GoBD Kasse – Anforderungen & Tipps zur Führung

GoBD Kasse: Definition

In deiner Kasse werden alle Zahlungsvorgänge erfasst. Damit deine Kasse GoBD-sicher wird, muss sie mit einer Software ausgestattet werden, die einige technische Voraussetzungen erfüllen muss. Auf die in der Kasse gespeicherten Daten dürfen keinem Fremden zugreifen können. Buchungen und Stornierungen dürfen nicht veränderbar sein. Damit wird sichergestellt, dass das Finanzamt bei einem Kassensturz jederzeit unkompliziert die Kassendaten abrufen und auswerten kann.

Die GoBD, um was ging dabei noch mal?

Die GoBD – kaum aussprechbar und noch weniger zu merken. Doch sie sind wichtig, die Grundsätze für die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Elektronische Daten müssen genauso sicher, exakt, unverfälscht und geordnet sein, wie die Daten auf Papier. Und wie schaffst du das?

GoBD Verfahrensdokumentation: Die gute und die schlechte Nachricht

Die gute Nachricht ist, dass niemand verpflichtet ist, eine elektronische Registrierkasse zu führen. Die schlechte Nachricht für dich, wenn du allerdings eine elektronische Registrierkasse besitzt, muss du bereits seit Januar 2017 Einiges bei deiner Kassenführung beachten. Ganz wichtig dabei, die Datenaufbewahrung und die Verfahrensdokumentation.

Seit 2017 muss die Archivierung folgender Daten und Unterlagen sichergestellt sein:

 
• alle im System angelegten Artikel, Produkte und Warengruppen sowie die dazugehörigen Preise mit ihrer Historie
 
• die Verfahrensdokumentation – das sind alle Daten über vorgenommene Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Stammdatenänderungen
 
• alle Journaldaten
 
• die Herstellerbedienungsanleitung für die Kasse
 
• die Programmieranleitung für die Kasse
 
• Sollte die Kasse an unterschiedlichen Standorten genutzt werden, die Zeitangaben und den Einsatzort.
 
• Stornobuchungen müssen absolut korrekt dokumentiert werden.

Bitte sag es ruhig weiter, denn hinter Stornobuchungen werden vonseiten des Finanzamtes oft Manipulationen vermutet. Eine falsche Stornobuchung reicht und das Finanzamt wird dein ständiger Begleiter. Du wirst den Verdacht, Daten zu manipulieren nicht mehr los.

Wer wird das bezahlen?

Du kommst mit deinem Unternehmen gerade so über die Runden und nun das, eine GoBD-konforme Kasse muss her. Du musst nicht verzagen, denn offene Ladenkassen musst du nicht auf den Müll schmeißen. Doch nicht zu früh aufatmen, ein GoBD-Kassencheck bleibt dir trotzdem nicht erspart. Allerdings hast du nur eine Anforderung zu erfüllen. Du musst täglich einen handschriftlichen Kassenbericht verfassen.

Für das Finanzamt müssen folgende Informationen, die steuerlich relevant sind enthalten sein:

Kassenendbestand (Zählen des Kasseninhaltes)

– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
+ Ausgaben
+ Barentnahmen

= Tageseinnahmen

GoBD Kasse: Fehlerquellen

Wenn du die obigen Punkte eingehalten hast, bist du auf die GoBD-Kasse gut vorbereitet. Doch es gibt noch weitere Fehlerquellen, die es auszuschließen gilt:

 
• Trenne bare von unbaren Zahlungen: Ausschließlich Barzahlungen gehören in deinen Kassenbericht und in das Kassenbuch.
 
• Deine Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein: Steht der Betriebsprüfer vor der Tür, wird er kontrollieren, ob der tatsächliche Kassenbestand mit dem Bestand in deinen Büchern übereinstimmt.
 
• Die Aufzeichnungen müssen lückenlos sein: Es dürfen keine Belege fehlen.
 
• Verschiedene Umsätze müssen getrennt aufgezeichnet werden: So solltest du zum Beispiel Außer-Haus-Umsätze von Inhouse-Umsätzen trennen.

Anforderungen ab dem 01.01.2020

Bis zum 31.12.2019 reichen diese Vorkehrungen völlig aus. Ab dem 01.01.2020 erhöhen sich die Anforderungen ein weiteres Mal. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen fordert ab diesem Zeitpunkt mehr von den Registrierkassen und seinen Besitzern.

Die Registrierkassen benötigen dann einen zertifizierten technischen Manipulationsschutz, der sich aus folgenden Komponenten zusammensetzt:

 
• einem Sicherheitsmodul
 
• einem Speichermedium und
 
• einer digitalen Schnittstelle.

Kassenbericht vs. Kassenbuch

Achtung Verwechslungsgefahr: Denn ein Kassenbericht ist nicht identisch mit einem Kassenbuch. Das Kassenbuch ersetzt niemals den Kassenbericht. Wo der Unterschied liegt, willst du wissen? Dein Kassenbericht erteilt Auskunft über die Summe deiner Einnahmen für jeden einzelnen Geschäftstag. Das Kassenbuch beinhaltet die Dokumentation über die Informationen zu jedem einzelnen Geschäftsfall, also nicht nur für die Einnahmen.

Folgende Angaben muss ein Kassenbuch enthalten:

 
• das Datum
 
• den Beleg
 
• die Belegnummer
 
• den Steuersatz
 
• die Einnahmen in die Kasse
 
• die Ausgaben aus der Kasse
 
• den Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
 
• den Kassenbestand

Kassenbuchvorlage für Excel

Zusammenfassend kann man sagen, dass jeder Unternehmer, der zur Buchführung verpflichtet ist, ein Kassenbuch führen muss. Die Tageseinnahmen müssen im Kassenbuch geführt werden. Bei der offenen Ladenkasse geschieht das mittels Kassenbericht und bei der elektronischen Registrierkasse über die Tagesendsummenbons, du kennst sie unter der Bezeichnung Z-Bons.

Dokumentenmanagement

Das A und O dabei ist ein gutes Dokumentenmanagement. Z-Bons müssen immer aufbewahrt werden. Bitte nicht zerknüllen und wegwerfen. Das galt allerdings auch schon vor dem Inkrafttreten der GoBD. Z-Bons geben darüber Auskunft, in welcher Höhe Geld in deine Kasse geflossen ist. Da sie zu den Buchungsbelegen gehören, sind sie zehn Jahre lang aufzubewahren. Das Finanzamt erkennt sofort, wenn ein Z-Bon fehlt, da diese fortlaufend mit Z-Nummern durchnummeriert sind. Der Ausdruck und die Aufbewahrung des Z-Bons allein genügt jedoch nicht. Du musst auch alle Einzelaufzeichnungen aufbewahren.

Die gesetzlichen Neuregelungen für deine Kasse

Wie für alles im Leben, gelten auch für deine Kasse Gesetze. Mit der Neufassung des § 146 AO durch das Finanzministerium wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung geändert. Folgende Regelungen sind davon betroffen:

 
• die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO),
 
• die Grundsätze der Einzelaufzeichnung,
 
• die Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Gründen der Zumutbarkeit,
 
• die Aufzeichnungspflichten bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse,
 
• das Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) und
 
• die DV-gestützte Buchhaltung (§ 146 Abs. 5 AO).

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung

Generell gilt, dass die Pflicht zur Einzelaufzeichnung unabhängig von der Gewinnermittlungsart ist. Es ist auch grundsätzlich nicht relevant, ob du ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendest. Du bist dazu verpflichtet, die Geschäftsfälle einzeln aufzuzeichnen. Diese Einzeldaten musst du zehn Jahre lang aufbewahren.

Offene Ladenkassen ermitteln die Tageseinnahmen summarisch und retrograd, also zeitlich rückläufig geordnet. Zu ihnen gehören auch manuelle Einzelaufzeichnungen ohne das technische Hilfsmittel eingesetzt werden. Allerdings muss dieses Vorgehen zumutbar sein. Ist die Einzelaufzeichnungspflicht nicht zumutbar, müssen die Einnahmen so dokumentiert werden, dass sie nachvollziehbar und überprüfbar sind. Doch wann ist die Einzelaufzeichnungspflicht unzumutbar? Wenn es dir praktisch, technisch und aus betriebswirtschaftlichen Gründen unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Dass dem so ist, musst du dem Finanzamt nachweisen.

Beispiel: Du verkaufst in deinem Laden Produkte an Laufkundschaft, also eine große Anzahl von Personen, die du nicht kennst, gegen Barzahlung. Da du eine offene Ladenkasse verwendest, gilt für dich die Einzelaufzeichnungspflicht nicht. Sie ist unzumutbar. Verwendest du jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem, gilt für dich die Einzelaufzeichnungspflicht.

Ausnahme zur Einzelaufzeichnungspflicht

Diese Zumutbarkeitsregelung und damit die Ausnahme zur Einzelaufzeichnungspflicht, lässt sich auch auf Dienstleistungen übertragen:

 
• Erbringst du Dienstleistungen an eine Vielzahl von Personen, die dir nicht bekannt sind gegen Barzahlung und verwendest du kein elektronisches Aufzeichnungssystem, bist du von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit. Wichtig dabei ist, dass dein Geschäft auf eine große Anzahl von Kundenkontakten ausgerichtet ist. Sowohl du als auch deine Mitarbeiter sind in ihrer Tätigkeit auf die Erfassung von Bestellungen und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt.
 
• Entspricht der einzelne Kundenkontakt in etwa der Dauer deiner Dienstleistung und kann dein Kunde auf die Ausübung deiner Dienstleistung individuell Einfluss nehmen, bist du zur Einzelaufzeichnung verpflichtet. Auch ist es nicht möglich eine Aufzeichnungserleichterung zu bekommen, wenn bereits Einzelaufzeichnungen geführt werden.
 
• Setzt du bereits elektronische Aufzeichnungssysteme ein, musst du diese auch zur Aufzeichnung deiner gesamten Erlöse verwenden. Eine offene Ladenkasse darf nur geführt werden, wenn du in einem räumlich und/oder organisatorisch klar abgegrenzten Bereich aus technischen Gründen oder wegen Unzumutbarkeit keine elektronischen Aufzeichnungssysteme nutzen kannst.
 
• Hast du mehrere Standorte und führst du deshalb mehrere Kassen, sind für jede einzelne Kasse die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen zu beachten.

Aufzeichnungspflichten bei einer offenen Ladenkasse

Wie bereits ausgeführt, besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Kasse. Du kannst der Einzelaufzeichnungspflicht auch durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller Geschäftsvorfälle im Kassenbuch Genüge tun. Verwendest du einen Kassenbericht, reicht es für die Einzelaufzeichnung, wenn du die Barbelege geordnet erfasst, also zum Beispiel nummerierst. Ist eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar, musst du die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachweisen.

Nicht notwendig ist, die Auflistung der genauen Stückzahl von Münzen und Geldscheinen anhand eines Zählprotokolls. Es erleichtert jedoch den Nachweis über den tatsächlichen Kassenbestand.

Allgemein gilt: Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter, also zum Beispiel ein Prüfer des Finanzamtes, zu jedem Zeitpunkt in die Lage versetzt werden kann, den Sollbestand mit dem Istbestand deiner Kasse zu vergleichen.

Aufzeichnungspflichten bei einer DV-gestützten Buchführung

Die DV-gestützte Buchführung ist eine Buchhaltung mit Hilfe von maschinell lesbaren Datenträgern. Hier musst du darauf achten, dass deine Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sofort lesbar gemacht werden können. Die Daten müssen dann lesbar gemacht werden können, wenn das Finanzamt oder ein Betriebsprüfer es von dir verlangt.

Auch in diesem Fall gilt, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff zu beachten sind.

Die wichtigsten Regeln für eine korrekte Kassenbuchführung

Als Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzt du unter Umständen Systeme wie Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter. All diese Systeme unterliegen den gleichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie dein eigentliches Buchführungssystem. Excel ist auch hier nicht erlaubt, weil nachträglich änderbar und damit nicht GoBD-konform. Besser arbeitest du mit einer Buchhaltungssoftware.

Bei alten Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden oder werden, die aber den Anforderungen des BMF v. 25.11.2010 entsprechen und die technisch nicht aufrüstbar sind, sodass sie den Anforderungen des § 146a AO nicht genügen können, ist eine weitere Verwendung bis zum 31.12.2022 möglich.

Übrigens: Du musst nicht jeden Geschäftsvorfall einzeln buchen, sondern kannst Waren, die der Art nach gleich sind und denselben Einzelverkaufspreis haben in einer Warengruppe zusammenfassen. Die verkaufte Menge muss aber ersichtlich sein.

Auch die Zahlungsart ist zu erfassen. Bareinnahmen erfasst du über das Kassenbuch, unbare Zahlungen wie Kreditkarten oder Überweisungen auf separaten Konten.

Es ist bereits seit dem 01.01.2017 so, dass elektronische Registrierkassen die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen müssen. Das gilt insbesondere für Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese genannten Daten müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Fehlen Programmierungsunterlagen oder Protokolle führt das zu einem schweren Mangel in der Buchführung. Auch hier gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Unangekündigter Besuch vom Finanzamt?

Das kann ja nicht sein, denkst du, Besuch kündigt sich immer an. Doch für das Finanzamt gelten andere Regeln, und zwar schon seit dem 01.01.2018. Seit diesem Zeitpunkt haben Finanzämter die Möglichkeit der sogenannten Kassennachschau. Um die Ordnungsmäßigkeit deiner Kassenaufzeichnungen zu überprüfen, kann ein Amtsträger jederzeit unangekündigt deine Geschäftsräume betreten. Geprüft werden dürfen unter anderem elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.

Werden Mängel bei deiner Kassenführung festgestellt, kann deine Kasse verworfen werden. Es droht die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder die Einleitung eines Strafverfahrens gegen dich.

Beispiel: Ein Kiosk, der 365 Tage im Jahr geöffnet ist, vergibt für den Z-Bon für den 1. Januar die Nummer 1 und der Z-Bon für den 31. Dezember sollte in der Regel die Nummer 365 tragen. Sind mehr Nummern vorhanden, wäre das ein Hinweis darauf, dass die Kasse an verschiedenen Tagen nicht einmal sondern mehrmals auf null gestellt wurde. Das allerdings wäre wieder ein Hinweis darauf, dass jemand Geld aus der Kasse genommen und es höchstwahrscheinlich nicht als Betriebseinnahme erfasst hat. Das wäre ein formeller Mangel. Konsequenzen drohen!

Die am häufigsten in der Praxis festzustellenden formellen Mängel in der Kassenführung sind:

 
• Du zeichnest deine Kassenbewegungen nicht zeitnah auf.
 
• Deine Tagesendsummenbons der Kasse sind nicht vollständig.
 
• Du buchst deine Privatentnahmen und -einlagen ohne Belege.
 
• Das Buchen deiner Ausgaben erfolgt laut Kassenbuch nicht am gleichen Tag, an dem der Beleg ausgestellt wurde.
 
• Das Kassenbuch oder der Kassenbericht sieht eher unglaubwürdig aus. Wenn du zum Beispiel über einen längeren Zeitraum den gleichen Stift benutzt, ist das für den Prüfer ein Indiz dafür, dass das Kassenbuch nachgeschrieben wurde.

Werden materielle Mängel festgestellt, wird die Ordnungsmäßigkeit der Kasse verworfen. Dann kann der Prüfer Sicherheitszuschläge, Teilschätzungen oder eine Vollschätzung vornehmen.

Materielle Mängel können zum Beispiel sein:

 
• Die Kasse weist einen Fehlbetrag auf, weil Ausgaben getätigt wurden, obwohl rein rechnerisch gar kein Geld in der Kasse war.
 
• Einnahmen wurden nicht vollständig erfasst oder ein Kundenscheck wird auf ein Privatkonto eingezahlt, und nicht als Einnahme erfasst.
 
• Private Ausgaben oder Scheinrechnungen werden bzw. wurden gebucht.

Die Folgen können gravierend für dich sein. Es kommt häufig zu hohen Steuernachzahlungen im Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuerbereich. Oft versucht der Prüfer auch festzustellen, ob die Mitarbeiter ordnungsgemäß angemeldet sind. Werden hier Unregelmäßigkeiten festgestellt, hat das auch Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht.

Vermutet der Prüfer eine Steuerverkürzung oder -hinterziehung, ist er berechtigt, über seinen Sachgebietsleiter, das Strafverfahren gegen dich einzuleiten. Gehörst du zu den schweren Fällen, wird der Prüfer auch die Steuerfahndung hinzuziehen. Es drohen Durchsuchungen und Beschlagnahmungen.

Keine Manipulation an Kassensystemen

Vom Gesetzgeber wurden neue Steuergefährdungstatbestände geschaffen, die im § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4-5 AO geregelt sind.

Danach handelt der ordnungswidrig, der

 
• ein System verwendet, das nicht den Anforderungen des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO entspricht,
 
• seine Daten nicht oder nur unvollständig schützt, indem er ein System ohne die nach § 146a Abs. 1 Satz 2 AO erforderliche Sicherheitseinrichtung nutzt oder
 
• entgegen § 146a Abs. 1 Satz 5 AO gewerbsmäßig ein dort benanntes System oder für eine dort genannte Software wirbt oder in den Umlauf bringt.

Damit wirst allerdings nicht nur du als Nutzer belangt, sondern auch für Anbieter derartiger Systeme kann es gefährlich werden. Auch die Höhe der Bußgelder wird angehoben, sodass Verstöße mit bis zu 25.000 EUR Geldbuße geahndet werden dürfen. Ein Bußgeld ist auch dann möglich, wenn kein steuerlicher Schaden entstanden ist. (§ 379 Abs. 4 AO).

Der 01.01.2020 bringt eine erneute Veränderung!

Ab dem 1. 1. 2020 besteht die Verpflichtung, elektronische Registrierkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten und sie zertifizieren zu lassen. Du hast jedoch eine Frist bis zum 31. Dezember 2022, wenn die folgenden drei Bedingungen für dein Unternehmen zutreffen:

 
• Du hast deine Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 gekauft

und

 
• deine Kasse entspricht den Regelungen der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

und

 
• deine Kasse kannst du nicht umrüsten, sondern müsstest eine neue Kasse anschaffen.

Treffen diese Bedingungen auf dich nicht zu, musst du dafür zu sorgen, dass deine Kasse ab dem 1. 1. 2020 den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Was ist neu ab dem 01.01.2020?

Für dich als Unternehmer ergibt sich aus den unterschiedlichsten Verordnungen und Gesetzen eine Vielzahl an Verpflichtungen, die du kennen solltest. Es handelt sich dabei um die Belegerteilungspflicht, die Kassennachschau, die Meldepflicht deiner Kasse und die verpflichtende Einzelaufzeichnung. Neue weitere Veränderungen sind für die Zukunft natürlich nicht ausgeschlossen.

1. Der 01.01.2020 fordert von dir die Einhaltung der Belegerteilungspflicht. Sie verpflichtet dich dazu, Belege elektronisch oder in Papierform auszuhändigen. Du benötigst also einen Bondrucker. Allerdings nur bei elektronischen Kassensystemen. Du hast die Möglichkeit dich auf Antrag beim Finanzamt von dieser Regelung befreien zu lassen. Das ist dann möglich, wenn du an eine große Anzahl an Menschen Verkäufe tätigst, also zum Beispiel Restaurantbesitzer bist.

2. Den Buchhaltungsregeln entsprechend kommt auch die verpflichtende Einzelaufzeichnung. Das bedeutet, dass du alle Geschäftsvorfälle einzeln erfassen, aufzeichnen und aufbewahren musst. Dadurch werden deine Kassenbuchdaten lückenlos dargestellt.

3. Als Drittes kommt die Meldepflicht deiner Kasse. Deine Kasse muss ab dem 1. Januar 2020 beim Finanzamt angemeldet werden. Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Inbetriebnahme deines elektronischen Kassensystems musst du die Kasse beim Finanzamt angemeldet haben. Hast du dein Kassensystem bereits vor dem 1. 1. 2020 angeschafft, musst du diese Meldung spätestens bis zum 31. Januar 2020 gegenüber dem Finanzamt machen. Diese Meldung dient der Identifikation deines Kassensystems und muss folgende Daten enthalten:

 
• Die Steuernummer deines Unternehmens.
 
• Die Art des Aufzeichnungssystems.
 
• Die Anzahl der von dir verwendeten Systeme.
 
• Die einzelnen Seriennummer/n.
 
• Das Datum der Anschaffung und der Außerbetriebnahme.

Bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann die Zertifizierung deiner technischen Sicherheitseinrichtung verlangt werden. Dabei erhältst du vom Finanzamt die Anforderungen, die du in Bezug auf das Sicherheitsmodul, das Speichermedium, die einheitliche digitale Schnittstelle, die Aufbewahrung der Aufzeichnungen, die Protokollierung von digitalen Kassendaten, den Beleg und die Zertifizierung dieser Einrichtung zu erfüllen hast.

Zertifizierung = Rechtssicherheit

Kurz und knapp: Auch wenn du ein Zertifikat vom Hersteller deines Kassensystems vorweisen kannst, entfaltet dies keine Rechtssicherheit. Zertifikate sind lediglich ein Anhaltspunkt gegenüber dem Finanzamt, haben aber keine Bindungswirkung. Auch das Finanzamt wird dir nach erfolgter Prüfung keine diesbezügliche Bescheinigung ausstellen.

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