Das musst du bei einer Stornorechnung beachten
Die oben genannten Pflichtangaben für eine Stornorechnung sind in § 14 Abs. 4 UStG geregelt und dort genau beschrieben. Das bedeutet, dass sie in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Wichtig ist auch, dass du immer darauf achtest, dass eine Stornorechnung der fehlerhaften Originalrechnung zugewiesen werden kann. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass die neue Rechnung auf jeden Fall die eigentliche Rechnungsnummer enthält. Neben dem Datum der Stornorechnung muss auch das Rechnungsdatum der zu korrigierenden Rechnung ersichtlich sein. Neben diesen aufgeführten Punkten muss deine Stornorechnung weitere Bestandteile enthalten:
- Die Stornorechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein. Das kannst du mit Begriffen wie Stornorechnung oder Korrekturrechnung vornehmen.
- Die Stornorechnung braucht eine eigenständige Rechnungsnummer, sollte aber auch einen Bezug zur Rechnungsnummer der Originalrechnung haben.
- Mit einer Bemerkung wie „Hiermit wird die Rechnung (+Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum) storniert“, stellst du klar einen Hinweis zur Originalrechnung her.
Außerdem müssen alle in der Stornorechnung enthaltenen Positionen identisch zu denen auf der Originalrechnung sein.
Bei der Stornorechnung handelt es sich also um eine Kopie der Originalrechnung. Es wird nur der Fehler über einen Storno korrigiert und der ursprünglich zu zahlende Betrag wird dem Kunden gutgeschrieben. Am Ende der Stornorechnung musst du deshalb den Rechnungsbetrag und die Steuerbeträge mit einem Minus versehen, was bei einer einfachen Rechnungskorrektur nicht der Fall wäre.
Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung
Betrachtest du eine Stornorechnung aus der Sicht der Buchhaltung, dann handelt es sich um eine Gutschrift. Doch Vorsicht, denn in der Praxis sieht es anders aus und du darfst die Stornorechnung nicht einfach als Gutschrift bezeichnen:
- Bei einer Gutschrift handelt es sich eigentlich um einen Betrag, den du einem Lieferanten gutschreibst, ohne dass dieser dafür eine Rechnung stellen müsste.
- Die Gutschrift ist eine Einnahme, die ein Leistungserbringer von einem Leistungsempfänger erhält.
- Es ist zwar so, dass du einem Kunden bzw. einer Kundin mit einer Stornorechnung einen Betrag gutschreibst. Diese Gutschrift dient aber allein zur Stornierung einer fehlerhaften Rechnung.
- Damit dieser Vorgang jederzeit nachvollziehbar und belegbar bleibt, musst du eine Stornorechnung erstellen.
- Zudem weist eine Gutschrift anders als eine Stornorechnung keinen negativen Betrag auf.
Zur besseren Veranschaulichung kannst du hier nochmal die entscheidenden Unterschiede zwischen Stornorechnung und Gutschrift sehen:
Achtung! Bezeichnest du eine Stornorechnung fälschlicherweise als Gutschrift, kann diese Art der Rechnungskorrektur Folgen für den Rechnungsempfänger bzw. die Rechnungsempfängerin haben. Das Finanzamt kann ihm in diesem Fall den Umsatzsteuerabzug verwehren. Überdies reduziert sich auch die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nicht um diesen Betrag. Im Klartext heißt das, dass die fälschliche Bezeichnung „Gutschrift“ für den Empfänger steuerliche Nachteile mit sich bringt.