Honorarnote Vorlage

Honorarnote schreiben mit Vorlage: So füllst du sie Schritt für Schritt richtig aus

Damit du mit unserem Muster deine eigene Honorarnote schreiben kannst, solltest du die Rechnungsvorlage zunächst an dein Unternehmen oder deine Leistung anpassen. So arbeitest du richtig mit unserer Vorlage für Word und Excel:

1. Lade dir unsere Honorarnote-Vorlage kostenfrei herunter. Du kannst den Beleg entweder in MS Word oder Excel ausstellen.
2. Gib oberhalb des Adressatenfelds deinen Firmennamen und die Anschrift ein. Darunter folgen Angaben zum Kunden wie Name und Anschrift.
3. Füge oben rechts in der Kopfzeile dein eigenes Firmenlogo anstelle unseres sevDesk-Logos ein. Natürlich kannst du es bei Bedarf auch durch Verschieben an einer anderen Stelle auf der Rechnung platzieren.
4. Trage oben rechts eine einmalige Rechnungsnummer ein, die neben Zahlen auch aus Buchstaben bestehen darf (z. B. 22F0007). Darunter folgen das Ausstellungsdatum der Honorarnote, die Kundennummer und der Name des Ansprechpartners in deinem Unternehmen.
5. Wähle unterhalb des Betreffs einen treffenden Kopftext mit wichtigen Informationen für die Abrechnung.
6. Jetzt kannst du deine Honorarnote schreiben. Halte die Bezeichnung der gelieferten Waren oder deiner Dienstleistung, den Leistungszeitpunkt, die Menge, den Einzelpreis und den gesamten Betrag fest. In der Excel-Vorlage für die Honorarnote errechnen sich automatisch das Entgelt ohne Umsatzsteuer, der Steuerbetrag und der Gesamtbetrag der Honorarnote.
7. Unterhalb des Betrags kannst du weiteren Freitext angeben. Üblicherweise finden sich hier ein Hinweis auf das Zahlungsziel sowie deine persönliche Signatur.
8. Der Fußtext bietet ausreichend Platz, um deine Firmenanschrift und Kontaktdaten, die Bankverbindung und weitere wichtige Informationen in die Rechnung aufzunehmen, etwa deine Umsatzsteueridentifikationsnummer und den Namen des Geschäftsführers oder der Geschäftsführerin.
9. Drucke die Honorarnote aus, wenn du sie per Post verschicken möchtest, oder speichere sie als PDF ab, falls du sie per E-Mail verschickst.
10. Speichere deinen Beleg jetzt unter der vergebenen Honorarnotennummer ab.

Was ist eine Honorarnote?

Bei einer Honorarnote handelt es sich um eine spezielle Art von Rechnung, die vor allem Freiberufler und Freiberuflerinnen ausstellen. Dazu gehören etwa:

1. Physiotherapeuten und Physiotherapeutinnen
2. Psychotherapeuten und Psychotherapeutinnen
3. Architekten und Architektinnen
4. Steuerberater und Steuerberaterinnen
5. Ärzte und Ärztinnen
6. Angehörige kreativer Berufe
7. Dozenten und Dozentinnen
8. Bildungseinrichtungen

Auch einige gewerbliche Berufe stellen Honorarnoten aus, etwa Finanzberater und Finanzberaterinnen sowie Redner und Rednerinnen. Der Beleg enthält die wichtigsten Eckdaten rund um die erbrachte Leistung und dient dazu, diese abzurechnen.

Gibt es einen Unterschied zwischen Rechnung und Honorarnote?

Tatsächlich ist der einzige Unterschied zwischen Rechnung und Honorarnote die Bezeichnung. Inhaltlich sind beide Dokumente weitgehend identisch, und für die Honorarnoten gelten auch dieselben gesetzlichen Vorschriften wie für Rechnungen. Während jedoch überwiegend Freiberufler und Freiberuflerinnen die Honorarnote nutzen, ist die Rechnung eher im gewerblichen Bereich üblich.

Darf eine Privatperson eine Honorarnote ausstellen?

Auch Privatpersonen sind berechtigt, eine Honorarnote auszustellen. Üblicherweise nutzen sie diese Möglichkeit, um kleinere Arbeiten abzurechnen, wenn weder ein Arbeitsverhältnis noch eine Selbstständigkeit besteht. Eine solche private Abrechnung unterscheidet sich nicht wesentlich von einer normalen Honorarnote. Allerdings darf sie auf keinen Fall mit Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei einer einmaligen Verrechnung ohne Gewinnerzielungsabsicht kannst du eine Honorarnote ohne Gewerbe schreiben.

Wie sehen die gesetzlichen Vorgaben zur Honorarnote aus?

Der Gesetzgeber definiert keine besonderen Normen für die Verrechnung per Honorarnote. Es gelten daher dieselben Vorgaben wie für eine klassische Rechnung, die sich aus § 14 UstG ergeben. Erbringt der Freiberufler oder die Freiberuflerin die Leistung gegenüber einem Unternehmer oder einer Unternehmerin, muss die Abrechnung innerhalb von sechs Monaten erfolgen. Bei einer Honorarnote gegenüber Privatpersonen gibt es keine zeitliche Begrenzung für die Verrechnung.

Welche Inhalte muss eine Honorarnote-Vorlage enthalten?

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet bezüglich der verpflichtenden Inhalte von Honorarnoten zwischen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Honorarnoten über 250 Euro:

Sind Honorarnoten steuerfrei?

Eine umsatzsteuerfreie Honorarnote kannst du als Leistungserbringer oder Leistungserbringerin ausstellen, wenn du als Freiberufler oder Freiberuflerin die Kleinunternehmerregelung nutzt. Dabei darf dein Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro und im Folgejahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen. Du kannst dann die Steuerbefreiung nach § 19 UStG beantragen.

Auf deiner Rechnung muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen, etwa mit dieser Formulierung: „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“. Auch Honorarnoten an ausländische Kundinnen und Kunden werden häufig ohne ausgewiesene Umsatzsteuer ausgestellt.

Müssen Honorarnoten versteuert werden?

Honorarnoten sind im Hinblick auf die Einkommensteuer nicht steuerfrei. Du musst deine Einkünfte im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung versteuern.

Fazit

Mit unserer Vorlage für eine Honorarnote in Word oder Excel kannst du deine Honorarnote ganz einfach selbst erstellen. Ob als Privatperson oder Freiberufler/in: Fülle einfach die vorhandenen Felder aus, trage die Informationen zu deinem Unternehmen ein und schon ist die Honorarnote fertig. Lade dir jetzt unser Muster für eine Honorarnote herunter und leg direkt los.