Der Sparfuchs lässt grüßen – 10 Wege, Bürokosten zu senken

Bevor wir zu den Mitteln und Wegen kommen, mit denen du die Kosten im deinem Büro beträchtlich senken kannst, werfen wir zunächst einen Blick auf das “Warum?”.

Der erste und wahrscheinlich offensichtlichste Grund liegt im Geld verborgen, das am einen Ende eingespart und dafür an anderer Stelle mit (hoffentlich) höherer Rentabilität investiert werden kann – so weit, so einleuchtend.

Ein weiterer, im globalen Maßstab viel bedeutsamerer, Grund ist, dass ein Senken von Kosten in vielen Fällen mit einem verantwortungsvolleren Umgang mit den Ressourcen unseres Planeten einhergeht. Dieser kausale Zusammenhang besteht besonders beim Thema Energie.

Hält man sich zudem auch noch vor Augen, dass der Stromverbrauch pro Kopf in Nordamerika von 1971 bis 2013 um knapp 173% gestiegen ist, wird deutlich, dass kaum ein Weg am Energie- und damit Kostensparen vorbeiführt. (Chinas Stromverbrauch pro Kopf ist in derselben Zeitspanne übrigens um – Achtung! – 2.475% gestiegen)

Zwar werden weltweit immer mehr und immer größere Investitionen in erneuerbare Energien getätigt, jedoch sind wir immer noch weit entfernt von sorgenfreien Zeiten – so zu sehen in folgender Grafik des Renewable Energy Policy Network for the 21st Century (REN21):

Energie_Grafik

Doch genug der Schwarzmalerei! Und wer immer nur meckert, wird auch nichts verändern. Deswegen folgen jetzt, wie versprochen, zehn praxisorientierte und einfach umzusetzende Sparfuchstipps zum Senken von Bürokosten mit einigen Rechenbeispielen.

Mit der richtigen Temperatur Energie und Geld sparen

Ein großes Ersparnispotenzial besteht darin, die Temperatur in Büroräumen so einzustellen, wie es das Umweltbundesamt empfiehlt – nämlich bei ca. 20°C. Jedes Grad Celsius mehr im Raum ist nicht nur unnötig, sondern geht obendrein mit einer Steigerung des Energieverbrauchs von 6% einher. Wer Klimaanlagen einsetzt, sollte Türen und Fenster geschlossen halten, da diese sonst ineffizienter arbeiten. Generell gilt: Stoßlüften ist besser als das dauerhafte Ankippen von Fenstern, da so frische Luft in den Raum gelangt ohne dass dieser auskühlt bzw. sich aufheizt.

Die Sparfuchs-Rechnung:
Bei einem Stromverbrauch von 8.100 kWh/Jahr und 0,29 EUR/kWh spart jedes Grad knapp 140 EUR ein.

Die Masse macht’s

Insbesonders bei Büromaterialien, aber auch vielen anderen Konsumgütern, gewähren die meisten Lieferanten und Händler Mengenrabatte bei großen Bestellmengen. Wenn in eurem Gebäude also noch andere Büros untergebracht sind, bietet es sich an eine Einkaufsgemeinschaft zu bilden. So könnt ihr den unnötigen Kosten von Kleinstbestellungen vermeiden.

“Energiesparende” Geräte verdienen ihren Namen

Qualität hat ihren Preis – besonders die von Arbeitsmaterialien und -geräten, vor allem wenn es um die Energieeffizienz geht. So kann es sich durchaus lohnen höhere Beschaffungskosten bei Elektrogeräten in Kauf zu nehmen, wenn diese im Bürobetrieb sparsamer arbeiten als günstigere Optionen. Der Energieverbrauch lässt sich mit der richtigen Geräteauswahl um bis zu 75% reduzieren. Das Prüfen der technischen Daten vor dem Kauf lohnt sich also.

Immer schön Wasser trinken

Wasser aus Plastikflaschen ist teuer und Gift für den Planeten. Ein Gallonen-Wasserspender ist deutlich günstiger, und ist zusätzlich eine geringere Umweltbelastung. Wer noch sparsamer und umweltbewusster sein möchte, investiert in einen gefilterten Festwasseranschluss.
Die Anschaffungskosten sind zwar größer als bei einen Wasserspender, jedoch bleibt der Plastikmüll komplett aus. Ab einer Betriebsgröße von 8 Mitarbeitern ist diese Option lohnenswert. Bei 20 Mitarbeiter*innen hält dieser Wasserfilter zur Installation in die Spüle ein ganzes Arbeitsjahr. Die zusätzlichen Kosten für einen Wasserhahn aus dem Baumarkt sind verschwindend gering.

Die Sparfuchs-Rechnung:
Im Vergleich zu Wasser aus Flaschen mit einem günstigen Literpreis von 0,50 EUR spart man mit 20 Mann/Frau knapp 4.950 EUR.

Porto sparen schont das Budget …

… ist gut für Mutter Natur. Triff mit deinen Kunden eine Absprache, dass du zukünftig Lieferscheine und Rechnungen per E-Mail statt per Post versendest. Angebote können auch ohne Absprache problemlos elektronisch versandt werden. Einzige Ausnahme bilden bestimmte Vertragsdokumente – diese sind nur mit echter Unterschrift auf echtem Papier rechtsgültig.

Den richtigen Netzanbieter finden

Wer nicht unbedingt eine blitzschnelle und ausfallfreie Internetverbindung benötigt, für den kann ein Netzanbieter aus dem niedrigen Preissegment das optimale Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Wer aber durchweg mit Online-Anwendungen arbeitet, ist meist besser beraten bei der Wahl, Leistung vor den Preis zu setzen. Wenn du mehr damit beschäftigt bist, deinen Router neu zu starten als zu arbeiten, lässt du Zeit und damit schlussendlich Geld liegen.

Druckkosten senken

Der Traum vom “paperless office” wird sich wahrscheinlich leider nie ganz erfüllen, schon allein aus rechtlichen Gründen. Lässt es sich nicht vermeiden, dass der Drucker ein Dokument ausspuckt, sollte das möglichst kostengünstig passieren. So kann es sich definitiv lohnen, in einen Multifunktionsdrucker mit Netzwerkanschluss zu investieren. Auch der doppelseite Druck (Duplexdruck) bewirkt mitunter wahre Wunder beim Einsparen von Papier.

Sparfuchs-Rechnung:
Auf dieser Grundlage können wir auf ein Jahr gerechnet bis zu 1.631 EUR sparen.

Vergleicht Versicherungen

Versicherungen gibt es aus gutem Grund. Aufmerksame Leser wissen, was jetzt kommt – ein Spartipp! Vergleiche Kosten und besonders Konditionen gewerblicher Versicherungen im Netz. Macht euch Gedanken, wie hoch die Versicherungssumme sein muss und was versichert sein soll. In unserem Fall lag die Preisspanne bei 3.000 EUR im Jahr.

Sparen in der Finanzwelt

Das richtige Geschäftskonto hilft euch nicht nur Zins- und Darlehensgebühren einzusparen, auch bei Transaktionskosten gibt es Unterschiede, die es zu vergleichen gilt.
Sparfuchs-Rechnung:
Ersparnispotenzial für uns: knapp 1.000 EUR

Standby ist teuer

Durch das simple Steckerziehen lassen sich auf das Jahr gerechnet mit gerade einmal 5 Geräten, die sonst im Standby-Modus blieben, mindestens 75 EUR sparen.
Ganz praktisch und einfach zu handhaben ist das mit so genannten Master-Slave Steckdosenleisten. Einen Schalter umgelegen und alle Geräte geben Ruhe. Weiterer Vorteil: Viele solcher Steckdosenleisten bieten einen Überspannungsschutz, der zusätzliche Sicherheit bringt.

Mit 6 der 10 Sparfuchs-Tipps haben wir in unserem Beispiel knapp 11.000 EUR einsparen können! Alle Tipps in der Zusammenfassung findest du in dieser Infografik:
sparfuchsDer Autor:

Doğukan Bilgin ist Content Mananger und E-Mail-Marketer bei Budget-Erklärfilme und nur zu besonderen Anlässen ohne Kopfhöher zu sehen.

 

Alisha Meier

Alishas Kreativität kennt keine Grenzen. Seit 2017 arbeitet sie als Content Marketing Managerin bei sevDesk und begeistert ihre Zielgruppe mit gezielten Inhalten rund um Kreativthemen und Inspiration für Selbstständige.

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