Aufbewahrungspflichten

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht wird vonseiten des Gesetzgebers jedem Unternehmer auferlegt. Sie betrifft dabei alle deine geschäftlichen Unterlagen und versehen ist die Aufbewahrungspflicht auch mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen. In der Regel unterliegen folgende Unterlagen einer Aufbewahrungspflicht:

• alle Buchungsbelege
• sämtliche Geschäftsbücher und Aufzeichnungen. Überdies Jahresabschlüsse, Inventar, Bilanzen, Arbeitsanweisungen etc.
• alle Geschäftsbriefe, welche du erhalten hast
• alle Unterlagen, welche für deine Besteuerung eine Bedeutung haben

Die Aufbewahrungspflicht dient, kurz gesagt, einfach der Sicherung einer Dokumentation. Sie sichert eine ständige Nachprüfbarkeit innerhalb der Aufbewahrungsfristen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass dein Unternehmen kontrollierbar bleibt.

Wer muss sich an die Aufbewahrungspflicht halten?

Eine Aufbewahrungspflicht muss in Österreich von jedem Unternehmen, von jeder Organisation und teilweise auch von Privatpersonen eingehalten werden. Vor allem für Gewerbetreibende ist die Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung in Österreich besonders wichtig. Vom Grundsatz her unterliegen alle Aufzeichnungen und Bücher und die dazugehörigen Belege, aber auch alle damit in Verbindung stehenden Geschäftspapiere und Unterlagen aufzubewahren.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in Österreich

Grundsätzlich musst du in Österreich eine Reihe von Unterlagen für mindestens sieben Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Gesetz immer am Ende des Kalenderjahres, an dem ein Betrag bezahlt oder verbucht wurde. Diese 7-Jahres-Frist gilt aber nicht für alle Dokumente, wie etwa bei der Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Im Detail sieht dies wie folgt aus:

Aufbewahrungspflichten für Unternehmen

Als Unternehmer musst du alle deine Bücher und Aufzeichnungen sowie alle Belege dazu sieben Jahre aufbewahren. Nicht vergessen darfst du, dass auch alle in Zusammenhang mit Aufträgen stehenden Geschäftsunterlagen oder sonstige Unterlagen diesen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Österreich unterliegen. Unter diese gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach der Bundesabgabenordnung (BAO) betrifft dies folgende Unterlagen in Bezug auf Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist.

Übersicht: Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Aus nachfolgender Tabelle kannst du entnehmen, welche Art von Geschäftsunterlagen du für welche Zeit aufbewahren musst.

Betreibst du eine Kapitalgesellschaft, so kommen noch weitere Pflichten für eine Dokumentenaufbewahrung hinzu:

• Aufbewahrungspflicht für Eröffnungsbilanzen für einen Zeitraum von 7 Jahren
• Aufbewahrungspflicht für Jahresabschlüsse und den entsprechenden Lageberichte für einen Zeitraum von 7 Jahren
• Konzernabschlüsse und den entsprechenden Konzernberichte haben eine Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren
• Aufbewahrungspflicht für alle empfangenen und versendeten Geschäftsbrief (als Abschrift) für einen Zeitraum von 7 Jahren

Aufbewahrungspflichten & -fristen für Privatpersonen

Nach § 132 Bundesabgabenordnung besteht in Österreich nicht nur für Unternehmen eine Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfrist. Es gibt auch die Aufbewahrungspflicht in Österreich für Privatpersonen zu beachten. Bei beiden liegt die Aufbewahrungsfrist in der Regel bei sieben Jahren. Allerdings besteht für Privatpersonen nur für ganz bestimmte Dokumente eine Pflicht zu einer gewissenhaften Aufbewahrung. Betroffen davon sind folgende Dokumente:

• Private Steuerunterlagen haben eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren
• Unterlagen über Grundstücke haben eine Aufbewahrungsfrist bis zu einem Zeitraum von 22 Jahren
• Aufbewahrungsfrist für Unterlagen über Grundstückskäufe bis zu einem Zeitraum von 22 Jahren
• Aufbewahrungspflichten für private Rechnungen und Aufbewahrungsfristen für private Rechnungen für einen Zeitraum von 7 Jahren
• Unterlagen als Beweismittel in einem Gerichtsverfahren sollten unter Umständen lebenslang aufbewahrt werden

Auch bei Privatpersonen beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende von dem Kalenderjahr, auf welches sich eine private Rechnung oder ein privater Beleg bezieht.

Aufbewahrungsformen: Papierform oder elektronische Archivierung

Wie bereits beschrieben, ist jedes Unternehmen, aber auch eine Privatperson gesetzlich zur Aufbewahrungspflicht von bestimmten Dokumenten und Unterlagen verpflichtet. Diese Aufbewahrungspflicht beinhaltet auch definierte und festgelegte Aufbewahrungsfristen. Ganz wichtig für dich ist, dass du die betreffenden Dokumente immer in der Originalform aufbewahrst. Ob du dich für die Aufbewahrung in Papierform entscheidest oder dich für die elektronische Aufbewahrungspflicht entscheidest, bleibt dir überlassen. Fällt deine Wahl auf die elektronische Archivierung, musst du die gleichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente beachten, wie sie auch für die Papierform gelten. Bei der elektronischen Archivierung musst du beachten, dass von dir jederzeit gewährleistet wird, dass eine Wiedergabe der elektronisch aufbewahrten Dokumente möglich ist, vollständig angezeigt wird und geordnet ist. Überdies muss die Wiedergabe inhaltsgleich und getreu der Urschrift sein.

EDV-Buchführung: Buchhaltungssoftware

Immer mehr Unternehmer wie du, erledigen in der heutigen Zeit ihre Buchführung mithilfe einer zuverlässigen und modernen Buchhaltungssoftware. Doch auch hier musst du in Bezug auf Archivierung der Buchhaltung wichtige Dinge beachten.

• Erledigst du auch deine Buchhaltung per EDV, so müssen von dir auch alle Informationen auf einem elektronischen Datenträger aufbewahrt werden. Falls es notwendig ist, musst du Hilfsmittel zur Verfügung stellen, damit diese Unterlagen auch gelesen werden können
• Bei einer modernen Buchhaltungssoftware erfolgt die Archivierung von Rechnungen und die Aufbewahrungspflicht automatisch. Belege aufbewahren und Belege archivieren wird hier zu einem echten Kinderspiel
• Eine elektronische Archivierung muss jederzeit revisionssicher sein

Solltest du gegen die Aufbewahrungspflicht, egal ob als elektronische Archivierung oder Archivierung in Papierform verstoßen, so machst du dich strafbar. Die Folge ist eine Finanzordnungswidrigkeit und kann in diesem Fall eine Geldstrafe nach sich ziehen, die bis zu einer Höhe von 5.000 Euro gehen kann. Überdies kann aus einer Nichtaufbewahrung von Dokumenten eine Schätzungsbefugnis entstehen.

Zusammenfassung

In Österreich besteht grundsätzlich für Bücher und Aufzeichnungen, aber auch für alle dazu gehörenden Belege und Geschäftspapiere eine Aufbewahrungspflicht. Diese Aufbewahrungspflichten sind immer auch mit Aufbewahrungsfristen verbunden. Diese liegen in Österreich meist bei sieben Jahren. Es gibt aber auch Dokumente, welche du über einen längeren Zeitraum bis hin zu 22 Jahren und gar 30 Jahren aufbewahren musst. Die Aufbewahrungspflicht besteht in Österreich für Unternehmen und Privatpersonen. Als Form der Archivierung steht dir die Möglichkeit der Archivierung in Papierform oder die elektronische Archivierung zur Verfügung. Eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und kann mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 Euro geahndet werden.