6 Tools, die dein Wissensmanagement verbessern
„Eine Investition in Wissen bringt immer noch die besten Zinsen.“ – Benjamin Franklin, einer der Gründerväter der Vereinigten Staaten von Amerika.
Immer mehr Unternehmen erkennen, wie viel Wahrheit in diesem Satz steckt – und, dass Wissen nicht einfach angeeignet und dann sich selbst überlassen werden kann. Wissen muss auch sortiert, verwaltet, weitergegeben, gepflegt werden. Wissen muss gelebt werden. Innovatives Wissensmanagement ist darum ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen.
Das operative Wissensmanagement beinhaltet sieben Bausteine.
- Die Wissensidentifikation
Welches Wissen ist im Unternehmen bereits vorhanden bzw. auf was kannst du zugreifen?
- Der Wissenserwerb
Wie kannst du neues Wissen von außerhalb dazu gewinnen?
- Die Wissensentwicklung
Wie können interne Kompetenzen und Fähigkeiten weiter ausgebaut und verbessert werden?
- Die Wissensverteilung
Wer muss wann was wissen? Mit welchen Mitteln kannst du das Wissen im Unternehmen systematisch und effizient teilen und nutzen?
- Die Wissensnutzung
Wie setzt du dein Wissen so ein, dass es dem Unternehmen nutzt?
- Die Wissensbewahrung
Wie schützt du dich davor, dass Wissen das Unternehmen verlässt?
- Die Wissensbewertung
Hat der Einsatz deines Wissens zu mehr Erfolg geführt?
Was bedeutet Wissensmanagement? Das für ein Unternehmen relevante Wissen soll produktiv genutzt werden. Wissen ist also eine Ressource, die jedes Unternehmen nutzbar machen soll. Ziel ist es, Wissen in einem Unternehmen transparent und zugänglich für Mitarbeiter und auch andere Unternehmen zu machen. Die Aufgabe des Wissensmanagements liegt somit darin, den Wissensbestand und den Umgang mit Wissen zu organisieren.
Laut einer KPMG-Umfrage halten 80 % der Unternehmer Wissensmanagement für wichtig – aber nur 21 % haben es bereits installiert.
Dabei legen die Vorteile auf der Hand.
- Erfolgreiche Prozesse und gute Arbeitsergebnisse werden sichtbar und können für zukünftige Projekte gesichert werden
- Neue Mitarbeiter können schneller eingearbeitet werden
- Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter bleibt dem Unternehmen erhalten
- Im Unternehmen vorhandene Kompetenzen werden transparent
- Abläufe werde stetig verbessert
Doch warum beschäftigen sich dann bisher nur so wenige Firmen ernsthaft mit der Einführung eines strukturierten Wissensmanagements? Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ergeben sich leider einige Problematiken. Ganz am Anfang steht die Personalbeschaffung. Für KMUs ist es meist schwierig, Mitarbeiter mit eigenem wertvollen Wissensschatz zu finden und bereit sind, sich mit dem Thema Wissensmanagement zu befassen. Zudem gibt es oft seltener Spezialisten und stattdessen eher Generalisten, die mehr oder weniger über das gleiche Wissen verfügen.
So geht’s:
Wie führe ich Wissensmanagement in meinem Unternehmen ein?
Wer ein erfolgreiches Wissensmanagement installieren möchte, sollte zunächst einige entscheidende Voraussetzungen für dessen Erfolg schaffen.
- Entwickle und lebe eine Unternehmenskultur, die es erlaubt, Wissen aktiv weiterzugeben und voneinander zu lernen.
- Definiere ganz genau, welches Wissen dein Unternehmen für den Erfolg benötigt – und welches nicht relevant ist.
- Mache dir klar, wie du Wissensmanagement praktisch umsetzen willst und kannst. Grundsätzlich gibt es zwei Strategien. Die Interaktionsstrategie setzt in erster Linie auf den verstärkten persönlichen Austausch, während bei der Kodifizierungsstrategie vor allem Informationstechnologien zum Einsatz kommen. Auch Mischformen sind natürlich möglich, die reine Interaktion reicht heute selten aus.
Um Wissensmanagement in einem kleinen oder mittleren Unternehmen einzuführen, solltest du am besten ein konkretes, überschaubares und gut geplantes Pilotprojekt in Angriff nehmen. So erlangst du in einem abgesteckten Rahmen wichtige Erkenntnisse, aus denen sich weitere Schritte ableiten lassen.
Welche Tools kann ich nutzen?
In Zeiten immer schnellerer Entwicklungen und vielen kurzlebigen Trends gewinnt das Wissensmanagement heute immer stärker an Bedeutung. Daher gibt es zahlreiche Anbieter elektronischer Tools und Services, die Unternehmen dabei unterstützen.
Dazu gehören zum einen die so genannten Discovery-Tools, die vor allem dem (Wieder-)Finden und Ordnen von Wissen dienen. Zum anderen Collaboration Tools, die den Austausch zwischen einzelnen Wissensträgern vereinfachen. Einige Dinge sollten dabei selbstverständlich sein. Dazu gehören gemeinsam genutzte Kalender (z.B. über Outlook) und ein Unternehmens-Wiki, in dem jeder Mitarbeiter schnell grundlegende, nicht projektbezogene Informationen findet.
Hier stellen wir dir 6 Tools vor, die dir zu einem erfolgreichem Wissensmanagement helfen.
1. ProWis
Mit der ProWis-Lösungsbox findest du ganz einfach das für dich passende Konzept zum unternehmensspezifischen Wissensmanagement – von der Diagnose der aktuellen Situation bis hin zur Umsetzung stehen dir zahlreiche Tools zur Verfügung. Besonders interessant für KMUs sind die Beispiele aus mittelständischen Unternehmen, die bereits erfolgreich ein systematisches Wissensmanagement installiert haben.
2. Memonic
Memomic ist ein nützliches Web-Tool für kollaboratives Arbeiten und Content-Sharing. Nutzer können gemeinsam an Multimedia-Notizen und Online-Inhalten arbeiten und diese per Web-Clipper ganz einfach importieren. Zudem können alle Inhalte zum Beispiel in Microsoft Sharepoint, Salesforce oder Atlassian Confluence integriert werden.
3. Diigo
Gemeinsam recherchieren, gemeinsam arbeiten, einfach teilen – Knowledge-Sharing mit Diigo ist perfekt für effiziente Kollaboration in kleinen und größeren Teams. Und es bietet mit Ordern, Arbeitsgruppen, Tags und Listen eine besonders übersichtliche Ablagefunktion.
4. Mindmeister
Mindmaps sind ideal, um Ideen und Konzepte strukturiert zu visualisieren und sie leicht verständlich zu präsentieren. Genau dies bietet die Software MindMeister. Online können User gemeinsam an Maps arbeiten und zum Beispiel Bilder, Links oder Dateien einfügen. Jede einzelne Änderung wird farbig markiert, so dass alle Teammitglieder stets nachvollziehen können, wer gerade was macht. Besonders praktisch ist auch die Chat-Funktion, über die die Beteiligten miteinander kommunizieren können, ohne ein anderes Tool aufrufen zu müssen.
5. Doodle
Gemeinsame Termine ganz einfach abstimmen und festlegen – mit Doodle ist dies auch für Personen, die nicht zusammen in einem Büro sitzen, kein Problem. Umfragen können per E-Mail verschickt, die Termine in Outlook integriert werden.
6. Tom’s Planner
Ein einfaches Projektmanagement-Tool, in dem mehrere Nutzer gemeinsam an Projekt- und Ablaufplänen arbeiten können. Besonders überzeugend ist die einfache Handhabung durch zahlreiche Elemente, die per Drag&Drop eingefügt werden. Zudem stehen viele Templates zur Verfügung, auf die zurückgegriffen werden kann. Um fertige Pläne allen zur Verfügung zu stellen, ist ein Export ins PDF-Format möglich.
Extra-Tipp
Eine gute Informationsquelle für KMUs, die sich mit Wissensmanagement beschäftigen wollen, stellt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie dar. Auf dessen Website findest du zahlreiche Tipps und Tricks rund um das Wissen als Erfolgsfaktor.
