Buchführungspflicht im Detail: Ein Leitfaden für Unternehmen
In irgendeiner Form muss Unternehmer seine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aufzeichnen. Während jedoch einige Unternehmen eine einfache Buchführung durchführen dürfen, sind andere zur deutlich aufwendigeren doppelten Buchführung verpflichtet. Erfahre hier, wer buchführungspflichtig ist, wie sich die beiden Varianten unterscheiden und welche Rolle dabei die GoBD spielen.
Definition der Buchführungspflicht
Grundsätzlich müssen alle Kaufleute ihre Geschäftsvorfälle nach § 190 Abs. 1 UGB systematisch dokumentieren, um für sich selbst und notfalls für Dritte (Öffentlichkeit) die Lage ihres Unternehmens darstellen zu können.
Es ist die Pflicht der Kaufleute, eine systematische Dokumentation zur Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu erstellen und gegebenenfalls zu veröffentlichen. Die Bücher muss ein Kaufmann stets nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung führen und darin alle seine Geschäfte und auch seine Vermögenslage darstellen. So lassen sich dank der Buchführungspflicht und der damit verbundenen Aufzeichnungspflichten alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen.
Sinn und Zweck der Buchführungspflicht
Bei der einfachen Buchführung kannst du einfach die Ausgaben und Einnahmen gegenüberstellen. Was bei 20 oder 30 Buchungen im Monat noch gut machbar ist, wird bei Hunderten, Tausenden oder Zehntausenden Geschäftsvorfällen im Wirtschaftsjahr viel zu unübersichtlich. Deshalb fordern die Finanzbehörden von größeren Unternehmen die doppelte Buchführung. Die ist zwar aufwendiger, ermöglicht aber umfangreichere Informationen und komplexe Auswertungen – eine gute Basis für die Besteuerung.
Für dich als Unternehmer bedeutet die Buchführungspflicht ebenfalls komplexere Informationen, die du als Entscheidungsgrundlage für künftige Entscheidungen nutzen kannst. Außerdem benötigen Investoren sowie Kreditgeber diese Daten, um die Kreditwürdigkeit oder Attraktivität deines Unternehmens einschätzen zu können.
Diese Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht
Die Buchführungspflicht ist die Verpflichtung, aufgrund der jährlichen Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. Diese Pflicht besteht aber nicht nur für Kaufleute, sondern nach § 125 Bundesabgabenordnung auch für alle Land- und Forstwirte sowie für Personenhandelsgesellschaften mit Kaufmannseigenschaft.
In § 125 BAO werden auch die Voraussetzungen für andere Gewerbetreibende aufgelistet, die der Buchführungspflicht und den entsprechenden Aufzeichnungspflichten und Ordnungsvorschriften unterliegen. Dazu müssen sie und die Land- und Forstwirte mindestens eine der folgenden Forderungen erfüllen:
- Jahresumsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze von mehr als 700.000 Euro im Wirtschaftsjahr
Wer der Buchführungspflicht unterliegt oder eine Überschussrechnung erstellen darf, verrät dir in der Kurzfassung und einfach erklärt unser Video:
- Alle Selbstständigen, Personenhandelsgesellschaften und Kleingewerbetreibenden, die unterhalb der gerade genannten Umsatzgrenzen liegen, müssen nur eine einfache Buchführung und am Jahresende eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.
- Dasselbe gilt für Kleinunternehmer, die aufgrund ihres niedrigen Jahresumsatzes neben der Umsatzsteuerpflicht auch von der Buchführungspflicht befreit sind.
- Freiberufler müssen ebenfalls keine doppelte Buchführung erstellen.
- Gewerbetreibende, die über den Umsatzgrenzen liegen, sind buchführungspflichtig und müssen anstelle einer Überschussrechnung zur Gewinnermittlung einen Betriebsvermögensvergleich erstellen.
Übrigens: Wenn du mit deinem Geschäftsbetrieb im Handelsrecht der Buchführungspflicht unterliegst, trifft das gemäß der Steuergesetze automatisch auch im Steuerrecht zu (§ 124 BAO).
Buchführungspflicht: einfache Buchführung
Bei der einfachen Buchführung erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben in Form eines Kassenbuchs und stellst sie einander gegenüber. Anstelle eines umfangreichen Jahresabschlusses erstellst du für die Gewinnermittlung zum Abschlussstichtag einfach eine Überschussrechnung, die vereinfacht gesagt lediglich die Ausgaben von den Einnahmen aus deinen Handelsgeschäften abzieht.
Wie das genau funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur einfachen Buchführung.
Mehr über die einfache Buchhaltung kannst du dir auch auf Soundcloud anhören:
Buchführungspflicht: doppelte Buchführung
Bei der doppelten Buchführung erfasst du alle Vorgänge auf Konten, die sich aus einem Kontenrahmen ergeben. An jeder Buchung sind stets zwei Konten beteiligt, daher auch die Bezeichnung als „doppelte“ Buchführung. Zum Abschlussstichtag erstellst du zum Zwecke der Gewinnermittlung eine Bilanz (Betriebsvermögensvergleich) und eine Gewinn- und Verlustrechnung. In unserem Beitrag zur doppelten Buchführung erfährst du alles rund um die Buchhaltungspflicht.
Buchführung nach den GoBD
Zum 1. Jänner 2015 sowie in neuer Fassung vom 1. Jänner 2020 sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) in Kraft getreten. Sie haben die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) abgelöst. Sie regeln, wie du Belege richtig und ordnungsmäßig archivierst, sodass die Finanzbehörde sie im Fall einer Betriebsprüfung gut nachvollziehen kann. § 146 der Abgabenordnung enthält die dafür nötigen Ordnungsvorschriften.
Wichtig ist, dass alle Buchungen und Aufzeichnungen ordnungsmäßig, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Das bedeutet, dass die Buchführung lückenlos alle Geschäftsvorfälle eines Wirtschaftsjahrs enthält. Alle Buchungen müssen sachlich und formal richtig vorgenommen werden und sind auch zeitnah zu buchen. Welche Vorschriften und Aufzeichnungspflichten sie genau enthalten, erfährst du in unserem Beitrag zu den GoBD.
