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Bei der Rechnungserstellung gibt es einiges zu beachten, wie zum Beispiel die Pflichtangaben je nach Rechnungsart. Zudem gibt es gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen.
Was du beim Rechnungen schreiben berücksichtigen solltest, haben wir dir nachfolgend zusammengefasst:
Keine Lust zu lesen? Erhalte alle Infos ganz einfach auch durch unser YouTube Video zum Thema Rechnung schreiben - Was muss ich wissen?:
Pflichtangaben in einer Rechnung
Der Paragraph 14 des UStG gibt vor, dass eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten muss, zum Beispiel das Leistungsdatum, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag und die Rechnungssumme.
Folgende Pflichtangaben sollten in deiner Rechnung enthalten sein.
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Rechnungsadresse)
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
Vollständiger Name & Anschrift des Leistungserbringers
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Steuernummer oder Umsatzsteuer ID
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Rechnungsdatum
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Fortlaufende Rechnungsnummer
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Menge bzw. Umfang und Art der Lieferung oder Leistung
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Rechnungsbetrag
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Steuerbetrag
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Anzuwendender Steuersatz
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Liefer- oder Leistungszeitpunkt
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Sonstige Hinweise
Für Kleinunternehmer Hinweis auf Steuerbefreiung
Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung
Hinweis auf Privatverkauf oder -dienstleistung
Rechnungsarten in der Übersicht
Bei verschiedenen Rechnungsarten gelten bis auf wenige Ausnahmen die gleichen Pflichtangaben. Jedoch sind sie teilweise anders aufgebaut oder werden um bestimmte Hinweise ergänzt.
Welche Rechnungsarten es gibt, wie du diese Rechnungen schreibst inklusive passenden kostenlosen Vorlagen findest du in unserem Ratgeber zum Thema Rechnungsarten!
Rechnung schreiben nach Form der Selbstständigkeit
Du fragst dich, was du in deiner speziellen Selbstständigkeit oder Rechtsform beachten musst? In den folgenden Ratgeberbeiträgen findest du die Antworten:
Kleinunternehmerrechnung
Eine Kleinunternehmerrechnung erstellst du, wenn du unter der Kleinunternehmerregelung fällst und demnach keine Umsatzsteuer auf deinen Umsatz erhebst. Dies kannst du mithilfe eines Hinweises auf deiner Rechnung deutlich machen. Mit einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hast du alle Pflichtangaben enthalten.
Wenn du als Unternehmer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben willst, so gibt es dafür bestimmte Voraussetzungen, die zu erfüllen sind. Bist du beispielsweise Freiberufler, Kleinunternehmer oder es handelt sich um eine Rechnung ins Ausland, musst du dies auf deiner Rechnung kenntlich machen. Diese Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer hilft dir dabei. Du kannst auch diese kostenlose Freiberufler Rechnungsvorlage nutzen.
Darf man eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben? Kurz und knapp lautet die Antwort: Ja, eine Rechnung kann man auch ohne Gewerbe stellen, Freiberufler und Freiberuflerinnen tun das zum Beispiel immer.
Bei der Rechnungsstellung ins Ausland musst du beachten, ob du eine Rechnung ins Drittland stellst oder ins europäische Ausland. Damit die Rechnungen vom Finanzamt anerkannt wird, ist die Umsatzsteuerregelung, wie das Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen. Ein Reverse-Charge-Rechnungsmuster kannst du kostenlos zu Hilfe ziehen.
Rechnungen für verschiedene Branchen und Dienstleistungen
Willst du mehr darüber erfahren, wie man Rechnungen innerhalb unterschiedlicher Branchen schreibt?
Dann bietet sevdesk dir Unterstützung bei der Rechnungserstellung anhand verschiedener Beiträge für Branchen und Dienstleistungen, wie
Als Selbstständiger kann dir eine kostenlose Rechnungsvorlage eine Stütze sein. Lade dir unsere Vorlage einfach kostenlos herunter und fülle sie mit deinen Rechnungsdaten.
Du willst es noch einfacher? Dann ist unser kostenloser Rechnungsgeneratoreine gute Wahl! Darin kannst du direkt online deine Daten eingeben und bekommst deine Rechnung fertig als PDF.
Vorsicht bei Rechnungen in Word & Excel:
Rechnungen in Word oder Excel entsprechen nicht den Vorgaben der GoBD. Und da du die Rechnungsdaten händisch einträgst, passieren schnell Fehler. Mit einer GoBD-konformen Rechnungssoftware bist du in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Am einfachsten ist die Rechnungsstellung mit einem Rechnungsprogramm, welches nach den GoBD-Richtlinien gesetzeskonform ist. Pflichtangaben, wie die fortlaufende Rechnungsnummer sind automatisch enthalten. Zudem werden deine Rechnungen digitalisiert und entsprechend archiviert.
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So vermeidest du Fehler beim Schreiben einer Rechnung
Das Schreiben von Rechnungen erfordert alle Pflichtangaben entsprechend UStG. Wenn du mit Vorlagen arbeitest, dann sind falsch übernommene Angaben ein klassischer Fehler: Unter Umständen übernimmst du unbemerkt eine bereits vergebene Rechnungsnummer oder aktualisierst das Leistungsdatum nicht.
Falsch ausgestellte Rechnungen mit Fehlern wirken unseriös, was auf die Reputation deines Unternehmens abfärben kann. Außerdem ist eine korrekte Rechnung essentiell für deine Kundschaft, die von dem Vorsteuerabzug Gebrauch machen möchte.
Je nach Rechnungsart, wie eine Kleinbetragsrechnung oder einer Rechnung ohne Steuernummer, können sich die Bestandteile einer Rechnung voneinander unterscheiden. Diese Checkliste kann dir bei der Rechnungsprüfung dabei helfen:
Checkliste: Pflichtangaben einer Rechnung je nach Warenwert
So gehst du bei der Rechnungskorrektur vor
Wenn dir doch etwas durchrutscht und dir bei der Rechnungserstellung ein Fehler unterläuft, dann solltest du auf jeden Fall aktiv werden. Wenn du die Rechnung noch nicht an den Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin versendet hast, dann kannst du sie einfach neu erstellen bzw. das Dokument korrigieren.
Hast du die Rechnung schon versendet, gibt es zwei Möglichkeiten:
Rechnung ist noch nicht bezahlt und verbucht
Rechnung wurde bereits bezahlt und ist schon verbucht
Der Leistungsempfänger bzw. die Leistungsempfängerin hat noch nicht bezahlt, so kannst du eine Rechnungskorrektur vornehmen und solltest dich dazu mit dem Kunden bzw. der Kundin in Verbindung setzen.
Du musst eine Stornorechnung erstellen und die fehlerhafte Rechnung auf diese Weise stornieren, bevor du eine neue, korrekte Rechnung ausstellen kannst.
Rechnungen schreiben leicht gemacht
Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk bietet alle Funktionen, um Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen. Mit einer Rechnungssoftware stimmen dank integrierter Rechnungsvorlagen nicht nur alle Angaben und der Rechnungsbetrag, zudem versendest und archivierst du deine Rechnungen GOBD-konform.
Wenn du deine Rechnung fertig erstellt hast, willst du sie natürlich auch korrekt an deine Kunden übermitteln. In der heutigen digitalen Welt passiert das überwiegend per Mail. Dass du deine Rechnung im Zweifel nicht einfach als Word- oder Excel-Datei anhängst, kannst du dir wahrscheinlich schon denken. Es gibt aber noch einige weitere Punkte, die du auf jeden Fall beachten solltest. Welche das sind, erklären wir dir in unserem Ratgeber-Artikel "Rechnungen per Mail versenden".
Häufig gestellte Fragen zum Thema Rechnung schreiben
Wer darf Rechnungen schreiben?
Welche Pflichtangaben müssen auf einer korrekten Rechnung stehen?
Wie verhindert man Fehler beim Schreiben von Rechnungen?
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