Die manuelle Jahresinventur zur Erfassung aller Bestände ist eine zeitraubende Angelegenheit. Mit einer durchdacht strukturierten Inventurliste unterstützt du deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und hilfst ihnen, die Ergebnisse ihrer Zählungen und Messungen im Ausdruck strukturiert festzuhalten. So sparst du bei der Jahresinventur Zeit und kannst schnell wieder zur Tagesordnung zurückkehren. Lade jetzt unsere Inventurliste für Excel herunter. Du kannst sie entweder ausdrucken oder direkt am Computer ausfüllen.

Inventurliste ausfüllen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unsere Inventurliste-Vorlage für Excel besteht aus einer Tabelle, die in mehreren Spalten die wichtigsten Daten rund um deine Bestände abfragt. So füllst du die Felder des Ausdrucks aus:

Starte den Download unseres Vordrucks einer Inventurliste.
Passe zunächst Name und Anschrift deines Unternehmens an.
Erfasse auf dem Vordruck oben rechts das Datum, an dem die Jahresinventur durchgeführt wird, den oder die Namen der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie eine fortlaufende Blattnummer. Mithilfe der Blattnummer kannst du später ebenso wie ein Wirtschaftsprüfer oder eine Betriebsprüferin überprüfen, ob die Inventurliste vollständig vorliegt.
Die Postennummer in den einzelnen Zeilen kannst du unverändert lassen. Sie dient der genauen Identifizierung einer Position (zum Beispiel Blatt 55 / Posten 10).
Gib in jeder Zeile eine aussagekräftige Artikelbezeichnung ein, anhand derer der jeweilige Artikel eindeutig identifiziert werden kann. Dabei hilft auch die in der nächsten Spalte der Liste folgende Artikelnummer. Beide Angaben kannst du deinen Mitarbeitenden bereits vorgeben, um ihnen Arbeit zu ersparen, wenn du sie in der Warenwirtschaft (WaWi) gespeichert hast. Die Sortierung der Liste sollte dann aber zur Anordnung der Artikel am Lagerplatz passen.
Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können nun ihre Zählung oder Messung durchführen. Die gezählte Menge oder das Ergebnis ihrer Messung erfassen sie in der Spalte „Menge“. Das nächste Feld nimmt die Maßeinheit auf (zum Beispiel 46 Stück, 5 Meter, 300 Gramm).
Eine weitere Spalte erfasst den Einzelwert des Artikels. Der Gesamtwert errechnet sich in Excel automatisch durch Multiplizieren der Menge mit dem Einzelwert. Auch die Gesamtsumme am Ende wird automatisch berechnet.
Die zählenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen schließlich jedes einzelne Blatt mit Datum unterschreiben.

Nach der Inventur führst du in der Warenwirtschaft anhand der Differenzliste deine Inventurbuchungen durch und erstellst schließlich die Inventarliste für den Jahresabschluss.

Tipp: Speichere die erzeugten Inventurlisten als Datei ab. Du kannst sie für die nächste Jahresinventur erneut verwenden.

Welche Inhalte sollte eine Inventurliste umfassen?

Eine Inventurliste dient dazu, ein möglichst umfassendes Bild von den Lagerbeständen zu erfassen. Deshalb sollte sie neben den Unternehmensdaten einige wichtige Felder enthalten:

Artikelbezeichnung: Die Artikelbezeichnung soll den Artikel unmissverständlich identifizieren. Beschreibe den Artikel deshalb so eindeutig, dass er nicht mit anderen verwechselt werden kann. Beispiel: Die Artikelbezeichnung „Schraube“ ist zu ungenau. „Schlossschraube DIN 603 M10 x 160 mm“ ermöglicht klare Rückschlüsse.‍
Artikelnummer: Idealerweise lässt sich die Artikelnummer direkt am Lagerplatz ablesen. Dies spart Zeit und erlaubt die genaue Identifizierung eines jeden Artikels.‍
Menge: Bei der Inventur kann die Menge durch verschiedene Verfahren ermittelt werden. Die meisten Artikel werden gezählt. Sehr kleine Produkte kannst du auch wiegen und anhand des Gewichts eines Stücks auf die Gesamtzahl hochrechnen. Zudem werden Lagerbestände gewogen, die auch nach Gewicht verkauft werden (zum Beispiel Mehlsäcke, Tierfutter). Meterware wird ausgemessen (z. B. Stoffbahnen, Eisenstangen).‍
Maßeinheit: In der Liste hilft die Maßeinheit, das eingetragene Ergebnis der Messung einzuordnen (Beispiele: Stück, Meter, Kilogramm).
Einzel- und Gesamtwert: Ziel der Jahresinventur ist, den Wert des Bestands zu erfassen und gegebenenfalls Differenzen durch Inventurbuchungen zu korrigieren. Deshalb erfasst ein gutes Muster einer Inventurliste auch den Wert der Artikel.

Um bei einer Betriebs- und Wirtschaftsprüfung anerkannt zu werden, müssen die Blätter zwingend mit dem Datum der Zählung und den Unterschriften der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter versehen sein.

Welchen Nutzen hat eine Inventurliste?

Die Verwendung einer Inventurliste ist nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist jedoch ein hilfreiches Werkzeug, um die Lagerbestände ordentlich, fortlaufend und nachvollziehbar zu erfassen. Dies ist notwendig, weil die meisten Unternehmen verpflichtet sind, eine Jahresinventur durchzuführen. Eine gute Vorlage hat gleich mehrere Vorteile:

Du dokumentierst mit der aus der Inventur resultierenden Inventarliste, dass deine Lagerbestände korrekt sind und du eine ordnungsgemäße Buchführung führst. So beugst du Schätzungen deines Gewinns durch das Finanzamt vor. Eine Lagersoftware hilft dir dabei, deinen Lagerbestand im Blick zu behalten.‍‍
Im Verlauf eines Jahres entstehen im Lager fast zwangsläufig Abweichungen von den gebuchten Lagerbeständen, etwa infolge Diebstahl, Bruch oder Verderb. Diese kannst du auf Basis der Inventurlisten mit Inventurbuchungen korrigieren.
Die Inventur bietet dir die Chance, Ursachen für Fehlbestände aufzudecken und Gegenmaßnahmen zu ergreifen (zum Beispiel höhere Sicherheitsmaßnahmen bei vermehrten Diebstählen durch Beschäftigte).

Tipp: Auch deinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bietet die Inventarliste einen großen Nutzen: Ist sie bereits vorausgefüllt, erlaubt sie eine schnelle Zuordnung der Artikel und Erfassung der Ergebnisse der Zählung. Statt sie auszudrucken, kannst du sie auch direkt am Rechner ausfüllen lassen. Dann können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Listen filtern und sortieren.

Was ist eine Inventur?

Bei einer Inventur werden alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens erfasst und in Listen dargestellt. Du kannst sie entweder zu einem bestimmten Stichtag aufstellen oder die Bestände laufend fortschreiben. Die Jahresinventur erfasst alle Waren im Lager, Maschinen und Anlagen, Fahrzeuge sowie das immaterielle Vermögen wie Verbindlichkeiten, Forderungen und Bankguthaben.

Gesetzliche Vorschriften: Wer muss eine Inventur durchführen?

Die Verpflichtung, eine Inventur durchzuführen, ergibt sich aus § 240 HGB in Verbindung mit den §§ 140, 141 AO. Demnach muss jeder Kaufmann, der zur Aufstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) verpflichtet ist, eine Inventur durchführen. Dies ist zu folgenden Zeitpunkten notwendig:

zum Zeitpunkt der Aufnahme der Geschäftstätigkeit
zum Ende eines jeden Geschäftsjahrs (zum Bilanzstichtag)
bei Auflösung oder beim Verkauf des Betriebs

Allerdings verzichtet der Gesetzgeber auf die körperliche Bestandsaufnahme, wenn du bestimmte Voraussetzungen erfüllst.

Welche Arten der Inventur gibt es?

Zunächst ist zwischen der körperlichen Inventur und der buchmäßigen Inventur zu unterscheiden. Bei der körperlichen Inventur zählen deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen alle Artikel und erfassen manuell die Lagerbestände. Die buchmäßige Inventur hingegen erfasst alle immateriellen Vermögenswerte wie Forderungen, Verbindlichkeiten, Guthaben und Schulden. Gemeinsam ergeben sie das Inventar. Zudem unterscheidet man vier Arten der Inventur:

Inventurart	Durchführung
Stichtagsinventur	Zählung zu einem bestimmten Stichtag (innerhalb von zehn Tagen vor und nach dem Stichtag); Fortschreibung bzw. Rückrechnung von währenddessen verkauften Waren
zeitversetzte Inventur	Durchführung innerhalb eines Zeitraums von drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Stichtag; hoher Aufwand durch die erforderlichen Fortschreibungen und Rückrechnungen
permanente Inventur	fortlaufende Führung eines Lagerbuchs, in dem alle Zu- und Abgänge erfasst werden; erlaubt ständigen Überblick über die Lagerbestände; einmal jährlich ist dennoch die körperliche Jahresinventur notwendig, aber nicht zum Bilanzstichtag
Stichprobeninventur	Erfassung nur einer Teilmenge, die auf das gesamte Lager hochgerechnet wird; höhere Gefahr von Abweichungen, eher für große Unternehmen geeignet

Meist ergibt die Jahresinventur Abweichungen von den in der Buchführung erfassten Lagerbeständen. Die Differenzen sind anschließend per Inventurbuchungen zu korrigieren. Dadurch ergibt sich eine Minderung oder Mehrung, die Auswirkungen auf den Gewinn hat. Eine Erhöhung der Bestände erhöht den Gewinn, eine Verringerung wirkt sich gewinnmindernd aus.

Fazit

Unsere Vorlage einer Inventurliste erleichtert dir die Inventur deutlich. Sie bietet genügend Platz für handschriftliche Eintragungen, ist übersichtlich und rechnet in Excel dank voreingestellter Funktionen automatisch den Wert der Felder aus. Lade jetzt unsere Inventurliste für Excel herunter und stelle deine Inventur auf eine strukturierte Basis.