Gemeinkosten

Definition: Was sind Gemeinkosten?

Gemeinkosten, manchmal auch als indirekte Kosten oder Overhead Kosten bezeichnet, sind Ausgaben in einem Unternehmen, die nicht direkt einem bestimmten Produkt, einer Dienstleistung oder Kostenstelle zugeordnet werden können. Sie sind damit anders als Einzelkosten, die genau einem Produkt zugeteilt werden.

Alle Ausgaben in deinem Unternehmen teilen sich auf in Einzelkosten, die direkt mit einem Produkt zusammenhängen, und Gemeinkosten, die mehr allgemeiner Natur sind.

Merke dir: Es geht bei den Gemeinkosten immer um den Verursacher der Kosten, dem sogenannten Kostenträger.

Gemeinkosten versus Einzelkosten

Einzelkosten: Einzelkosten, auch bekannt als direkte Kosten, sind leicht nachzuvollziehen. Sie können direkt einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden.

Gemeinkosten: Gemeinkosten, auch indirekte Kosten genannt, sind Ausgaben, die nicht direkt einem bestimmten Projekt oder Produkt zugeordnet werden können. Stattdessen werden sie nach einem Schlüssel auf verschiedene Kostenstellen verteilt.

Zusammen ergeben Einzel- und Gemeinkosten die Gesamtkosten eines Produkts, was für die Kostenträgerrechnung wichtig ist – einem Teil der Vollkostenrechnung.

Beispiele für Gemeinkosten

Zu den Gemeinkosten gehören alle Aufwendungen, die nicht vom Produkt erzeugt werden. Denk dabei an Posten wie

• Miete
• Stromkosten bzw. Energiekosten
• Ausgaben für Reparaturen und Services
• Hilfsmaterialien
• Verwaltungsgemeinkosten
• Peronalkosten
• Fuhrpark
• Transport

Die Gemeinkosten finden sich in der Kostenträgerrechnung wieder und werden dort betriebswirtschaftlich bewertet. Dies ist vor allem für die Preiskalkulation wichtig.

Machen wir mal ein Beipiel aus der Praxis: Stell dir vor, dass eine Firma mehrere Produkte herstellt. Sie hat also Ausgaben für Maschinen, die für mehrere Produkte verwendet werden, Löhne und Gehälter in Bereichen wie Lager oder Verwaltung, die nicht spezifisch für ein Produkt sind, sowie Kosten für Energie, Versicherungen, Beiträge zu Verbänden und bestimmte Steuern wie die Grundsteuer. All diese Kosten müssen am Ende aber von den Produkten mitgetragen wird. Wie man das berechnet, schauen wir uns gleich noch an.

Gemeinkostenarten im Überblick

Betrachtet man Gemeinkosten im Ganzen lassen sich die Kosten in verschiedene Kategorien einteilen:

• Verwaltungsgemeinkosten: Dazu zählen Gehälter und Sozialabgaben der Verwaltung, Mieten für Bürogebäude, sowie Büromaterial wie Papier, Druckertinte und Stifte.
• Fertigungsgemeinkosten: Hierzu gehören nicht direkt zurechenbare Produktionskosten, wie Abschreibungen auf Maschinen, Gehälter und Sozialabgaben von Schichtleitern und Technikern oder Energiekosten der Produktionshalle.
• Materialgemeinkosten: Das sind allgemeine Verbrauchsmaterialien, die in mehreren Produkten eingesetzt werden, wie zum Beispiel Werkzeugöl, Schmirgelpapier oder technische Gase.
• Vertriebsgemeinkosten: Hierunter fallen Gehälter und Sozialabgaben des Vertriebsteams und Kosten, die im Zusammenhang mit einem Online-Shop oder dem Fuhrpark entstehen.
• Unechte Gemeinkosten: Das sind Kosten, die zwar theoretisch als Einzelkosten erfasst werden könnten, aber aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfasst werden. Dazu gehören Betriebshilfsmittel und Kleinteile wie Nägel, die in vielen Produkten verwendet werden. Bei der Erfassung jeder einzelnen Schraube stünde der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Je nach Unternehmen können diese Gemeinkosten höher oder niedriger ausfallen. Wichtig ist es, eine vollständige Übersicht zu haben, welche gemeinschaftlichen Kosten im gesamten Betrieb bzw. für eine Warengruppe, etc. anfallen, um diese mitkalkulieren zu können.

Gemeinkosten in der Kostenstellenrechnung

In der Kostenstellenrechnung werden Teilbereiche bzw. Verantwortlichkeiten des Unternehmens unter Kostenstellen zusammengefasst, um alle Kosten korrekt erfassen zu können. So werden beispielsweise alle Mitarbeiter und Ausgaben einer Marketingabteilung unter der Kostenstelle "Marketing" gelistet.

Auch die Gemeinkosten werden in der Kostenstellenrechnung überwacht. Die Kostenstelleneinzel- und Gemeinkosten werden danach unterschieden, ob sie direkt vom Output der Kostenstelle abhängen. Während die Miete typischerweise zu den Gemeinkosten zählt, werden Löhne und Gehälter hier als Einzelkosten betrachtet, da sie der Kostenstelle klar zugeschrieben werden können.

Primäre und sekundäre Gemeinkosten

Bei den Gemeinkosten unterscheiden wir zwischen primären und sekundären Kosten.

Primäre Gemeinkosten

Primäre Gemeinkosten sind Ausgaben für Dienstleistungen oder Waren, die von außen bezogen werden. Sie werden einer spezifischen Kostenstelle zugeordnet, die für ihre Entstehung verantwortlich ist. Beispiele hierfür sind Gehälter und Materialkosten, die im Betriebsabrechnungsbogen auf die jeweiligen Kostenstellen verteilt werden.

Sekundäre Gemeinkosten

Gegensatz dazu entstehen sekundäre Gemeinkosten durch die Eigenproduktion von Gütern oder die Inanspruchnahme von Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens. Man bezeichnet sie auch als innerbetriebliche Leistungen. Diese Kosten werden auf mehrere Kostenstellen verteilt und in der Teilkostenrechnung in fixe und variable Kosten unterteilt.

Fixe und variable Gemeinkosten

Es gibt fixe und variable Kosten in deinem Unternehmen. Fixe Kosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie immer gleich sind – unabhängig beispielsweise von der Produktionsmenge. Variable Kosten hingegen verändern sich immer wieder.

Einzelkosten sind immer fix, aber bei den Gemeinkosten findest du sowohl variable als auch fixe Kosten.

• Fixe Gemeinkosten sind zum Beispiel Mieten, da diese aufgrund fester Verträge mit einem bestimmten Zahlungsplan verbunden sind.
• Ein gutes Beispiel für variable Gemeinkosten sind Kraftstoffkosten oder Fracht- bzw. Transportkosten.

Die fixen und variablen Kosten zusammengerechnet ergeben die Gesamtkosten eines Unternehmens.

Berechnung von Gemeinkosten ohne Formel

Um deine Gemeinkosten zu berechnen, gibt es zwei Ansätze. Der erste bezieht sich darauf, wie du die Gemeinkosten auf deine Produkte und Dienstleistungen umlegst, um Profitabilität und Budget im Auge zu behalten. Der zweite betrifft die Frage, wie du herausfindest, welche Gemeinkosten du tatsächlich hast.

Höhe der Gemeinkosten ermitteln

Die zweite Frage ist leichter zu beantworten: Du berechnest die angefallenen Gemeinkosten, indem du alle Kosten, die nicht direkt Projekten und Produkten zuzuordnen sind, zusammenrechnest. Gerade in Dienstleistungsunternehmen ist dafür eine genaue Zeiterfassung wichtig. Du musst ermitteln, wie viel Arbeitszeit direkt auf Kundenprojekte entfällt und wie viel Zeit – und damit verbundene Kosten – zu den Gemeinkosten zählen. Zu den Gemeinkosten gehören zum Beispiel:

• Mieten für Räumlichkeiten, Fahrzeuge, etc.
• Instandhaltungskosten
• Kosten für Software & Lizenzen
• Buchhaltungskosten
• Personalkosten für nicht-projektbezogene Aufgaben
• Arbeitgeberanteile bei Entgeltfortzahlungen

Nicht zu den Gemeinkosten zählen hingegen:

• Personalkosten für projektbezogene Arbeit
• Mieten für projektbezogene Räume (z.B. Workshop Spaces)
• Anteilige Fahrt- und Übernachtungskosten für Geschäftsreisen
• Alle weiteren Kosten, die sich direkt einem Projekt zuordnen lassen

Gemeinkostenanteil auf Produkte und Umsatz berechnen

Nachdem du die Gemeinkosten in deinem Unternehmen ermittelt hast, kannst du diese mit deinem Umsatz verrechnen. Eine Möglichkeit ist, die Gemeinkosten durch den Gesamtumsatz zu teilen. Das Ergebnis zeigt dir, wie viel Cent du für jeden umgesetzten Euro an Gemeinkosten veranschlagen musst.

Alternativ kannst du auch jedes verkaufte Produkt und jede bezahlte Dienstleistung einzeln betrachten und die Gemeinkosten anhand der aufgewendeten Arbeitszeit aufteilen. Das hängt von deinen Produkten und deiner Branche ab.

Es ist in deinem Interesse, den Gemeinkostenanteil zu berechnen, um die Profitabilität deiner Produkte zu überprüfen und so das Wachstum deines Unternehmens zu fördern.

Berechnung des Gemeinkostenzuschlags mit Formel

Der Gemeinkostenzuschlag ist ein Prozentsatz, den du zu den Einzelkosten eines Produkts hinzufügst, um die Gemeinkosten auf Kostenstellen oder Kostenträger zu verteilen. Die Berechnung variiert je nach Unternehmen und Branche.

Zur Veranschaulichung schauen wir uns die Formel für die einstufige Kalkulation an. Die Berechnungen können jedoch auch weitaus komplexer sein.

Gemeinkostenzuschlag = (Materialgemeinkosten x 100 %) / Materialeinzelkosten

Beispiel zur Berechnung

Hier auch gleich ein Beispiel: Angenommen, du stellst für einen Großkunden 200 Stuhl her. Du zahlst 10.000 Euro für Holz, Nägel, Schmirgelpapier und Leim und 20.000 Euro für deine Werkstattmiete inklusive der Energiekosten. Dazu kommen 20.000 Euro Personalkosten, wobei 70 % der Arbeitszeit des Teams auf dieses Projekt entfallen. Der Rest der Zeit geht für allgemeine Aufgaben wie Werkstatt aufräumen, Telefonate, Kundenanfragen und Vorstellungsgespräche drauf.

Die Einzelkosten pro Stuhl berechnest du so: (10.000 Euro Materialkosten + 14.000 Euro Personalkosten) geteilt durch 200 Stühle, was 120 Euro pro Stuhl ergibt. Es fallen aber auch Gemeinkosten an: 6.000 Euro Personalkosten und 20.000 Euro Miete, insgesamt also 26.000 Euro Gemeinkosten.

Den Gemeinkostenzuschlag berechnst du nach der Formel so:

(6.000 + 20.000) / (10.000 + 14.000) = 1,3

Ein Stuhl kostet in der Produktion somit insgesamt 120 Euro Einzelkosten + (120 * 1,3) Gemeinkosten = 156 Euro. Ab einem Verkaufspreis von 156,01 Euro, machst du also Gewinn. So hilft dir der Gemeinkostenzuschlag bei der Preiskalkulation.

Identifikation & Zuweisung von Gemeinkosten

Zunächst gilt es in der Kostenträgerrechnung zu prüfen, ob und welchen Ursachen Ausgaben zugeordnet werden können. Dazu ist es wichtig zu verstehen, um was für eine Ausgabe es sich genau handelt. So kannst du eher beurteilen, welcher Kostenstelle, welchem Mitarbeiter, Prozess oder welcher Maschine diese zugeordnet kann – oder eben auch nicht.

In der Kostenrechnung gibt es dann spezielle Verfahren, um Gemeinkosten, die keinen direkten Bezug zu hergestellten Produkten oder Dienstleistungen haben, richtig zuzuweisen. Das geht nach folgendem Schema:

1. Kosten sammeln
2. Kosten auf die Kostenstellen verteilen
3. Kosten den Kostenträgern zurechnen.

Meistens wird hierfür eine Kombination aus Kostenstellenrechnung, Gemeinkostenwertanalyse und Prozesskostenrechnung eingesetzt.

Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung hat das Ziel, den Block der Gemeinkosten zu strukturieren und möglichst zu verringern. Dies erfolgt durch die Zuweisung der verschiedenen Ausgaben zu den entsprechenden Kostenstellen.

Verschiedene Dienstleistungsabteilungen nehmen dann eine weitere Aufteilung auf die Hauptkostenstellen vor. Anhand der im Betriebsabrechnungsbogen ermittelten Gemeinkostenzuschlagssätze erfolgt die Verrechnung auf die Kostenträger. Diese Rechnung ist auch die Basis für die anschließende Überwachung und Planung der Gemeinkosten.

Mehr Details dazu findest du in unserem Lexikon-Artikel zur Kostenstellenrechnung.

Gemeinkostenwertanalyse

Bei der Gemeinkostenwertanalyse (GWA) geht es darum, den durch Tätigkeiten verursachten Gemeinkosten einen angemessenen Wert zuzuweisen. Es ist wichtig, sowohl einen Wert als auch die zugehörigen Kosten zu ermitteln, um später festzustellen, ob manche Tätigkeiten unnötig waren und ob deren Ergebnisse angemessen bewertet wurden.

Prozesskostenrechnung

In der Prozesskostenrechnung betrachtest du nicht die Kostenstellen, sondern konzentrierst dich auf die Abläufe, die dazu führen, dass Gemeinkosten entstehen. So kannst du die verschiedenen Kostenpunkte genauer identifizieren. Dafür schaust du dir im Detail an, wie beispielsweise die Auftragsabwicklung, die Materialbeschaffung, die Betreuung der Mitarbeiter und das Produkt selbst dazu beitragen.

Durch diese Aufteilung der Gemeinkosten in kleinere Teile wird es einfacher, sie zu analysieren und positiv auf den Unternehmenserfolg zu beeinflussen.

Fazit

Gemeinkosten sind all jene Ausgaben, die nicht unmittelbar einem bestimmten Produkt oder einer Dienstleistung zugeordnet werden können. Oft wird für diese Kosten ein sogenannter Gemeinkostenzuschlag aufgerechnet, der auf verschiedene Weisen berechnet werden kann. Gemeinkosten sind ein essentieller Teil der Kostenrechnung und können in primäre und sekundäre Kosten unterteilt werden. Über einen Verteilungsschlüssel werden sie den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet und sind so ein wichtiger Bestandteil der Preiskalkulation.

Zur Senkung der Gemeinkosten gibt es verschiedene Strategien, wie die Optimierung von Arbeitsprozessen oder die Verbesserung der Materialbeschaffung.