Musst du an deine Kunden oder Lieferanten eine Saldenbestätigung verschicken und hast gerade keine Idee, wie du diese richtig formulieren kannst? Dann hilft dir sevDesk unkompliziert weiter: Mit unserem kostenlosen Muster für die Saldenbestätigung kannst du diese zeitraubende Aufgabe schnell erledigen. Lade dir hier unsere Vorlage für Word herunter und erstelle in nur wenigen Minuten individuelle Bestätigungsanfragen für deine Geschäftspartner.

Saldenbestätigung mit Muster erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mit unserem Saldenbestätigung-Beispiel kannst du als Mandantin oder Mandant deinen Wirtschaftsprüfer in nur wenigen Minuten glücklich machen. So gehst du vor:

Nutze unseren Download und hol dir unsere Vorlage für die Saldenbestätigung auf deinen Rechner. Öffne sie in MS Word oder einer anderen Textverarbeitung, um sie zu bearbeiten.
Tausche oben rechts das sevdesk-Logo gegen dein Firmenlogo und ergänze darunter die Anschrift deines Unternehmens.
Im linken Adressblock erfasst du die Anschrift deines Geschäftspartners.
Gib den Ort und das Datum deines Schreibens ein.
Der Betreff enthält den Stichtag, zu dem der Kunde oder Lieferant den Saldo bestätigen soll. Ergänzend solltest du eine Debitoren- oder Kreditoren-Nummer angeben. Dies erleichtert die Zuordnung.
Im Fließtext müssen zwingend Name und Anschrift sowie weitere Kontaktdaten des Abschlussprüfers stehen, denn die Rückantwort muss an ihn zurückgeschickt werden.
Danach folgen der Saldo, den du abfragen möchtest, sowie das Datum des Stichtags, zu dem du die Auskunft einholen willst.
Passe nun noch die Grußformel sowie die Fußzeile mit Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung und weiteren wichtigen Informationen zu deinem Unternehmen an.
Auf der zweiten Seite findest du das Muster für die Antwort auf die Saldenbestätigung. Hier musst du keine Anpassungen vornehmen.

Bist du bereit? Lade dein Saldenbestätigung-Muster gleich herunter und leg‘ los.

Was ist eine Saldenbestätigung?

Mithilfe einer Saldenbestätigung überprüfen Wirtschaftsprüfer bei der Jahresabschlussprüfung, ob die Saldenlisten ihrer Mandantinnen und Mandanten korrekt sind. Dazu verschicken sie eine Bestätigungsanfrage an deine Geschäftspartner (Debitoren und Kreditoren) und holen damit Einkünfte über die von ihnen geführten Salden ein. Die Vorbereitung dieser Anfragen liegt jedoch häufig beim Unternehmen selbst, das diese auf der Basis der eigenen Stammdaten der Kunden und Lieferanten und Saldenlisten erstellt.

Der Abschlussprüfer erhält durch Saldenbestätigungen Informationen darüber, ob die sich aus deiner Buchhaltung ergebenden Saldenlisten korrekt sind oder Abweichungen vorliegen. Dies ist wichtige Basis für die Prüfung deines Jahresabschlusses.

Arten der Saldenbestätigung: Was beinhaltet eine Saldenbestätigung?

Je nachdem, wie die Bestätigungsanfrage bei Debitoren und Kreditoren eingeholt wird, lassen sich mehrere Arten von Saldenbestätigungen unterscheiden.

Negative vs. positive Saldenbestätigung – welche Methode ist besser?

Ob es sich um eine negative oder eine positive Saldenbestätigung handelt, hängt mit der Art der erwünschten Rückmeldung zusammen oder vielmehr mit dem Umgang mit nicht erhaltenen Rückantworten:

Negative Saldenbestätigung: Bei der negativen Saldenbestätigung muss sich der Geschäftspartner lediglich dann zurückmelden, wenn seine Prüfung eine Abweichung vom genannten Saldo ergibt. Bei einem nicht erfolgten Rücklauf ist jedoch unklar, ob die Saldenprüfung nicht durchgeführt wurde oder positiv ausgefallen ist.‍
Positive Saldenbestätigung: Bei der positiven Saldenbestätigung fordert der Wirtschaftsprüfer von Debitoren und Kreditoren eine Rückmeldung unabhängig vom Ergebnis der Prüfung des Saldos ein. Also auch wenn der Saldo übereinstimmt, ist eine Antwort erwünscht. Bei dieser Art der Saldenbestätigung gibt es keine Unklarheiten bezüglich nicht eingegangener Rückmeldungen.

Wirtschaftsprüfer werden sich in der Praxis meist für die positive Saldenbestätigung entscheiden, da sie ein geringeres Risiko für falsche Informationen beinhaltet. Ist allerdings nur eine geringe Anzahl von Abweichungen und ein niedriges Fehlerrisiko zu erwarten, kann auch die negative Saldenbestätigung eine Option für den Abschlussprüfer sein.

Inhalt der Saldenbestätigung: offene Methode oder genannter Saldo

Eine besondere Form der Bestätigungsanfrage betrifft Debitoren-Einzelposten. Dabei klärst du nicht den Saldo eines gesamten Kontos, sondern lediglich einzelne Sachverhalte. So kannst du etwa mit einzelnen Kunden deren offene Rechnungen abklären.

Meist kommt jedoch in der Jahresabschlussprüfung eine dieser Varianten zum Einsatz:

Offene Saldenbestätigung: Bei der offenen Methode teilt der Wirtschaftsprüfer mit dem Schreiben keinen Saldo mit, den der Geschäftspartner bestätigen soll. Vielmehr fragt er den in der Buchhaltung des Kunden oder Lieferanten geführten Saldo offen ab, um diesen nach der Rückmeldung intern mit den eigenen Saldenlisten abzugleichen.‍
Saldenbestätigung mit genanntem Saldo: Bei dieser Form übermittelst du mit dem Saldenbestätigung-Muster den Saldo des betreffenden Kontos an deinen Geschäftspartner. Er muss diesen auf dem beiliegenden Rückantwort-Formular lediglich bestätigen oder gegebenenfalls zu einem bestehenden Unterschiedsbetrag Stellung nehmen. Diese Prüfung erfolgt stets mit Bezug zu einem bestimmten Stichtag.

Häufige Fragen zur Saldenbestätigung

Welche Gründe können zu einer Abweichung bei der Saldenbestätigung führen?

Die Ursachen für abweichende Salden können vielfältig sein, zum Beispiel:

Verbuchung in unterschiedlichen Berichtsperioden (z. B. abweichender Buchungsschluss)
bereits ausgeglichene Forderungen oder Verbindlichkeiten, die beim Geschäftspartner noch nicht verbucht wurden
unkorrekte, nicht entstandene Forderungen oder Verbindlichkeiten, etwa weil die Ware zurückgegeben wurde oder die Buchung auf dem falschen Konto erfolgt ist
falsche Beträge durch Tippfehler bei der Buchung oder bei der Verwendung abweichender Wechselkurse bei Rechnungen in Fremdwährung

Hinzu kommen mögliche Fehler durch den Bestätigenden selbst, etwa wenn dieser den Saldo zum falschen Stichtag abgleicht, bei Betreuung mehrerer Unternehmen den Saldo des falschen Betriebs meldet oder Skonti und andere Abzüge fehlerhaft erfasst.

Ist es möglich, Saldenbestätigungen per E-Mail zu verschicken?

Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, die den Versand von Saldenbestätigungen per E-Mail verbietet. Abschlussprüfer setzen dennoch oft auf den Postversand. Grund ist, dass sich Daten in elektronischer Form leichter verändern lassen. Für eine neutrale Beurteilung des Jahresabschlusses ist es aber unbedingt erforderlich, dass die eingeholten Informationen nicht durch den Mandanten oder die Mandantin manipuliert werden können.

Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es jedoch inzwischen, Saldenbestätigungen per E-Mail manipulationssicher zu verschicken. Dies bietet sich besonders unabhängig von einer Jahresabschlussprüfung im betrieblichen Alltag des Mandanten oder der Mandantin an, etwa für den Versand monatlicher Saldenbestätigungen an Kunden und Lieferanten im Rahmen der Buchhaltung. Dies spart Zeit, ermöglicht ein schnelleres Nachfassen und kann die Rücklaufquote verbessern.

Geht der Geschäftspartner mit einer Saldenbestätigung ein Schuldanerkenntnis ein?

Grundsätzlich geht es bei einer Saldenbestätigung um die Bestätigung der rechnerischen Korrektheit deiner Saldenlisten. Dennoch ist die Unterschrift für deine Geschäftspartner nicht ganz ohne Risiko. Denn das Oberlandesgericht München entschied in einem Urteil, dass eine unterschriebene Saldenbestätigung auch als deklaratorisches Schuldanerkenntnis gewertet werden kann (Urteil vom 2. Oktober 1996, Az. 7 U 3605/96). Dies kann dazu führen, dass rechtliche Ansprüche nicht mehr geltend gemacht werden können, etwa bei Streitigkeiten über das Bestehen einer Forderung.

Ist eine Saldenbestätigung Pflicht?

Es gibt weder eine Verpflichtung, Saldenbestätigungen zu verschicken noch sie selbst zu bestätigen. Dennoch ist es im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit sinnvoll, beim Erhalt einer Bestätigungsanfrage zu kooperieren.

Hast du einen Wirtschaftsprüfer mit der Prüfung deines Jahresabschlusses beauftragt, kommst du um den Versand einer Anfrage meist nicht herum. Sie ist die einzige Möglichkeit des Abschlussprüfers, die Korrektheit der Salden deiner Konten neutral zu beurteilen.

Wie schreibe ich eine Saldenbestätigung? Beispiel jetzt herunterladen

Möchtest du direkt durchstarten und deine Konten abstimmen? Lade jetzt unsere Saldenbestätigung-Vorlage für Word kostenlos herunter, passe sie an deine Bedürfnisse an und verschicke in nur wenigen Minuten deine ersten Bestätigungsanfragen an deine Kunden und Lieferanten.