Belege in der Buchhaltung: Das solltest du wissen!
Selbstständige und Unternehmen haben im Rahmen ihrer Buchhaltung regelmäßig mit Belegen zu tun. Für die Buchhaltung dient ein Beleg als Nachweis für einen Geschäftsvorfall im Business-Alltag. Daher wird er dann auch als „Buchungsbeleg“ bezeichnet. In unserem Beitrag stellen wir dir die gängigsten Arten von Belegen vor. Zudem erfährst du Wissenswertes zum Thema Belege und Belegbuchhaltung.
Was ist ein Beleg?
Belege spielen bei der Buchhaltung eine wichtige Rolle, denn sie dokumentieren alle Geschäftsvorfälle rund um dein Business. Gemäß UGB bedarf es für jede Buchung auch eines entsprechenden Buchungsbelegs als Nachweis. Sollte es einmal zu einer Betriebsprüfung kommen, können dann jegliche Geschäftsvorfälle anhand ihrer zugehörigen Buchungsbelege nachvollzogen werden.
Zu Belegen zählen beispielsweise:
Während es früher ausschließlich Papierbelege gab, können Belege heute oftmals elektronisch § 190 Abs. 5 UGB ausgestellt werden, was die Buchhaltung im Alltag deutlich vereinfachen kann. Hier bieten Online-Rechnungsprogrammewie sevdesk zusätzliche Unterstützung.
Welche Belegarten gibt es?
Bei der Buchhaltung von Belegen wird zwischen verschiedenen Belegarten unterschieden. Zunächst lassen sich diese in interne und externe Belege unterteilen.
Ein interner Beleg wird von dir als Unternehmer ausgestellt. Bei internen Belegen handelt es sich zum Beispiel um:
- Ausgangsrechnungen
- Belege über Stornierungen oder Umbuchungen
- Entnahmebelege
- Quittungsdurchschriften
Ein externer Beleg wird wiederum von Externen wie Kunden, Lieferanten, Dienstleistern etc. erstellt. Beispiele für externe Belege sind unter anderem:
- Eingangsrechnungen
- Gutschriften
- Quittungen
- Steuerbescheide
- Kontoauszüge und weitere Bankbelege.
Zudem gibt es noch diverse weitere Unterkategorien und Arten von Belegen wie Eigenbelege und Fremdbelege. Weitere Informationen dazu findest du in unserem Beitrag zum Thema Belegarten.
Was ist die Belegbuchhaltung?
Bei der Belegbuchhaltung, auch „Zettelbuchhaltung“ oder gelegentlich „Belegbuchführung“ genannt, handelt es sich um eine besondere, nunmehr eher veraltete Form der Buchhaltung. Bei dieser werden die einzelnen Belege zu einem sogenannten Grundbuch zusammengefasst – beziehungsweise stellen vielmehr ein Substitut für ein klassisches Grundbuch im Rahmen der Buchhaltung dar, da sie die Funktion eines solchen übernehmen. Jede Buchung erfolgt hier direkt aus dem Beleg auf das entsprechende Personen- oder Sachkonto. Im Rahmen der steigenden elektronischen Abwicklung von Geschäftsvorfällen hat die Belegbuchhaltung zunehmend an Bedeutung verloren.
Doch was bis heute unverändert wichtig bleibt, ist der korrekte Umgang mit Belegen – sowohl mit Papierbelegen als auch mit digitalen.
Ordnungsgemäße Buchhaltung von Belegen: Das gibt es zu beachten
Die Buchhaltung in Papierform ist weitgehend überholt und wurde somit in vielen Fällen durch die digitale Buchhaltung ersetzt. Doch auch für die deutlich einfacher zu handhabende elektronische Buchhaltung gibt es Regeln, denn hier gelten seit 2015 die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) bzw. seit 2017 die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung). Diese beinhalten alle Kriterien und Richtlinien, die bei der elektronischen Buchhaltung zu erfüllen sind.
Mit der Rechnungssoftware von sevdesk kannst du deine Belege ganz einfach erfassen, digitalisieren, verwalten – und GoBD-konform aufbewahren.
Pflichtangaben und Aufbau von Belegen
Für Belege wie beispielsweise eine Rechnung, eine Quittung oder einen Bewirtungsbeleg gibt es entsprechende Pflichtangaben, die einzuhalten sind. Fehlen Pflichtangaben, so kann dies zum Beispiel zu Problemen beim Vorsteuerabzug führen, wenn ein Beleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Der Aufbau eines Belegs und welche genauen Pflichtangaben dieser enthalten muss, hängt von der konkreten Belegart ab. So muss eine Rechnung beispielsweise unter anderem stets eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die Steuernummer des Rechnungsausstellers enthalten, während diese Angaben bei einer Kleinbetragsrechnung fehlen dürfen. Daher ist es wichtig, dass du dich je nach Belegart individuell informierst.
Hier einige beispielhafte Bestandteile eines Belegs:
- Belegdatum
- Belegnummer
- Name des Ausstellers und ggf. des Empfängers
Zudem gibt es wie erwähnt je nach Belegart noch diverse weitere individuelle Pflichtangaben, die unbedingt einzuhalten sind, wie beispielsweise die individuellen Pflichtangaben für eine Rechnung.
Digitale Buchhaltung: Belege ordnungsgemäß einscannen und archivieren
Um sowohl digitale Belege als auch Belege in Papierform GoBD-konform aufzubewahren müssen diese ordnungsgemäß erfasst und archiviert werden. Für Selbstständige, die ihre Rechnungen noch mit Office-Programmen wie Word oder Excel erstellen wollen, werden die GoBD zur großen Herausforderung. Ablegen lassen sich die entsprechenden Dokumente in Ordnern unter Windows oder anderen Systemen. Ein GoBD-konformes Handeln ist damit oft nicht mehr gewährleistet, ebenso wenig wie die geforderte lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie.
Geht das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung davon aus, dass die GoBD nicht eingehalten werden, so kann es zur Steuerschätzung kommen – und die kann für dich unter Umständen sehr teuer werden.
Hier kann dir eine online Buchhaltungssoftware wie sevdesk helfen. So kannst du deine Belege einscannen, digital erstellen und ordnungsgemäß archivieren. Besonders nützlich ist dabei beispielsweise die Funktion zum Erfassen von Belegen inklusive automatisierter Belegerkennung, mit der du viel wertvolle Zeit sparen kannst. Zudem bietet dir sevdesk diverse weitere hilfreiche Funktionen wie den Datei-Export für deinen Steuerberater aus sevdesk in DATEV.
Wie du deine Belege schnell und einfach in sevdesk erfassen kannst, zeigt dir folgendes Video.
Aufbewahrungsfristen von Belegen
Für Belege gibt es entsprechende Aufbewahrungspflichten. Zu diesen zählen auch die korrekten Aufbewahrungsfristen von Belegen. Hier unterscheidet man zwischen
- der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 132 Abs. 1 Bundesabgabenordnung (BAO);
- der unternehmensrechtlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§§ 190 und 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB) und
- längeren Aufbewahrungsfristen von 22 Jahren (nur für umsatzsteuerrechtlich buchhalterische Vorgänge im Zusammenhang mit Grundstücken lt. §§ 190, 212 UGB).
Belege verloren oder fehlende Belege
Für die Buchführung gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Daher solltest du im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung alle Belege stets sorgfältig und korrekt aufbewahren. Kommt es doch einmal dazu, dass ein Originalbeleg fehlt, kann dies unterschiedliche Gründe haben. So kann es beispielsweise passieren, das Originalbelege verloren gegangen oder vernichtet worden sind. In diesem Fall muss ein entsprechender Ersatz- beziehungsweise Notbeleg in Form eines Eigenbelegs erstellt werden, um den Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Alles dazu erfährst du in unserem separaten Ratgeber zum Eigenbeleg erstellen.
Wichtig: Notbelege werden vom Finanzamt besonders gründlich geprüft. Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung sollten sie die absolute Ausnahme sein!
