Betriebsprüfer deckt auf – 13.000€ Nachzahlungen durch GoBD

Hamburg. Ein 41-jähriger Unternehmer musste vergangene Woche ganz schön schlucken. Ein Betriebsprüfer fand heraus, dass der Unternehmer jahrelang gegen die Rechtsordnung verstoß. Nun drohen ihm Nachzahlungen im fünfstelligen Bereich an das Finanzamt und der Gang vors Amtsgericht. Ob das das Ende des Unternehmers ist?

Etwa vor zwei Wochen ging ein Betriebsprüfer in Hamburg seiner Arbeit nach und machte einen beachtlichen Fund. Bei seiner Kontrolle kam er einem 41-jährigen Architekten auf die Schliche. Ihm drohen Nachzahlungen durch das Finanzamt in einer Höhe von etwa 13.000€.

Ein Betriebsprüfer kontrolliert viele Unterlagen, wie beispielsweise Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Rechnungen und vieles mehr. So auch bei dem Architekten aus Hamburg. Der Prüfer fand heraus, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) nicht eingehalten wurden.

 GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

GoBD beschreibt also, wie digitale Erzeugnisse heutzutage erfasst und archiviert werden müssen. Groß- und Kleinunternehmer sowie alle Selbstständigen sind davon betroffen. Jeder Unternehmer haftet selbst für die ordnungsmäßige Buchführung seines Unternehmens. Weder der Steuerberater noch eine Software sind für die Einhaltung der GoBD verantwortlich.

Doch wie kam es dazu, dass der Betriebsprüfer das bei dem Architekten herausfand?

Der 41-Jährige schrieb, wie die Hälfte aller Freiberufler, seine Rechnungen mit einem Textertsellungs- bzw. Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Word oder Excel). Nach dem Erstellen druckte er die Rechnung aus. Ein Exemplar versand er per Post an den Kunden und ein weiteres Exemplar landete im Pendelordner, der kurze Zeit später beim Steuerberater ankam.

Der Haken an der Sache? Eine Ursprungsdatei entstand, die nicht unveränderbar gespeichert wurde. PDF bzw. Word/Excel -Dateien können nicht GoBD-konform gespeichert werden. Das bedeutet, dass die Rechnung im Nachhinein manipulierbar ist. Einem Unternehmer könnte dadurch Steuerhinterziehung oder Urkundenfälschung vorgeworfen werden.

Der Architekt schenkte dem Betriebsprüfer keinen Glauben. Er weigerte sich die Nachforderungen aus der Betriebsprüfung an das Finanzamt zu zahlen.

 GoBD? Was ist das? Davon habe ich noch nie gehört!

Letztendlich landete der Unternehmer vor dem Amtsgericht. Dieses gab dem Betriebsprüfer Recht. Die Buchhaltung des Unternehmers verlief jahrelang nicht ordnungsgemäß. Dementsprechend muss der 41-Jährige nun Nachzahlungen in Höhe von 13.000€ und die Gerichtskosten tragen.

GoBD für viele ein Fremdwort

Der Architekt ist nicht alleine. Vielen Unternehmern sind die GoBD ein Fremdwort oder führen zu Unklarheiten. Eine Studie der IHK bewies, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen die GoBD als kaum oder schwer verständlich sowie unübersichtlich empfinden. Außerdem erkennen sie nicht, welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind und welche vernichtet werden können. Unternehmen bewahren mehr Unterlagen auf, als benötigt. Um solche Missverständnisse und unnötige Belastungen zu vermeiden, gibt es spezielle Programme/Softwares, die die Daten GoBD-konform abspeichern. sevDesk ist eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware. Mit ihrer Nutzung müssen sich die Unternehmer nicht um das Einhalten der GoBD sorgen.