Papierloses Büro – 10 Tipps für die Digitalisierung im Büro

E-Mails, Cloud-Anwendungen und Online-Bewerbungen – der Büroalltag wird zunehmend digitalisiert. Das ist bequemer, spart Zeit und Geld. Kein Wunder also, dass ein “papierloses Büro” seit einigen Jahren mehr Bekanntheit gewinnt. Schon einige Unternehmen arbeiten papierlos, wieso nicht auch deines?

Die Idee ist simpel: eine vollständige Umstellung auf digitale Unterlagen und der Verzicht auf jegliche Form von Papier. Keine Ausdrucke, keine Notizblöcke, keine Umschläge oder Briefmarken.

Das erwartet dich heute

In vielen Unternehmen läuft bereits ein großer Teil der Kommunikation digital ab – dennoch gibt es oft Bereiche, die noch immer nicht im Online-Zeitalter angekommen sind. Dabei besteht keinerlei Grund, am Papier festzuhalten.

Selbst Rechnungen und andere offizielle bzw. rechtsrelevante Dokumente können heute problemlos rein digital angelegt, verschickt und verwaltet werden. Das papierlose Büro ist also keine Modeerscheinung, sondern eine nachhaltig sinnvolle Maßnahme für dein Unternehmen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

1. Einfacher Zugriff

Beim papierlastigen Büro werden ältere Unterlagen oft in Kellern oder separaten Archiven aufbewahrt. In großen Firmen ist es daher möglicherweise umständlich, dorthin zu gelangen und sich dann auch noch durch die Ordner zu wühlen. Kranke, Schwangere oder Behinderte haben wahrscheinlich keine Möglichkeit, ohne Hilfe dort die schweren Ordner aus den hohen Regalen zu holen.

Dazu kommt, dass manche Unterlagen eventuell mit der Zeit ausgebleicht sind oder du die Handschrift des Kollegen nicht gut entziffern kannst.

Durch deine zentrale Datenspeicherung ist es überhaupt kein Problem, dass jeder Mitarbeiter ganz einfach am PC Zugriff auf die Daten erhalten kann.
Es gibt keine Entfernungsprobleme, keine Barrieren und keine Gewichtsprobleme mit schweren Ordnern. Zudem können auch Mitarbeiter mit Sehbehinderung die Daten am PC an speziellen Bildschirmen oder über den Zoom gut lesen.

2. Unkomplizierte Suche

Abgesehen von der reinen Suche nach verschiedenen Ordnern kommt noch eine Anschlusssuche hinzu. Denn du musst den gewünschten Vorgang innerhalb des Ordners ebenfalls finden.

Du musst dich in den meisten Fällen kreuz und quer durch verschiedene Ordner lesen, bis du alles gefunden hast. Benötigst du verschiedene Unterlagen zu einem Vorgang, musst du auch in unterschiedlichen Ordnern blättern und dann die Informationen noch übersichtlich zusammentragen.

Am PC kannst du problemlos und gezielt nach Informationen suchen und auch bereichsübergreifend die Unterlagen nebeneinander anzeigen lassen.
So hast du mit wenigen Klicks Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung oder auch Unterlagen aus der Qualitätsabteilung direkt nebeneinander. Ohne Blättern oder Schleppen und in einem Bruchteil der Zeit!

3. Kostenersparnis Material und Lager

Wenn alle Unterlagen und E-Mails ausgedruckt werden müssen, kostet dich das auf jeden Fall Papier, Toner und Anschaffung und Wartung des Druckers. Dazu kommen die Ordner und Trennblätter, Rückenschilder usw., die du zur Archivierung benötigst. Und das in jeder Abteilung!

Ohne Drucker wird es in deinem Office wohl nicht gehen, aber wenn du die Unterlagen digital archiviert, sparst du hohe Beträge für Papier und Toner ein!
Wenn in Papierform abgelegt wird, müssen die Ordner aufgrund der Aufbewahrungspflicht 10 Jahre lang irgendwo verwahrt werden.

In großen Firmen nimmt dies einen unwahrscheinlich großen Platz in Anspruch.

Oft müssen ganze Keller mit Stahlregalen ausgerüstet oder zusätzliche Container angemietet werden. Container, Regale, Ausbau, aber auch die Raumkosten, Licht, Reinigung und dergleichen verursachen Kosten. Diese Kosten entfallen im papierlosen Büro.

4. Ressourcenschonung und Gesundheit

Wenn du einen Laserdrucker im Büro einsetzt, dann musst du dir darüber im Klaren sein, dass das Gerät giftige Tonerpartikel und Tonerstaub abgibt. Das kann deine Gesundheit schädigen. Mittlerweile gibt es sogar Fälle von Berufsunfähigkeit, die daraus resultieren.

Wenn du also auf den Einsatz deines Druckers verzichten kannst, tust du dir selbst und deinen Kollegen einen großen gesundheitlichen Gefallen!

Dazu kommt, dass du bei sparsamem Drucken auch die CO2-Emmissionen reduzierst und noch Rohstoffe (Papier/Holz) einsparst. Dieses Umweltbewusstsein kommt bei Kunden gut an und wirkt sich positiv auf dein Image aus!

5. Datensicherheit

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf die kompletten Firmendaten. Du kannst nun individuell für jeden Angestellten steuern, wer welche Daten einsehen kann.

Das trägt zur Datensicherheit bei, da Unbefugte keine Chance haben, vertrauliche Dokumente zu lesen – auch nicht versehentlich durch das Anklicken eines falschen Ordners.

6. Volle Flexibilität auch unterwegs

Für freigeschaltete Mitarbeiter ergeben sich noch mehr Vorteile durch den flexiblen Zugriff. Vielleicht gehörst du zu der oberen Führungsriege oder bist Geschäftsführer und möchtest am Wochenende ein paar Firmendaten durchgehen.

Durch den Vollzugriff, den du in deiner Position hast, kannst du jederzeit alle Bereiche deines Unternehmens prüfen und kontrollieren, wann immer du möchtest. In dringenden Fällen kann das auch im Urlaub oder vom Krankenlager aus der Fall sein.

Außerdem bietet sich für das Unternehmen und die Angestellten der große Vorteil, dass es möglich ist, für verschiedene Mitarbeiter ein Home-Office einzurichten. Dies ist beispielsweise ein großer Vorteil für junge Mütter, die stundenweise arbeiten wollen, um den Anschluss nicht zu verlieren.

7. Besserer Kundenservice

Der einfache und mobile Zugriff auf die zentral gespeicherten Daten ist nicht nur ein Vorteil für dich und deine Mitarbeiter.

Es bietet dir auch die Chance auf einen optimierten Kundenservice.
Denn du oder deine Außendienstmitarbeiter können unterwegs jederzeit im Kundengespräch auf alle notwendigen Daten zugreifen. Dadurch sind sie auch bei komplizierten Sachverhalten immer aussagefähig.

Und falls dein Unternehmen einen 24-Stunden-Service mit Notfallhotline anbietet, kannst du dadurch sicherstellen, dass der zuständige Mitarbeiter auch mitten in der Nacht dem Kunden alle Fragen beantworten kann.
Das wirkt auf den Kunden kompetent und gibt Pluspunkte für die gute Betreuung.

8. Positive Auswirkungen auf Arbeitszeit und Personalplanung

Für dich und dein Unternehmen bietet das digitale Büro noch einen weiteren Pluspunkt. Du sparst sehr viel Zeit nicht nur bei der Suche, sondern auch im Falle von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.

Wenn alles ordentlich archiviert ist, sind auch halb bearbeitete Vorfälle schnell auffindbar und durch den Zugriff auf den gesamten Vorgang kann sich eine Notfallvertretung schnell einarbeiten. Denn sehr oft kommt es bei spontanen Krankheitsausfällen vor, dass die Kollegen im Papierbüro sich erst mühsam durch die Akten quälen müssen.

Die Zeitersparnis kann sich auch so auswirken, dass die Mitarbeiter mehr Zeit gewinnen, die du als Geschäftsführer im Rahmen einer Gleitzeitregelung honorieren könntest. Das verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit enorm.

Außerdem könnte es sich sogar ergeben, dass durch die Zeitersparnis ein Arbeitsplatz gekürzt werden kann. Damit sparst du hohe Personalkosten ein. Damit ist aber nicht notwendigerweise gesagt, dass du jemanden deswegen kündigen musst. Du kannst auch einen ausscheidenden Mitarbeiter einfach nicht durch eine Neueinstellung ersetzen.

9. Internationale Teambildung

Bei einem zentralen Datenarchiv kannst du über die Zugriffsberechtigungen auch ein internationales Team mit deinen Zweigwerken oder externen Beratern bilden. Das eröffnet völlig neue Möglichkeiten, die ohne das Hin- und Hersenden umfangreicher Korrespondenz und großer Datenmengen auskommt.

10. Größere Wettbewerbsfähigkeit

Neben der internationalen Teambildung in den eigenen Reihen kannst du auch beim Kunden punkten. In der Produktion, beispielsweise in der Automobilindustrie, sind häufig die Hersteller von Verbindungselementen an der Entwicklung neuer Produkte beteiligt.

Allein die Anfragen mit den technischen Unterlagen umfassen riesige Datenmengen, die über Datenträger ausgetauscht werden müssen.

Solche Großprojekte kannst du viel einfacher über einen gemeinsamen Datenzugriff regeln. Das funktioniert auch im Verlagswesen oder bei Grafikern und Werbeagenturen oder schlicht allen Branchen, die mit dem Kunden gemeinsam Ideen entwickeln.

Durch diese Art der Zusammenarbeit stellst du dich zukunftsfähig auf und kannst dem Kunden schneller und effektiver helfen!

Achtung!

Nach dem Motto “andere Länder – andere Sitten” gelten auch im digitalen-online Zeitalter neue Richtlinien, wie die GoBD, an die sich jeder Unternehmer halten muss. Werden die Anforderungen nicht erfüllt, drohen teure Strafen.

Die Nachteile des papierlosen Büros

Neben den wirklich vielen Vorteilen, gibt es allerdings auch ein paar Nachteile zu bedenken:

Zunächst einmal musst du die Einführung des papierlosen Büros planen. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Besonders bei großen Firmen kann man hier nichts übers Knie brechen.

Während der Umsetzung müssen alle Mitarbeiter mit Mehrarbeit rechnen. Das sorgt meist nicht für Begeisterung. Als guter Chef solltest du daher gegenwirken und allen die Vorteile vor Augen führen und sie dazu motivieren, die Einführung nach Kräften zu unterstützen. Vielleicht kannst du dafür später einen Zeitausgleich oder einen Bonus anbieten, um die Leute bei Laune zu halten.

Dazu musst du knallharte Anweisungen erlassen, nach denen das Projekt umgesetzt werden muss. Die Gefahr ist groß, dass etwas in die Hose geht. Und ohne Anleitung und Überprüfung von oben geht es nicht. Die Anweisungen musst du im Rahmen der Neuplanung auch mit erstellen.

Organisation des papierlosen Büros

Ordnerstruktur

Sobald du den Entschluss gefasst hast, dein Büro umzustellen, geht es mit der Planung und Organisation los. Dabei kann es keine grundsätzliche und für jeden gültige Struktur geben, da es auf deine Ansprüche, deine Branche und die Anzahl deiner Mitarbeiter ankommt. Danach musst du nämlich deine Abläufe organisieren und die Zugriffsrechte regeln.

Vorgehensweise

Das Vorgehen ist dabei allerdings immer dasselbe: Du musst zuerst eine Bestandsaufnahme machen, bei der du in jeder Abteilung prüfst, wo von wem wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird oder erledigt werden muss.

Dann legst du fest, was du davon auf digitale Bearbeitung umstellen kannst und wie – durch Software, einfache Computereingabe in bestehende Programme – oder wo es gestrichen werden kann. Beispielsweise da eine Weitergabe in Papierform komplett entfällt.

Festlegen der Ordnerstruktur

Wenn alles archiviert werden soll, darf nicht jeder Mitarbeiter irgendwelche Ordner auf dem Server erstellen und hoffen, dass die anderen diese schon finden werden. Stattdessen muss die Ordnerstruktur geplant und hinterlegt werden.

Am besten ist es, wenn du deine Mitarbeiter dazu befragst, welche Ordner sie für notwendig erachten. Dann sind sie nämlich bereits aktiv mit einbezogen und fangen hinterher nicht an, sich zu beschweren, dass wichtige Ordner fehlen und andere überflüssig sind.

Dokumentenmanagement

Wenn die Ordner angelegt sind, musst du sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Unterlagen auch zeitnah und ordentlich in die richtigen Ordner ablegen. Dazu musst du Arbeitsanweisungen erstellen und Schulungen machen.

Dann müssen vorhandene Dokumente eingescannt und in die richtigen Ordner verschoben werden. Dazu gehört auch, dass alle Dokumente nach einem ganz bestimmten System konsequent benannt werden. Eventuell mit Abteilung oder Kürzel für die Abteilung plus Datum und Dokumentenname. Nur wenn die Namen einheitlich vergeben werden, hast du die Chance, die Dokumente wieder zu finden.

Meist muss das parallel zur regulären Arbeit stattfinden. Manchmal kann es auch über Azubis, Studenten oder externe Zeitarbeiter erledigt werden. Besser wäre es aber, wenn deine Mitarbeiter das selbst machen. Sie kennen sich am besten mit dem Unternehmen und den Ordnern aus und haben dann auch gleich die notwendige Übung.

Für den optimalen Umgang mit den Ordnern und der Archivierung empfiehlt sich eine professionelle Dokumentenmanagementsoftware. Denn es gibt hier einige rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen. Gerade was die Rechtssicherheit der Aufbewahrung oder Einsicht betrifft. Dieser Punkt ist durch die DSGVO noch heikler geworden.

Als Selbstständiger oder Freelancer oder im Minibetrieb mit zwei Personen wirst du vermutlich die Organisation der Ordner selbst übernehmen, um Kosten zu sparen und weil keine große Dokumentenflut zu bewältigen ist.

Trotzdem musst du natürlich professionell und richtig damit umgehen, spätestens wenn es an die Steuer oder eine Betriebsprüfung geht, sollte alles auffindbar sein.

Überzeugungsarbeit leisten

Natürlich gibt es immer Mitarbeiter und Kollegen, die dem papierlosen Büro gegenüber skeptisch sind. Besonders, wer seit vielen Jahren „traditionelle Werkzeuge“ – also Zettel und Stift – gewohnt ist. Manche werden sich zunächst schwertun, ausschließlich digital zu arbeiten. Doch auch hierfür gibt es Abhilfe.

Mitarbeitern die Angst nehmen mit hilfreichen Tools

Penultime
Eine App für digitale Handschrift. Quelle: Evernote

Zum Beispiel mit Penultimate, einer speziellen Funktion in Evernote. Damit kannst du ganz einfach handschriftliche Notizen auf dem Tablet verfassen. Du kannst das Tablet wie einen Block nutzen und darauf schreiben – nur ohne Stift und Papier.

Gut geeignet zur Einführung: Ein Team-Event!

Trotz aller Hilfsmittel und Tools ist es selbstverständlich dennoch nicht möglich, von heute auf morgen komplett umzustellen. Der wichtigste Schritt ist, zunächst alle Mitarbeiter und auch Kunden rechtzeitig mit ins Boot zu holen.

Nur, wenn die neue Philosophie in den Köpfen aller Beteiligten verankert ist, kann die Umstellung hin zu „paperless“ erfolgreich verlaufen.

Ein Team-Event zum Start kann helfen, die Vorteile zu vermitteln und dazu beitragen, dass alle an einem Strang ziehen.

Laufende Schulungen nehmen den Mitarbeitern die Unsicherheit

Im weiteren Verlauf ist besonders eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter wichtig. Nur so wird gewährleistet, dass jeder in der Lage ist, mit den Anforderungen des digitalen Büros umzugehen.

Datenverlust verhindern!

Zudem ist entscheidend, dass die Umsetzung im Bereich der Dokumentenablage vollständig erfolgt. Ansonsten besteht die Gefahr eines Datenverlusts. Denn durch eine doppelte Ablage und häufiges Synchronisieren zwischen unterschiedlichen Systemen können wichtige Daten verloren gehen oder sind nur schwer wiederzufinden.

Beachtest du diese Punkte, wirst auch du oder dein Unternehmen schon bald von allen Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren.

Übrigens: Es gibt Unternehmen, in denen sogar auf das Toilettenpapier verzichtet wird. So wie in Japan üblich, wird hier automatisch mit Wasser gespült. In dieser Konsequenz muss aber sicher nicht jeder das papierlose Büro umsetzen. Es lohnt sich auch so. Informiere dich am besten noch heute über Möglichkeiten eines papierlosen Büros.

Cloud-System als Fundament für die Digitalisierung im Büro

Google Drive

Im Rahmen der Digitalisierung kommst du oder dein Unternehmen nicht an einer Cloud-Lösung vorbei. Denn um schneller und effizienter arbeiten zu können, stellen Unternehmen auf branchengerechte ERP-Systeme um.

Diese sind durch die großen Server enorm leistungsfähig und bieten enorme Vorteile bei der Speicherung oder auch beim Versand beziehungsweise dem gleichzeitigen mobilen Zugriff auf verschiedene Daten. Das ist ein wichtiger Grundstein auch für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt und natürlich vor allem mit deinem eigenen Team und deinen Kunden. Je nachdem, wem du den Zugriff ermöglichst.

Drop Box, Google Drive & OneDrive

Es gibt unterschiedliche Anbieter für cloudbasierte Lösungen. Für welche du dich entscheidest, ist letztlich Geschmacksache. Beliebt sind die Drop Box, GoogleDrive und Microsoft OneDrive.

Immer wieder wird dabei der Datenschutz kritisiert, da die Server vieler Anbieter im Ausland stehen und daher nicht den strengen deutschen Datenschutz-Regelungen unterliegen.

Alternativen zu den beliebten oben genannten Cloudlösungen könnten für dich auch Strato HiDrive, amazon drive, iCloud Drive, SecureSafe, SpiderOak oder Your Secure Cloud sein.

Tipps & Tricks für ein digitales Büro

Es gibt verschiedene Tipps und Tricks, die dich dabei unterstützen können, dein Büro papierlos zu machen. Ein paar ganz einfache stellen wir dir hier vor:

Digitalisiere deine Briefpost

Zur Digitalisierung der Post gibt es mehrere Möglichkeiten. Hauptanbieter für einen digitalen Service ist natürlich die Deutsche Post. Je nach Unternehmensgröße und wenn du ohnehin schon mit der Cloud arbeitest, kannst du auch die Apps von Google Drive, Dropbox & Co. dafür in Anspruch nehmen.

Es gibt hierzu verschiedenen Tools beziehungsweise Anbieter, von denen du dir den passenden anhand deines Briefvolumens aussuchen musst.

Digitale Kalender statt Papierkalender

Kalender

Ein bunter Kalender auf dem Tisch ist zwar hübsch, aber wenn mehrere Termine verschoben und überschrieben werden, schnell unübersichtlich und schlampig. Hier gibt es verschiedene Lösungen für digitale Kalender, beispielsweise von Google.

Viele Unternehmen verwenden aber auch die Kalenderfunktionen der E-Mail-Programme wie Outlook, bei denen Kundentermine direkt online versendet und bestätigt werden können.

Kollaboratives Arbeiten

Ein Vorteil, der sich durch die Verwendung von Google Docs ergibt, ist das kollaborative Arbeiten. Das bedeutet, dass alle Kollegen in Echtzeit sehen, was du gerade in den Dokumenten veränderst oder bearbeitest. Noch schneller geht’s gar nicht!

Kommunikation im papierlosen Büro

Durch die Digitalisierung soll auch verhindert werden, dass Akten und Unterlagen durch den Betrieb getragen oder mehrfach kopiert werden.

Es gibt auch keine handschriftlichen Notizen mehr, die man den Kollegen auf den Schreibtisch legt. Stattdessen können interne Infotools oder Messenger Systeme eingesetzt werden, die schneller und effektiver sind und bei denen auch nichts verlorengehen kann.

New Work durch papierloses Arbeiten

Den Begriff New Work hat der Sozialphilosoph Frithjof Bergmann eingeführt. Das bedeutet „Neue Arbeit“ und bezieht sich hauptsächlich auf die Arbeitsweise des neuen digitalen Zeitalters.

Bergmann meinte damit, dass die Leute heutzutage genug Raum bekommen sollten, sich selbst zu entfalten und genügend Handlungsfreiheit bei der Arbeit zu bekommen.

Das verbessert auch deine Work-Life-Balance, also den Ausgleich zwischen Arbeit und Freizeit. Die digitale Arbeit macht dich schneller, flexibler und auch freier.

Das Digitale Gehirn im Unternehmen

Viele Firmen haben einschlägige Fachzeitschriften abonniert, die für unterschiedliche Abteilungen wichtig sind.

Diese müssen dann entweder in Umlauf gegeben werden, damit alle Betroffenen sie lesen können, oder wichtige Artikel werden zentral vorbereitet und als Kopie an die Mitarbeiter verteilt. Oft noch mit den Vermerken, dass sie sich zu etwas Gedanken machen sollen oder der Bitte um Rücksprache. Der Aufwand und die Papiermengen können in großen Firmen enorm sein.

Einfacher geht es, wenn du deinen Kollegen oder Mitarbeitern wichtige Infos aus Zeitschriften (die du ebenfalls als E-Paper abonnieren könntest, um Papier zu sparen!) stattdessen mittels verschiedener Tools zukommen lässt. Du kannst auch einen Artikel, den du unterwegs irgendwo siehst, abfotografieren und dort einfügen und teilen. Beliebte Programme für diesen Zweck sind Evernote und Microsoft OneNote.

Evernote

Evernote

OneNote ist meist bekannt, doch was ist Evernote? Das kannst du dir über den App Store leicht downloaden. Damit kannst du wichtige Unterlagen oder Fachartikel einfach abfotografieren oder einscannen und in digitalen Mappen ablegen.

Diese kannst du dann auch pro Mitarbeiter freigeben. Außerdem ist es damit möglich, dir jederzeit digitale Notizen machen. Das Beste dabei ist, dass du über eine Volltextsuche sowohl in pdfs als auch in Word-Dateien schnell suchen kannst.

Nie mehr handschriftliche Notizen?

Wenn du nicht ganz von deinen handschriftlichen Notizen wegkommst, dann gibt es auch dafür Lösungen. Denn wenn dir ein kreativer Gedanke kommst, kannst du diesen natürlich weder scannen noch fotografieren, du musst ihn notieren.

Falls du das auch auf eine Weise machen möchtest, die du später digitalisieren kannst, dann kannst du natürlich auf einen Zettel schreiben und diesen später scannen. Das kannst du jedoch sogar noch einfacher haben und mit Tools wie dem iPad Pro und dem Apple Pencil über die App „Goodnotes“ direkt in dein iPad schreiben.

Rechnungen und Belege digitalisieren

Rechnungen und Belege zu digitalisieren ist eine feine Sache, die natürlich zu deinem papierlosen Büro unbedingt dazu gehört. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, denn selbstverständlich kannst du jederzeit alles einscannen oder abfotografieren und dann weiterverarbeiten.

Tipp!

Viel schöner ist es aber, wenn diese Vorgänge weitgehend automatisch ablaufen können. Einige Tools erkennen Rechnungen und Belege automatisch und ordnen sie direkt zu! Ein solches Tool ist beispielsweise die sevScan App.

sevScan App

sevScan App

Diese App ist im Google Store erhältlich und kann über deine Smartphone-Kamera bedient werden. Sie wählt automatisch den Bildausschnitt und speichert den Beleg ohne den Hintergrund des Fotos.

Damit hast du deine Buchhaltung auch unterwegs überall im Griff. Und zwar nicht nur beim einscannen der Belege, sondern auch beim Verwalten deiner Finanzen. Am besten setzt du dich mit dem Funktionsumfang des sevDesk Programmes einmal genauer auseinander.

Die Arbeit mit dem Steuerberater digitalisieren

Nicht nur innerhalb des Büros und beim Umgang mit den Kunden ist das papierlose Büro viel schneller und effizienter. Auch bei der Arbeit mit dem Finanzamt und dem Steuerberater hast du enorme Vorteile. Denn eine gute Buchhaltungssoftware bietet dir Schnittstellen sowohl zum Finanzamt als auch zum Steuerberater.

Dadurch kannst du alle wichtigen Buchungsdaten direkt zur Verfügung stellen. Du kannst sie weiterleiten oder deinem Steuerberater Zugriff auf die relevanten Daten gewähren. Beispielsweise durch den DATEV-Export von SevDesk ist dies einfach möglich und unterstützt deinen Steuerberater bei der Erstellung deiner Buchführungsunterlagen, Abschlüsse oder Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.

Die papierlose Buchhaltung

Gerade im Bereich der Buchhaltung, wo viele Rechnungen ausgestellt werden, aber auch Eingangsrechnungen erstellt werden müssen, bietet die papierlose Buchhaltung enorm viele Vorteile. Sie ist nämlich schneller, effizienter und ermöglicht auch die taggenaue Erstellung verschiedener Statistiken, Übersichten und Auswertungen.

Denn die digitale Buchhaltung, die mithilfe eines guten Buchhaltungsprogrammes viele Vorgänge automatisch erledigt, bucht viel schneller als ein menschlicher Mitarbeiter. Rechnungen können schnell erstellt und sofort dem richtigen Kundenkonto zugeordnet werden. Diese werden korrekt, professionell und rechtlich richtig ausgestellt und archiviert.

Eingangsrechnungen, die per E-Mail reinkommen, kann das Programm automatisch den Lieferanten zuordnen und auch Auszahlungen veranlassen. Sogar die Kontoauszüge musst du nicht mehr manuell kotrollieren.

Sie werden automatisch verbucht und erledigen gleich die Zuordnung zu Debitoren- und Kreditorenkonten, sodass deine Offene-Posten-Liste schnell auf dem aktuellen Stand ist. Dadurch hast du täglich einen aktuellen Überblick über deine Finanzen.

Pad statt Papier – so klappt die Umstellung mithilfe einer Software für ein papierloses Büro

Trotz aller Argumente, die für das papierlose Büro sprechen, werden immer wieder auch Bedenken geäußert:

Dürfen rechtsrelevante Dokumente wie beispielsweise Verträge ausschließlich digital versandt und archiviert werden? Was ist mit der Sicherheit meiner Daten? Moderne Technologien und Hilfsmittel haben auf jede dieser Fragen eine Antwort. Es ist also möglich, Papier komplett aus dem Büro zu verbannen – mit den richtigen Tools.

Hierzu zählen beispielsweise:

      • Ein Dokumentenscanner zur schnellen und einfachen Digitalisierung von Papierdokumenten. (Gute Scanner gibt es bereits ab ca. 200,- Euro, zum Beispiel den Fujitsu ScanSnap iX500.)
      • Eine Software oder Webanwendungen zum Erstellen und Verwalten digitaler Notizen und anderer Dateien (zum Beispiel Evernote, Microsoft OneNote oder Google Drive).
      • Eine wertvolle Unterstützung für deine papierlose Buchhaltung bietet sevDesk

sevDesk – Ein Service, zahlreiche Anwendungen:

sevDesk App

      • Digitale Kundenverwaltung
        In der digitalen Kundenverwaltung hast du alle Informationen und Vorgänge immer im Blick – und das, ohne lange zu suchen.
      • online Rechnungen schreiben
        Einmal angelegt, immer einsatzbereit: So einfach war es noch nie, Rechnungen online zu schreiben und zu versenden.
      • Angebote, Aufträge und Lieferscheine
        Mit wenigen Klicks erstellst du Angebote und schreibst Aufträge sowie Lieferscheine.
      • Mobiles Arbeiten
        Dank der sevDesk-App kannst du ganz einfach von unterwegs Lagerbestände checken, Kundenakten einsehen und andere Funktionen nutzen.

Digitales Nomadentum: Mobiles Arbeiten Dank papierlosem Büro

Wenn du viel unterwegs bist, ist das digitale Büro ein besonderer Segen für dich. Handelsvertreter, Kreativer oder Freelancer? Mit dem digitalen Büro hast du immer alles dabei. Entweder bist du mit deinem Laptop am Start oder mit deinem Smartphone oder iPad.

Die oben beschriebenen Lösungen und Apps (und davon gibt es ja noch Unzählige mehr!) zeigen dir, was heute digital möglich ist.

Sogar wenn du dir kein voll ausgestattetes Büro leisten kannst, weil du noch am Anfang deiner Karriere bist (beispielsweise als Texter), kannst du mithilfe der Apps und deiner Hardware von überall aus schreiben.

Viele Reiseunternehmer oder Reiseblogger sind von Berufs wegen ständig unterwegs und haben gar nicht die Möglichkeit, ganze Büros und Ordner mit umfangreichen Unterlagen mit sich zu führen. Für sie ist es unerlässlich, alles auf kleinstem Raum dabei zu haben.

Auch wenn du zwar nicht musst, aber willst, kannst du von überall aus arbeiten. Du kannst dich im Sommer an den See setzen oder in ein Straßencafé, im Winter vor den Kamin. Ein Schreibtisch? Regale mit Ordnern? Brauchst du nicht. Kurz aus dem Urlaub etwas prüfen? Kein Problem. Dem Kunden spontan ein altes Projekt als Referenz zeigen? Auf Knopfdruck machbar!

Das digitale Büro ermöglicht dir alle Freiheiten. Warum solltest du es nicht ausnützen?

Papierloses Büro & rechtliche Aspekte

Auch wenn das papierlose Büro etliche Vorteile bietet, schaffen wir es meist nicht, komplett auf unsere liebgewonnenen Zettelchen zu verzichten. Wir sind es gewohnt und es geht schnell.

Viele Menschen können Dinge außerdem einfach besser visualisieren, wenn etwas auf bunten Zettelchen an einer Pinwand klebt, als in irgendeinem Ordner im PC vor sich hin dümpelt. Und es ist erwiesen, dass der Lerneffekt bei handgeschriebenen Notizen und Protokollen besser ist.

Das könnte den Widerwillen der Mitarbeiter erklären, wenn du sie plötzlich an leere, aber ordentlich aussehende Schreibtische setzt, wo sich weder Kalender, noch Stifte oder Notizblöcke befinden. Das wirkt ungewohnt und trist, mitunter auch demotivierend.

Die Papierindustrie hat am Rückgang des Papierverbrauchs ebenfalls wenig Freude. Die Umwelt um so mehr, denn weniger Bäume fallen der Papierverarbeitung zum Opfer und Tiere behalten ihren Lebensraum.

Neben den Mitarbeitern und der Papierindustrie haben auch Behörden berechtigte Sorgen. Denn alle Daten, die im Netz stehen, können gehackt werden.

Was ist mit Spionage und Ideenklau? Wie sieht es aus mit den empfindlichen Finanzdaten oder persönlichen Daten der Mitarbeiter in der Personalabteilung? Und werden auch alle Daten rechtlich richtig erfasst oder von automatischer Software richtig erkannt?

Behörden und Sicherheitsbedenken bremsen Digitalisierung aus

Für Behörden sind digitale Vorgänge vielfach ebenfalls einfacher und werden eingesetzt, beispielsweise bei der Ummeldung oder teilweise beim Gewerbeantrag. Dennoch lehnen sie bei der Kommunikation privater Daten häufig E-Mails ab und antworten nur per Brief (wie beispielsweise die Krankenkassen).

Denn der Datenschutz, Cyberangriffe, Systemausfälle und Datenverlust sowie die nicht einheitliche Regelung deutschlandweit und weltweit sind ein großes Problem. Da ist so ein Ordner im Regal für viele Firmen und Behörden immer noch die bessere Option.

Auf GoBD-konforme Software achten

Auch wenn die digitale Buchhaltung super ist, kann sie mit der falschen Software in die Hose gehen. Spätestens, wenn du deine Sammlung dem Finanzamt präsentieren musst.

Daher ist es wirklich wichtig, dass du eine gute Software benutzt, die GoBD zertifiziert ist. Das bedeutet, dass sie den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht.

Falls du deine Daten selbst archivierst – ohne Software – musst du stets darauf achten, dass sie auf dem neusten Stand sind. Das bedeutet, dass du dich stets auf dem Laufenden hältst über steuerliche relevante Gesetzesänderungen und das auch in deine Dokumente überträgst.

Das ist eine ziemlich trockene Angelegenheit, die nicht jedem Spaß macht. Mit der richtigen Software ist das aber kein Problem. Denn ein kompetenter Anbieter kümmert sich laufend darum, Änderungen und Neuerungen zu berücksichtigen und zu integrieren. Daher bist du mit einer GoBD-konformen Software rechtlich immer auf der sicheren Seite!

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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