Vorsteuerabzugsberechtigt
Vorsteuerabzugsberechtigt sind all jene Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese an das zuständige Finanzamt weiterleiten. Sie alle dürfen sich im Gegenzug die Vorsteuer abziehen, was einer Gegenrechnung mit der weitergeleiteten Umsatzsteuer gleichkommt. Für Kleinunternehmen und Freiberufler, die selbst keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, gibt es somit auch keinen Vorsteuerabzug.
Was bedeutet vorsteuerabzugsberechtigt?
Ein Unternehmen, das selbst, zusätzlich zum Nettobetrag, auf der Rechnung Umsatzsteuer (meist 19 Prozent) anführt und diese somit von den Kunden erhebt, leitet den Gesamtbetrag der Umsatzsteuer an das Finanzamt weiter. Das selbe Unternehmen bezahlt allerdings auch Rechnungen, die mit 19% Steuer an das Unternehmen ausgestellt wurden. Dieser Betrag ist aus Sicht des Unternehmens Vorsteuer, die nun abzugsfähig ist.
Es handelt sich also im Prinzip um eine Gegenrechnung von erhobener und bezahlter Umsatzsteuer.
Video: Vorsteuerabzugsberechtigt einfach erklärt!
In diesem Video erfährst du alles über den Vorsteuerabzug und ob du vorsteuerabzugsberechtigt bist:
Was bedeuten Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer?
Während im B2B-Bereich meist von Umsatzsteuer gesprochen wird, ist sie Verbraucherinnen und Verbrauchern hingegen als Mehrwertsteuer bekannt. Die Höhe der Steuer liegt meist bei 19 Prozent oder alternativ bei 7 Prozent. Die Konsequenz ist, dass der Nettobetrag, die Steuer und der Bruttobetrag auf jeder Rechnung getrennt auszuweisen sind.
Die Vorsteuer bedeutet, dass ein Unternehmen eine Rechnung erhält, auf der ebenso Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag ausgewiesen sind. Das Unternehmen bezahlt den Gesamtbetrag. Den beinhalteten Steuerbetrag kann es sich mit der vorliegenden Rechnung vom Finanzamt retour holen, was diese Position zu einem reinen Durchlaufposten macht. Deshalb vergleichen Unternehmen nur Netto-Preise und kalkulieren in dieser Form. Konkret erfolgt die Gegenrechnung bei der Umsatzsteuervoranmeldung, auf die wir in weiterer Folge noch mit einem Beispiel eingehen werden.
Hilfreich kann hierbei ein entsprechendes Online Rechnungsprogramm sein, mit dem automatisiert die Berechnung der Umsatzsteuer durchgeführt wird und zudem bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung unterstützt.
Wann und unter welchen Voraussetzungen ist man vorsteuerabzugsberechtigt?
Sich selbst die Vorsteuer abzuziehen ist nur dann möglich, wenn man selbst Umsatzsteuer in Rechnung stellt und an das Finanzamt weiterleitet. Wer von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen ist, also typischerweise ein kleines Unternehmen führt, kann somit auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Hier wird mit dem Verweis auf die Kleinunternehmerregelung einfach der Gesamtbetrag in Rechnung gestellt, aber keine Umsatzsteuer verrechnet. Daher ist auch der nächste Schritt, sozusagen die Gegenrechnung in Form des Vorsteuerabzuges, nicht möglich.
Wer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt?
Vorsteuer abziehen können nur Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer erheben. Damit sind die erwähnten umsatzsteuerbefreiten Unternehmen nicht vorsteuerabzugsberechtigt und selbstverständlich sind auch Privatpersonen nicht berechtigt die Vorsteuer abzuziehen. Endverbraucher und Kleinunternehmer können also keine Vorsteuer abziehen, wobei es auch eine Ausnahme gibt:
Ein Kleinunternehmer, der in die Kleinunternehmerregelung fällt und keine Umsatzsteuer erheben muss, kann darauf verzichten in dieser Regelung erfasst zu werden. Er nimmt dann somit alle Rechte und Pflichten in Anspruch, die Unternehmen ohne Kleinunternehmerregelung haben – also auch die Pflicht, Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen und umgekehrt die Möglichkeit Vorsteuerabzug geltend zu machen.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Berücksichtigt werden muss, dass nicht nur das Unternehmen selbst gewisse Voraussetzungen erfüllen muss, um die Vorsteuer abziehen zu können. Vielmehr muss auch die Rechnung absolut korrekt ausgestellt sein, damit die Vorsteuer abgezogen werden kann.
Wichtig ist dabei, dass alle Pflichtbestandteile der Rechnung angegeben sind.
Gut zu wissen: Auch bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto) kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden – obwohl es hier weniger Pflichtangaben gibt.
Eine weitere Besonderheit ist, dass manche Leistungen von der Umsatzsteuer gänzlich ausgenommen sind, etwa langfristige Vermietung für Wohnzwecke.
Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung
Wie läuft nun konkret der Abzug der Vorsteuer? Jeder Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtig ist, muss dazu nicht nur eine jährliche Erklärung abgeben, sondern auch regelmäßig die Umsatzsteuer voranmelden. Das bedeutet vereinfacht gesagt, dass dem Finanzamt mitgeteilt wird, wie viel Umsatzsteuer in der Periode erhoben wurden. Im Zuge dessen wird auch abgefragt, wie viel Umsatzsteuer das Unternehmen selbst an andere bezahlt hat.
Umsatzsteuervoranmeldung – Beispiel
Am einfachsten lässt sich der Ablauf des Vorsteuerabzuges anhand eines Beispiels erklären.
Die Beispiel GmbH erwirtschaftet in einem Monat 10.000 Euro Netto-Umsatz und stellt zusätzlich 19% Umsatzsteuer in Rechnung, also 1.900 Euro. Diese 1.900 Euro wurden somit von Kunden der Beispiel GmbH, zusätzlich zu den 10.000 Euro, an die Beispiel GmbH bezahlt.
Die Beispiel GmbH bezieht in diesem Monat allerdings auch Leistungen um 5.000 Euro netto von anderen Unternehmen, die ebenfalls zusätzlich 19% Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben. Gesamt wurden also die 5.000 Euro bezahlt und zusätzlich 950 Euro Umsatzsteuer.
Somit wurden 1.900 Euro Umsatzsteuer erhoben und 950 Euro Umsatzsteuer bezahlt. Es ergibt sich eine Differenz von 950 Euro, die als Ergebnis der Umsatzsteuervoranmeldung noch an das Finanzamt abgeführt werden müssen. Dieser Betrag wird auch als Umsatzsteuerzahllast bezeichnet.
Ab wann lohnt es sich den Vorsteuerabzug in Anspruch zu nehmen und auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten?
Die Kleinunternehmerregelung macht vielen Unternehmen das Leben einfacher. Es müssen keine komplizierten Umsatzsteuervoranmeldungen erstellt werden, die Rechnungslegung selbst wird vereinfacht und diese Vorteile schlagen sich auch positiv auf die Bearbeitungszeit in der Buchhaltung nieder.
Doch es kann auch Vorteile haben auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das ist besonders dann der Fall, wenn hohe Investitionen getätigt werden, bei denen die zu zahlende Umsatzsteuer beträchtliche Beträge ausmacht. Wer auf die Kleinunternehmerregelung freiwillig verzichtet, kann die bezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe erfassen. Diese senkt somit die Steuerbemessungsgrundlage und verringert die Einkommensteuerlast.
Konkurrenz und Kunden im Blick
Wer überlegt zur Regelbesteuerung zu optieren, sollte sich auch die eigene Kundenstruktur ansehen. Muss keine Umsatzsteuer verrechnet werden, so können die Leistungen womöglich günstiger angeboten werden, als es die Konkurrenz tut, die vom Gesamtbetrag immerhin 19 Prozent Steuer zahlen muss. Sind die Kunden überwiegend Unternehmen, so fällt dieser Faktor weg, da für diese Kunden die Umsatzsteuer nur ein Durchlaufposten ist.
Ebenfalls zu bedenken ist die subjektive Wahrnehmung von Kunden. Durch den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung wirkt das leistende Unternehmen entsprechend womöglich jünger oder kleiner. Das kann von manchen Kunden negativ aufgefasst werden oder auch einfach keine Rolle spielen. Die finale Beurteilung der Lage obliegt also jedem selbst, denn sowohl Regelbesteuerung, als auch Kleinunternehmerregelung, bringen verschiedene Vor- und Nachteile mit sich.
Fazit
Wer neu in das Unternehmer-Leben startet ist im ersten Moment mit dem Vorsteuerabzug möglicherweise überfordert. Das Verrechnen der Umsatzsteuer, die anschließende Weiterleitung an das Finanzamt und das Gegenrechnen im Zuge der Umsatzsteuervoranmeldung klingt erstmal kompliziert. Wer diesen Vorgang allerdings selbst ein paar Mal erledigt hat weiß, dass es ein Kinderspiel ist und dabei nicht viel schief gehen kann. Bei Unsicherheiten bietet sich natürlich auch an, einen Steuerberater die Voranmeldung erstellen zu lassen. Eine entsprechende Buchhaltungssoftware unterstützt zusätzlich bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und hilft, alle relevanten Positionen stets im Blick zu behalten.
Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen muss kann sich überlegen freiwillig in die Regelbesteuerung zu wechseln. Hier gilt es die Vor- und Nachteile individuell abzuschätzen und in Ruhe zu entscheiden.
Wichtig ist, alle Belange rund um den Vorsteuerabzug immer gut im Griff zu haben, da Fehler rund um die erhobene Umsatzsteuer oder umgekehrt, wenn es um die gegenzurechnende Vorsteuerabzüge geht, immer zu bürokratischen und finanziellen Schwierigkeiten führen können.
