Gesetzliche Pflichtangaben & Bestandteile einer Rechnung [+Checkliste]

Pflichtangaben einer Rechnung: Das solltest du beachten

Was sind die Pflichtangaben einer Rechnung? In jedem Unternehmen müssen Rechnungen geschrieben werden, die Pflicht zum Schreiben von Ausgangsrechnungen ist im Handelsgesetzbuch (HGB) gesetzlich geregelt. Damit die Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, müssen sie bestimmte Bestandteile enthalten. In dem folgenden Video erklären wir, in Kürze das wichtigste zu den Bestandteilen einer Rechnung:

Die Bestandteile einer Rechnung

Erforderliche Pflichtangaben einer Rechnung

Die erforderlichen Angaben in einer Rechnung (Pflichtangaben einer Rechnung) sind im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt. Eine Rechnung muss

• den vollständigen Namen und vollständige Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Ware geliefert oder die Leistung erbracht hat
• den vollständigen Name und vollständige Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Ware oder die Leistung erhalten hat
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Unternehmens de liefernden Unternehmens enthalten
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen, die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt wurde
• das Ausstellungsdatum nennen
• eine eindeutige Rechnungsnummer tragen, die einem Nummernkreis zugeordnet werden kann
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung auflisten
• den Zeitpunkt der Warenlieferung oder der Leistungserbringung kenntlich machen
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen ausweisen
• den geltenden Steuersatz beinhalten
• den Steuerbetrag enthalten.

Um es noch einfacher zu machen, kannst du unsere Checkliste herunterladen, ausdrucken und jeden Punkt abhaken:

Wird für die erbrachte Leistung oder für die gelieferte Ware keine Steuer erhoben, so ist ein Hinweis darauf erforderlich, dass eine Steuerbefreiung gilt. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn in ein EU-Drittland geliefert oder dort eine Dienstleistung erbracht wird. Die Schweiz als Nicht-EU-Land ist ein typischer Kandidat für eine solche Rechnungs-Pflichtangabe. In einem solchen Fall muss der Warenempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land und zu dem dort geltenden Steuersatz abführen. Gilt eine Rechnung für eine umsatzsteuerpflichtige Werksleistung oder an eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück und wird sie an einen Nichtunternehmer gestellt, so muss sie einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht enthalten. Für bestimmte steuerfreie Umsätze, § 4 Nr. 8 bis 28 UStG wie beispielsweise für Kreditvermittlung, Vermietung und Verpachtung, etc. entfällt diese Verpflichtung ebenfalls.

Eine Rechnung kann zusätzlich einen Hinweis auf die Zahlung beinhalten. Dies ist aber keine der Pflichtangaben einer Rechnung. Es kann auf diese Weise aber Zahlungsziel angegeben werden. Gewährt ein Unternehmer Skonto, so muss das in der Rechnung angegeben werden. Der Skontobetrag und die Zahlungsfrist, in der Skonto gewährt wird, müssen in der Rechnung aufgeführt werden. Ein weiterer wichtiger Bestandteil einer Rechnung ist die Bankverbindung des Zahlungsempfängers. Kontonummer, Bankleitzahl und Bezeichnung der Bank gehören dazu.

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Pflichtangaben einer Rechnung mit geringem Betrag

Erbringen Unternehmen nur eine Leistung von geringem Wert oder werden Waren über einen geringen Wert geliefert, so müssen auch sie Rechnungen schreiben. Der Aufbau einer Rechnung über solche geringen Beträge kann sich jedoch vom Aufbau höherer Rechnungen unterscheiden. Die Behandlung von Rechnungen über Kleinbeträge ist in §33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Für Rechnungen über Kleinbeträge gelten vereinfachte Regelungen. Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 Euro nicht übersteigt, gelten als Kleinbetragsrechnung. Solche Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich einige Mindestangaben enthalten:

• Vollständiger Name des Lieferanten / Leistungserbringers
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Ware / Dienstleistung
• Rechnungsbetrag, Nettobetrag, Steuersatz und Bruttobetrag
• Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung

Bei einer Rechnung über einen Kleinbetrag müssen der Name des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Rechnungsstellers, die Rechnungsnummer und der Leistungszeitraum nicht angegeben werden.

Verstoß gegen die Rechnungspflicht und Steuerhinterziehung

Verstößt ein Unternehmen gegen die Pflicht zur Rechnungsausstellung oder gegen die gesetzlich geltende Aufbewahrungspflicht (diese beträgt nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG zehn Jahre), so können für diese Verstöße Geldbußen von bis zu 5.000 Euro erhoben werden. Nichtunternehmer müssen bei einem Verstoß mit einer Geldbuße von bis zu 500 Euro rechnen, wenn sie Rechnungen, die Leistungen für ein Grundstück betreffen, nicht mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Ein Unternehmer verstößt gegen seine umsatzsteuerlichen Rechnungspflichten, wenn er mit dem Leistungsempfänger vereinbart, für seine erbrachten Leistungen keine Rechnung auszustellen.

Unternehmer vereinbaren mit ihren Leistungsempfängern teilweise den Verzicht auf die Rechnungslegung, um sich die Umsatzsteuer zu ersparen. Sie machen sich damit der Steuerhinterziehung strafbar. Es handelt sich bei solchen Dienstleistungen zumeist um Leistungen, die für Privatpersonen erbracht werden. Diese sind in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Da keine Umsatzsteuer berechnet wurde, muss der Leistungsempfänger für die Leistung weniger bezahlen. Da der Unternehmer in diesem Fall keine Rechnungen und keine Zahlungen buchhalterisch erfasst, kann er rechtswidrig Einkommens-, Körperschafts- und Gewerbesteuern verkürzen.

Gesetzliche Regelung zur Bekämpfung des Verstoßes gegen die Rechnungspflicht

Im Jahre 2004 wurde das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung erlassen. Dieses Schwarzarbeitsgesetz soll dazu dienen, die Vereinbarung von Leistungen ohne Rechnungslegung einzudämmen. Hauptanwendungsfall dieses Gesetzes ist die Erbringung von Leistungen, die sich auf ein Grundstück beziehen. Während für Unternehmen in diesem Zusammenhang die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung gilt, so gilt für die Empfänger der Leistungen die Aufbewahrungspflicht der Rechnung von zwei Jahren. Die Ohne-Rechnung-Abrede, die zum Zweck der Steuerhinterziehung getroffen wurde, zieht im Zivilrecht die Nichtigkeit des Vertrages nach sich. Bei bereits vollzogenen Verträgen beschränkt der Bundesgerichtshof die Unwirksamkeit unter Berufung auf Treu und Glauben.

Online oder Papier? Übermittlung von Rechnungen

Die meisten Rechnungen werden in Papierform erstellt und per Post an den Rechnungsempfänger geschickt. Ein Unternehmer kann jedoch auch Rechnungen schreiben und sie in elektronischer Form übermitteln, wofür ein Rechnungsprogramm eingesetzt werden kann. Dabei gelten die gleichen Regelungen für den Aufbau einer Rechnung wie bei einer Rechnung in Papierform. Auch hier müssen die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sein. Bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung kommt es darauf an, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten. Das ist möglich durch eine qualifizierte elektronische Signatur. Auch der elektronische Datenaustausch kann genutzt werden, wenn eine EDI-Vereinbarung getroffen wurde und darin der Einsatz eines Verfahrens festgelegt wurde, bei dem Echtheit der Datenherkunft sowie die Unversehrtheit der Daten gewährleistet sind. Eine weitere Möglichkeit für die Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Der Rechnungsempfänger muss diesem Kontrollverfahren jedoch zustimmen.

Gesetzliche Grundlagen für Rechnungen

Schuldrecht

Für Rechnungen müssen gesetzliche Regelungen berücksichtigt werden. Rechnungen werden schuldrechtlich, handelsrechtlich und umsatzsteuerrechtlich behandelt. Im Schuldrecht stellt die Rechnung keine Voraussetzung für die Entstehung oder Erbringung einer Leistung dar. Bereits im Kaufvertrag, der zwischen Käufer und Verkäufer geschlossen wird, steht fest, welche Leistung zum festgelegten Kaufpreis erbracht werden soll. Die gegenseitigen Leistungspflichten eines Kaufvertrages werden im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt. Mit der Lieferung der Ware oder der Erbringung der Leistung werden die Forderungen des Verkäufers oder Dienstleisters fällig. Im Schuldrecht ist eine Rechnung keine Voraussetzung für eine Reklamation einer Ware oder Dienstleistung und für die Haftung des Verkäufers oder Dienstleisters. Die Ausstellung einer Rechnung ist im Schuldrecht nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt. Eine Rechnung kann jedoch zur Begründung herangezogen werden, wenn der Schuldner mit der Zahlung in Verzug geraten ist. Ein Verzug tritt dann ein, wenn der Rechnungsempfänger nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Fälligkeit der Rechnung die Zahlung erbracht hat.

Handelsrecht

Im Handelsrecht gelten bestimmte Anforderungen an Rechnungen. Ein Kaufmann oder eine Handelsgesellschaft muss eine Rechnung schreiben, dabei müssen die Firma und die Rechtsform des Absenders erkennbar sein. Der Aufbau einer Rechnung erfordert außerdem wichtige Angaben über

• Ort der Handelsniederlassung
• Registergericht
• Nummer der Eintragung im Handelsregister
• Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Vorsitzender des Aufsichtsrates.

Weitere Angaben können freiwillig erfolgen, beispielsweise über das Stamm- oder Grundkapital einer Kapitalgesellschaft.

Umsatzsteuerrecht

Gemäß der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung gilt ein Dokument als Rechnung, wenn darin eine Warenlieferung oder eine Dienstleistung abgerechnet wird. Für die Erstellung von Rechnungen gelten bestimmte Grundlagen, damit die Rechnungen rechtswirksam werden. Unter anderem die Pflichtangaben einer Rechnung. Ein Unternehmer muss eine Rechnung erstellen, wenn er eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbracht hat. Die Rechnung muss nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden.

Führt ein Unternehmer eine Leistung, die im Zusammenhang mit einem Grundstück steht, oder eine Werksleistung an einen Nichtunternehmer aus, die umsatzsteuerpflichtig ist, so muss er ebenfalls innerhalb von sechs Monaten nach der Leistungserbringung eine Rechnung erstellen. Für die Rechnung gilt eine Aufbewahrungsfrist. Der Empfänger der Leistung ist verpflichtet, die Leistung zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei anderen Leistungen an Nichtunternehmer ist der Unternehmer als Erbringer der Leistung nicht zur Erstellung einer Rechnung verpflichtet, sondern nur dazu berechtigt. Stellt er jedoch eine Rechnung, muss er die Pflichtangaben einer Rechnung ebenfalls beachten.

Die Ausstellung von Rechnungen ist gesetzlich geregelt, dafür ist das Umsatzsteuergesetz relevant. Das Gesetz regelt nicht, in welcher Form die Rechnungen erstellt werden. Die Rechnungen können per Hand, mit der Schreibmaschine oder mit dem Schreibprogramm geschrieben oder mit einem Rechnungsprogramm erstellt werden. Für alle Rechnungen gelten jedoch die erforderlichen Angaben und die Aufbewahrungsfristen. Verstöße gegen die Rechnungslegung und gegen die Aufbewahrungsfristen können mit einer Geldbuße geahndet werden.

Weitere Informationen

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