Umsatzsteuer abführen in Österreich: Das solltest du beachten
Wenn du deinen Kunden eine Rechnung schreibst, solltest du dich unbedingt mit der Umsatzsteuer auskennen. Falls du auf deiner Rechnung nämlich nicht den richtigen Steuersatz oder unberechtigterweise Umsatzsteuer ausweist, kann das ganz schön ins Auge gehen – sprich du zahlst mehr Steuern als nötig oder ärgerst dich später über Steuernachzahlungen. Wie geht's nun aber richtig?
Dieser Artikel erklärt dir, was die Umsatzsteuer ist, warum sie für selbstständige Unternehmer wichtig ist und welchen Steuersatz du wann benutzt. Zudem lernst du, wie sich die Umsatzsteuer von anderen Steuern unterscheidet und wie man sie berechnet.
Was ist die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer, häufig abgekürzt als USt., ist eine sogenannte Verkehrsteuer. Konkret heißt das: Alle Lieferungen (z. B. Waren) und Leistungen (z. B. Dienstleistungen), die „in den Verkehr“ gebracht werden, sind bis auf wenige Ausnahmen umsatzsteuerpflichtig.
Deshalb musst du als Unternehmer zusätzlich zu deinem eigentlichen Rechnungsbetrag auch noch die Umsatzsteuer über den Regelsteuersatz von 20 Prozent oder den ermäßigten Steuersatz von 10 bzw. 13 Prozent erheben.
Die eingenommene Umsatzsteuer führst du wiederum direkt ans Finanzamt ab. Das macht sie zu einer indirekten Steuer, da der Verbraucher die Umsatzsteuer bezahlt, du sie als Unternehmer jedoch an den Staat abführst.
Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?
Umgangssprachlich sprechen zwar viele von der Mehrwertsteuer, doch korrekter ist der Begriff Umsatzsteuer. Beide, Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer, meinen aber dasselbe.
Der Begriff Umsatzsteuer betont mehr, dass sich die Umsatzsteuerpflicht auf den gesamten Umsatz bezieht. Die gesamte Umsatzsteuer bezahlt am Ende das letzte Glied in der Kette, der Endabnehmer.
Der Ausdruck Mehrwertsteuer orientiert sich dagegen mehr auf den Aspekt, dass Firmen nur auf den Mehrwert, den sie mit ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung erzielen, besagte Steuer abführen müssen. Aus diesem Grund darfst du als Selbstständige bzw. Unternehmer von deiner eingenommen Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt schuldest, deine bezahlte Vorsteuer abziehen. Mit diesem Vorsteuerabzug verringert sich deine Zahllast oder wie Steuerprofis sagen, verringert sich deine Umsatzsteuerschuld.
Mehr zum Thema Vorsteuer erfährst du in unserem Beitrag Vorsteuerabzugsberechtigung.
Umsatzsteuer vs. Vorsteuer
Ob es sich um Umsatzsteuer oder um Vorsteuer handelt, ist eine Frage der Perspektive. Also ob du Kunde doder Verkäufer bist. Im Prinzip sprechen wir aber von denselben Beträgen.
Machen wir dazu ein Beispiel: Hast du dir als Unternehmer für 1.000 Euro netto einen neuen Laptop gekauft, bezahlst du als Leistungsempfänger zusätzlich 200 Euro Vorsteuer an den Verkäufer. Da du steuerlich sozusagen in Vorleistung gehst, bezeichnet man die gezahlte Umsatzsteuer hier als Vorsteuer. Der Online-Shop, der dir den Laptop verkauft hat, ist hingegen der Leistungserbringer. Er nimmt ganz regulär die 200 Euro Umsatzsteuer von dir ein. Es handelt sich in beiden Fällen um dieselben 200 Euro, sie werden nur anders bezeichnet.
Wie du die Vor- und Umsatzsteuer dem Finanzamt meldest
Als Selbstständiger musst du regelmäßig eine Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt abgeben und dabei deine Umsätze bzw. die gezahlte und eingenommene Umsatzsteuer auflisten. Darin machst du also auch die Vorsteuer geltend. Die Finanzbeamten werden sie dann direkt von deiner eingenommenen, geschuldeten Umsatzsteuer abziehen. Dadurch verringert sich deine Umsatzsteuerzahllast bzw. deine Umsatzsteuerschuld. Im Gegensatz zu privaten Verbrauchern sollen Unternehmer und ihr Unternehmensgewinn nämlich nicht durch die Umsatzsteuer belastet werden.
Dieser Vorsteuerabzug betrifft allerdings nur Vorsteuer-Beträge, die du für deine Betriebsausgaben entrichtet hast. Das kann die Vorsteuer auf besagten Laptop sein, aber auch für Büromaterial, die Hotelübernachtung auf der Dienstreise oder einen Firmenwagen. Private Ausgaben für deinen Haushalt oder die Lebensführung, wie zum Beispiel die Renovierung deines Wohnzimmers, fallen daher nicht unter den Vorsteuerabzug. Ebenso wenig wie Ausgaben für Geschenke, Geldstrafen in Strafverfahren oder die Einkommenssteuer.
Falls du in einem Abrechnungs- bzw. Voranmeldungszeitraum relativ hohe Summen investierst, weil du dir beispielsweise teure Büromöbel kaufst, kann es passieren, dass du mehr Vorsteuer bezahlst, als du an Umsatzsteuer einnimmst. Daraus entsteht eine negative Umsatzsteuerschuld (= Guthaben beim Finanzamt). Dann muss dir das Finanzamt sogar Geld zurück überweisen. Gerade Gründern in der Anfangsphase hilft das, liquide zu bleiben. Du erkennst dein Guthaben am Minuszeichen vor der Umsatzsteuerschuld am Ende deiner Umsatzsteuererklärung.
Wann du die Umsatzsteuer bezahlen musst
Du führst je nach Höhe deines Umsatzes deine Umsatzsteuer als Voranmeldung monatlich, alle drei Monate oder mit der Steuererklärung einmal im Jahr an das Finanzamt ab. Den Turnus deiner Umsatzsteuervoranmeldung bestimmt das Finanzamt und orientiert sich dabei an der Höhe deiner Umsatzsteuerschuld.
Je höher dein Umsatz sowie deine Umsatzsteuerzahllast, desto wahrscheinlicher ist es, dass du deine Umsatzsteuer monatlich abführen musst. Das heißt dann auch, dass du jeden Monat eine neue Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen musst.
Aber egal, ob monatlich oder quartalsweise: Der Stichtag für die Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der 15. des zweitfolgenden Kalendermonats. Zahlst du monatlich, muss deine Vorauszahlung für Mai also bis zum 15. Juli erledigt sein.
Am Ende des Jahres erstellst du dann noch eine Umsatzsteuererklärung, in der du alle bereits gezahlten Beträge auflistet. Die werden dann mit der tatsächlichen Steuerlast verrechnet.
So berechnest du deine Umsatzsteuerzahllast
Um herauszufinden, wie viel Umsatzsteuer du zahlen musst, musst du deine Umsatzsteuerzahllast ermitteln. Dazu ziehst du einfach deine bezahlte Vorsteuer von deiner eingenommenen Umsatzsteuer ab. Ist die Differenz positiv, musst du etwas Umsatzsteuer abführen. Ist sie negativ, erhältst du Geld zurück. Ein Beispiel sieht wie folgt aus:
Du hast dir wie oben erwähnt bei einem Online-Shop für 1.000 Euro netto einen neuen Laptop gekauft. Der Händler schlägt 20 % Umsatzsteuer obendrauf. Du bezahlst also 200 Euro Vorsteuer. Mit deinem Unternehmen verkaufst du 1.000 Waren zu je 12,00 Euro (10 Euro Netto-Verkaufspreis und 20 % Umsatzsteuer). Du nimmst also 2.000 Euro Umsatzsteuer ein (2 Euro x 1.000 Produkte).
Somit hast du 2.000 Euro an Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Da du im gleichen Zeitraum jedoch 200 Euro Vorsteuer bezahlt hast, kannst du diese davon abziehen. Deine Umsatzsteuerzahllast gegenüber dem Finanzamt beträgt somit 1.800 Euro, die du im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung begleichst.
Wer ist überhaupt umsatzsteuerpflichtig?
In Deutschland ist jeder Unternehmer unabhängig von seiner Rechtsform dazu verpflichtet, beim Verkauf seiner Waren und Dienstleistungen Umsatzsteuer zu erheben und diese abzuführen. Im Gegenzug ist er jedoch auch vorsteuerabzugsberechtigt und kann dadurch die gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Somit ist die Umsatzsteuer für umsatzpflichtige Unternehmer ein sogenannter Durchlaufposten.
Ausgenommen von der Umsatzsteuerpflicht sind hingegen diejenigen Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das gucken wir uns nochmal genauer an.
Umsatzsteuer bei der Kleinunternehmerregelung
Unternehmen, die pro Jahr weniger als 35.000 Euro Umsatz brutto erzielen, dürfen sich gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreien lassen. Das heißt, sie müssen ihren Kundinnen und Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Allerdings ist diese Steuerbefreiung nicht nur von Vorteil für dich. Denn sobald du diese Steuerbefreiung anwendest, kannst du dir auch keine gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Du kommst also nicht in den Genuss des Vorsteuerabzuges.
Steuersatz - Wann 10%, 13% und wann 20 % Umsatzsteuer gelten
Der ermäßigte Steuersatz von 10 % sieht das Umsatzsteuerrecht für zum Beispiel folgende Bereiche vor:
- Zeitungen, Zeitschriften, Bücher
- medizinische Hilfsmittel
- Hotelübernachtungen
- Vermietung und Verpachtung von Grundstücken für Wohnzwecke
- viele Lebensmittel wie Milchmischgetränke, Getränke, Speiseeis
Die 13 %-ige Umsatzsteuer wird auf
- lebende Tiere und Tierfutter
- Pflanzen
- Brennholz
- Kunstgegenstände und Antiquitäten
angewendet.
Alle anderen Produkte und Dienstleistungen werden mit dem Regelsteuersatz von 20 Prozent besteuert.
Was nicht der Umsatzsteuer unterliegt: 0% Umsatzsteuer
Einige wenige Produkte, Dienstleistungen und Berufe sind in Deutschland laut § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit, wie:
- Ärzte, Krankengymnastinnen und Heilpraktiker
- Medizinische Heilbehandlungen
- Briefmarken
- Volkshochschulkurse
- Vermietung und Verpachtung von Immobilien
Umsatzsteuer bei Lieferungen in oder aus dem Ausland
Bei bestimmten Lieferungen und Leistungen innerhalb der Europäischen Union geht mitunter die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger, also deinen Kunden, über. De facto nimmst du bei diesen Lieferungen als Leistungserbringer keine Umsatzsteuer ein. Im Umsatzsteuerrecht spricht man bei solchen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, also bei Rechnungen ins EU-Ausland, vom Reverse-Charge-Verfahren.
Wichtig ist, dass du diese innergemeinschaftlichen Umsätze jährlich an das Bundeszentralamt für Steuern meldest. Die Europäische Union will so Umsatzsteuerbetrug verhindern.
Etwas anders verhält sich die Situation mit Leistungsempfängern, die zwar in Europa, aber außerhalb der EU liegen. Länder wie die Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen zählen nämlich zum Drittlandsgebiet. Sie gehören nicht zur Europäischen Union und fallen daher nicht unter die innergemeinschaftlichen Umsätze. Bei Rechnungen ins Drittland entfallen daher die Besteuerung des Entgelts sowie die Abgabe der Umsatzsteuer. Dies gilt für alle Länder, die nicht Mitglied der EU sind.
Importierst du außerdem Waren aus dem Ausland, musst du dich in jedem Fall sorgfältig mit dem Thema Einfuhrumsatzsteuer beschäftigen. Die hier entstehende Einfuhrumsatzsteuer erhebt im Übrigen der Zoll und nicht das Finanzamt.
Umsatzsteuer berechnen
Bei 20 Prozent Mehrwertsteuersatz multiplizierst du einfach deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,20. Bei 10 Prozent Umsatzsteuersatz multiplizierst du deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,10. Bei 13 Prozent Umsatzsteuersatz multiplizierst du deinen Netto-Rechnungsbetrag mit 0,13. Diese Summe addierst du auf deinen Rechnungsbetrag und weist sie als Umsatzsteuer mit dem jeweilig gültigen Steuersatz in deiner Rechnung separat aus.
Mit unserem kostenlosen Mehrwertsteuerrechner musst du allerdings nicht lange herumrechnen und kannst direkt online die Umsatzsteuer für deine Rechnung berechnen. Probiere es jetzt aus!
Umsatzsteuer richtig verbuchen
Du weißt jetzt also, dass du auf all deinen Rechnungen Umsatzsteuer berechnen musst und sie an das Finanzamt weitergibst. Und dass du Vorsteuer abziehen darfst. Aber wie bucht man das richtig?
Grundsätzlich solltest du deine Nettobeträge und die Umsatzsteuer immer voneinander trennen. Erledigst du deine Buchhaltung noch mit Excel, machst du am besten zwei Spalten. Nutzt du eine Buchhaltungssoftware, solltest du ein separates Konto für die Umsatzsteuer haben. Darauf landen alle Umsatzsteuerbeträge aus deinen
- Verkäufen auf Rechnung und
- Bar-Verkäufen.
Außerdem verbuchst du darauf z. B. Reklamationen – also, wenn du den Verkaufspreis und damit auch die Umsatzsteuer zurückbuchst.
Zusammenfassung
Die Umsatzsteuer ist für dich als Unternehmer von großer Bedeutung, da sie deine finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt sowie deine eigene Buchhaltung betrifft. Die Unterschiede zur Mehrwertsteuer sowie die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges sind wichtige Aspekte, die du verstehen musst, um deinen Pflichten als Unternehmer nachzukommen. Indem du weißt, wann du welchen Steuersatz anwendest und wie du deine Umsatzsteuer dem Finanzamt meldest, umgehst du steuerliche Fallstricke und hältst gleichzeitig deine Unternehmensfinanzen in Ordnung.
