Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer liegt in Österreich grundsätzlich bei 20 Prozent. Bestimmte Produkte und Leistungen werden nicht oder mit verringerten Sätzen von 10 oder 13 Prozent besteuert. Wir zeigen dir in diesem Beitrag wie die Umsatzsteuer funktioniert, worauf du achten musst und was für dich und dein Unternehmen wirklich relevant ist.

Das erwartet dich heute:

Umsatzsteuer – Definition

Die Umsatzsteuer, kurz „USt“ genannt, wird auf die Netto-Preise von Gütern und Leistungen hinzugerechnet und somit an das umsatzsteuerpflichtige Unternehmen bezahlt, das eine Leistung erbringt oder etwas verkauft. In weiterer Folge muss die Umsatzsteuer dann durch das Unternehmen an das Finanzamt abgeführt werden. Unternehmen, die wenig Umsatz pro Jahr erzielen, werden von der Verpflichtung die Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und abzuführen ausgenommen. Sie dürfen dafür im Gegenzug auch keine Vorsteuer geltend machen.

Die Umsatzsteuer einfach erklärt

Wenn du das erste Mal ein Unternehmen gründest, kommt sicher auch die Frage auf, wie denn die Sache mit der Umsatzsteuer funktioniert. Wir versuchen deshalb dir den gesamten Ablauf möglichst einfach zu erklären. Das Grundprinzip lautet, dass die Umsatzsteuer auf den Nettopreis, egal ob Leistung oder Produkt, hinzugerechnet wird. Aus Nettopreis und dem Betrag der Umsatzsteuer ergibt sich der Bruttopreis. Das ist jener Gesamtpreis, der dann auch tatsächlich bezahlt wird.

Beim Unternehmen bleibt jedoch nur der Nettobetrag. Denn je nach Umsatz muss monatlich oder quartalsweise eine Meldung an das Finanzamt darüber gemacht werden, wie viel Umsatzsteuer eingehoben wurde. In dieser Meldung wird auch angegeben, welche Vorsteuer umgekehrt an andere Unternehmen bezahlt wurde. Dies Meldung an das Finanzamt wird als Umsatzsteuervoranmeldung, kurz „UVA“ bezeichnet. Die eingehobene Umsatzsteuer und die geleistete Vorsteuer werden im Zuge dessen gegengerechnet. Übrig bleibt dann ein Differenzbetrag, der entweder ergeben kann, dass du ein Guthaben beim Finanzamt hast oder eine Umsatzsteuerzahllast, die du begleichen musst.

Tipp!

Für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung kannst du eine Software verwenden, welche die UVA anhand deiner Eingangs- und Ausgangsrechnungen automatisch erstellt.

 
Ein Guthaben hättest du bei einer Umsatzsteuervoranmeldung immer dann, wenn du selbst viel Vorsteuer geleistet hast, also viel Umsatzsteuer an andere Unternehmen überwiesen hast, während du weniger Zahlungseingänge mit enthaltener Umsatzsteuer empfangen hast.

Ob die Umsatzsteuer an Unternehmen oder an Privatpersonen verrechnet wird, macht keinen Unterschied. Konsumentinnen und Konsumenten kennen auch den Begriff „Mehrwertsteuer“ und nutzen diesen typischerweise auch. Dies ist allerdings nur ein Wording-Thema, aus Sicht des verkaufenden oder leistenden Unternehmens wird immer von Umsatzsteuer gesprochen. In der Berechnung des Umsatzsteuer-Betrages macht es ebenfalls keinen Unterschied, ob die Rechnung an eine Privatperson oder ein Unternehmen gestellt wird.

Was bedeutet Brutto und was bedeutet Netto?

Der Unterschied zwischen Brutto und Netto liegt im Steuerbetrag. Wenn du selbstständig bist solltest du die Umsatzsteuer bei deinen Kalkulationen immer außer Acht lassen, da sie nur ein Durchlaufposten ist. Deshalb ist es wichtig, dass du in Netto-Beträgen denkst. Wenn du beispielsweise ein Produkt für 50 Euro netto einkaufst und dieses für 100 Euro netto weiterverkaufen möchtest, so liegt der Verkaufspreis, den Unternehmen oder Konsumentinnen und Konsumenten bezahlen müssen, bei gesamt 120 Euro. Dieser Gesamtpreis setzt sich aus 100 Euro Nettoverkaufspreis und 20 Euro Steuer (20 Prozent von 100 Euro Nettobetrag) zusammen.

Sonderfälle für Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Abgesehen von dieser Standard-Situation gibt es auch andere Fälle, in denen nur der Netto-Betrag relevant ist.

Kleinunternehmerregelung

Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn dein Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nutzt. In dieser Situation stellst du immer nur den Nettobetrag in Rechnung. Zusätzlich musst du auf die Kleinunternehmerregelung verweisen, damit klar ist, wieso du keine Umsatzsteuer in Rechnung stellst.

Reverse Charge Rechnungen

Eine weitere Alternative sind Reverse-Charge-Rechnungen. Das bedeutet, dass du eine Leistung an ein Unternehmen innerhalb der Europäischen Union erbracht hast oder an ein solches Unternehmen etwas geliefert hast. In diesem Fall stellst du nur den Nettobetrag in Rechnung und verweist auf die Reverse-Charge-Regelung, durch die du bei innergemeinschaftlichen Leistungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen musst.

Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer – der Unterschied

Die Begriffe Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer werden im Prinzip synonym verwendet. Unternehmen sprechen typischerweise von Umsatzsteuer, die Bezeichnung „Mehrwertsteuer“ kommt eigentlich fast nur vor, wenn Konsumentinnen und Konsumenten über die Umsatzsteuer sprechen.

Mehrwertsteuersatz Österreich

Die Mehrwertsteuer liegt in Österreich grundsätzlich bei 20 Prozent vom Nettopreis eines Produktes oder einer Dienstleistung. Allerdings gibt es, wie bei fast allen steuerlichen Fragen in Österreich, auch die ein oder andere Ausnahme und Besonderheit. So gibt es etwa Produkte, deren Steuersatz niedriger ist als der Normalsteuersatz – in diesen Situationen spricht man von einem ermäßigten Steuersatz.

Ermäßigter Umsatzsteuersatz

Die ermäßigten Umsatzsteuersätze liegen in Österreich bei 10 oder 13 Prozent, also doch deutlich unter dem Normalsteuersatz von 20 Prozent. Mit nur 10 Prozent besteuert werden beispielswiese Übernachtungen in Hotels. Damit soll diese wichtige Wirtschaftsbranche gestärkt werden, wobei diese Bevorzugung durchaus strittig ist und zwischenzeitlich auch schon geändert wurde.

Im Sinne der Leistbarkeit von Grundbedürfnissen ist beispielswiese auch die Vermietung und Verpachtung mit nur 10 Prozent Umsatzsteuer belegt, sofern die Immobilie zu Wohnzwecken genutzt wird. Ermäßigte Steuersätze gibt es auch bei sonstigen Grundbedürfnissen, beispielsweise bei der Müllbeseitigung und teilweise bei Arzneimitteln.

Mit einem Steuersatz von 13 Prozent werden beispielsweise kulturelle Angebote und auch die Eintritte in Schwimmbäder besteuert. Insgesamt kann also gesagt werden, dass die reduzierten Steuersätze vor allem bei Grundbedürfnissen und zur günstigen Freizeitgestaltung angesetzt werden.

Mehrwertsteuer-Tabelle Österreich

Für einen schnellen Überblick hinsichtlich der unterschiedlichen Steuersätze und der Divisoren zur Errechnung der Nettobeträge und Steuerbeträge gibt es praktische Übersichtstabellen. Sie zeigen dir auf einen Blick, welche Steuersätze es gibt und wie du den Steuerbetrag und den Nettobetrag errechnen kannst. Eine solche Tabelle findest du beispielsweise auf der Website der WKO.

Sonderregelung bei der Berechnung der Umsatzsteuer

In einigen Fällen wird von Leistungserbringern keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese Sonderfälle sehen wir uns nun genauer an.

Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern

Die Kleinunternehmerregelung führt wie zuvor schon erwähnt dazu, dass ein Unternehmen sich zwar keine Vorsteuer abziehen kann, dafür aber auch keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen muss. Das Unternehmen muss diese Regelung aktiv in Anspruch nehmen und es muss sicherstellen, dass die nötigen Vorgaben wie etwa die Umsatzgrenze eingehalten werden.

Wer ein Kleingewerbe ausübt, (Achtung: Verwechslungsgefahr!) nutzt typischerweise auch die Kleinunternehmerregelung. Wichtig ist, dass diese Begrifflichkeiten nicht durcheinandergebracht werden. Unternehmen, die zwar unter den Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung wirtschaften, aber trotzdem die Umsatzsteuer in Rechnung stellen möchten, können „optieren“ und die Regelung nicht nutzen.

Freiberufler

Auch Freiberufler unterliegen der Umsatzsteuer und müssen diese wie alle anderen Unternehmer abführen. Die Rechnungslegung von Freiberuflern bringt hier keine relevanten Unterschiede mit sich. Nur, wenn du als Freiberufler die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, bist du selbstverständlich von der Umsatzsteuer befreit und darfst dir auch keine Vorsteuer abziehen. In diesem Fall ist wie üblich der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung anzuführen.

Umsatzsteuer berechnen – Anleitung

Wie kommst du als Unternehmer nun zu dem Betrag, den du schlussendlich als Umsatzsteuer auf deinen Nettoverkaufspreis hinzurechnen musst? Die Basis dafür ist die Ermittlung des angemessenen, richtigen Nettoverkaufspreises.

Nettopreis berechnen

Wenn du auf simple Weise überlegen möchtest, welcher Nettopreis für dein Produkt angemessen ist, kannst du zuerst von den eigenen Kosten ausgehen. Dazu überlegst du, ähnlich einer Vollkosten-Rechnung, welche Gesamtkosten für das Produkt im gesamten Lebenszyklus anfallen.

Dazu zählen beispielsweise:

  • Materialkosten
  • Produktionskosten
  • Kosten der Arbeitszeit
  • Vertriebskosten
  • Sonstige Kosten (z.B. umlegbare Gemeinkosten)

Mit diesen Größen, die je nach Produkt oder Dienstleistung unterschiedlich aussehen, kommst du auf Gesamtkosten, die entstehen, bis das Produkt verkauft ist. Diese Gesamtkosten musst du decken, um wirtschaftlich zu arbeiten. Selbstverständlich möchtest du nicht nur die Kosten decken, sondern auch von etwas leben. Daher musst du zu diesen Kosten noch eine entsprechende Summe addieren, die als Reinerlös beziehungsweise Marge für dich übrigbleibt. Die Vorgehensweise ähnelt somit gewissermaßen der Ermittlung des Deckungsbeitrages.

Die von dir ermittelten Gesamtkosten erhöhst du nun also um die gewünschte, am Markt durchsetzbare, Marge. Wenn du das getan hast, so hast du auf einfache Weise den erzielbaren Netto-Verkaufspreis ermittelt. Dieser Nettoverkaufspreis ist nun die Basis, um die Umsatzsteuer zu berechnen. Sie liegt bei 20 Prozent des Nettoverkaufspreises, den du also durch fünf dividieren kannst. Daraus ergibt sich der Umsatzsteuerbetrag. Dieser Betrag wird zusätzlich zum Nettopreis in Rechnung gestellt, die Summe ergibt den Brutto-Verkaufspreis deines Produktes.

Formel zur Umsatzsteuerberechnung

Wenn du die Umsatzsteuer berechnen möchtest, funktioniert das in den beschriebenen Schritten sehr einfach:

  1. Nettoverkaufspreis ermitteln (Summe aller Kosten zuzüglich Margen-Aufschlag)
  2. 20 Prozent vom Nettobetrag errechnen (Nettobetrag / 5 oder Nettobetrag x 20 % rechnen)
  3. Das Ergebnis ist die Umsatzsteuer, die zusätzlich zum Nettobetrag in Rechnung gestellt werden muss.

Wenn du einen Bruttobetrag vor dir hast und wissen möchtest, wie hoch der reine Nettobetrag ist, so dividierst du den Bruttobetrag einfach durch 120 und rechnest dann mal 100. So erhältst du den Nettobetrag. Rechnest du dann den Ausgangswert, in diesem Fall den Bruttobetrag, minus den erhaltenen Nettobetrag, so stellt die Differenz genau die Umsatzsteuer dar, die in Rechnung gestellt wurde.

Genaue Umrechnungssätze für Beträge die mit ermäßigten Steuersätzen entstehen, entnimmst du am besten der zuvor erwähnten Mehrwertsteuertabelle.

Umsatzsteuer berechnen mit einer Excel Vorlage

Nachdem du die Umsatzsteuer sehr einfach berechnen kannst, ist die Berechnung auch problemlos per Excel möglich. Dazu kannst du dir entweder selbst schnell eine entsprechende Datei bauen oder du verwendest eine praktische Excel-Vorlage zur Berechnung der Umsatzsteuer. Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn du die Summe der in Rechnung gestellten Umsatzsteuer stets im Auge behalten möchtest, damit du weißt, welche Zahlung an das Finanzamt noch auf dich zukommt. Beachte daher unbedingt, dass deine Excel-Datei drei getrennte Spalten hat:

  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttobetrag

Wenn du eine Excel-Vorlage verwendest, stelle sicher, dass auch berücksichtigt wird, dass womöglich auch einmal reduzierte Umsatzsteuersätze zur Anwendung kommen. Deshalb solltest du immer getrennt auswählen, welcher Steuersatz gerade verwendet werden soll, damit die Berechnung sicher stimmt.

Excel-Vorlagen zur Berechnung der Umsatzsteuer kannst du einfach online gratis herunterladen.

Umsatzsteuerrechner online

Wenn du nicht gleich eine eigene Excel-Datei anlegen möchtest, sondern direkt online professionell nachrechnen willst wie hoch die Umsatzsteuer bei einer bestimmten Rechnung sein muss, kannst du einen Umsatzsteuerrechner nutzen.

Umsatzsteuer-Rechner
Umsatzsteuer einfach berechnen – mit einem Umsatzsteuerrechner

Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung solltest du, sofern du sie nicht von einem Steuerberater erledigen lässt, perfekt beherrschen. Denn Fehler bei Dokumenten, die an das Finanzamt übermittelt werden, sind nie gerne gesehen und können unangenehme Konsequenzen haben. Außerdem brauchst du dieses Formular immer und immer wieder, schließlich musst du die UVA regelmäßig machen. Deshalb kannst du dir online ein Muster-Formular für die Umsatzsteuererklärung ansehen. Durch das Muster hast du gewissermaßen eine Ausfüllhilfe, die dich bei der Umsatzsteuererklärung unterstützen soll.

Korrekte Rechnungsstellung

Wenn du schon die Umsatzsteuer einhebst und abführst, willst du dir selbstverständlich auch entsprechend die Vorsteuer abziehen und gegenrechnen können. Deshalb ist es enorm wichtig, dass nicht nur deine eigenen Rechnungen in Ordnung sind, sondern auch jene, die dir zugesendet werden. Die Rechnungen, die dir gestellt werden, müssen korrekt ausgestellt sein, damit du die Vorsteuer geltend machen kannst. Das bedeutet, dass alle gesetzlich vorgesehenen Merkmale der Rechnung vorhanden sein müssen.

Die sicherste Methode ist, stets zu prüfen ob die empfangenen Rechnungen inhaltlich korrekt sind und ob auch sicher alle Unternehmensdaten von dir entsprechend vorhanden sind. Ganz auf der sicheren Seite bist du, wenn du stets darauf bestehst, dass nicht nur deine vollständige Anschrift auf der Rechnung steht, sondern deine UID-Nummer immer angeführt wird. Außerdem müssen besonders die Leistungsbeschreibung und die einzelnen Rechnungspositionen eindeutig sein.

Fazit

Die Umsatzsteuer ist als Konsumsteuer in notwendiges Übel. Praktisch ist, dass die Kleinunternehmergrenze bald erhöht wird und damit einhergehend mehr Spielraum bleibt, um Umsätze zu erzielen ohne Umsatzsteuer einheben und abführen zu müssen. Generell ist allerdings auch die Berechnung und die Gegenrechnung mit der Vorsteuer schnell und unkompliziert möglich.

Rein finanziell betrachtet ist die Umsatzsteuer als Durchlaufposten kein relevanter Faktor. Wer es positiv sehen will, kann die Vorteile kleiner Unternehmen, die keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, hervorstreichen. Sie können ihre Produkte und Dienstleistungen günstiger anbieten als Unternehmen, die Umsatzsteuer in Rechnung stellen müssen. Im Geschäft zwischen Unternehmen spielt das keine Rolle, doch gegenüber Endkonsumenten ergibt sich somit ein Preis- oder Margenvorteil.