Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung – was ist das?

Bei einer Leistungsbeschreibung handelt es sich um eine schriftliche, eindeutige und widerspruchsfreie Beschreibung von Produkten oder Dienstleistungen, welche im Rahmen von eines Projektes von dem Projektmanagement erbracht werden müssen/sollen. Die Leistungsbeschreibung ist somit die Grundlage für die Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer für die anschließende Realisierung des Projekts.

Des Weiteren muss die Leistungsbeschreibung präzise, vollständig und vor allem transparent ausgestellt sein, sodass auch jemand, der zum Zeitpunkt des Vertrags nicht anwesend war, diese versteht. Die Leistungsbeschreibung enthält das fachliche Feinkonzept des entsprechenden Projekts bzw. von dem Projektmanagement. Sollte es sich um interne Projekte handeln, dann wird die Leistungsbeschreibung von dem Initiator oder dem Sponsor des Projekts, auf Grund der betrieblichen Notwendigkeiten oder der Anforderungen auf das Produkt oder die Dienstleistung geliefert.

Sollte es sich um ein externes Projekt handeln, dann stellt der Kunde die Leistungsbeschreibung aus, die in dem Fall ein Teil des Angebotsdokuments ist. Zudem kann eine Leistungsbeschreibung auch ein Teil einer Angebotsaufforderung, einer Informationsanfrage oder ein Teil eines Vertrages sein.

Eine Leistungsbeschreibung, die im Projektmanagement erstellt wird, enthält einen strategischen Plan, die betrieblichen Notwendigkeiten und die Beschreibung des Projektumfangs und –Inhalts. Was den thematischen Aufbau einer Leistungsbeschreibung angeht, so ist dieser stark abhängig von der Art der Projektentwicklung.

Die üblichen Formen der Leistungsbeschreibung:

• Die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis

In der Regel wird die Leistung hier durch die allgemeine Darstellung der Bauaufgabe (Baubeschreibung) oder ein in Teilleistungen gegliedertes Leistungsverzeichnis beschrieben.

• Die Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm

Hier ist die Leistungsbeschreibung umfassend. Das bedeutet das Leistungsprogramm umfasst eine komplette Beschreibung der Bauaufgabe.

Zudem haben sich im Bereich von Verträgen über technische Gegenstände und Anlagen die beiden Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft eingebürgert. Zudem sind mittlerweile sehr viele Vorlagen von Pflichtenheften, Lastenheft Vorlagen und mehr online verfügbar.

Die vertragliche Leistungsbeschreibung

Bei der vertraglichen Leistungsbeschreibung, die durch den Projektmanager erstellt wird, beschreibt detailliert die Beschaffungsgegenstände, sodass der potenzielle Lieferant oder Dienstleister beurteilen kann, ob der Gegenstand überhaupt lieferbar ist. Was die Details angeht, so können diese je nach Art des Gegenstands, können diese je nach den Anforderungen des Auftraggebers oder der voraussichtlichen Vertragsform unterschiedlich ausfallen.

Die vertragliche Leistungsbeschreibung enthält Informationen wie beispielsweise Spezifikationen, gewünschten Menge, Leistungsdaten, Leistungszeitraum, Qualität und auch Arbeitsort sowie anderen Anforderungen. Zudem werden in dieser Leistungsbeschreibung auch alle erforderlichen Zusatzleistungen festgehalten, wie beispielsweise Fortschrittsberichtswesen oder Wartungsleistungen für den jeweiligen Beschaffungsgegenstand über den Zeitraum des Projekts. Zudem können auch mehrere Produkte oder Dienstleistungen als ein einziger Beschaffungsgegenstand in einer Leistungsbeschreibung enthalten bzw. zusammengefasst sein. Die vertragliche Leistungsbeschreibung kann im Laufe des Beschaffungsprozesses überarbeitet und verfeinert werden, bis dann letztendlich die Unterzeichnung des Vertrags stattfindet, von dem die vertragliche Leistungsbeschreibung ein Bestandteil ist.

Die funktionale Leistungsbeschreibung

In Fall der funktionalen Leistungsbeschreibung gibt der öffentliche Auftraggeber definiert die zu erbringende Leistung zu Papier nach dem zu erreichenden Ziel. Das bedeutet hier wird kein detaillierter Leistungskatalog erstellt. Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung erhalten die Bieter lediglich die Rahmenbedingungen, die beachtet werden müssen bei der Erstellung des Angebots. Somit erfolgt hier ein Konzeptwettbewerb zwischen den Bietern, der direkt neben den Preiswettbewerb tritt.

Die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis

Bei dem Leistungsverzeichnis handelt es sich um einen Bestandteil der Leistungsbeschreibung und in diesem wird in Form von Teilleistungen die zu erbringende Gesamtleistung beschrieben. Bereits nach einer Ausschreibung für ein Projekt ist es möglich, die Leistungen mit einem Leistungsverzeichnis zu beschreiben. Alternativ gibt es die Leistungsbeschreibung nach Leistungsprogramm.

Oftmals werden die Teilleistungen im Leistungsverzeichnis als Positionen bezeichnet und häufig wird dieses durch eine allgemeine Beschreibung des Projekts bzw. des Vertragsgegenstandes ergänzt. In zahlreichen Branchen sind die Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnis die Grundlage der Aufträge und in vielen Bereichen werden das Leistungsverzeichnis auch ergänzt durch beispielsweise: Regelwerke, Normen und Vorschriften. Des Weiteren können auch vereinheitlichte Textbausteine zur genauen Beschreibung der Leistungen genutzt werden, wie beispielsweise im Bau-,Baunebengewerbe und in der Haustechnik.

Das Leistungsverzeichnis von einer Leistungsbeschreibung wird in der Regel hierarchisch in einzelne Gruppenstufen gegliedert, wie beispielsweise Los, Gewerk, Titel, Abschnitt und in diesen sind dann die verschiedenen Teilleistungen unter Ordnungszahlen aufgegliedert.

Im Allgemeinen ist die klare und vollständige Darstellung des gesamten Vertrags-Solls der große Vorteil der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis. Doch auch als Grundlage für die Einholung von Angeboten im Wettbewerb und die anschließende Erstellung von einem Preisspiegel ist das Leistungsverhältnis von großem Vorteil.

Innerhalb der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis muss zwischen den verschiedenen Teilleistungen, die auch als Positionen bezeichnet werden, unterschieden werden. Zudem ist ein Leistungsverzeichnis von einer Leistungsbeschreibung tabellarisch aufgebaut und besteht aus folgenden Teilen:

• Positions-Nummer
• Mengenangabe
• Mengeneinheit
• Text – entweder Lang- oder Kurztext. Letzterer wird zumeist bei der Rechnung dann wieder verwendet.
• Einheitspreis (EP)
• Gesamtpreis (GP) – dieser ergibt sich aus der Multiplikation von Menge und Einheitspreis.

Für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse verwenden die Unternehmen heute bereits spezielle Software und vor allem im Bauwesen wo die Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis für die Angebote auf Ausschreibungen üblich sind.