaus ist es von Bedeutung, dass der Aufenthalt ab der Erteilung zeitlich befristet ist. Ein genereller Ausschluss von der Versicherungsleistung besteht für Gefahrenlagen, die allein in Krisen- und Kriegsgebieten ein realistisches Szenario darstellen. Dazu zählen diverse Gesundheitsgefahren, Krankheiten sowie Entführungen.

Die strukturierte Dienstreiseabrechnung

Die Reisekostenabrechnung bietet im Anschluss an die Dienstreise die Möglichkeit, verschiedene Posten finanziell geltend zu machen. Betrieblich Reisende sollten nicht vor dem vermeintlichen Aufwand der Abrechnung zurückschrecken, die selbst bei kurzen Aufenthalten in der Fremde zu ansehnlichen Summen führen kann. Die folgenden Punkte sollten dabei Berücksichtigung finden:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsaufwendungen
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Die Kosten aller öffentlichen Verkehrsmittel, welche auf der Dienstreise genutzt werden müssen, können in voller Höhe abgeschrieben werden. Entscheidet sich der Angestellte dazu, die Reise mit dem eigenen PKW zu absolvieren, so kann der individuelle Kilometersatz berechnet werden. Oftmals erscheint es ratsamer, sich für den pauschalen Kilometersatz von 0,30 Euro zu entscheiden. Wird ein Firmenwagen genutzt, um an den Zielort zu gelangen, so ist es selbstverständlich nicht möglich, die Fahrtkosten auf diese Weise geltend zu machen. Während einer Reise entstehen zudem höhere Verpflegungskosten. Seit einer Reform im Jahr 2014 stehen für Inlandsreisen zwei unterschiedliche Pauschalen bereit. Bei einer Abwesenheit von acht bis zwölf Stunden sind zwölf Euro fällig. Ab der dreizehnten Stunde fällt eine Pauschale von 24 Euro pro Tag an. Bei Dienstreisen ins Ausland orientieren sich die Pauschalen am jeweiligen Preisniveau des Landes. Dementsprechend häufig kommt es zu Korrekturen, die Reisende bei der Reisekostenabrechnung berücksichtigen sollten. Regelmäßig werden die aktuellen Sätze in einem BMF-Schreiben veröffentlicht. Für die Übernachtungskosten empfiehlt es sich, die Summe über den Beleg geltend zu machen. Der aktuell gültige Pauschalsatz, welcher in Deutschland nur bei 20 Euro pro Nacht liegt, reicht nicht für die Deckung der Kosten aus. Sind die Kosten eines zusätzlichen Frühstücks im Übernachtungspreis enthalten, müssen diese herausgerechnet werden, da sie bereits in den Verpflegungsaufwendungen zu finden sind. Innerhalb Deutschlands wird dafür ein Pauschalbetrag von 4,50 Euro angesetzt. Führt die Dienstreise ins Ausland, so lässt sich der Preis als Pauschalsatz von 20 Prozent fassen.

Kannst du deine Dienstreise ablehnen?

Je nach Branche kann eine Dienstreise zum Standard gehören. Dennoch können sich nicht alle Mitarbeiter für diese Art der Abwechslung begeistern. Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder gestellt wird, ist: „Kann eine Dienstreise abgelehnt werden?“. Im ersten Schritt hilft hier ein Blick in den jeweiligen Arbeitsvertrag weiter. Wurde hier festgelegt, dass Dienstreisen einen Teil des Beschäftigungsverhältnisses darstellen, wird es schwer, sich dieser Aufgabe zu entziehen. Wurde hier jedoch nichts festgelegt, ist das Recht der Ablehnung der Dienstreise ebenfalls noch nicht gegeben. Immerhin kommt dem Arbeitgeber hier das Weisungsrecht zu. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitnehmer in diesem Falle machtlos wäre. Denn: seine Interessen spielen natürlich auch eine Rolle. Unter anderem gilt es hier, die Dauer und den Zielort der Dienstreise zu berücksichtigen. Um eine Dienstreise ablehnen zu können, braucht es dementsprechend einen triftigen Grund. Oft sorgen beispielsweise gesundheitliche Gründe oder die Fürsorgepflicht für ein Kind dafür, dass sich ein Kollege anstelle des ursprünglich angedachten Mitarbeiters auf den Weg macht. Sollte der Arbeitnehmer jedoch lediglich keine Lust haben, fernab seines Schreibtisches für das Unternehmen tätig zu werden, kann dies im schlimmsten Fall auch als „Arbeitsverweigerung“ angesehen werden. Die mögliche Folge: die Kündigung. Viele Probleme, die in diesem Zusammenhang entstehen können, lassen sich jedoch in der Regel durch das persönliche Gespräch aus der Welt schaffen.

Fazit

Dienstreisen unterschiedlichster Art gehören für viele Mitarbeiter schon lange zum Alltag und können unter anderem dazu genutzt werden, den eigenen Horizont ein wenig zu erweitern und zu netzwerken. Gleichzeitig haben gesetzliche Neuerungen in der Vergangenheit teilweise dafür gesorgt, dass sich der Arbeitnehmer in einer gestärkten Position befindet, indem er beispielsweise oftmals den Weg, der im Zuge einer Dienstreise zurückgelegt werden muss, abrechnen darf. Zudem ist ein Mitarbeiter der Anordnung einer Dienstreise nicht immer „schutzlos“ ausgeliefert. Liegen triftige Gründe vor, kann ein entsprechendes Projekt auch abgelehnt werden. Zu guter Letzt haben Dienstreisende die Möglichkeit, ihre Aufwendungen in der Steuererklärung im Bereich der Werbungskosten geltend zu machen. Aufgrund der Tatsache, dass sich hier gesetzliche Bestimmungen jedoch schnell ändern können, sollten die aktuellen Zahlen zu Pauschbeträgen und Co. in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden.