13 legale Steuerspartipps für Selbstständige

Den meisten Arbeitnehmern steht es frei, ob sie eine Steuererklärung abgeben oder nicht. Als Selbstständiger oder Freiberufler hast du diese Wahlmöglichkeit allerdings nicht. Die Abgabepflicht trifft selbst auf nebenberuflich Selbstständige zu, die mit ihrem Nebengewerbe nur geringe Gewinne erwirtschaften.

Die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärung kann allerdings genutzt werden, um die Steuerlast zu senken. Für die Abzugsfähigkeit der beruflich bedingten Ausgaben spielt es zunächst keine Rolle, ob es sich um eine hauptberufliche oder nebenberufliche Selbstständigkeit handelt. Generell zahlen viele Selbstständige und Freiberufler mit jedem Steuerjahr zu viele Steuern. Das liegt häufig daran, dass sie Betriebsausgaben gar nicht oder nicht im vollen Umfang steuerlich geltend machen. Doch genau diese Kosten sind es, welche die Steuerlast immens senken können. Deshalb lohnt es sich vielleicht auch für dich, etwas Zeit und Mühe in die Steuererklärung mit unseren Steuerspartipps zu investieren.

Du kannst dir den Beitrag hier auch anhören:

Was kann man als Selbstständiger von der Steuer absetzen?

In diesem Video haben wir für dich alle Tipps zusammengefasst:

Tipp 1: Firmenwagen und Fahrkosten

Bist du aufgrund einer selbstständigen Tätigkeit auf ein Fahrzeug angewiesen, kannst du in manchen Fällen den Firmenwagen geltend machen. Gleichzeitig lassen sich die Fahrtkosten absetzen. Das ist immer dann der Fall, wenn das Fahrzeug viel beruflich genutzt wird. Bei einer Nutzung von 50 bis 100 Prozent kann das Fahrzeug als Betriebsvermögen gelten. In dem Fall sind sämtliche Kosten absetzbar. Diese Möglichkeit besteht wahlweise bei einem Nutzungsumfang zwischen 10 und 50 Prozent. Lediglich bei einer gelegentlichen Nutzung von unter 10 Prozent kann der Firmenwagen nicht als Betriebsvermögen angesehen werden.

Allerdings müssen Privatfahrten berücksichtigt werden. Dies ist in der Regel über das Führen eines Fahrtenbuches möglich. Aus der daraus zu erkennenden Nutzungsweise lässt sich ein Prozentanteil ermitteln, mit dem die Kosten für Privatfahrten von den betrieblichen Kosten abgegrenzt werden können. Eine Alternative dazu ist die sogenannte 1-Prozent-Pauschalregel. Damit ist es möglich, jeden Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises als privaten Anteil anzugeben. Der Bruttolistenpreis bemisst sich dabei unabhängig vom Alter des Fahrzeuges am Preis des Neuwagens.

Doch nicht immer rechnet es sich, das Fahrzeug in das betriebliche Vermögen aufzunehmen. Manche Selbstständige können höhere Abzüge erzielen, indem das Fahrzeug privat erworben wird und die gefahrenen Kilometer als Reisekostenpauschale in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer abgerechnet werden.

Firmenwagen

Fahrtkosten: tatsächlich entstandene Fahrtkosten

Sobald ein Fahrzeug von dir als Unternehmer zu mehr als zehn Prozent für die berufliche Tätigkeit genutzt wird, hast du die Möglichkeit, die tatsächlich anfallenden Kosten anzugeben. Entsprechende Belege für Kraftstoffe sind zu sammeln. Darüber hinaus gibt es ebenso die Möglichkeit, Fahrtkosten über Belege mit anzugeben, die durch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind.

Fahrtkosten: pauschale Fahrtkosten

Wenn du dein Fahrzeug als Unternehmer nur gelegentlich nutzt, kannst du die Kosten pauschal absetzen. Dabei handelt es sich um eine Reisekostenpauschale, die mit derzeit 0,30 Euro je Kilometer abgerechnet werden kann. Mit dieser Pauschale sind alle weiteren Kosten abgedeckt, zu denen nicht nur der Kraftstoff zählt, sondern ebenso Kfz-Versicherungen, Reparaturen, die Kfz-Steuer sowie ASU- oder TÜV-Untersuchungen. Bei dieser Art der Fahrtkostenabrechnung müssen keine Tankbelege gesammelt werden, allerdings sind die Reisekosten durch eine Reisekostenabrechnung oder ein Fahrtenbuch zu dokumentieren. Wie das funktioniert kannst du in unserem Beitrag zum Thema Fahrtenbuch führen nachlesen.

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Tipp 2: Beweirtungskosten

Für Unternehmen, aber auch für Freiberufler, sind Bewirtungskosten in der Steuererklärung nicht zu vernachlässigen. Oft werden wichtige Projekte und Details bei einem gemütlichen Essen besprochen. Ob mit Projektpartnern, Kunden oder Team-Mitgliedern – diese Art von Geschäftsessen kann in der Steuererklärung als Bewirtungskosten geltend gemacht werden. Bis zu 70 Prozent lassen sich absetzen. Bei einem Geschäftsessen mit eigenen Angestellten lässt sich diese Bewirtung sogar zu 100 Prozent steuerlich absetzen. Das ist beispielsweise bei offiziellen Unternehmensfeiern der Fall.

Wichtig ist aber, dass generell alle Bewirtungsbelege hierfür vorliegen. Diese Belege unterliegen strengen formalen Anforderungen. Getränke und Speisen müssen beispielsweise einzeln aufgelistet sein und die Belege dürfen nicht von Hand geschrieben sein. In einem klassischen Gasthaus oder Restaurant ist es allerdings in der Regel kein Problem, sich einen Bewirtungsbeleg ausstellen zu lassen, der allen formalen Ansprüchen entspricht.

Achtung!

Ein Geschäftsessen benötigt einen geschäftlichen Anlass. Es gibt zudem nach allgemeiner Verkehrsauffassung auch „unangemessen hohe“ Aufwendungen. Dazu könnte beispielsweise ein Besuch im Nachtclub zählen. Sollte es sich um einen privaten Anlass handeln, zu dem Geschäftspartner eingeladen sind (beispielsweise bei einer Hochzeit), ist auch dies kein geschäftliches Anliegen und daher sind keine Bewirtungskosten absetzbar.


Tipp 3: Arbeitsmittel

Auch Arbeitsmittel dürfen in unseren Steuerspartipps nicht fehlen, denn Selbstständige können alle Arbeitsmittel als Betriebsausgaben angeben. Wichtig ist, dass die Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden.

Zu den möglichen Arbeitsmitteln zählen zum Beispiel:

  • Büromöbel
  • Bürobedarf
  • Bürotechnik
  • Geräte und Maschinen
  • Berufsbekleidung

Auch unterstützende Arbeitsmittel, die für die Erstellung des Jahresabschlusses benötigt werden, sind natürlich abzugsfähig. Das bedeutet, dass beispielsweise auch die Kosten für eine professionelle Buchhaltungssoftware abgesetzt werden können.

Hardware: Computer und Zubehör

Viele Selbstständige benötigen für ihre berufliche Tätigkeiten Hardware, beispielsweise Drucker, Computer, Faxgerät und Co. Diese betrieblich genutzte Hardware kann als Betriebsausgabe angegeben werden. Dazu ist eine Abschreibung notwendig. Nicht selbstständige nutzbare Teile, wie zum Beispiel Computer, Monitor, Scanner, Drucker und auch die Maus müssen über drei Jahre lang hinweg über die amtliche Abschreibungstabelle abgeschrieben werden.

Eine Abschreibung im Sammelposten ist unabhängig vom Wert der einzelnen Hardware-Elemente nicht möglich. Davon gibt es jedoch Ausnahmen, und zwar dann, wenn es sich um ein einheitliches und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut handelt. Das ist unter anderem bei Notebooks, Tablets oder externen Datenspeichern der Fall.

Ebenfalls zu den Betriebskosten zählen Reparaturen oder Nachrüstungen. Diese Ausgaben lassen sich in der Regel sofort als Erhaltungsaufwand angeben. In den meisten Fällen verlängert sich die Nutzungsdauer des Computers durch eine Nachrüstung nicht.

In welcher Höhe die Abschreibung erfolgen kann, hängt vom Anteil der betrieblichen und privaten Nutzung ab:

  • 90 Prozent betriebliche Nutzung: Die Kosten können vollständig berücksichtigt werden.
  • 50 Prozent betriebliche Nutzung: Die Kosten müssen zu 50 Prozent als Privatentnahme berücksichtigt werden.

Software

Software wird zwar mit einem Computer genutzt, muss jedoch steuerlich separat behandelt werden. Es sei denn, der Computer wird in einem Komplettpaket mit Software gekauft. Dann ist der Preis für die Software nicht herauszurechnen. In diesen Fällen erfolgt die Abschreibung zusammen mit der Hardware als Einheit. Wird die Software separat in einer Rechnung aufgeführt, dann umfasst die Abschreibungstabelle folgende Möglichkeiten:

  • Sofort abschreiben: Software im Wert von bis zu 150 Euro netto
  • Abschreibung als immaterielles Wirtschaftsgut: bei Software über 150 Euro netto
  • Drei Jahre Abschreibungsdauer bei Standard-Software
  • Fünf Jahre Abschreibungsdauer bei betriebswirtschaftlichen Software-Systemen

Kosten für Updates sind hingegen sofort und unabhängig vom Rechnungsbetrag absetzbar. Upgrades sind als neue Software anzusehen und unterliegen somit den zuvor genannten Regelungen der Abschreibung immaterieller Wirtschaftsgüter.


Tipp 4: Fachliteratur, Zeitschriften und Fortbildungskosten

Ausgaben für Fachliteratur, Zeitschriften und Fortbildungen können als Betriebsausgaben vollständig geltend gemacht werden und dürfen deshalb nicht in unseren Steuerspartipps fehlen. Dabei müssen bei den Ausgaben stets das berufliche Interesse und der Bezug zum Unternehmen erkennbar sein. So gelten übliche Tageszeitungen, bis auf einige Ausnahmen, nicht als Fachliteratur, wodurch es sich nicht um Betriebsausgaben handelt. Dabei reicht es beim Kauf nicht aus, dass auf einer Quittung ein Vermerk „Fachliteratur“ aufgeführt wird. Vielmehr kommt es auf den genauen Titel an. Je nach Branche können dabei andere Bücher oder Zeitschriften infrage kommen.

Kosten für eine Fortbildung können ebenso als Betriebsausgaben gewertet werden. Bei der Fortbildung ist ferner auf den Bezug zum Unternehmen zu achten. Zu den Betriebsausgaben einer Fortbildung zählen zum Beispiel Kursgebühren, Lehrgangskosten sowie auch Fahrt- oder Übernachtungskosten.


Tipp 5: Arbeitszimmer

Die Kosten für ein extra angemietetes Büro können ohnehin als Betriebskosten geltend gemacht werden. Bei der Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers, welches klar vom privaten Wohnbereich getrennt ist, lassen sich ebenso viele Kosten berücksichtigen. Zu diesen zählen beispielsweise die anteiligen Kosten für:

  • Miete
  • Reinigung
  • Wasser und Energie
  • Versicherungen
  • Grundbesitzerabgaben
  • Schuldzinsen
  • Instandhaltung und Renovierung
  • Telefon
  • Internet

Dabei ist es nicht immer möglich, den vollen Betrag anzugeben. Entscheidend ist in dem Zusammenhang die Nutzungsweise des Arbeitszimmers.

Besonderheiten bei nebenberuflicher Selbstständigkeit beachten

Zu beachten ist im Zusammenhang mit der Absetzbarkeit des Arbeitszimmers, dass bei einer bestehenden nebenberuflichen Selbstständigkeit häufig nur der Höchstbetrag von bis zu 1.250 Euro berücksichtigt werden kann. Das ist immer dann der Fall, wenn das Nebengewerbe nicht den Hauptteil der beruflichen Tätigkeit ausmacht. Denn beide Arbeitsverhältnisse sind bei der Beurteilung, in welcher Weise das häusliche Arbeitszimmer genutzt wird, zusammenzufassen.

Unabhängig von diesem Höchstbetrag ist allerdings die Ausstattung des Arbeitszimmers anzusehen. Bei der Berücksichtigung der Kosten für die Ausstattung spielt es keine Rolle, ob Höchstbeträge eingehalten werden müssen oder ob das Arbeitszimmer vom Finanzamt überhaupt anerkannt wird. Wird die Anschaffung aufgrund der beruflichen Tätigkeit notwendig, dann können diese Kosten auch als Betriebsausgaben berücksichtigt werden. Damit die Kosten anerkannt werden, ist es allerdings notwendig, dass die Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent für die berufliche Tätigkeit genutzt werden.


Tipp 6: Investitionsabzugsbetrag

Für die Steuererklärung sind auch Investitionen relevant. Sind für die nächsten drei Jahre Investitionskosten geplant, dürfen diese sofort steuerlich abgesetzt werden. Der Investitionsabzug beträgt dabei 50 Prozent der geplanten Kosten.

Wichtig ist aber, die Auflagen zum Thema Investitionsabzugsbetrag zu erfüllen. Die Investition muss wie schon gesagt innerhalb der nächsten drei Jahre geplant sein. Als Jahresgewinn darf der Wert nicht über 200.000 Euro liegen. Für die Investition selbst ist es wichtig, dass mindestens zu 90 Prozent eine betriebliche Nutzung gegeben ist.


Tipp 7: Webseite-Kosten

Viele Selbstständige richten sich eine eigene Internetpräsenz ein. Sie dient häufig der Vorstellung der eigenen Tätigkeit und stellt eine kostengünstige Möglichkeit dar, Neukunden zu gewinnen. Die Kosten einer Webseite werden häufig beim Erstellen der Einkommensteuererklärung vergessen, sie sind jedoch vollständig als Betriebsausgaben von der Einkommensteuer absetzbar und deshalb dürfen auch die Kosten für die Webseite nicht bei unseren Steuerspartipps fehlen. Zu diesen Kosten können zum Beispiel folgende Posten zählen, wenn sie durch eine ordnungsgemäße Rechnung belegt werden können:

  • laufende Kosten des Providers für beispielsweise Domain oder Webspace
  • Anschaffungskosten der Domain
  • Kosten zur Erstellung oder Aktualisierung der Webseite
  • Wartungskosten
  • Rechtskosten im Falle einer Abmahnung

Für die Absetzbarkeit der Kosten spielt es keine Rolle, um was für eine Art von Webseite es sich handelt. Grundvoraussetzung ist nur, dass deine Webseite beruflich genutzt wird. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine reine Firmenpräsentation handeln, einen Onlineshop, aber ebenso um Blogs oder Foren.


Tipp 8: Spenden und Sponsoring

Selbstständige haben, im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften, in der Regel keine Möglichkeit, die Betriebseinnahmen um geleistete Spenden an gemeinnützige Organisationen zu mindern. Hat die Spende jedoch einen betrieblichen Anlass, dann kann der Betrag berücksichtigt werden. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn du eine Spende an eine Organisation geleistet hast, die ihre Mitglieder wirtschaftlich fördert. Daneben hat jeder Steuerpflichtige unabhängig von seiner Geschäftstätigkeit die Möglichkeit, geleistete Spenden an förderungswürdige Einrichtungen als Sonderausgaben von der Steuer abzusetzen.

Ausgaben für Sponsoring lassen sich hingegen häufig als Betriebsausgaben berücksichtigen. Denn durch Sponsoring kannst du den Bekanntheitsgrad oder das Ansehen deines Unternehmens beeinflussen, wodurch Sponsoring als eine Werbemaßnahme angesehen werden kann. Damit die Kosten tatsächlich als Betriebsausgaben angegeben werden können, müssen jedoch einige Kriterien erfüllt werden.

Zu diesen zählt insbesondere, dass du als Selbstständiger oder Freiberufler durch das Sponsoring einen wirtschaftlichen Vorteil erzielen kannst. Die Kosten für Sponsoring können unabhängig von der Höhe der Kosten als Betriebsausgaben angesetzt werden.


Tipp 9: Geschenke, Zuwendungen und Provisionen

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Geschenke zu versteuern. Bei Geschenken an Mitarbeiter spielt der Wert des Geschenkes keine Rolle. Sie können als Betriebsausgaben angegeben werden und unterliegen, mit einigen Ausnahmen, der Lohn- und Sozialsteuer. Zu diesen Ausnahmen zählen:

  • Geschenke an Mitarbeiter sind zu besonderen Anlässen im Wert von bis zu 40 Euro abgabenfrei. Zu diesen Anlässen zählen zum Beispiel Geburtstage, Weihnachten oder auch kleine Aufmerksamkeiten zur Betriebsfeier.
  • Sachbezüge im Wert von bis zu 44 Euro je Monat und Mitarbeiter sind ebenso abgabenfrei. Dabei kann es sich zum Beispiel um Benzin-Gutscheine handeln.
  • Bei weiteren Sachzuwendungen an Arbeitnehmer besteht die Möglichkeit der pauschalen Versteuerung von 30 Prozent.

Bei Geschenken an Nichtarbeitnehmer ist eine Grenze von 35 Euro zu beachten. Bei teureren Geschenken gibt es jedoch Ausnahmen. Sollte es sich zum Beispiel um Preise von Preisausschreibungen, Blumen anlässlich einer Beerdigung oder um Spargutscheine von Kreditinstituten handeln, gilt die 35-Euro-Grenze nicht. Dann sind die entstehenden Kosten in vollem Umfang als Betriebsausgaben absetzbar.

Alternativ zu Geschenken können sich Unternehmer auch für Zugaben oder Provisionen entscheiden. In diesem Fall (zum Beispiel für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse), lassen sich die Kosten zu 100 Prozent umsetzen, wenn sie in Provisionen umgewandelt werden.


Tipp 10: Gewinnverschiebung

Eine weitere Möglichkeit, Steuern zu sparen, ist die Gewinnverschiebung. Denn nicht nur durch die Höhe des Einkommens, sondern ebenso durch eine optimierte Aufteilung der Einkünfte zwischen den Jahren kannst du erreichen, dass die Steuerlast sinkt. Eine Gewinnverschiebung kann zum Beispiel erzielt werden, indem du Teil-Projekte abrechnest oder Rechnungen erst am Anfang des Jahres und nicht am Ende des Jahres ausstellst.

Auch durch gezielte Bestellungen lässt sich eine Gewinnverschiebung erzielen. Damit dies möglich ist, kommt es auf eine gute Planung an. Anstehende Ausgangsrechnungen wie auch notwendige Bestellungen sollten frühzeitig bekannt sein, damit sich Gewinne und Ausgaben optimal über die Geschäftsjahre verteilen lassen.


Tipp 11: Ist-Versteuerung

Viele Unternehmer haben die Möglichkeit, neben der Soll-Versteuerung die Ist-Versteuerung zu wählen. Bei der Sollfinanzierung spielt es keine Rolle, ob ein Rechnungsbetrag bereits bezahlt wurde oder nicht. Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem in der Regel die Rechnung erstellt wurde. Anders sieht dies jedoch bei der Ist-Versteuerung aus. Dabei erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer zu dem Zeitpunkt, an dem die Entgelte vereinnahmt wurden. Dementsprechend muss die Umsatzsteuer erst dann abgeführt werden, wenn der Betrag dafür bereits eingenommen wurde.

Achtung!

Um von dem Liquiditätsvorteil durch die Ist-Besteuerung profitieren zu können, musst du einen Antrag bei der zuständigen Finanzbehörde stellen. Als Grundvoraussetzung dafür gilt allerdings, dass der erzielte Umsatz bei unter 500.000 Euro im Jahr liegt. Freiberuflern steht diese Wahlmöglichkeit hingegen unabhängig vom Umsatz zu.


Tipp 12: Kleinunternehmerregelung nutzen

Selbstständige, die einen jährlichen Umsatz von derzeit über 17.500 Euro im Jahr erzielen, müssen in ihren Rechnungen ohnehin Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmen mit geringeren Umsätzen haben laut der Kleinunternehmerregelung jedoch die Möglichkeit, sich freiwillig für die Berechnung zu entscheiden. Dadurch entstehen einem Unternehmer zunächst einige Pflichten, denn dann müssen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie einmal jährlich die Umsatzsteuermeldung abgegeben werden.

Zugleich ist die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Allerdings kann bereits bezahlte Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer von der Zahllast abgezogen werden. Davon können insbesondere Selbstständige mit hohen Ausgaben wie auch Existenzgründer profitieren. In den Anfängen fallen nämlich häufig so hohe Ausgaben an, dass die Vorsteuer die vereinnahmte Umsatzsteuer übersteigt. Das bedeutet für Selbstständige, dass sie zu viel bezahlte Umsatzsteuer sogar zurück erhalten können.


Tipp 13: Leasing-Kosten

Selbstständige können die Raten von Leasings sofort und in voller Höhe als Betriebskosten angeben. Dadurch können Unternehmer häufig von einem Liquiditätsvorteil profitieren. Eine Abschreibung über mehrere Jahre ist somit nicht erforderlich. Ebenso sofort absetzbar sind oftmals auch Sonderzahlungen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Unternehmer den Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt, die Sonderzahlung nicht mehr als 30 Prozent des Gesamtwertes ausmacht und der Leasing-Vertrag eine Laufzeit von bis zu fünf Jahren hat.


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Zu beachten ist, dass die Programme in der Regel in unterschiedlichen Versionen zur Auswahl stehen. Für Selbstständige und Unternehmen ist der Funktionsumfang häufig erweitert und es stehen eine ganze Reihe spezieller betrieblicher Steuererklärungen sowie spezielle Tipps und Erklärungen zur Auswahl. Bei einigen Selbstständigen und Freiberuflern kann in manchen Fällen der Umfang der Standard-Versionen ausreichen. Im Einzelfall solltest du dir allerdings genau den Inhalt und die benötigten Funktionen anschauen.

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Der Autor:

Oliver Schoch ist als gelernter Bankkaufmann über 10 Jahre in verschiedenen Bankbereichen tätig gewesen. Seit 2007 ist er als Fachredakteur freiberuflich tätig und hat sich auf die Themen Wirtschaft, Finanzen, Immobilien, Versicherungen und Steuern spezialisiert.

Oliver Schoch
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