Zuverlässiges Mahnwesen – so mahnst du rechtssicher
Wenn deine Kunden ihre Rechnungen nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist zahlen, ist das für dich ärgerlich. Schließlich warten auch deine Lieferanten auf ihr Geld. Damit du nicht selbst in Zahlungsschwierigkeiten kommst, ist ein durchdachtes Mahnwesen besonders wichtig. Erfahre hier, wie du ein zuverlässiges Mahnwesen aufbaust und was du tun kannst, wenn ein Kunde nicht zahlt.
Kunde zahlt Rechnung nicht: die Ausgangssituation im Mahnwesen
Mit deiner Rechnung setzt du dem Schuldner in der Regel ein Zahlungsziel, bis zu dem er den Rechnungsbetrag überweisen muss. Doch selbst wenn es kein konkretes Fälligkeitsdatum gibt, ist die Rechnung irgendwann fällig.
Erfolgt keine Zahlung, greift das Mahnwesen: Du verschickst eine Zahlungserinnerung und Mahnschreiben. Welche Möglichkeiten du noch hast, erfährst du in unserem Beitrag dazu, was zu tun ist, wenn ein Kunde die Rechnung nicht zahlt.
Mahnwesen: Schuldner- und Zahlungsverzug müssen vorliegen
Eines ist im Mahnwesen von größter Wichtigkeit: Damit du später bei Bedarf ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten und dem Schuldner deinen Verzugsschaden (Mahnkosten, Verzugszinsen) in Rechnung stellen kannst, muss sich der Schuldner in Verzug befinden. Das heißt, dass der Schuldner auch, wenn du bei der Rechnungsstellung keine genaue Zahlungsfrist angegeben hast, der Zahlungsverzug automatisch sofort nach Erbringung deiner Leistung eintritt.
Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung ist nicht keine Voraussetzung dafür.
Siehe auch unsere Detailbeiträge zum Schuldnerverzug und Zahlungsverzug.
Das außergerichtliche Mahnverfahren im Mahnwesen
Sobald sich der Schuldner im Zahlungsverzug befindet hast du die Möglichkeit des sogenannten außergerichtlichen Mahnverfahrens. Hier versendet man üblicherweise zunächst eine Zahlungserinnerung und dann ein bis zwei weitere Mahnungen. Entscheidest du dich dafür, so läuft im Regelfall das außergerichtliche Mahnverfahren in drei Mahnstufen ab.
Stufe 1: Die freundliche Zahlungserinnerung / Erste Mahnung
Im ersten Schreiben, dem Erinnerungsschreiben erinnerst du den säumigen Zahler freundlich an die Außenstände. Denn eine Rechnung kann im hektischen Alltag schon einmal untergehen. Dazu versendest du eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung.
Das bietet sich an, wenn sich der Schuldner bereits im Zahlungsverzug befindet. Ist das nicht der Fall, solltest du besser ein richtiges Mahnschreiben verschicken, um den Schuldnerverzug herbeizuführen. Tipps und Formulierungsvorschläge findest du in unseren Beiträgen zur Zahlungserinnerung und Zahlungsaufforderung.
Bereits ab der ersten Mahnung kannst du Mahngebühren und Verzugszinsen an den Kunden berechnen.
Ganz einfach geht’s mit der kostenlosen Zahlungserinnerung-Vorlage von sevdesk. Nur herunterladen, ausfüllen und losschicken.
Stufe 2: Zweite Mahnung schreiben
Hat die Zahlungserinnerung keinen Erfolg, solltest du die zweite Mahnung verschicken. Sie stellt eine explizite Zahlungsaufforderung dar. Setze in der Mahnung unbedingt eine neue Zahlungsfrist, bis zu der du die Zahlung des Schuldners erwartest.
Stufe 3: Letzte Mahnung schreiben
Die dritte Mahnung sollte zugleich auch die letzte sein – mehr Erinnerungen braucht wirklich niemand. Formuliere sie mit Nachdruck und setze eine kurze Zahlungsfrist. Der säumige Zahler sollte spätestens jetzt mitbekommen, dass es dir mit deiner Forderung ernst ist.
Tipp: Auch für die Mahnung hat sevdesk das passende Muster parat. Lade dir jetzt die Mahnungsvorlage kostenlos herunter.
Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen
Als Gläubiger hast du ab dem Zahlungsverzug das Recht, deine Mahnkosten in Rechnung zu stellen. Du kannst also zum einen deine Mahngebühren (z. B. für Porto und Briefkuverts), zum anderen aber auch die Verzugszinsen berechnen. Deine Forderung wird mit 5 oder 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verzinst – und diese Zinsen muss dir der Schuldner zahlen.
Lies in unseren Beiträgen „Mahngebühren berechnen“ und „Verzugszinsen berechnen“, wie du die Beträge korrekt ermittelst.
Kunde zahlt trotz Mahnung nicht: Inkasso beauftragen
Ignoriert der Schuldner deine Mahnschreiben und zahlt immer noch nicht, leitest du weitere Schritte ein. Jetzt kannst du beispielsweise ein Inkassounternehmen beauftragen. Dieses übernimmt für dich die Eintreibung deiner Außenstände und hat dafür ein breites Portfolio an Möglichkeiten zur Verfügung, vom Versand von Mahnschreiben über Anrufe bis hin zu persönlichen Besuchen vor Ort.
Lies in unserem gesonderten Beitrag, worauf du achten solltest, wenn du ein Inkasso beauftragen möchtest.
Gerichtliches Mahnverfahren
Leider gibt es Fälle, in denen auch das Inkassounternehmen nicht weiterkommt. Dann wird es Zeit, das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Dieses zielt darauf ab, einen Mahnbescheid und schließlich einen Vollstreckungsbescheid zu erwirken. Damit kannst du einen Gerichtsvollzieher beauftragen, der beim Schuldner den Lohn oder auch Gegenstände pfändet, um deine Rechnung zu begleichen. Allerdings kann es ein langer Weg vom Mahnbescheid bis zum Vollstreckungsbescheid sein.
Welche Voraussetzungen du erfüllen musst und wie es funktioniert, erfährst du in unserem Artikel zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Forderungsmanagement zur Absicherung von Zahlungsausfällen
Ein umfangreiches Forderungsmanagement ist für dein Unternehmen wichtig, um deine Liquidität zu sichern. Es umfasst alle Maßnahmen rund um die Eintreibung deiner Außenstände. Dazu gehört viel mehr als nur der Versand von Mahnschreiben. Im Forderungsmanagement prüfst du etwa die Bonität neuer Kunden, behältst Zahlungsziele im Blick und leitest frühzeitig Maßnahmen ein, wenn Zahlungen ausbleiben. Zwei Möglichkeiten, dein Forderungsmanagement effizient abzuwickeln, stellen Factoring und Warenkreditversicherungen dar.
Factoring
Beim Factoring verkaufst du deine Forderungen an ein Factoringunternehmen. Es zahlt dir einen Großteil der Rechnungsbeträge aus und kümmert sich dann um das Forderungsmanagement rund um die angekauften Forderungen. Damit bekommst du einen richtigen Schub für deine Liquidität und musst dich um weniger Dinge selbst kümmern.
Lies in unserem Beitrag zum Factoring, wie es genau funktioniert und welche Vorteile es hat.
Warenkreditversicherung
Eine Warenkreditversicherung ist eine Versicherung gegen Zahlungsausfälle. Sie leistet, wenn dein Schuldner seine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, allerdings nicht in voller Höhe. Je nachdem, für welchen Tarif du dich entscheidest, erhältst du höchstens 90 Prozent des Rechnungsbetrags – den Rest bekommst du nur, wenn der Kunde doch noch zahlt.
Erfahre hier mehr dazu, wie die Warenkreditversicherung funktioniert.
Buchhaltungssoftware nutzen und rechtssicher mahnen
Das außergerichtliche Mahnwesen ist zwar sehr effektiv, kostet aber leider auch viel Zeit. Du kannst dir das Leben leichter machen, wenn du eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk nutzt. Damit behältst du die automatisch zugeordneten Zahlungen im Blick, siehst sofort, welche Rechnungen überfällig sind, und verschickst Zahlungserinnerungen und Mahnungen einfach auf Knopfdruck.
So übersiehst du nie mehr offene Rechnungen und kannst frühzeitig weitere Maßnahmen wie ein Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Teste jetzt sevdesk und verschicke deine Mahnungen künftig einfach online.
Fazit zum Mahnwesen
Behalte immer im Blick, ob deine Kunden pünktlich zahlen, und verliere keine Zeit, wenn Zahlungen ausbleiben. Verschicke Mahnungen, beauftrage ein Inkasso oder leite das gerichtliche Mahnverfahren ein. Mit einem durchdachten und konsequenten Mahnwesen beugst du Zahlungsausfällen in vielen Fällen wirksam vor.
