Kleinunternehmer Rechnung

Zwar wird bei einem Kleinunternehmen die Umsatzsteuer “nicht erhoben“, aber dennoch sind auch hier die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu beachten. Das gilt auch für die Pflichtbestandteile von Rechnungen und die sind im § 14 Abs. 4 UStG genau aufgelistet. Ferner sind die Kleinunternehmen ebenso wie die Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu schreiben, wenn eine Leistung an einen anderen Unternehmer erbracht wird/wurde.

Wichtig: Bei der Ausstellung einer Kleinunternehmen Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Zudem ist der Kleinunternehmer dazu verpflichtet, den Grund für das fehlen der Umsatzsteuer-Angaben zu nennen. Allerdings muss der tendenziell eher abwertende Begriff „Kleinunternehmerregelung“ nicht erwähnt werden. Hier ist es ausreichend, wenn auf den einschlägigen Gesetzes-Paragrafen hingewiesen wird – beispielsweise wie folgt:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Die Kleinunternehmerregelung hat Vor- und Nachteile

Bei der Kleingewerberegelung nach § 19 UStG handelt es sich um eine Vereinfachungsregelung für Unternehmen mit einem geringen Umsatz. Mit dieser Regelung wird festgelegt, dass das Unternehmen einen Umsatz von 17.500 Euro im Gründungsjahr und im Folgejahr nicht überschreiten darf und damit befreit ist von der Ausweisung der Umsatzsteuer.

Was ist aber genau ein Kleinunternehmer und was sind die Vor-und Nachteile? Das ist ganz einfach, bei der Unternehmensgründung kann der Gründer den Status „Kleinunternehmer“ beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlicher Erfassung beantragen oder aber später direkt mit dem entsprechenden Sachbearbeiter aufnehmen. Der Vorteil des Kleinunternehmers ist, dass er sich viel Arbeit erspart im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung, denn wenn keine Steuer ausgewiesen wird, dann muss auch keine angemeldet werden. Aber es hat auch einen Nachteil, denn es kann selbstverständlich keine Vorsteuer geltend gemacht werden, aber es darf eben auch eine gewisse Umsatzgrenze (17.500 Euro) überschritten werden. Wird diese überschritten, dann entfällt der Status des Kleinunternehmers, der im übrigen auch freiwillig verlassen werden kann, aber dann kann dieser in den folgenden fünf Jahren auch nicht wieder erlangt werden.

Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Was die Rechnungsstellung angeht im Sinne der Kleinunternehmerregelung, so hat der Unternehmer hier die gleichen Pflichtangaben einzuhalten, wie jeder andere Unternehmer auch. Das bedeutet, dass folgende Pflichtangaben auch auf der Kleinunternehmer Rechnung zu finden sein müssen:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
• Die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
• Eine Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen
• Das (monatsgenaue) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Hinweis ersetzt werden, wenn Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
• Hinweis auf den Grund der fehlen Umsatzsteuer-Angaben

Umsatzsteuer ausgewiesen? Das kann teuer werden!

Auf keinen Fall darf sich aus einer Kleinunternehmer-Rechnung ein Umsatzsteuer-Betrag ergeben. Denn als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG ist dieser nicht berechtigt, Umsatzsteuer von einem Geschäftskunden einzufordern. Aber was passiert, wenn aus Versehen doch unberechtigter Weise Umsatzsteuer ausgewiesen wurde? In dem Fall muss der Kleinunternehmer dann, die an ihn vom Kunden gezahlten Umsatzsteuer-Beträge an das Finanzamt abführen. Das gilt auch dann, wenn der Leistungsempfänger – also derjenige der die Umsatzsteuer bezahlt hat – selbst nicht zum Vorsteuer-Abzug berechtigt ist. Wird ein solcher Fehler bemerkt, dann auf jeden Fall sofort eine berichtigte Rechnung an den Kunden raus.

Im schlimmsten Fall, wenn die vom Kunden bezahlte Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt weitergeleitet wird, kann ein Strafverfahren wegen Betruges folgen. Denn in dem Fall wurde ein Betrag eingefordert, auf den kein Anspruch besteht. In diesem Fall kann die Folge eine empfindliche Geldstrafe sein, unter Umständen sogar eine Freiheitsstrafe.

Wie kann die Rechnung übermittelt werden?

Mit der Kleinunternehmer Rechnung entfällt also der lästige Papierkrieg. Jede Rechnung kann, selbstverständlich in der immer noch gültigen Papierform sowie auch per Fax oder Email versendet werden. Das stellt eine erhebliche Arbeitserleichterung dar, aber dennoch muss die gültige Rechnung einige Voraussetzungen erfüllen.

• Die Rechnung muss echt sein – sie muss also die Identität des Rechnungsstellers unzweifelhaft wiedergeben
• Die Rechnung muss unversehrt sein – sie darf also nachträglich nicht verändert werden
• Der Empfänger muss die Rechnung lesen können.

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Damit jederzeit eine Überprüfung deiner Unterlagen durch das Finanzamt gewährleistet ist, gibt es spezielle Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Diese Fristen sind gesetzlich in § 14b geregelt. Fallen diese Pflichten jedoch auch für Kleinunternehmer an? Die Antwort lautet Ja – in § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung enthält, wird auf eine Reihe von Ausnahmen verwiesen, die für Kleinunternehmer gelten. Aus diesem Grund müssen auch Kleinunternehmer eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für ihre Rechnungen einhalten. Die Frist gilt hierbei für zwei Arten von Rechnungen:

• Ausgangsrechnungen, also Rechnungen, die den Kunden gestellt wurden.
• Eingangsrechnunge, also Rechnungen, die einen Bezug zum Unternehmen aufweisen.

Muster und Vorlagen erleichtern die Arbeit

Zum Glück muss man nicht jede Rechnung selbst schreiben, sondern wer sich Zeit und Mühe sparen möchte, der greift auf kostenlose Muster und Vorlagen zu. Durch eine Rechnungsvorlage oder Muster können die erforderlichen Angaben schnell erfasst werden, wobei in diesem Fall darauf geachtet werden muss, dass die entsprechende Vorlage für Kleinunternehmer gültig ist und es sich dabei nicht um eine „gewöhnliche“ mit Umsatzsteuerausweis handelt.