Betriebsprüfung: Was du tun musst, wenn das Finanzamt kommt

Diese Unternehmen können vom Finanzamt geprüft werden

Eine Steuerprüfung kann jedes Unternehmen treffen, vom Großkonzern bis zum Kleinunternehmen. Je höher der Umsatz oder der Gewinn ist, desto größer ist auch die Chance, Steuern zu hinterziehen. Klingt logisch? Findet das Finanzamt auch. Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung umso höher, je größer dein Unternehmen ist. Zählt es zu den Großbetrieben bzw. Kapitalgesellschaften, muss ohnehin jeder Jahresabschluss von einem Wirtschaftsprüforgan ag. §§ 268 ff UGB (insbesondere § 269 Abs. 1² UGB „… ist die Buchführung einzubeziehen…“) geprüft werden. Dies ersetzt aber nicht automatisch eine Außenprüfung des Finanzamtes.

Bei jedem sonstigen Betrieb solltest du aber regelmäßig mit einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt rechnen.

Dafür definiert die Betriebsprüfungsordnung  zwei Größenklassen:

• Betriebe mit einer Umsatzgrenze von bis zu 9,99 Mio. €
• Betriebe mit einer Umsatzgrenze über 10 Mio € bzw.  

Betriebsprüfung bei Selbständigen und Freiberuflern

Viele Freiberufler und Selbstständige führen keinen umfangreichen Betrieb. Hast du in deiner Wohnung lediglich ein kleines Büro oder arbeitest gar vom Küchentisch aus? Du musst den Betriebsprüfer nicht auf deinem Sofa platzieren. Beantrage dann einfach, die Außenprüfung des Finanzamts in dessen Räumlichkeiten zu verlegen.

Ansonsten ist der Ablauf bei dir derselbe wie bei Großbetrieben. Der Betriebsprüfer kontrolliert all deine Buchhaltungsunterlagen und überprüft, ob Fehler vorliegen oder Nachweise fehlen. Wirkliche Erleichterungen gibt es für Freiberufler und Selbstständige nicht. 

Betriebsprüfung bei Kleinunternehmern

Du bist Kleinunternehmer? Dann bedeutet das nicht, dass dich keine Betriebsprüfung treffen kann – auch deine Einkünfte unterliegen schließlich der Besteuerung. Bei dir schaut das Finanzamt aber nicht turnusmäßig vorbei.

Wenn Finanzbeamte auf Fehler und Auffälligkeiten in deinen Steuererklärungen stoßen, können sie ebenso eine Steuerprüfung in deinem Unternehmen anordnen wie nach dem Zufallsprinzip.

Betriebsprüfungen, die die Umsatzsteuer betreffen, fallen hier oft weg. Als Kleinunternehmer weist du schließlich keine Umsatzsteuer in deinen Rechnungen aus und machst daher auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen. Das bedeutet aber nicht, dass das Finanzamt nicht trotzdem prüft, ob der Kleinunternehmerstatus noch berechtigt ist.

Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware

Du willst eine Betriebsprüfung vermeiden? Dann solltest du unbedingt auf eine lückenlose und gründliche Buchführung sowie auf eine korrekte Steuererklärung achten. Am schnellsten und sichersten klappt das mit der professionellen Buchhaltungssoftware von sevdesk. Teste jetzt, wie einfach es sein kann, deine Belege korrekt zu verbuchen.

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Aus diesen Gründen macht das Finanzamt eine Außenprüfung

Besonders größere Unternehmen müssen sich turnusmäßig etwa alle drei bis fünf Jahre einer Betriebsprüfung unterziehen. Davon abgesehen schickt dir die Finanzbehörde einen Prüfer vorbei, wenn deine Buchhaltung auffällig ist und vermuten lässt, dass du deine Buchführung oder Steuerzahlungen nicht im Griff hast. In diesen Fällen solltest du mit einer Betriebsprüfung rechnen:

• Die Steuerklärung weist Lücken auf.
• Du zahlst deine Steuern verspätet.
• Die Umsätze und/oder Gewinne deines Unternehmens schwanken sehr stark.
• Du musstest schon hohe Steuernachzahlungen leisten.
• Du reichst deine Steuererklärung oft zu spät ein.
• Deine Angaben weichen ohne erkennbaren Grund stark von den Vorjahreswerten ab.
• Die Zahlen deines Unternehmens weichen von den Richtwerten deiner Branche ab (Durchschnittswerte anderer Betriebe).

Wegen einer kleinen Abweichung flattert dir nicht gleich eine Prüfungsanordnung ins Haus. Häufen sich jedoch die Auffälligkeiten oder sind die Abweichungen vom Durchschnitt zu groß, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung. Das Finanzamt kann übrigens auch dann noch eine Außenprüfung durchführen, wenn du dein Unternehmen bereits beendet hast.

Du hast keine Lust zu lesen? Dann hol dir die wichtigsten Tipps rund um die Betriebsprüfung in unserem Video:

Betriebsprüfung mit Vorankündigung

Reguläre Betriebsprüfungen, die ohne einen besonderen Verdacht angeordnet werden, kündigt das Finanzamt immer an. Dazu bekommst du etwa zwei bis vier mindestens 1 Woche vor dem Termin eine Prüfungsanordnung vom Finanzamt. Zu diesen sogenannten Außenprüfungen gehören Betriebsprüfungen zu allen Steuerarten, vor allem zur Lohn- und Umsatzsteuer. Die wichtigsten sehen wir uns gleich genauer an.

Wichtig zu wissen ist, ob es sich um eine Nachschau lt. § 144 BAO (kürzere, zielgerichtete Überprüfungen bestimmter gesetzlicher Anordnungen) oder tatsächlich um eine eingehende länger andauernde Prüfung handelt. Die Regel ist z.B. die Kassennachschau.  

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung dreht sich alles um die Umsatzsteuer. Der Prüfer will wissen, ob du die von deinen Kunden eingenommene Umsatzsteuer korrekt abführst und ob du die Vorsteuer richtig ziehst. Insbesondere sieht er sich an, ob die Eingangsrechnungen, aus denen du Vorsteuer abgezogen hast, die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllen. Bist du Kleinunternehmer, könnte auch die richtige Anwendung der Kleinunternehmerregelung in Hinblick auf die Umsatz- und Gewinngrenzen auf dem Prüfstand stehen.

Bei dieser Sonderprüfung kontrolliert der Prüfer oft bestimmte Voranmeldezeiträume und darin alle Vorgänge mit Bezug zur Umsatzsteuer. Im Gegensatz zur klassischen Betriebsprüfung (Außenprüfung) werden hier also eher nicht die letzten 3 Jahre geprüft.

Der Prüfer sieht sich bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung unter anderem diese Unterlagen an:

• Ein- und Ausgangsrechnungen‍
• umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen‍
• die in den Rechnungen angewendeten Umsatzsteuersätze
• Details aus deiner Buchführung
• Umsatzsteuervoranmeldungen‍
• Nachweise zu angewendeten Steuerbefreiungen

Wie genau diese Form der Betriebsprüfung abläuft und welche Dokumente du genau vorlegen musst, erfährst du in unserem Detail-Artikel zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung.

Sonderprüfung GPLB „Gemeinsame Prüfung der Lohnabgaben und Beiträge“

Bei dieser Sonderform der Prüfung geht es um die Berechnungen der Lohnabgaben, Sozialversicherungsbeiträge und Abfertigungsberechnungen. Dazu solltest du folgende Unterlagen griffbereit haben:

• Lohn- und Gehaltskonten
• Lohnjournale
• Kassenbücher‍
• Aufzeichnungen nach § 4 LStDV
• Beitragsabrechnungen und -nachweise
• Beitragsmeldungen
• Entgeltunterlagen und Lohnabrechnungen
• Nachweise zu besonderen Arbeitsverhältnissen (z. B. kurzfristige Beschäftigung, Werkstudenten, Minijobbern)

Ziel der Betriebsprüfung ist zu ermitteln, ob du sämtliche Steuerberechnungen bezüglich deiner Mitarbeiter wie Lohn- und Sozialabgaben (Dienstnehmerbeitrag, Dienstgeberbeitrag, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Pensionsversicherung usw.) Kommunalsteuern und Abfertigungsbeiträge korrekt berechnest und abführst. Auch die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung und die Künstlersozialabgabe stehen auf dem Prüfstand.

Außerdem kann der Prüfer weitere Buchführungsunterlagen wie Sachkonten, Bilanzen und Abschlussberichte anfordern. Der Prüfer möchte erfahren, ob du die Lohnsteuer korrekt ermittelst und an das Finanzamt abführst.

Dazu kann der Prüfer weitere Buchführungsunterlagen wie Sachkonten, Bilanzen und Abschlussberichte anfordern.

Tipp: Lade dir unser Muster für Gehaltsabrechnungen herunter

Lohn- und Gehaltsabrechnungen können für Betriebsprüfer von Interesse sein. Fehler solltest du also vermeiden. Nutze deshalb gerne unser kostenloses Muster für eine Gehaltsabrechnung und fülle nur noch alle Felder aus.

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Betriebsprüfung ohne Vorankündigung

Vermutet das Finanzamt bei dir Unregelmäßigkeiten oder befürchtet sogar eine Steuerhinterziehung, kann es eine Betriebsprüfung ohne Voranmeldung anordnen. Du erhältst in dem Fall keine Prüfungsanordnung und der Prüfer steht einfach eines Tages während der Öffnungszeiten vor deiner Tür. Auch hier lassen sich je nach Steuerart verschiedene Steuerprüfungen unterscheiden.

Kassennachschau

Die Kassennachschau gibt es erst seit einigen Jahren. Der Prüfer kommt unangekündigt vorbei und überprüft, ob deine Kasse kassensturzfähig ist. Die Vorgänge sollen zeitgerecht aufgezeichnet worden sein und der tatsächliche Kassenbestand mit dem Saldo der Software übereinstimmen. Dazu musst du diese Unterlagen vorlegen:

• Angaben und Unterlagen zur Kasse (z. B. Anleitung, Programmierung, Stornoprotokolle)
• Verfahrensdokumentation‍
• Kassenberichte und Zählprotokolle (bei offenen Ladenkassen)
• Tagesendsummen- oder Z-Bons (bei elektronischen Kassen)
• Kassenbelege wie Kassenbuch, Stornobelege, Gutschein- und Rabattlisten

Neben der korrekten und aktuellen Führung der Kasse kontrolliert der Prüfer auch andere Sachverhalte. Er führt beispielsweise einen Testkauf in deinem Geschäft durch und findet so heraus, ob du deinen Kunden immer einen Kassenbon überreichst.

Erfahre in unserem Beitrag, wie die Kassennachschau Manipulationen vorbeugen kann.

Lohnsteuerprüfung

Mit einer Lohnsteuer-Nachschau solltest du rechnen, wenn du dein Unternehmen neu gegründet hast. Auch wenn ein Verdacht auf Schwarzarbeit besteht, kann diese Form der Betriebsprüfung greifen. Du musst bei dieser unangekündigten Steuerprüfung ähnliche Unterlagen vorlegen wie bei der Lohnsteueraußenprüfung, allerdings nur auf einen bestimmten Sachverhalt oder Zeitraum bezogen.

In unserem gesonderten Beitrag haben wir für dich zusammengefasst, wie du die Lohnsteuer-Nachschau erfolgreich meisterst.

UVA-Sonderprüfung

Eine Umsatzsteuer-Nachschau ordnet das Finanzamt in aller Regel an, wenn deine Buchhaltung auffällig ist oder Unstimmigkeiten auffallen, etwa bei wiederholten Nullmeldungen in der Umsatzsteuervoranmeldung, bei häufigen Auslandsgeschäften oder bei hohen Vorsteuerguthaben. Wie auch bei der Umsatzsteueraußenprüfung kontrolliert der Prüfer alle Unterlagen rund um die Umsatzsteuer. Er konzentriert sich aber im Regelfall auf einzelne Sachverhalte oder einen kurzen Zeitraum.

Erfahre in unserem Beitrag, worauf du bei der UVA-Sonderprüfung genau achten solltest.

Dauer und Ort der Betriebsprüfung

Wie viel Zeit die eigentliche Betriebsprüfung in Anspruch nimmt, hängt insbesondere von der Betriebsgröße ab. Bei Freiberuflern und Kleingewerbetreibenden reichen zumeist wenige Tage aus. Bei größeren Unternehmen kann sich die Prüfung hingegen schon einmal über mehrere Wochen bis hin zu 3 Monaten hinziehen.

Neben dem Prüfungstermin gibt das Finanzamt in der Prüfungsanordnung den Ort der Betriebsprüfung vor. In der Regel sind das deine Betriebsräume. Allerdings gibt es auch Gründe, die Prüfung an einen anderen Ort zu verlegen, zum Beispiel in Räumlichkeiten deines Steuerberaters oder des Finanzamtes. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn du dem Betriebsprüfer aus Platzmangel keinen geeigneten Arbeitsplatz anbieten kannst oder gar keine geschäftlich genutzten Räume hast.

Wichtige Unterlagen für die Betriebsprüfung

Bevor der Termin der Betriebsprüfung ansteht, solltest du alle Unterlagen auf den aktuellen Stand bringen und gut sortieren. Allerdings sind für den Betriebsprüfer nicht alle Unterlagen relevant. Welche Dokumente du im Detail vorlegen musst, hängt von deinem Unternehmen und insbesondere den geprüften Steuerarten ab. Zu den Unterlagen, die geprüft werden können, zählen zum Beispiel:

• Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)‍
• Bilanzen‍
• Handelsbücher
• Sitzungsprotokolle
• alle betrieblichen Bankunterlagen wie Sparbücher, Bank- und Depotbücher‍
• Rechnungen‍
• Fahrtenbücher‍
• betriebliche Dienstverträge
• Organisationspläne
• Dienstanweisungen

Hast du alle relevanten Unterlagen zusammengestellt und sortiert? Dann kann es sinnvoll sein, diese nochmals zu überprüfen. Dabei kann dir bei Bedarf dein Steuerberater helfen. Wurden etwa die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD) nicht eingehalten, kann der Betriebsprüfer die Unterlagen ablehnen. Alle Unterlagen müssen nämlich so vollständig und ordentlich sein, dass der Prüfer anhand dieser alle Sachverhalte nachvollziehen kann. Ist das nicht der Fall, kann er deine Buchhaltung verwerfen und deinen Gewinn schätzen – und das passiert im Regelfall eher nicht zugunsten des Steuerpflichtigen.

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Zugriff auf deine elektronischen Buchhaltungsdaten

Die Betriebsprüfer des Finanzamtes dürfen auch auf deine Datenverarbeitungssysteme zugreifen, um deine steuerrelevanten Daten einzusehen. Das betrifft beispielsweise diese Bereiche:

• Finanzbuchhaltung‍
• Lohnbuchhaltung‍
• Anlagenbuchhaltung‍
• Waren- und Materialwirtschaft
• Kosten- und Leistungsrechnung

Dementsprechend ist es wichtig, vor dem anstehenden Termin die Daten des EDV-Systems zu ordnen. Eine klare Struktur von betrieblich relevanten Daten und solchen, die nicht zum Unternehmen zählen, kann bei der Betriebsprüfung den Ablauf erleichtern. Der Betriebsprüfer wird allerdings nicht alle steuerlich bedeutsamen Unterlagen und Daten des Unternehmens kontrollieren, denn die Prüfung erstreckt sich in der Regel über einen festgelegten Prüfungszeitraum. Bei kleinen und mittleren Betrieben sind häufig Unterlagen der letzten drei Jahre vorzulegen. Bei Großbetrieben kann der Zeitraum länger ausfallen.

Es gibt drei Möglichkeiten, um die Datenverarbeitungssysteme in die Betriebsprüfung einzubeziehen:

1. Der Prüfer nutzt einen deiner Computer, um auf die Firmendaten zuzugreifen.
2. Mitarbeiter ruft jeweils die Daten ab, die der Betriebsprüfer sehen möchte.  
3. Du nutzt die Exportfunktion der Datenverarbeitungssysteme, um die Daten auf einem Datenträger wie einer CD, DVD oder einen USB-Stick bereitzustellen.

Ablauf der Betriebsprüfung

Vor dem Ablauf der Betriebsprüfung brauchst du keine Angst zu haben. Die Rechte des Betriebsprüfers sind allerdings in §§ 146 ff BAO genau festgelegt.So weißt du schon im Vorfeld genau, was auf dich zukommt.

1. Schritt: Prüfungsanordnung

Betriebsprüfer melden sich bei einer anstehenden Außenprüfung schriftlich mit einem Termin zur Steuerprüfung an. Normalerweise hast du zwei bis vier Wochen Zeit, um dich vorzubereiten. Hast du deinem Steuerberater eine Vollmacht erteilt, bekommt dieser die Prüfungsanordnung.

Der Termin in der Anmeldung des Betriebsprüfers lässt sich bei Bedarf verschieben. Deshalb ist es zunächst wichtig zu prüfen, ob dir und gegebenenfalls auch deinem Steuerberater der Termin passt. Sollte das nicht der Fall sein, so kannst du aus wichtigen Gründen einen neuen Termin vorschlagen. Dies stellt in der Regel kein Problem dar, wenn du deine Bitte gut begründen kannst (z. B. Urlaub, Inventur, Hochsaison).

Die Prüfungsanordnung enthält außerdem unter anderem diese Informationen:

• Prüfungszeitraum der Betriebsprüfung (z. B. drei Jahre)
• Beginn der Betriebsprüfung (Datum und Uhrzeit)
• Prüfungsort
• vorzulegende Unterlagen
• zu prüfende Steuerart (Umfang)
• Name des Prüfers

2. Schritt: Der Tag der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung beginnt am vereinbarten Termin mit der Übergabe der Unterlagen und einem kurzen Einführungsgespräch. Anschließend wird der Prüfer die Unterlagen sichten und kontrollieren. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Dokumenten kann sich der Prüfer mit Fragen an den Steuerpflichtigen wenden. Damit du alle Fragen ordnungsgemäß beantworten kannst, ist es hilfreich, dass dein Steuerberater während des gesamten Prüfungsverfahrens erreichbar ist. Du musst alle Angaben zudem mit entsprechenden Belegen beweisen können.

Schwerpunkte der Betriebsprüfung

Wer an dieser Stelle weiß, welche Daten geprüft werden, der kann sich besser auf etwaige Rückfragen vorbereiten. In vielen Fällen werden folgende Sachverhalte schwerpunktmäßig überprüft:

• Kleinbetragsrechnungen
• Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuer
• Investitionsabzugsbeträge
• Sonderabschreibungen
• Schuldzinsen
• private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
• Betriebsausgaben
• Abgaben zur Krankenversicherung, Sozialversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Unfallversicherung

Überdies kann im Rahmen der Betriebsprüfung der Status eines Freiberuflers überprüft werden. Stuft der Prüfer die Tätigkeit zum Beispiel schwerpunktmäßig als gewerblich ein, dann können auf den Steuerzahler Nachforderungen in Form der Gewerbesteuer zukommen.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf der Betriebsprüfung

Hohen Nachforderungen beugst du am besten vor, indem du die Betriebsprüfung professionell hinter dich bringst. Dabei helfen dir diese Tipps:

• Bleib gegenüber dem Außenprüfer freundlich und begegne ihm mit Respekt. Er ist auch nur ein Mensch – und der reagiert auf deine Stimmung, im Positiven wie im Negativen.
• Hast du einen Steuerberater, solltest du ihn unbedingt hinzuziehen. Bist du dir arg unsicher, kann er die Prüfung auch den gesamten Tag begleiten und für dich das Reden übernehmen.  
• Lass dich nicht auf zu tiefgehende persönliche Gespräche mit dem Prüfer ein. Stellt er dir unauffällig Fragen zu Urlauben oder Hobbys, können die gewonnenen Informationen gegen dich verwendet werden. Wie kannst du dir nur den Urlaub auf Mallorca leisten? Ach, siehe da, in deiner Buchhaltung findet sich im Sommer eine Geschäftsreise nach Mallorca…
• Leg einen Ansprechpartner im Betrieb fest, an den sich der Prüfer bei Fragen wenden kann (sofern du es nicht selbst bist).
• Alternativ kannst du darum bitten, dass der Prüfer seine Fragen schriftlich formuliert. Das verschafft dir mehr Zeit, um in Ruhe darauf zu reagieren.
• Der Betriebsprüfer muss – wenn erforderlich oder von dir gewünscht - außerdem über die Betriebsprüfung Protokoll führen, das er dir am Ende der Prüfung aushändigen muss.

Was darf der Betriebsprüfer?

Ein Außenprüfer darf zwar die vorgelegten Unterlagen prüfen, muss sich dabei aber an seine Grenzen bezüglich Inhalt der Prüfungsanordnung durch das Finanzamt halten. Hat er also beispielsweise eine Umsatzsteueraußenprüfung angekündigt, darf er keine Sachverhalte aus dem Bereich der Lohnsteuer oder aus anderen, nicht angekündigten Jahren prüfenEbenso wenig darf er Durchsuchungen durchführen oder geschlossene Schränke öffnen – diese Befugnisse hat nur die Steuerfahndung mit einem richterlichen Durchsuchungsbeschluss.

Der Betriebsprüfer hat allerdings diese Rechte:

• Findet die Prüfung in deinem Unternehmen statt, hat der Außenprüfer Anspruch auf einen angemessenen Arbeitsplatz. Dieser darf nicht zu abgelegen sein.
• Der Betriebsprüfer darf auf deine Datenverarbeitungssysteme zugreifen, soweit sie steuerlich relevant sind.
• Du musst bei Rückfragen Rede und Antwort stehen. Braucht der Prüfer weitere Belege, musst du sie ihm aus deinen Unterlagen heraussuchen (Mitwirkungspflicht).
• Der Prüfer darf deine Betriebsräume besichtigen, nicht aber deine Privatwohnung.

3. Schritt: Schlussbesprechung

Steuerpflichtige haben als Abschluss einer Betriebsprüfung Anspruch auf eine Schlussbesprechung. In diesem Rahmen erklärt dir der Steuerprüfer noch einmal alle Prüfungsfeststellungen. Im Idealfall hast du bei der Betriebsprüfung deinen Steuerberater dabei. Ihr könnt noch einmal Argumente vorlegen, um Feststellungen zu entkräften, und mit dem Prüfer diskutieren.

Steuerprüfer haben in aller Regel ein großes Interesse daran, die Betriebsprüfung zu einem guten Abschluss zu bringen. Einsprüche bringen nur Arbeit, denn dazu müssen sie Stellungnahmen schreiben. Um das zu vermeiden, sind sie häufig zumindest bis zu einem gewissen Grad kompromissbereit. Mit einer schlüssigen Argumentation und nachträglich vorgelegten Nachweisen kannst du mitunter die Höhe einer etwaigen Nachzahlung reduzieren.

Lass diese Gelegenheit daher nicht ungenutzt verstreichen. Fordere sie gegebenenfalls ein, falls der Prüfer nicht von sich aus einen Termin anberaumt.

Worauf du sonst noch achten solltest, erfährst du in unserem Beitrag zur Schlussbesprechung.

Nachzahlungen und mögliche Folgen der Betriebsprüfung

Wurden alle Unterlagen und Daten geprüft, endet die Prüfung mit einer Prüfungsfeststellung. Darin teilt dir der Prüfer das Ergebnis der Betriebsprüfung mit. Im besten Fall stellt sich heraus, dass alle Steuern korrekt abgeführt wurden – dann kann die Schlussbesprechung sogar entfallen. Du musst dann nämlich nichts nachzahlen.

Stell dich allerdings besser darauf ein: Es ist relativ wahrscheinlich, dass der Betriebsprüfer einige Kleinigkeiten finden wird – wer ist schon völlig frei von Fehlern? In diesen Fällen lässt er die betreffenden Steuerbescheide nachträglich ändern. Für dich bedeutet das im Regelfall eine Nachzahlung.

Gegen Änderungen kannst du Einspruch einlegen. Bleibt die Uneinigkeit bestehen, ist eine anschließende Klage beim Finanzgericht und letztendlich sogar vor dem Bundesfinanzgericht möglich. Diesen Aufwand ersparst du dir besser, indem du mit dem Finanzamt eine Einigung erzielst.

Welche Folgen können nun konkret aus einer Betriebsprüfung resultieren? Das hängt von den Umständen ab:

• Wenn du nicht alle Steuern korrekt ermittelt und abgeführt hast, musst du den Fehlbetrag nachzahlen.
• Liegt das Entstehen der Steuerschuld bereits länger als 9 Monate zurück, fallen außerdem Zinsen an. Rechne damit, dass der nachzuzahlende Betrag mit 0,5 Prozent pro Monat verzinst wird.
• Ist deine Buchführung nicht lückenlos oder fehlerhaft, kann der Betriebsprüfer diese verwerfen. In diesem Fall und ebenso bei anderen Auffälligkeiten darf er Hinzuschätzungen vornehmen. Das bedeutet, dass dein Gewinn höher eingeschätzt wird, als du ihn angegeben hast. Entsprechend zahlst du mehr Steuern nach – und auch Zinsen kommen wieder dazu.
• Mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe solltest du rechnen, wenn du eine Steuerstraftat begangen hast. Eine Steuerhinterziehung setzt einen Vorsatz voraus. Eine sogenannte Steuerverkürzung hingegen kannst du auch fahrlässig, also unabsichtlich, begehen.

Erfahre in unserem gesonderten Beitrag, wann du mit einer Nachzahlung rechnen solltest und wie hoch diese ausfällt.

Diese Fehler sollst du bei der Steuerprüfung vermeiden

Schon kleine Fehler können bei einer Steuerprüfung schwere Auswirkungen haben. Einige Punkte haben wir im Laufe des Artikels schon angeschnitten. Hier fassen wir sie noch einmal zusammen. Vermeide möglichst die folgenden Fettnäpfchen:

• Smalltalk mit dem Betriebsprüfer: Durch unbedachte Äußerungen und Fangfragen kann sich das Gespräch schnell in eine nicht beabsichtigte Richtung entwickeln und zu Missverständnissen führen. Selbst private Fragen zu Urlaub oder Fahrzeugen können bereits Teil der Betriebsprüfung sein.‍
• Unordentliche Buchhaltung: Kannst du dem Prüfer nicht alle geforderten Unterlagen aushändigen, musst du mit Konsequenzen rechnen. So kann der Prüfer bei Bedarf Schätzungen vornehmen, Betriebsausgaben und Vorsteuerabzüge kürzen oder auch ein Verzögerungsgeld in nicht unerheblicher Höhe festlegen.‍
• Fragen übereilt beantworten: Alle Nachfragen des Betriebsprüfers können auch schriftlich gestellt werden. Wird ihm ein Ansprechpartner wie beispielsweise der Steuerberater mitgeteilt, dann kann er sich mit Fragen direkt an die Kontaktperson wenden.‍
• Einladung zum Essen: Einen kleinen Snack, Kaffee oder Wasser anzubieten, stellt in der Regel kein Problem dar. Eine Einladung zum Mittagessen oder Ähnliches kann dir allerdings schon als Bestechungsversuch ausgelegt werden.‍
• Unkooperatives Verhalten: Es ist stets ratsam, sich dem Betriebsprüfer gegenüber freundlich und respektvoll zu zeigen. Kooperatives Verhalten kann die Prüfung erleichtern. Sollte der Prüfer zum Beispiel Kopien wünschen, dann bist du nicht verpflichtet, diese anzufertigen und auszuhändigen. Allerdings kann eine Weigerung dazu führen, dass der Prüfer die Unterlagen mitnimmt und im Finanzamt kopiert. Dadurch verlierst du schnell den Überblick.‍
• Gefälschtes Fahrtenbuch: Mit der Fahrtenbuchmethode für dein Firmenauto kannst du Steuern sparen – aber nur, wenn es lückenlos geführt ist. Fälschungsversuche fallen oft auf, selbst wenn du unterschiedliche Stifte verwendest. Beispielsweise durch die Deckblätter der Fahrtenbücher in Papierform aus dem Fachhandel, die jedes Jahr anders aussehen. So streicht dir der Prüfer die Steuerersparnis.‍
• Archivierung: Stelle sicher, dass all deine Belege, Geschäftsunterlagen und -E-Mails korrekt und GoBD-konform archiviert sind. Wenn das nicht gegeben ist, kann der Betriebsprüfer deine Buchhaltung sogar verwerfen.‍
• Buchhaltungsfehler: Im Alltag schleichen sich immer kleine Flüchtigkeitsfehler ein, beispielsweise Zahlendreher, ähnlich aussehende Zahlen oder ein falsches Gegenkonto. Kontrolliere deine Buchhaltung vor dem Termin auf solche Fehler und korrigiere sie gegebenenfalls vor der Betriebsprüfung.‍
• Belege: Die Vorsteuer darfst du aus Eingangsrechnungen nur dann ziehen, wenn der entsprechende Beleg auch vorliegt und die Vorgaben zum Vorsteuerabzug erfüllt. Prüfe deine Belege vorab auf Vollständigkeit.‍
• Zahlungsschwierigkeiten: Im schlimmsten Fall musst du eine hohe Nachzahlung leisten. Übersteigt sie deine Liquidität, melde dich besser gleich beim Finanzamt. So kannst du mit etwas Glück eine Stundung oder eine Ratenzahlung erreichen. Meldest du dich einfach nicht und zahlst auch nicht, kann das Finanzamt deine Konten pfänden.‍
• Dokumentation: Überprüfe, ob du Besonderheiten in deiner Buchführung immer gut dokumentiert hast. Musst du etwa eine Ausgangsrechnung stornieren, weil eine Änderung erforderlich ist, notiere auf der Stornorechnung, warum du sie neu ausstellen musstest. Dasselbe gilt für stornierte Buchungen in der Buchführung.

Betriebsprüfung-Checkliste: So bereitest du dich vor

Unvorbereitet in eine Außenprüfung zu gehen, empfehlen wir dir nicht. Doch wenn wir einmal von den in der Prüfungsanordnung genannten Unterlagen absehen – was ist bei der Vorbereitung eigentlich noch wichtig? Die folgenden Leitfragen helfen dir vor Prüfungsbeginn bei der Vorbereitung auf eine Außenprüfung oder Sonderprüfung:

• Gibt es Punkte in deiner Buchhaltung, wo dem Prüfer Unstimmigkeiten auffallen könnten? Dann lege dir gleich passende Argumente zurecht, um die Bedenken zu zerstreuen.
• Hast du deinen Steuerberater im Vorfeld der Betriebsprüfung einbezogen?
• Können du und gegebenenfalls dein Steuerberater den Termin für die Betriebsprüfung einhalten? Wenn nicht, lässt die Betriebsprüfungsordnung eine Verschiebung zu.
• Kannst du dem Prüfer einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen? Wenn nicht, beantrage bei der Finanzbehörde einen anderen Prüfungsort.
• Welche Person soll dem Steuerprüfer als Ansprechpartner zur Verfügung stehen?
• Ist es dir technisch möglich, deine elektronischen Buchführungsdaten bei Bedarf auf einen Datenträger zu exportieren?
• Ist ein Richtsatzvergleich deiner Buchhaltungsdaten mit anderen Unternehmen unauffällig? Dein Steuerberater kann dir dabei helfen, Unstimmigkeiten schon im Vorfeld der Prüfung aufzudecken.
• Hattest du schon einmal eine Außen- oder Sonderprüfung? Kontrolliere, ob du die damaligen Beanstandungen in deiner Buchhaltung ausgeräumt hast.
• Hast du alle Unterlagen zusammengestellt, die für die Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen wichtig sind?

Am besten nutzt du eine Betriebsprüfung-Checkliste, um nichts zu vergessen.

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Zur Ermittlung deiner Einkünfte als Besteuerungsgrundlage benötigst du ein System, um Einnahmen und Ausgaben sicher zu erfassen. Nutze dafür am besten eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Damit kannst du auf Knopfdruck deine Belege erfassen und richtig verbuchen und dein Kassenbuch führen. Auch deine Abschreibungen – ein bei Betriebsprüfungen häufig beanstandeter Punkt – hast du mit der Software im Griff.

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Zusammenfassung zur Betriebsprüfung

Mit einer Betriebsprüfung kontrolliert der Finanzbeamte die Besteuerungsgrundlagen, überprüft, ob du deine Steuern korrekt ermittelst und abführst und sucht nach Auffälligkeiten, die auf Steuerstraftaten hinweisen. Das kann schon ein wenig einschüchternd sein. Du brauchst aber im Vorfeld keine Bedenken zu haben. Der Prüfer macht nur seine Arbeit und will dir sicher nichts Böses. Wenn du nicht bewusst Straftaten begangen hast, hast du außer vielleicht einer kleinen Nachzahlung nichts zu befürchten.

Häufig gestellte Fragen zum Thema