Wenn aber größere Fehler in der Rechnung auftauchen und wichtige Pflichtangaben wie das Rechnungsdatum, die Liefermenge oder der Rechnungsbetrag nicht korrekt sind oder fehlen, muss der Leistungserbringer die Rechnung korrigieren.
Das Vorgehen der Rechnungskorrektur unterscheidet dabei zwischen zwei Szenarien:
Die Rechnung wurde noch nicht verbucht
Wurde die Ursprungsrechnung noch nicht bezahlt und verbucht, musst du keine Rechnungskorrektur schreiben. Du kannst als Korrekturrechnung eine komplett neue Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer erstellen oder ein Berichtigungsdokument schreiben. Mit diesem Dokument werden die fehlerhaften Angaben korrigiert und an den Leistungsempfänger geschickt. Dieser muss das Dokument zusammen mit der ursprünglichen Rechnung ablegen.
Damit das Berichtigungsdokument eindeutig und einwandfrei der Originalrechnung zugewiesen werden kann, sollten folgende Angaben nicht fehlen:
- Verweis auf Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung
- Berichtigung des Fehlers
- Name und Adresse des Leistungserbringers
Auch eine handschriftliche Korrektur ist möglich. Dafür vermerkst du einfach beim Leistungsempfänger auf der Originalrechnung die Änderung und „beglaubigst“ diese mit deiner Unterschrift. Mach auch eine Kopie der korrigierten Rechnung, damit du diese zusammen mit der Originalrechnung ablegen kannst.