Eine Rechnungsvorlage in der Gastronomie ist nicht nur hilfreich für einen Gastronom oder Caterer. So ein Bewirtungsbeleg muss einige Pflichtangaben beinhalten und korrekt ausgefüllt werden. Damit du einige Anhaltspunkte dafür hast, was alles in so eine Vorlage gehört, haben wir dir eine Rechnungsvorlage der Gastronomie zusammengestellt.

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Korrekte Restaurantrechnungen mit unserer Vorlage erstellen

Rechnungen schreiben gehört zum Arbeitsalltag jedes Unternehmens. Doch es nimmt gerade in Stoßzeiten viel Zeit in Anspruch. Außerdem musst du immer noch darauf achten, dass alle wichtigen Punkte in der Rechnung enthalten sind. Sonst bekommst du – oder dein Kunde – Probleme mit dem Finanzamt, wenn die Rechnung später nicht anerkannt wird. Das gilt auch für Bewirtungsbelege, also Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen in der Gastronomie und im Catering. Wie es einfacher geht? Mit unserer Rechnungsvorlage für Word oder Excel!

Kostenlose Word oder Excel Rechnungsvorlage in der Gastronomie

Hier findest du die passende Rechnung, die du noch individuell abändern und mit deinem Logo versehen kannst. In den kostenlosen Muster Rechnungen sind alle wichtigen Punkte enthalten, die du nur noch ausfüllen musst. So kannst du sicher sein, dass du rechtlich auf der sicheren Seite bist und außerdem keinen wichtigen Rechnungsbestandteil vergisst. Was alles in die Rechnung hineingehört und wie man sie genau ausfüllt, erklären wir dir in den nächsten Abschnitten.

Bewirtungsbelege werden nur bei betrieblichen Zwecken anerkannt

Rechnungen schreiben in der Gastronomie & im Catering

Alle Rechnungen müssen bestimmte Mindestangaben beziehungsweise Pflichtangaben enthalten. Ein Bewirtungsbeleg oder eine Essenslieferung durch ein Cateringunternehmen ist jedoch mit weiteren Angaben zu ergänzen, die bei anderen Rechnungen nicht vorkommen. Denn damit das Finanzamt den Beleg später anerkennt, muss es genau ablesen können, dass die Rechnung tatsächlich eindeutig aus betrieblichen Gründen zustande gekommen ist.

Außerdem musst du berücksichtigen, dass eine einfache Quittung als Beleg nicht ausreicht, wenn der Kunde die Summe von der Steuer absetzen will. Du benötigst also nicht einen einfachen Ausdruck eines Papierstreifens deiner Registrierkasse, sondern eine richtigen, maschinell erstellten Beleg!

Vorteile einer Rechnungsvorlage

Bei einer korrekten Rechnung kannst du (als Kunde) nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG 70% der Kosten steuerlich geltend machen und musst nur die restlichen 30% als Eigenanteil tragen. Oder anders herum: wenn du das Gastrounternehmen bist und deinem Kunden eine korrekte Rechnung ausstellst, dann kann er diese 70% steuerlich geltend machen. Wenn ein Unternehmen nur die eigenen Mitarbeiter bewirtet, kann er sogar 100% der Rechnung absetzen, wenn alle Mitarbeiter in deinem Restaurant bewirtet werden.

Für dich als Unternehmer oder Caterer ist es also hilfreich, richtige Rechnungen auszustellen, damit Geschäftskunden später keine Probleme bekommen und gerne immer wieder bei dir essen oder Essen bestellen!

Abgesehen von dem guten Kundenservice, den du damit leistest, hast du auch große Vorteile durch die Nutzung einer guten Vorlage. Immerhin kannst du diese laufend verwenden ohne für jeden Kunden mit der Rechnung bei null zu beginnen.

Auch bei guter Auftragslage und einem vollen Restaurant dauert das Ausfüllen der Rechnung nicht lange. Zudem kannst du aufgrund der enthaltenen Vorgaben auch nicht versehentlich einen wichtigen Punkt vergessen.

Daher solltest du in jedem Fall gut vorbereitet sein, wenn du eine Rechnung schreiben möchtest. D.h. ein Muster einer Bewirtungsrechnung parat haben, welches du vor Ort verwenden kannst. Oder später dazu nutzen, die Rechnung online zu schreiben (PDF) und zu versenden.

Anleitung zum Ausfüllen einer Rechnung in der Gastronomie

Lade dir zunächst die bevorzugte Rechnungsvorlage für Word oder Excel herunter.
Dann hast du die Möglichkeit, gleich dein Logo einzufügen.
Wenn du die Rechnung an deine Firma anpasst, solltest du neben dem Logo in der Fußzeile auch deine wichtigsten Firmendaten sowie deine Kontaktdaten und die Bankverbindung angeben.
Weiter geht es mit den beteiligten Personen. Das ist zum einen dein Unternehmen, daher trägst du deine Firma samt Adresse und Steuernummer ein. Die Steuernummer darf bei Rechnungen unter 250 Euro auch entfallen. Aber wenn du sie einmal hinterlegt hast, kannst du sie auch einfach in jeder Rechnung verwenden. Lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig.
Jetzt musst du die Adressdaten des Kunden einfügen. Bei Rechnungen unter 250 Euro sind diese nicht erforderlich, es sieht aber immer gut aus, wenn alles vollständig eingetragen ist.
Nun musst du an die Rechnungsnummer, das Rechnungs- und Lieferdatum (beim Catering) oder das Bewirtungsdatum denken. Denn du kannst die Restaurant Rechnung auch nachträglich ausstellen.
Anschließend füllst du die Leistungen, also die verzehrten Speisen oder die gelieferten Speisen und Getränke detailliert auf (Menge, Anzahl, Preis).
Dazu musst du die Mehrwertsteuer in Prozent und als Betrag ausfüllen.
Gib auch das Trinkgeld an, das geflossen ist.
Darunter kommt der Brutto-Gesamtbetrag.
Eine Besonderheit bei Bewirtungen ist für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass alle Teilnehmer des Essens mit Vor- und Nachnamen einzutragen sind.
Der zweite wichtige Punkt ist, dass du den konkreten geschäftlichen Grund dazu angibst. Allgemeine Hinweise wie „Besprechung“ gelten nicht. Stattdessen musst du genau eintragen „Besprechung Projektplanung xy …“
Der Gastgeber muss mit Datum und Ort den Bewirtungsbeleg des Restaurants unterschreiben.

Rechnungen für Catering kannst du ebenfalls am PC ausstellen und als pdf an den Kunden senden. Auf die einzelnen Punkte kommen wir bei den Pflichtangaben deiner Rechnung gleich nochmal genauer zu sprechen.

Pflichtangaben einer Rechnung in der Gastronomie

Jede Rechnung hat bestimmte Pflichtbestandteile, die im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) geregelt sind. Diese Angaben brauchst du also auch für deine Restaurantrechnung. Da du mit dieser Rechnung aber dem Finanzamt einen betrieblichen Zweck nachweisen musst, sind hier noch weitere Punkte wichtig, die in § 14 UStG nicht aufgeführt sind.

Muss ein Restaurant eine Rechnung ausstellen?

Ein Restaurant oder Caterer hat seine Kassenabrechnungen und Buchhaltungspflichten zu erfüllen und braucht daher ebenfalls Belege als Nachweise für seine Einnahmen. Auch wenn es nicht konkret geregelt ist, ist es kein Problem, dem Gast eine „richtige“ Rechnung auszustellen.

Viele Restaurants sind darauf schon eingerichtet und benutzen Rechnungen, die die speziellen Anforderungen (Teilnehmer, Grund des Essens) auf der Rückseite aufgedruckt haben. Dazu ist es aber notwendig, dass der Kassenbon später (mit einem Tacker oder Klebestreifen) fest mit der Rechnung verbunden wird. Restaurants, die ihren Kunden einen solchen Service verweigern müssten damit rechnen, dass diese kein zweites Geschäftsessen dort abwickeln, wenn sie es nicht absetzen können!

Die wichtigsten Rechnungsangaben

Was auf keinen Fall auf deiner Rechnung fehlen darf, sind folgende Angaben:

Name/Unternehmen und Anschrift des Restaurants oder Cateringbetriebs
Steuernummer des Restaurants oder Cateringbetriebs bei Rechnungen über 250 Euro
Name/Adresse des Kunden/Rechnungsempfängers, bei Rechnungen über 250 Euro
Eine fortlaufende, maschinell vergebene Rechnungsnummer
Ein Rechnungs- und Bewirtungsdatum (falls es sich um unterschiedliche Daten handelt)
Detaillierte Angaben zu Speisen und Getränken („Menü 1 Schnitzel mit Pommes“ oder „Tagesessen Schweinelendchen Jäger Art“)
Netto- und Bruttobeträge
Mehrwertsteuer (Prozent und Betrag)
Trinkgeld auf Rechnung ausweisen! Das Trinkgeld muss aufgeführt und vom Empfänger (Kellner) unterschrieben werden. Denn der Betrag erscheint nicht in der Kasse, sondern fließt direkt in den Geldbeutel des Kellners.
Gesamtbetrag

Wichtige Zusatzinformationen für das Finanzamt

Damit das Finanzamt prüfen kann, ob das Essen auch wirklich betrieblich bedingt war und ob die Höhe der Rechnung dem Zweck angemessen war, sind noch weitere Angaben notwendig.

Daher musst du alle Teilnehmer aufführen, die beim Essen anwesend waren und sowohl Vor- und Nachname als auch Firmenzugehörigkeit der betreffenden Personen angeben. Dazu kommt der ausführliche Grund für das Essen.

Der Gastgeber muss die Rechnung anschließend unterschreiben, Datum und Ort hinzufügen und am besten noch einen Firmenstempel aufdrücken. Der Kassenbon aus der Registrierkasse ist dann an der Rechnung zu befestigen und ebenfalls zu unterschreiben.

Catering-Unternehmen haben häufig kein modernes Kassensystem, sie erstellen ihre Rechnungen nach der Lieferung am PC. Das ist auch überhaupt kein Problem, es sind dabei aber genau dieselben Vorgaben zu berücksichtigen, die auch für die Restaurantrechnung gelten!

Rechnungsarten in der Gastronomie

Bei der Ausstellung der Rechnung kann es Unterschiede geben, da hier die Ausstellung verschiedener Rechnungen möglich ist. Denn als Kleinunternehmen hast du beispielsweise keine Umsatzsteuer. Darüber hinaus gibt es auch Kleinbetragsrechnung sowie die Bewirtungs- und Restaurantrechnungen. Aber was musst du jeweils beachten?

Kleinunternehmerrechnung ohne Umsatzsteuer

Wie bei anderen Rechnungen auch, müssen Kleinunternehmer berücksichtigen, dass sie keine Umsatzsteuer aufführen dürfen. Die fehlende Steuer muss allerdings auf der Rechnung erklärt werden. Das bedeutet, dass beispielsweise der Satz „Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG: keine Umsatzsteuer ausgewiesen“ oder ein ähnlicher Wortlaut mit anzugeben ist. Als Hilfestellung kannst du auch kostenlose Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer nutzen.

Kleinbetragsrechnungen in der Gastronomie

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen unter 250 Euro. Diese Grenze für Kleinbeträge wurde rückwirkend zum 1. Januar 2017 von 150 Euro auf 250 Euro erhöht. Kleinbetragsrechnungen können vereinfacht abgewickelt werden und dadurch ist der bürokratische Aufwand geringer.

Denn bei Rechnungen unter 250 Euro können Steuernummer, Name und Anschrift des Bewirtenden auch weggelassen werden.

Kleinrechnungen enthalten also mindestens:

Name und Anschrift der Gaststätte
Maschinell notierter Bewirtungstag
Ausstellungsdatum der Rechnung, auch wenn es sich dabei um den Bewirtungstag handelt
Detaillierte Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke
Rechnungsbetrag unter Angabe von Mehrwertsteuersatz und -betrag

Bei Rechnungen über 250 Euro kommen hinzu:

Name und Anschrift des Gastgebers
Gesonderte Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge nach Steuersatz und Betrag
Steuer- /Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants

Bewirtungsrechnung oder Bewirtungsbeleg

Eine Bewirtungsrechnung und eine Restaurantrechnung sind nicht dasselbe. Beim Bewirtungsbeleg handelt es sich um die Angaben auf der Rückseite der Rechnung. Der gesamte Beleg muss maschinell erstellt sein, damit das Finanzamt ihn anerkennt. Solche Bewirtungsbeleg Vorlagen zum Ausfüllen sind, genau wie Kellnerabrechnung Vorlagen, in den meisten Gaststätten vorhanden.

Restaurantrechnung

Zu dem Beleg gehört die Restaurantrechnung, die den besprochenen Rechnungsanforderungen genügen muss. Die Restaurantrechnung und der Bewirtungsbeleg müssen fest miteinander verbunden sein. Am Besten indem man sie mit einem Tacker zusammenheftet.