Möchtest du einen Zahlungsnachweis erstellen und suchst dafür nach einer Vorlage? Dann bist du hier genau richtig. Hier erklären wir dir, was ein Zahlungsnachweis überhaupt ist, und stellen dir eine Zahlungsnachweis Vorlage zur Verfügung.

Was ist ein Zahlungsnachweis?

Ein Zahlungsnachweis wird seinem Namen gerecht: Er ist ein Nachweis darüber, dass du an jemanden Geld für Leistungen oder Produkte gezahlt hast. Es spielt dabei keine Rolle, ob du im kleinen Laden um die Ecke einkaufst oder etwas im Internet bestellst und anschließend per Überweisung bezahlst.

In all diesen Fällen erhältst du einen Nachweis bzw. Beleg für deine Zahlung. Was neben Kassenbon und Kontoauszug noch infrage kommt und was dabei generell zu beachten ist, schauen wir uns direkt im nächsten Punkt an.

Welche Dokumente/Dateien können als Zahlungsnachweis dienen?

Wie eben schon erwähnt, erhältst du bei einem Einkauf in einem Geschäft einen Kassenbon, wenn du bezahlt hast – die Ausgabe eines Kassenbons ist seit dem 1. Januar 2020 übrigens für alle Geschäfte Pflicht. Damit hältst du dann unmittelbar die Bestätigung deiner Zahlung in der Hand. Aber vielleicht fragst du dich nun: „Wie belege ich eine Überweisung?“ Für diese und weitere Zahlungsarten gibt es andere mögliche Zahlungsnachweise:

Kontoauszug – er gilt sowohl bei einer erfolgten Einzugsermächtigung als auch bei einer Überweisung als Zahlungsnachweis‍
Umsatzliste – beim Onlinebanking gibt es häufig die Möglichkeit, sich eine Liste der Kontoumsätze herunterzuladen‍
Kreditkartenabrechnung – hier findest du alle Nachweise über die mit deiner Kreditkarte getätigten Zahlungen‍
Fahrkarte – auch Fahrkarten sind ein Zahlungsnachweis

Unterschied zwischen einem Zahlungsnachweis, einer Zahlungsbestätigung und einer Quittung

Zahlungsnachweis, Zahlungsbestätigung, Quittung? All diese Dinge haben mit Zahlungen zu tun, meinen aber unterschiedliche Sachen.

Zahlungsnachweis: Der Hauptunterschied ist, dass man mit einem Zahlungsnachweis gegenüber einem Lieferanten oder Verkäufer bestätigt, eine Sache bezahlt zu haben. Auch wenn das Geld vielleicht noch nicht auf dem Konto des Gegenübers eingegangen ist, kannst du eine Zahlung so verifizieren.

Zahlungsbestätigung: Bei einer Zahlungsbestätigung ist es andersherum: Ein Unternehmen oder Verkäufer bestätigt, dass eine Zahlung eingegangen ist – freiwillig und rechtlich unverbindlich. In vielen Fällen ist dies ein Service, der einem Kunden oder einer Kundin signalisiert, dass das Unternehmen alle relevanten Prozesse im Blick hat und über jedes Update im Bestellprozess informiert.

Quittung: Auch eine Quittung bestätigt den Empfang von Geld oder Waren, sie ist aber rechtlich gültig und dient auch zur Vorlage beim Finanzamt. Deshalb kann sie dein Lieferant von dir verlangen. Weil die Quittung dem Schriftformgebot unterliegt, muss sie bestimmte Bestandteile zwingend enthalten, zum Beispiel eine Bestätigung der erhaltenen Leistung, aber auch das jeweilige Datum und eine Unterschrift. Fehlen solche Bestandteile, ist die Quittung ungültig.

In der nachfolgenden Tabelle siehst du die Unterschiede noch einmal auf einen Blick:

Zahlungsnachweis	Zahlungsbestätigung	Quittung
Bestätigt, dass Zahlung an Lieferanten oder Verkäufer erfolgt ist – der Kassenbon muss formale Vorgaben erfüllen, ansonsten gibt es keine formalen Vorgaben für Zahlungsnachweise	Bestätigt deinem Kunden den Zahlungseingang – keine formalen Vorgaben – eine nette Geste, die freiwillig und rechtlich unverbindlich ist	Bestätigt Empfang von Geld oder Waren – unterliegt den Vorgaben der Schriftform – rechtlich gültig, anerkannt vom Finanzamt

Um einen Nachweis über deine Zahlung zu erstellen, trägst du am besten einige bestimmte Daten ein. Hier zeigen wir dir, wie du einen Zahlungsnachweis auf Basis unserer Vorlage erstellst:

Im ersten Schritt lädst du unsere Vorlage zum Zahlungsnachweis im Word-Format herunter.
Dann trägst du oben die relevanten Informationen ein: Deine Adresse und die des Unternehmens, dem du die Zahlung bestätigst; außerdem das aktuelle Datum.
Anschließend ergänzt du im Fließtext die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum – falls vorhanden – und dann die Rechnungs- bzw. Überweisungssumme; außerdem vermerkst du, wann du die Zahlung getätigt hast.
Nun fügst du noch eine Kopie des Zahlungsnachweises ein, z. B. einen Kontoauszug, eine Umsatzliste oder deine Kreditkartenabrechnung. Schwärze am besten alle anderen auf dem Blatt befindlichen Transaktionen, die für den Zahlungsnachweis nicht relevant sind.

Fazit

Ein Zahlungsnachweis ist im Prinzip also sehr einfach zu erstellen und kann zum Beispiel die Versendung einer Bestellung beschleunigen.

Noch schneller geht es, wie eben beschrieben, mit unserer Zahlungsnachweis Vorlage, die du als Word-Datei herunterladen kannst. Wenn du hingegen nach einer Vorlage für eine Zahlungsbestätigung suchst, wirst du auf unserer Seite ebenfalls fündig. Dort bieten wir dir auch noch jede Menge anderer Vorlagen!