Zahlungsziel
Das Zahlungsziel gibt an, bis wann eine Rechnung spätestens zu begleichen ist. Worauf du bei der Wahl der Frist achten musst und was passiert, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, fassen wir in diesem Beitrag zusammen.
Zahlungsziel – Definition
Die Zahlungsfrist ist auf der Rechnung angeführt und gibt an, bis zu welchem Tag der geforderte Betrag spätestens zu begleichen ist, ohne, dass es zu Mehrkosten wie Mahnspesen oder rechtlichen Folgen kommt.
Aus Sicht des rechnungslegenden Unternehmens ist ein kurzes Zahlungsziel wünschenswert, sodass die geforderte Summe rasch zur Verfügung steht. Gleichzeitig möchte die Käuferseite hingegen das Zahlungsziel möglichst ausreizen, um selbst spät zu zahlen und den Betrag so lang als möglich in der eigenen Sphäre zu halten.
Zahlungsziel formulieren – Welche Formulierung kann auf die Rechnung?
Welches Zahlungsziel ist nun üblich und wie muss dieses auf der Rechnung angeführt werden? Einerseits gibt es dazu gesetzliche Vorgaben, andererseits sind auch flexible Anpassungen realisierbar.
Gesetzliches Zahlungsziel
Gesetzlich vorgesehen ist, dass eine Rechnung zwar grundsätzlich sofort fällig ist, der Zahlungsverzug aber erst nach 30 Tagen eintritt. Das bedeutet, dass Kunden eine Zahlungsfrist von 30 Tagen eingeräumt wird – egal ob es sich dabei um Privatkunden oder Geschäftskunden handelt. In diesem Zusammenhang ist allerdings wichtig darauf hinzuweisen, dass auf Rechnungen, die an Privatkunden gesendet werden, das Zahlungsziel von 30 Tagen unbedingt anzuführen ist. Bei Geschäftskunden ist das zwar ratsam, aber nicht zwingend nötig.
Alternativ dazu können individuell andere Zahlungsfristen vereinbart werden.
Individuelle Zahlungsziele
Ist nichts anderes angegeben, so gilt das gesetzlich vorgesehene Zahlungsziel. Es ist allerdings möglich, diese Frist zu verkürzen oder auch zu verlängern. Das kann nicht beliebig passieren, sondern muss einvernehmlich stattfinden. Eine gängige Möglichkeit ist, ein anderes Zahlungsziel in den AGBs festzulegen, denen der Kunde beim Kauf der Ware zustimmt. Zwischen Unternehmen ist auch denkbar, dass vertraglich ein anderes Zahlungsziel vereinbart wird, etwa bei größeren Projekten, bei denen es zuerst eine rasche Anzahlung gibt und später eine lange Zahlungsfrist.
Zahlungsziele können somit individuell angepasst werden, es muss nur transparent kommuniziert und gemeinsam festgelegt werden, wann welcher Betrag fällig ist.
Ab wann gilt die Zahlungsfrist?
30 Tage Zahlungsziel schön und gut, doch ab welchem Tag beginnt diese Frist denn nun genau zu laufen? Hier kommt es darauf an, wie die Rechnung versendet wird. Bei postalischem Versand werden drei Werktage für die Zustellung kalkuliert. Ab dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung dem Kunden zugegangen ist, beginnt die Frist zu laufen. Wird die Rechnung per Mail versendet, ist davon auszugehen, dass diese auch praktisch sofort zugestellt wird und die Frist unmittelbar nach Versand zu laufen beginnt.
Aber Achtung: Damit ein Kunde nicht sagen kann, dass er eine Rechnung per Mail nicht erhalten hat, sollte eine Lesebestätigung angefordert werden. Alternativ dazu kann die Rechnung auch über eine Buchhaltungssoftware bereitgestellt werden, mit der das Öffnen der Datei getrackt werden kann.
Wann läuft die Zahlungsfrist ab?
Ab dem Tag, an dem die Rechnung dem Kunden zugegangen ist, beginnt die Frist zu laufen. Am letzten Tag der Frist läuft diese ab. Sollte dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, ist der nächste Werktag heranzuziehen.
Zahlungsfrist abgelaufen – was passiert jetzt?
Wird eine Rechnung nicht bezahlt, hängt die weitere Vorgehensweise stark davon ab, wie die Beziehung zu dem Kunden ist. In einem ersten Schritt wird normalerweise eine Zahlungserinnerung versendet. Diese enthält keine Mahnspesen oder sonstige Zusatzkosten, sondern dient rein der freundlichen Erinnerung an die Rechnung.
Alternativ dazu kann auch sofort die erste Mahnung versendet werden. Das könnte allerdings einen eher negativen Eindruck hervorrufen, deshalb ist grundsätzlich, wenn die Beziehung zu dem säumigen Kunden gut oder zumindest neutral ist, anzuraten, zuerst eine höfliche Erinnerung zu schreiben.
Nach einer ersten Mahnung können noch weitere Mahnungen zugesendet werden. Dann ist zu entscheiden, ob auf Mahnspesen und Verzugszinsen kulanzweise verzichtet wird oder diese in voller Höhe geltend gemacht werden.
Was passiert, wenn keine Zahlungsfrist angegeben ist?
Wird nichts anderes vereinbart, so gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen. Allerdings sollte gerade bei Privatkunden diese unbedingt auf der Rechnung angeführt werden. Bei Geschäftskunden ist es ebenfalls dringend zu empfehlen. Wird keine Zahlungsfrist angeführt, kann das zu Unklarheit bei den Kunden führen. Manche zahlen in weiterer Folge vielleicht sofort, andere lassen sich besonders viel Zeit – und werden dann womöglich von einer Zahlungserinnerung oder sogar einer Mahnung überrascht.
Um dieses unangenehme Erlebnis zu verhindern, sollte auf jeder Rechnung eine konkrete Zahlungsfrist angeführt werden. Eine Frist zu nennen ist weder aufdringlich, noch unhöflich, sondern schlichtweg klare, neutrale Kommunikation – schließlich vereinbaren Kunden umgekehrt genauso konkrete Liefertermine.
Zahlungsfrist durch Skonto verkürzen
Alle rechnungslegenden Unternehmen möchten ihr Geld so schnell als möglich erhalten. Aus der Kundensicht verhält es sich jedoch genau umgekehrt und es wird eine möglichst späte Zahlung des offenen Betrages angestrebt. Wer aktives Cash-Management betreiben will und dafür sorgen möchte, dass Rechnungen schnellstmöglich bezahlt werden, kann gezielte Anreize setzen.
Die einfachste und gängigste Methode ist das Anbieten von Skonti. Ein Skonto ist ein geringer Rabatt, typischerweise in der Höhe von ein bis drei Prozent des Gesamtbetrages. Diesen Rabatt darf sich der Kunde selbst vom Rechnungsbetrag abziehen, wenn der Betrag binnen einer bestimmten Frist beglichen wird. Durch diesen zusätzlichen Anreiz, der sich aus Kundensicht meist deutlich lohnt, erhält das rechnungslegende Unternehmen die offene Forderung schneller beglichen. So steht der Betrag früher zur Verfügung und kann wieder aktiv genutzt werden, gleichzeitig reduziert sich das Risiko von Zahlungsausfällen.
Fazit
Das Zahlungsziel ist zwar gesetzlich geregelt, sollte aber trotzdem auf jeder Rechnung konkret angegeben werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Es kann kürzer oder länger als gesetzlich vorgesehen vereinbart werden, sofern die Vereinbarung gemeinsam mit dem Kunden getroffen wird und nicht einfach eine andere Frist auf der Rechnung erwähnt wird.
Verstreicht eine Frist ohne Zahlungseingang, so folgen optional eine Zahlungserinnerung und dann Mahnungen, die mit zusätzlichen Kosten wie Mahnspesen und Verzugszinsen einhergehen können. Das aktive Mahnwesen trägt dazu bei, dass Rechnungen rasch beglichen werden.
Eine alternative Möglichkeit um die ausständigen Forderungen gering zu halten und das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren ist Skonti anzubieten, die Kunden motivieren Rechnungen möglichst schnell zu begleichen.
